10. 9.
2010
Not rated yet.
Součástí Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je agenda Kontakty
(Kontaktní údaje), která eviduje telefonní seznamy, označení kanceláří,
budovy, e-mailové adresy pracovníků a další informace. Umožňuje také podávat žádosti
o změnu těchto údajů. V rámci této agendy mohou uživatelé například vyhledávat osoby dle různých kritérií,
vytvářet telefonní seznamy nebo vstupovat do Registru budov a
místností. V nedávné době byla aplikace Výběr osob, která je součástí
agendy pro práci s kontaktními údaji, doplněna o možnost importování
již připraveného seznamu osob.
Uživatelé IS MU aplikaci Výběr osob ocení v případech, kdy potřebují
hromadně oslovit určitou skupinu lidí prostřednictvím
e-mailu. Cílovou skupinu mohou definovat dle nejrůznějších kritérii,
jako jsou např. externisté vybraných pracovišť, studenti podle oboru,
učitelé vyučující v určité místnosti a podobně.
Obr. 1: Vytváření seznamu osob a jeho import do IS MU.
Nová funkce Import osob a studií ze souboru dává uživatelům IS MU
možnost sestavit si svůj vlastní seznam osob a v podobě textového
souboru jej přímo nahrát do aplikace. Tuto funkci lze také jednoduše kombinovat s
funkcí Export seznamu vybraných osob do souboru - s vyexportovaným souborem uživatel
pracuje (např. v Excelu) a připravený soubor může následně importovat zpět do
aplikace.
K posílání hromadných e-mailů je však zapotřebí přistupovat s velkou rozvahou
a pečlivě zvážit, zdali je informace takového charakteru, že musí být
sdělena právě e-mailem. IS MU totiž poskytuje svým uživatelům i jiné
informační kanály. Pro zprávy určené velkému počtu odběratelů slouží
především Vývěska. Hromadné e-maily často vnímají uživatelé jako
nevyžádanou poštu (tzv. spam). Zprávy tohoto typu pak adresáti
ignorují a nečtou nebo si přímo stěžují na odesílatele, kterému pak hrozí
omezení přístupu do této aplikace.
Aplikaci Import seznamu osob uživatel IS MU nalezne v Osobní administrativa
→ Kontakty → Výběr osob pro rozeslání dopisů, export seznamu, import
seznamu → Import osob a studií ze souboru do nového seznamu osob a studií.
10. září 2010
