Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Pracovníci Vývojového týmu Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) připravili novou aplikaci Seznamování s předpisy, která je určena zejména zaměstnancům MU.

Aplikace v ucelené formě nabízí přehled předpisů, se kterými by měl být konkrétní pracovník obeznámen. Jedná se o jednu z povinností vyplývajících ze Zákoníku práce, kdy jsou zaměstnanci povinni dodržovat právní předpisy vztahující se k práci, kterou vykonávají, pokud s nimi byli řádně seznámeni. Zaměstnavatel musí pak tuto skutečnost řádně evidovat.

Jednotlivé předpisy plní do aplikace tzv. správci předpisů, např. tajemníci fakult. Ke každému předpisu zadá správce jeho název, volitelný popis a odkaz na jeho plnou verzi, která je uložena v IS MU. Dále stanoví lhůtu, ve které je nutné seznámení se s předpisem potvrdit, a vymezí, kterým osobám je předpis určen. Tyto osoby jsou následně vyzvány k seznámení se s předpisem automatickým e-mailem. Správce předpisu navíc vidí, které osoby se již s dokumenty seznámily a které své obeznámení dosud nepotvrdily.

Obr. 1: Pohled správce na vložený předpis

Pro přiřazení seznamu osob k přepisu se využívá již zavedená aplikace Skupiny osob, která podporuje automatickou aktualizaci seznamu na základě nastavených plnících funkcí (pracovníci konkrétního pracoviště, pracovníci na dohodu, osoby s konkrétním pracovním zařazením apod.). To znamená, že jakmile nastoupí například nový zaměstnanec, jsou mu automaticky zaslány všechny předpisy, se kterými se má seznámit, právě na základě příslušnosti k určité skupině osob. Obdobně v případě návratu z rodičovské dovolené jsou dotyčným osobám zaslány všechny předpisy, u kterých doposud nepotvrdily seznámení.

Kliknutím na tlačítko Potvrzuji pracovník doznává, že se s plným zněním předpisu seznámil a porozuměl jeho obsahu (viz obr. 2). Pokud pracovník nepotvrdí seznámení se s předpisem ve stanovené lhůtě, systém mu zašle další výzvu. Celkem jsou jedné osobě odeslány maximálně tři upozorňující e-maily. Po uplynutí poslední lhůty k potvrzení je informován o prodlení přímo správce předpisu. Všechny relevantní předpisy, ať již přečtené či nepřečtené, zůstávají uživatelům přístupné také pro pozdější prostudování. Více informací o fungování aplikace naleznete v Nápovědě.

Obr. 2: Potvrzení předpisu ze strany pracovníka

Aplikace se postupně zavádí do ostrého provozu na všech pracovištích. Aktuálně ji plně využívá Fakulta informatiky a výzkumné centrum CEITEC. Uživatelům je k dispozici v autentizované části IS MU → Lidé [Personální] → Seznamování s předpisy.

S ohledem na aktuální chování mobilních zařízení, které po určité době automaticky ukončují přihlášení uživatele do systémů spuštěných v rámci webových prohlížečů, změnil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) způsob odhlašování ze systému.

Dosud zůstával uživatel do IS MU přihlášen, dokud se sám neodhlásil kliknutím na ikonu Odhlášení ze systému (viz obr. 1) nebo neukončil svůj prohlížeč. Nový postup je nastaven tak, že se lze odhlásit pouze kliknutím na ikonu Odhlášení ze systému, nikoliv ukončením prohlížeče nebo vypnutím počítače. Touto změnou je umožněno uživatelům pohodlněji používat IS na mobilních zařízeních, protože nebudou muset každý následující den zadávat znovu heslo a provádět přihlášení.

Obr. 1: Ikona pro odhlášení ze sytému

I když byla tato změna motivována chováním mobilních zařízení, uplatní se stejně i na stolních počítačích a jiných zařízeních. Proto musí být pozornější ti uživatelé, kteří dosud např. vypnutím prezentačního počítače v učebně pod jedním sdíleným účtem očekávali, že budou ze systému odhlášeni.

Zároveň systém i nadále ponechává uživatele přihlášeného 4 dny po poslední provedené operaci, pokud se sám aktivně neodhlásí. Uživatel, který má pochybnost, zda se řádně odhlásil ze zařízení, ke kterému již nemá přístup (např. počítač použitý na návštěvě, kamarádův tablet), může nadále využít volbu odhlásit i z jiných počítačů, která se objeví po kliknutí na ikonu Odhlášení ze systému. Pokud přistupuje k systému přes malé mobilní zařízení, volba odhlásit i z jiných počítačů se nezobrazuje a systém uživatele rovnou odhlásí pouze na aktuálním zařízení. Pro odhlášení i z jiných počítačů je potřeba zvolit odhlášení v aplikaci Systém.

