V letošním roce došlo k reformě dotací o ubytování, kdy Ministerstvo školství,
tělovýchovy a mládeže rozhodlo o poskytnutí prostředků dotace podle nových
pravidel. Veřejné vysoké školy již neobdrží dotaci na provoz ubytovacího zařízení,
ale podstatně vyšší část prostředků bude školám poskytnuta formou dotace
na ubytovací stipendia. Tyto prostředky dostává vysoká škola a vyplácí
studentům formou ubytovacího stipendia.
Na Masarykově univerzitě v Brně (MU) jsou podmínky nároku na ubytovací
stipendium (US) stanoveny podle stipendijního řádu, který aplikuje kritéria
navržená MŠMT pro distribuci dotací na US mezi vysoké školy.
Proč na MU nevzroste administrativa a kde je řešení?
Na některých vysokých školách vzroste v souvislosti s podáváním žádostí
o US administrativa. V některých případech začíná nárůs režijních nákladů
školy již u samotného informování studentů o podávání žádosti o US. Student
si buď musí sehnat informace k US sám, nejčastěji jsou dotazy zatěžována
studijní oddělení, nebo v extrémním případě jsou tištěny papírové informační
letáky rozdávané při zápisu studentům (zdroj Týdeník Ostrava 11.10.2005).
Ale ještě vyšší náklady přináší nevhodně vytvořená služba podávání žádosti
o US v elektronické studijní agendě. Na vysokých školách často představuje
podávání žádostí o US ve studijním informačním systému pouhý sběr
elektronických žádostí, které jsou bohužel pak ručně vyhodnocovány, resp.
ručně kontrolovány a přiznávány na základě srovnání s informacemi o průběhu
studia studenta. V systému jsou sice zveřejněna rozhodnutí o přiznání US,
ale kromě toho se doručuje studentovi do vlastních rukou na příslušném
studijním oddělení, což celou situaci komplikuje a znamená, jako ostatně
u mnoha jiných sice elektronických, ale nepružných, pracovních postupů,
nárůst administrativního zatížení. Návaznost na ekonomickou agendu pro
automatizované hromadné vyplácení stipendií není převážně řešena vůbec.
Na Masarykově univerzitě v Brně se v celém procesu týkajícím se žádostí
o US postupuje odlišně. MU může bezstarostně a spolehlivě
používat sofistikovanou aplikací pro podávání žádostí o ubytovací stipendium
s automatizovaným vyhodnocením nároku, navíc podle ne zrovna jednoduše
stanovených kritérií.
Student žádá o US dvakrát ročně (na podzim a na jaře), termín prvního
podzimního podávání žádostí proběhl a k výplatě stipendia dojde pravděpodobně
na počátku prosince 2005.
K předávání informací o těchto důležitých termínech slouží Vývěska
v IS MU, kde se "červeně" informovalo s dostatečným předstihem, aby si
studenti podali Žádost o ubytovací stipendium.
Každému studentovi se tedy v informačním systému zobrazuje aplikace
Žádost o ubytovací stipendium jen tehdy, má-li nárok na US (po složitém
výpočtu podmínek týkajících se jeho studia na MU), případně se mu zobrazuje
důvod, proč tento nárok nemá, a to dlouho před zahájením období podávání
žádosti. Když student splňuje podmínky nároku na ubytovací stipendium
(podmínky studia, občanství, trvalého pobytu), nabízí mu IS MU ve stanoveném
období pro podávání žádostí možnost "Podat žádost o ubytovací stipendium",
kde student potvrdí, že chce podat žádost o US a do žádosti zadá číslo svého
bankovního účtu. Student má vzápětí také k dispozici kontrolní informace
(kdy žádost podal, bankovní spojení, termín sběru, upřesnění z celostátní
matriky a rozhodnutí o nároku na US). V souladu se Stipendijním řádem MU
v Brně se splnění podmínek pro přiznání ubytovacího stipendia ověřuje
v závěru podle údajů matriky studentů, která je v IS MU vedena. Tato data
jsou aktualizována na základě údajů Sdružených informací matrik studentů
(SIMS), které udržuje Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR
podle dat obsažených v matrikách jednotlivých vysokých škol.
A tak se v jednotlivých případech může stát, že podaná žádost bude
zamítnuta jako neoprávněná na základě těchto aktualizovaných údajů. Je-li
studentovi přiznáno US, je jeho povinností potvrdit převzetí rozhodnutí
zakliknutím v IS MU, jinou starost nemá a na studijní oddělení nedochází.
Informační systém MU poskytuje další související služby ve formě výstupů pro
management univerzity, ale kromě toho také předává po ověření vydaných
rozhodnutí k ubytovacím stipendiím potřebná data ekonomickému software
tak, aby hromadné vyplácení ubytovacích stipendií bylo maximálně zautomatizováno.
I když sběr elektronických žádostí má, resp. připravuje, každá škola,
podávání žádostí na MU se odlišuje zajištěním celé logistiky, s minimálním
zásahem člověka. Proto letošní podávání žádostí proběhlo bez potíží v termínu
od prvního do patnáctého října a v dnešní den eviduje Masarykova univerzita
v Brně přes dvanáct tisíc oprávněných žádostí.
31.října 2005
