Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Oborová rada je důležitým orgánem, který dohlíží na průchod studiem u postgraduálních studentů. Mimo jiné schvaluje studentův individuální studijní plán nebo vyjadřuje souhlas s tím, aby student dále pokračoval ve studiu. Nově byla Vývojovým týmem Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) doplněna rubrika pro schválené semestrální náplně a rozšířen přehledový výpis.

Veškeré zásadní informace o doktorském studentovi jsou sdruženy v aplikaci Schvalování a hodnocení individuálních studijních plánů Ph.D. Sem své plány zadává student a vkládá vyjádření školitel i předseda oborové rady. Nově jsme doplnili volitelnou rubriku, kdy předseda oborové rady může schválit i plánovanou studijní náplň pro nadcházející semestr.

V nedávné době byla rozšířena také aplikace Pohled oborové rady, která slouží jako přehledný rozcestník vedoucí k hodnocení jednotlivých studentů. Tabulka s jejich seznamem byla doplněna o grafické vyjádření uložených souhlasů (či nesouhlasů). Školitel či předseda oborové rady, který má na starosti editaci hodnocení, má k dispozici odkazy pro vyplnění konkrétní rubriky, odkazy se nabízí pouze ve chvíli, kdy vyplňování dovoluje harmonogram. Předseda oborové rady může také vybrat více studentů a hromadně jim schválit semestrální náplň nebo zadat souhlas s pokračováním ve studiu.

Přístup do aplikace byl také rozšířen pro studijní oddělení, kdy si uživatel s příslušným právem může zobrazit pohled na studenty příslušící k té fakultní oborové radě, kterou si zvolí.

Aplikace je pověřeným osobám dostupná v autentizované části IS MU → Studijní → Schvalování a hodnocení individuálních studijních plánů Ph.D. → Výběr studentů ze seznamu (pohled oborové rady/komise)
nebo
IS MU → Školitel → Pohled oborové rady - Schvalování a hodnocení individuálních studijních plánů Ph.D.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) reaguje na další potřeby svých uživatelů, tentokrát nově nastupujících studentů. Nejen kvůli epidemii COVID-19 byl vytvořen distanční zápis, který může oddálit nutnou osobní návštěvu fakulty.

Distanční zápis je možné povolit pro vybrané přihlášky, hromadným importem příznaků nebo jednotlivě v Úpravě oborových údajů a rozhodnutí. Existují dvě varianty - řádný distanční zápis a podmíněný. Druhá varianta je vhodná, pokud uchazeč nedodal některý z povinných dokumentů.

Uchazeči svůj distanční zápis provádí přímo v přihlášce ke studiu. Po kliknutí na tlačítko “Zapsat se do studia” musí uchazeč potvrdit souhlas se zapsáním se na univerzitu a potvrdit kontrolu hesla pro přístup. Dále potvrdí, že se seznámil s pravidly BOZP či jinými dokumenty dle potřeb fakulty, stejně jako při prezenčním zápisu.

Následně již nový student získá své učo a nastaví si své primární heslo pro přihlášení do IS MU. Pokud již na univerzitě aktivně působí, musí použít své stávající přihlašovací údaje, a tím pro něj celý proces končí.

Studenti s novým primárním heslem jsou tzv. neztotožnění. Pro ztotožnění své osoby a dokončení celého zápisu musí osobně navštívit studijní oddělení, kde zkontrolují identitu jeho osoby a bude mu vydáno nové heslo pro přihlašování. Výhodou je, že ověření může proběhnout později, např. v průběhu semestru.

Za rok 2020 proběhl v prostředí celoživotního vzdělávání a mezinárodně uznávaných kurzů na Masarykově univerzitě (MU) již třetí sběr dat zasílaných vysokými školami do matriky celoživotního vzdělávání (CŽV). Na základě požadavků Rektorátu MU a podle § 3 vyhlášky č. 277/2016 Sb. o předávání statistických údajů vysokými školami byly do agendy programů a oborů celoživotního vzdělávání a mezinárodně uznávaných kurzů v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU) doplněny další položky pro evidenci rozšiřujících údajů.

Doplnění požadovaných údajů se týkalo primárně kurzů evidovaných mimo řádně akreditované programy, kterých je ovšem na celé Masarykově univerzitě nemalé množství. Referentky a referenti tak byli pověřeni doevidovat doplňující údaje, které pomáhají konkrétní programy a kurzy lépe identifikovat a zvyšují kvalitu úrovně vkládaných dat.

