1. července 2020 nastal pro Masarykovu univerzitu (MU) historický okamžik. Tímto dnem vznikla "staronová" Farmaceutická fakulta, která dříve na Masarykově univerzitě existovala, a nyní se na MU přesunula z Veterinární a farmaceutické univerzity (VFU). Pro Informační systém MU (IS MU) představoval tento počin velkou výzvu, jak v co nejkratším čase přenést data z jejich dosud využívaného informačního systému do prostředí našeho IS MU, jak pomoci nastavit na fakultě nové postupy a funkcionality a jak vyladit procesy administrované v IS MU.
Ač přesunu fakulty předcházela určitá příprava, většinu úkolů bylo nutné řešit až těsně před dnem D. Pro pracovníky IS MU bylo klíčové obdržet co nejvíce dat z původního systému. Proto jako první bylo nutné získat souhlas studentů VFU s migrací jejich studia na MU. Po udělení všech souhlasů jsme obdrželi data studentů a zaměstnanců, která byla následně převedena do Informačního systému MU. Jelikož je struktura obou systémů rozdílná, bylo nutné se vypořádat s řadou otázek a problémů. Zaměstnanci studijního oddělení následně kontrolovali přenesená data. Zkontrolovat bylo potřeba maximum dat, od osobních údajů až po absolvované předměty a jejich známky.
Důkladnou kontrolou prošel i katalog předmětů. Předměty byly označeny novými kódy a zároveň byly ověřeny všechny sylaby a základní informace předmětů. Ve spolupráci se studijním oddělením byly vytvořeny zcela nové registrační a kontrolní šablony, které jsou již přiřazeny studentům k jejich studiím na Farmaceutické fakultě MU.
Obr. 1: Reprezentace Farmaceutické fakulty MU v IS MU
Masarykova univerzita získala akreditaci pro dva magisterské a osm doktorských studijních programů v oblasti farmacie. Pro studenty VFU to znamenalo přechod ze starých programů na nově akreditované. Během prázdnin si studenti vyzvedli přístupové údaje do IS MU na studijním oddělení. Vzápětí se již začali přihlašovat ke zkušebním termínům, neboť probíhalo zkouškové období, nebo si mohli například vygenerovat elektronické potvrzení o studiu. O této možnosti naleznete více informací v novince Potvrzení o studiu jednoduše, rychle, elektronicky.
Pro Farmaceutickou fakultu MU byla vytvořena nová struktura pracovišť, kam byli postupně zařazeni všichni zaměstnanci fakulty. Každý zaměstnanec také obdržel heslo pro přístup a pověřeným pracovníkům byla přidělena potřebná přístupová práva. Prostředí IS MU bylo nové jak pro vyučující a zaměstnance, tak pro studenty. Proto byla nejen pro ně, ale i kvůli pandemické situaci v ČR, vytvořena nová výuková videa – Začínáme s IS MU (více informací v novince Videa pro nastupující studenty a učitele). E-technici zároveň pro vyučující připravili sérii prezenčních školení k základní orientaci v systému, Záznamníku učitele a k e-learningu, pro které poskytují uživatelskou podporu. IS-technici se věnovali zejména studijnímu oddělení a dalším administrativním pracovníkům, se kterými i nadále každý den osobně i elektronicky komunikují.
Obr. 2: Katalog programů Farmaceutické fakulty MU
Nejen pro studijní referentky byla příjemnou novinkou agenda Úřadovna, která je z pohledu fakultní administrativy takřka revolučním nástrojem. Úřadovna se postupně plní novými agendami na míru Farmaceutické fakultě MU a celé procesy včetně související spisové služby se převádí do elektronického prostředí. Studenti díky tomu mohou nalézt přímo v systému například elektronicky podepsaná rozhodnutí.
Zkoušející u státních závěrečných zkoušek (SZZ) se mohou těšit na elektronické zpracování termínů SZZ, které jim usnadní administraci při vyplňování a potvrzování průběhů zkoušek. O této možnosti se více dočtete v novince Konec papírování u státních závěrečných zkoušek.
Uchazeči o studium na Farmaceutické fakultě MU mohou již nyní podávat přihlášky elektronicky do všech nabízených programů fakulty.
V neposlední řadě vznikl nový regál v Obchodním centru MU, kde si studenti mohou koupit např. ISIC karty. Fakultní nabídka se bude postupně rozšiřovat stejně jako u ostatních fakult univerzity.
Vše výše uvedené reprezentuje jenom poslední 3 měsíce intenzivní spolupráce, která bude i nadále pokračovat a během které se celý Vývojový tým bude snažit, aby byl všem IS MU vždy spolehlivým pomocníkem.
