Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) pokračuje v postupném převádění administrativních agend do elektronické podoby. Nasazením Úřadovny bylo zjednodušeno a zefektivněno vyřizování žádostí o uznání dosaženého stupně zahraničního vzdělání.
Uznávání zahraničního vzdělání neboli nostrifikace ukládá vysokým školám zákon. Pokud například uchazeč o zaměstnání potřebuje doložit svému zaměstnavateli předchozí úspěšně absolvované vysokoškolské studium v zahraničí, může se obrátit na Masarykovu univerzitu, která potvrdí dosažený stupeň vzdělání v daném oboru.
Na MU koordinují celý proces uznávání pracovníci rektorátu, kteří dostávají vyjádření od odborníků na fakultách. Nově se jednotlivé osoby, které se k žádosti mají vyjádřit, dostanou jednodušeji ke všem podkladům a zároveň mohou snadněji zadat zdůvodnění svého stanoviska k žádosti. Práci usnadňuje náhled na dokumenty, kdy odpovědná osoba může pohodlně prohlížet přílohy žádosti. Následně vybere úkon, který chce k žádosti zadat (např. předání garantovi k doporučení, nabytí právní moci aj.) a aplikace mu otevře příslušný spis, kde doplní potřebné informace (např. zdůvodnění svého rozhodnutí, přiložení dalších podkladů apod.).
Obr. 1: Náhled na dokumenty ve spisu.
Vzhledem k tomu, že celá aplikace Úřadovna je navržena obecně, mohl se na míru nastavit proces vyřizování žádostí pro každou fakultu. Žádost tedy může rovnou putovat k odpovědné osobě, ať už se jedná o proděkana, studijního referenta či garanta oboru, nebo je naopak nejprve předána fakultním koordinátorovi, který ji sám předá správnému člověku. Zároveň je podporováno předání spisu více osobám, resp. fakultám najednou. Na míru lze rovněž nastavit, v jakých případech a komu bude Úřadovna zasílat automatická upozornění e-mailem, aby žádosti byly efektivně vyřízeny v požadovaných termínech.
Součástí agendy je také automatizovaná spisová evidence všech dokumentů, která podporuje proces jejich zpracování jednotlivými pracovníky bez zbytečné administrativní zátěže. Pracovníci rektorátu tak po získání potřebných vyjádření žádost rozhodnou a pomocí nástrojů spisové služby odeslání rozhodnutí zaevidují.
Ročně Masarykova univerzita posoudí několik set žádostí. Jejich počet navíc v posledních letech stále narůstá, IS MU tedy tuto náročnou činnost významně ulehčuje.
Podrobnosti o nasazení Úřadovny v dalších oblastech naleznete v novinkách Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny, Revoluce v uznávání předmětů, Elektronické uznání předmětů ze zahraničních pobytů a Podání žádosti o skrytí části závěrečné práce.
22. srpna 2013
