5. 12.
2011
Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) zavedl nový způsob odesílání a ukládání důležitých e-mailových zpráv. Tzv. archivovaná sdělení jsou v systému trvale zálohována a zároveň k nim mají přístup i úředníci, kteří díky nové aplikaci mají jistotu a možnost kontroly, že sdělení adresátovi skutečně dorazilo.
Archivovanými sděleními jsou jednak zprávy zasílané automaticky Informačním systémem a pak také zprávy zaslané studijním oddělením nebo vyučujícími (pokud vyučující u zprávy označil, že se má archivovat). Tato sdělení se studentům ukládají jak do přijaté pošty, tak do zvláštní složky. S touto zvláštní složkou nelze manipulovat (mazat z ní zprávy) a slouží k možnému pozdějšímu prokázání či prověření, že studentovi bylo konkrétní sdělení doručeno. I v případě, že má uživatel přesměrovanou poštu mimo IS MU, se kopie sdělení do složky uloží. Studenti tak mají jistotu, že důležité zprávy týkající se studia vždy dohledají, a nemohou je z neopatrnosti smazat.
Vyučující mají v agendě Záznamník učitele přístupné všechny archivované zprávy odeslané studentům svých předmětů a mohou v nich vyhledávat. Studijní referenti mají k dispozici zvláštní agendu Archiv sdělení, kde mají přístupné veškeré archivované zprávy zaslané všem studentům fakulty. Mají k dispozici jak zprávy zasílané automaticky ISem, tak zprávy, které odeslali a archivovali úředníci v agendách Studijní a Přijímací řízení, a rovněž zprávy, které odeslali s archivací vyučující při použití Záznamníku učitele. Ve zprávách mohou vyhledávat např. podle data odeslání, odesílatele či adresáta, předmětu sdělení apod. Vyhledávat mohou také pomocí štítků, které se ke každé odeslané zprávě přiřazují automaticky. Štítky mohou být víceúrovňové, např. štítek "předmět" může mít podštítek "termín" apod.
Obr. 1: Vyhledávání v Archivu sdělení z pohledu učitele.
Vyučující naleznou aplikaci v autentizované části IS MU v agendě Učitel → Studenti → Archiv sdělení. Pro studijní referenty je aplikace dostupná v agendě Studijní → Hromadné dopisy → Archiv sdělení.
Více informací se lze dočíst v Nápovědě.
5. prosince 2011