Obr. 2: Odhlašování v aplikaci Systém

Podrobnosti o přihlašování a odhlašování ze systému najdete v Nápovědě, v části Jiné → Přístup k systému, v bodech 1 až 3.

V roce 2018 byl Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) osloven s žádostí o spolupráci při zavádění lékařských pracovníků a jejich dosaženého vzdělání do Národního registru zdravotnických pracovníků (NR-ZP). Novelou zákona o zdravotních službách (zákonem č. 147/2016) byl NR-ZP opět včleněn do zákona o zdravotních službách a Masarykově univerzitě (MU) tak vznikla povinnost provádět zápis absolventů lékařských oborů do registru.

IS MU v úzké spolupráci s Lékařskou fakultou MU a Fakultou sportovních studií MU zahájil již loni automatizované plnění NR-ZP retrospektivními daty od roku 2013. Vzhledem k velkému objemu dat a možnostem softwaru NR-ZP musela být data nahrávána do systému po částech. Postupně byly rozšířeny číselníky Ústavu zdravotnických informací a statistiky, který NR-ZP provozuje. V únoru 2019 byla ukončena první fáze retrospektivního plnění registru po částech a bylo přistoupeno k automatizovanému předávání potřebných dat.

V současné době probíhá přenos dat plně automatizovaně, a to jedenkrát denně, vždy v noci. Informace o nových absolventech zdravotnických oborů jsou tak NR-ZP dostupné již druhý den po absolvování studia. Celý přenos dat je monitorován zaměstnanci IS MU a vyžaduje minimální zásahy ze stran fakult. Data jsou přenášená o absolventech většiny oborů Lékařské fakulty a také některých oborů Fakulty sportovních studií. Nicméně o celkovém rozsahu oborů zahrnutých do exportů se stále jedná se zástupci Ústavu zdravotnických informací a statistiky.

Nově vznikající NR-ZP bude sloužit nejen jako referenční registr pro aplikace k elektronizaci českého zdravotnictví, ale také jako nástroj pro hodnocení a predikce potřebných kapacit zdravotnických pracovníků.

Obr. 1: Národní registr zdravotnických pracovníků.

Nejlépe se člověk učí praxí. Právě proto připravil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) pro své uživatele vzdělávací aktivitu s názvem Akademie IS. Obsahuje sady úkolů, které mohou uživatelé plnit přímo v systému a za jejich úspěšné složení získat různé odznaky.

Obr. 1: Náhled získaných odznaků a odměn v Akademii IS.
Některá zadání jsou automatizovaně generovaná, takže je možné splnit je vícekrát s různými parametry. Skládáním jednotlivých úkolů se uživatelé naučí vyhledávat různé aplikace, osoby, posílat svým kolegům a kamarádům soubory přes Úschovnu v systému či připnout si do menu odkaz na své oblíbené menzy i restaurace. Procvičí si také vyhledávání ve vnitřních předpisech univerzity, směrnicích nebo se naučí, jak najít určitý zápis z jednání orgánu fakulty.

Obr. 2: Náhled jednoho z úkolů Akademie IS.
Zatím jsou uživatelům k dispozici tři odznaky, přičemž další budou postupně přibývat. Získanými odznaky se mohou uživatelé pochlubit i na své Osobní stránce v systému. Za splnění základního odznaku si navíc mohou v systému zvolit jako odměnu motiv s hvězdnou oblohou.

Obr. 3: Ukázka titulní stránky s vesmírným motivem.
Impulzem pro vytvoření této vzdělávací aktivity byl přechod IS MU na nový responzivní vzhled a s tím související potřeba naučit v něm uživatele rychle a dobře pracovat bez nutnosti školení nebo studia nápovědních textů. Způsobem provedení jsme se volně inspirovali například Digitální Garáží Google či sbíráním odznaků v Khan Academy. Od spuštění Akademie IS si ji vyzkoušelo více než 4 200 uživatelů IS MU, z nichž si více než třetina zapnula Vesmírny motiv. Pokud se k nim také chcete přidat, najdete ji přes IS MU → Systém → Akademie IS.