Informační systém Masarykovy univerzity neulehčuje práci
už jenom na veřejných vysokých školách. IS je v současné
době provozován formou
outsourcingu i na několika soukromých vysokých školách.
Agenda soukromých škol má jedno výrazné specifikum,
které veřejné školy (zatím) neřeší –
školné.
Fakturace školného je časově náročná a komplikuje ji především skutečnost, že výše školného není jednotná pro všechny studenty dané školy.
Závisí na oboru, ročníku i formě studia. Navíc se k fakturám započítávají jednorázové slevy za promo akce, slevy za prospěch a příplatky např.
za opakované předměty. Faktury jednotlivých studentů, i těch kteří navštěvují stejný ročník, obor a mají stejnou formu studia, se tak mohou
hodně lišit.
Současný stav - ruční zpracování faktur
Každou fakturu vystavuje studijní referent samostatně. Nejdříve se pro dané studium zjistí, jaké školné platí, a z poznámek, které si studijní
oddělení dělalo v průběhu semestru, se vyčte, na jaké slevy či příplatky má nárok. Navíc je třeba pamatovat na to, že za někoho platí školné
zaměstnavatel. Někdy platí zaměstnavatel jenom 60 %, takže vzniknou dvě faktury.
Při počtu studentů asi 2300 trvá toto zpracování údajů ručně, bez pomoci ISu,
14 dní. K tomu je třeba připočítat dobu na tisk faktur a
obálkování.
S novou aplikací
Hromadné vystavování faktur je třeba začít dvěma základními kroky: přiřazením výše školného k jednotlivým studiím a zaevidováním firemních plátců.
Přiřazení školného probíhá po skupinách pomocí hromadného výběru studií. Během několika kliknutí se přiřadí školné např. celému oboru, pro
daný ročník a danou formu studia. Platí-li fakturu za studenta jeho zaměstnavatel, studijní tuto skutečnost zaeviduje a stanoví, zda platí vše
nebo jenom do určité výšky či jenom určitou část. K sídlu firmy lze zadat i korespondenční adresy, na které se odešle faktura.
Je více možností, jak se vypořádat s extra položkami a procentuálními slevami. Na mnohé slevy (za výborný prospěch, za uznané předměty) a
příplatky (za opakované předměty, překročení standardní doby studia) lze určit nárok z dat, které se v ISu nacházejí. Není třeba si je psát do
poznámky. IS ví, v kterém semestru student studuje, jaké měl zapsané předměty, jakou dostal známku, které předměty si nechal uznat. Dohodnuté
dlouhodobé slevy lze evidovat zvlášť pro každé studium a vyhodnotí se automaticky. Jednorázové a dodatečné slevy lze zaznamenat na fakturu při
individuální úpravě.
Vše je tak připraveno na hromadné vystavení faktur na jedno kliknutí pro zvolený výběr. Výběrem může být i kompletní seznam všech studentů
školy, resp. všech studií, za které je zodpovědný daný studijní referent. Při vytváření faktury se vezmou položky z ceníku ke studiu (pro každého
studenta to jeho školné), automaticky se vyhodnotí, zda nemá nárok na nějaký příplatek nebo slevu, na základě dat již zavedených v ISu k
evidenci studia, a započítají se dohodnuté slevy pro
studium. Systém ještě před dokončením vytváření faktur
zkontroluje, kdo za daného
studenta platí fakturu a do jaké výše či v jakém poměru. Tímto způsobem se vytvoří najednou třeba i několik set či tisíc individuálních
faktur, s různou výší školného a s různě přiřazenými automatickými slevami. Navíc již proporcionálně poděleny, pokud se na platbě podílí student i zaměstnanec.
Stejně jako u ručního postupu, i zde zůstává možnost individálních úprav faktur. K vytvořené faktuře lze přidat libovolné položky či zrušit
stávající. Studijní referenti mají tak stále poslední slovo při vytváření faktur.
Cesta faktury k plátci
Elektronická komunikace sbližuje a platí to i v této aplikaci. Při klasickém zpracování se faktura vytiskne, vloží do obálky a odešle. Pokud
se faktura odešle na adresu, kde se student právě nezdržuje, nebo firmě na adresu, kde se nedostane ke schválení, plátce o faktuře neví a
samozřejmě neplatí. Nová aplikace umožňuje studentům přístup k faktuře okamžitě poté, co se studijní rozhodne ji zveřejnit. Student si může
fakturu prohlédnout a má-li připomínky, kontaktovat studijní oddělení. O nově vytvořených fakturách jsou studenti informováni hromadně
rozeslanými emaily. Faktury jsou studentům k dispozici ve formátu PDF.
Obr.: [1] fakturace poplatků z pohledu studenta
[2] po vytištění faktury do PDF lze prohlížet její obsah
[3] studentovi se zobrazí i adresy dalších plátců
Výhody
Ačkoli tato aplikace nenahrazuje účetní systém, lze vytvořené faktury
vyexportovat do účetního systému a zpět do ISu naimportovat informace o
zaplacených částkách za tyto faktury. Tím získají studenti i studijní oddělení přehled o nezaplacených fakturách přímo ve studijní agendě.
Nová aplikace výrazně urychluje vytváření faktur a zároveň zachová jejich individuálnost pro jednotlivé studenty. Vytvořené faktury se v elektronické
podobě dostanou rychleji ke studentům a ti budou moci zaplatit dříve.
20. prosince 2008