Požadované informace jsou doplněny nejen u účastníků těchto vzdělávacích programů, ale rovněž přímo u samotných akreditovaných programů s celkovou hodinovou dotací nejméně 50 hodin. Jedná se nejen o přesné identifikační údaje účastníka, ale také o další položky upřesňující informace a zaměření programu či kurzu jako kód ISCED-F, délka vzdělávání v týdnech, celková hodinová dotace kurzu, požadované vstupní vzdělání, účel vzdělávání nebo typ ukončení programu celoživotního vzdělávání. Při bohatosti programů celoživotního vzdělávání a mezinárodně uznávaných kurzů na MU se nejedná o zanedbatelnou položku ve výčtu přizpůsobování Informačního systému MU potřebám uživatelů a dalších institucí.

Pro samotné odevzdání dat do matriky existuje již od loňského roku aplikace, pomocí které si odpovědná osoba vygeneruje soubor se všemi údaji za univerzitu v předepsaném formátu. Následně se získaný soubor zašifruje a odevzdá MŠMT.

Tak jako přišlo vloni na svět elektronické potvrzení o studiu, přišly právě teď na svět další pro studenty důležité e-výpisy v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU). Student, který potřebuje oficiální výpis známek ze studia nebo výpis sylabů absolvovaných předmětů, si je nyní vystaví sám v aplikaci E-výpisy, kterou má ve své agendě Student k dispozici. Tam nalezne přehledně všechna dosud vystavená e-potvrzení nebo e-výpisy nebo možnost vystavit další, které právě aktuálně potřebuje. Výpisy jsou plnohodnotnými variantami s variantami vytištěnými na papíře, orazítkovanými a podepsanými děkanem, proděkanem nebo jinou odpovědnou osobou. Autenticita, tedy kdo výpisy vystavil, a integrita, že jejich obsah nebyl pozměněn, zajišťuje elektronická pečeť uložená uvnitř PDF souboru. Zvykli jsme si, že tyto elektronické pečetě splňují legislativu Evropské unie, a proto mají e-výpisy stejnou důvěryhodnost jako jejich listinné varianty.

Ověření správnosti provádí automaticky IS MU. Automatizovaně generované výpisy známek nebo sylabů bez nutnosti dojít na studijní oddělení ocení pravděpodobně obě strany, jak studenti, tak studijní referenti, protože oběma e-výpis ušetří práci. Osobní návštěvy na studijních odděleních za tímto účelem, až na nutné výjimky, nebudou potřeba. V dnešní době, kdy čelíme pandemické situaci, je přínos takové služby ještě intenzivnější, neboť nám pomáhá se vyhnout jak dopravě, tak osobnímu kontaktu.

Elektronická pečeť, kterou je elektronický výpis při jeho automatickém generování opatřen, je formou kvalifikovaného elektronického podpisu. Celý proces evidence vystaveného e-výpisu, jeho zapečetění a evidování vystavené pečetě určitou dobu trvá, a to i s ohledem na to, kolik dalších dokumentů musí systém v daném čase pečetit celkem. Pokud IS MU usoudí, že by vystavení dokumentu trvalo příliš dlouho, o dokončení generování dokumentu informuje uživatele e-mailem. Jakmile je e-výpis připraven, uživatel si k sobě stáhne PDF soubor a otevře jej například v aplikaci Acrobat Reader nebo prohlížeči. Pod symbolem psacího pera, nebo pod tlačítkem „Ověřit podpis“, „Vlastnosti podpisu“ či „Zobrazit certifikát autora podpisu“ najde, kdo dokument podepsal. Hledání podpisu se může lišit podle verzí a variant prohlížeče.

K sortimentu e-výpisů - Potvrzení o studiu, Potvrzení o délce absolvovaného studia, Výpis známek/Přehled hodnocení předmětů a Sylaby absolvovaných předmětů budou v IS MU pravděpodobně postupně přibývat další, aby tak uživatelé Masarykovy univerzity měli k dispozici stále lepší služby a mohli si tak více užívat pohodlí při vyřizování potřebných administrativních záležitostí z domova.

Elektronizace studijních záležitostí je jednou z oblastí, která si zaslouží pozornost. Těmito potvrzeními a výpisy může student prokázat své studium vůči orgánům veřejné moci i soukromoprávním subjektům. Ačkoli je ještě znát, že některé instituce si neumějí s těmito novinkami nahrazujícími listinnou podobu poradit, s jejich nárůstem a rozšiřováním se jistě postupně vyrovnají, neboť zákony jsou v tomto případě na straně žadatelů a elektronickému dokumentu nesmějí být upírány právní účinky pouze z důvodu, že má elektronickou podobu v souladu s legislativou.

Studenti aplikaci naleznou v agendě Student → Během studia → dlaždice E-výpisy (která nahradila Potvrzení o studiu)
nebo Student → Závěr studia → Známky za celé studium... → Další aplikace.