Od 1. ledna 2014 se aplikace Úřadovna stala oficiální spisovou službou Masarykovy univerzity. V Informačním systému MU jsou nyní evidovány veškeré dokumenty na univerzitě podléhající spisové evidenci.
Cílem bylo vytvořit jednotný systém evidence a nahradit dříve používané systémy, které nesplňovaly základní funkční ani legislativní nároky. Úřadovna jako obecný nástroj může být přizpůsobena a nastavena na míru potřebám různých pracovišť. Její velkou předností je to, že umožňuje nejen samotnou evidenci spisů a dokumentů, ale lze v ní zachytit i procesy, které probíhají při zpracování spisů a žádostí pracovníky univerzity (např. přiznání stipendia, žádost o státní dotaci, žádost o prodloužení akreditace apod.). Je tedy možné vytvářet agendy dle individuálních potřeb, které zahrnou celý proces vyřízení dané věci. Smyslem Úřadovny tedy není pouze evidence dokumentů, tak jak ji vyžaduje zákon, ale zejména zjednodušení a zpřehlednění práce.
Agenda Úřadovna je postupně rozšiřována a vylepšována na základě připomínek z praxe. Přibývají nové funkce a mechanismy jako například automatická zastupitelnost, kdy lze dočasně nebo trvale specifikovat, kdo vyřizuje spisy předané konkrétní osobě. Doplněny byly rovněž přehledy usnadňující kontrolu, kupříkladu Přehled dnes doručených dokumentů nebo Přehled odeslaných zásilek. Rychlejší revizi dokumentů přinesla rovněž aplikace Dokumenty mého pracoviště, které nově vznikly.
Obr. 1: Příklad evidence spisu.
S postupným zaváděním aplikací do provozu dochází také k vylepšování jejich výkonu, aby hromadné zakládání spisů a hromadné zadávání úkonů bylo pružné. Postupně byly také přidány nové navigační prvky pro pohodlnější práci a pohyb v aplikaci.
Velkou předností Úřadovny je i skutečnost, že ji lze propojit s jinými systémy. Bylo úspěšně spuštěno propojení mezi Úřadovnou a systémem EZAK (zakazky.muni.cz). Administrátoři veřejných zakázek tak mohou snadněji evidovat dokumenty ve spisové službě přímo z rozhraní EZAKu.
Napojení ostatních externích systémů se připravuje do následujících měsíců tak, aby všechny dokumenty byly zpracovány v systémech, kde vznikají, ale zároveň u nich probíhala evidence a předávání dle požadavků spisové služby.
Od 1. prosince 2013 již probíhá plně v rámci Úřadovny zasílání datovou schránkou. V souvislosti s novým kalendářním rokem pak prošlo agendou několik set zpráv týkajících se vědeckých grantů za den. Zprávy lze evidovat (odesílat) jak samostatně, tak hromadně, což usnadní zpracování.
S Úřadovnou již různým způsobem pracuje přes 7000 uživatelů MU. Na konci roku 2013 proběhla série školení, aby se uživatelé, kteří dosud s Informačním systémem MU nepracovali, mohli přímo seznámit s novými funkcemi a pochopit základní agendy.
O agendě Úřadovna jsme vás již dříve informovali v novinkách Evidence mezinárodních studijních programů v Úřadovně a Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.
