Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Dokumentový server integrovaný do Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) našel další využití. Masarykova univerzita nyní prostřednictvím této užitečné aplikace sbírá habilitační práce a zároveň o nich na stejném místě eviduje posudky a další relevantní dokumenty v habilitačním řízení. Základem Dokumentového serveru je obecný standardizovaný nástroj správce souborů, jehož služby jsou podobné oblíbeným filemanagerům (např. Windows Commander aj.).

Obr. 1: Dokumentový server - složka s habilitačními pracemi.

Správce souborů (Dokumentový server) je komplexní aplikace umožňující ukládat, vytvářet a spravovat rozličné typy dokumentů. Navíc poskytuje sofistikované nástroje umožňující například nastavení přístupových práv k jednotlivým souborům či složkám, automatickou tvorbu PDF (a TXT) souborů či zprostředkovává služby softwaru pro odhalování plagiátů. Správce souborů prostupuje celým Informačním systémem MU. V největší míře se využívá pro ukládání uživatelských dokumentů - zmiňme například: studijní materiály k předmětům, závěrečné práce studentů, webové prezentace uživatelů, Úschovna pro ukládání velkých souborů a v neposlední řadě rozličné dokumenty jednotlivých fakult a pracovišť (Dokumentový server). O masovém používání Dokumentového serveru představu jistě dokreslí statistiky. K 1. září 2010 bylo v datovém úložišti IS MU uloženo 26 715 768 souborů o celkové kapacitě 4,4 TB.

Nespornou výhodou zveřejňování habilitačních prací prostřednictvím IS MU je jejich dostupnost. Práce jsou veřejně přístupné, a tudíž si jejich obsah může zobrazit kdokoliv. Zároveň je spolu s pracemi veden i spis, který je přístupný pouze habilitační komisi. Všechny relevantní dokumenty jsou tedy přehledně pospolu a snadno dohledatelné. Jak je vidět, použití Dokumentového serveru je všestranné a stále se nachází další možnosti uplatnění této užitečné aplikace vytvořené vývojovým týmem IS MU.

Habilitační práce naleznete v Dokumentovém serveru IS MU ve složce Rektorát → Habilitační práce.

10. září 2010

Součástí Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je agenda Kontakty (Kontaktní údaje), která eviduje telefonní seznamy, označení kanceláří, budovy, e-mailové adresy pracovníků a další informace. Umožňuje také podávat žádosti o změnu těchto údajů. V rámci této agendy mohou uživatelé například vyhledávat osoby dle různých kritérií, vytvářet telefonní seznamy nebo vstupovat do Registru budov a místností. V nedávné době byla aplikace Výběr osob, která je součástí agendy pro práci s kontaktními údaji, doplněna o možnost importování již připraveného seznamu osob.

Uživatelé IS MU aplikaci Výběr osob ocení v případech, kdy potřebují hromadně oslovit určitou skupinu lidí prostřednictvím e-mailu. Cílovou skupinu mohou definovat dle nejrůznějších kritérii, jako jsou např. externisté vybraných pracovišť, studenti podle oboru, učitelé vyučující v určité místnosti a podobně.

Obr. 1: Vytváření seznamu osob a jeho import do IS MU.

Nová funkce Import osob a studií ze souboru dává uživatelům IS MU možnost sestavit si svůj vlastní seznam osob a v podobě textového souboru jej přímo nahrát do aplikace. Tuto funkci lze také jednoduše kombinovat s funkcí Export seznamu vybraných osob do souboru - s vyexportovaným souborem uživatel pracuje (např. v Excelu) a připravený soubor může následně importovat zpět do aplikace.

K posílání hromadných e-mailů je však zapotřebí přistupovat s velkou rozvahou a pečlivě zvážit, zdali je informace takového charakteru, že musí být sdělena právě e-mailem. IS MU totiž poskytuje svým uživatelům i jiné informační kanály. Pro zprávy určené velkému počtu odběratelů slouží především Vývěska. Hromadné e-maily často vnímají uživatelé jako nevyžádanou poštu (tzv. spam). Zprávy tohoto typu pak adresáti ignorují a nečtou nebo si přímo stěžují na odesílatele, kterému pak hrozí omezení přístupu do této aplikace.

Aplikaci Import seznamu osob uživatel IS MU nalezne v Osobní administrativa → Kontakty → Výběr osob pro rozeslání dopisů, export seznamu, import seznamu → Import osob a studií ze souboru do nového seznamu osob a studií.

10. září 2010

Veškerá správa studia na vysokých školách představuje náročnou administrativu a mnoho povinností pro referenty studijních oddělení a další zaměstnance školy. Ať už jde například o vyměření poplatku za studium nebo jakékoliv vyřízení přijatého dopisu. A proto přichází Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) s novinkou, která významným způsobem usnadňuje evidenci a zpracování „papírových“ dokumentů v rámci správy elektronických spisů v IS MU.

1. června 2010 došlo ke spuštění testovacího provozu systému evidence zmíněných dokumentů pomocí čárových kódů, které umožní automatické přiřazení dokumentu ke spisu pomocí hromadného naskenování a rozpoznání dokumentu přímo v IS MU. Agenda správy poplatků za studium, která byla spuštěna v loňském roce a v současné době je v plném provozu na všech fakultách MU, se tak stává výrazně méně pracnou.

Obvykle se postupuje tak, že pracovník podatelny přijme dokument a opatří jej samolepkou s čárovým kódem, kterou si vytiskne z IS MU. Kódem je jednoznačně určeno identifikační číslo dokumentu. Pracovník poznačí datum, kdy byl dokument doručen, a pracoviště, kam dokument prostřednictvím Úřadovny IS MU (aplikace správy elektronických spisů) předává. Takto zpracované dokumenty hromadně naskenuje a elektronicky předá k dalšímu zpracování do IS MU. Fyzicky zanese dokumenty referentovi studijního oddělení, který má správu poplatků na starosti. Ten dokumenty pomocí čtečky čárových kódů (případně zadáním jeho alfanumerické podoby) jednoznačně identifikuje a zařadí. Buď do existujícího spisu, nebo vytvoří spis nový, je-li to potřeba.

Nově spuštěná aplikace nejenže ulehčí práci podatelně i studijnímu oddělení, ale také eviduje, kde se v dané chvíli dokument nachází, čímž jednoznačně zamezí tomu, aby se lidským pochybením z evidence ztratil. Student si pak může být jist, že jakákoliv písemná žádost, kterou podá, jakékoliv písemné odvolání, je na MU vždy evidováno a tím pádem je i zpětně dohledatelné.

21. srpna 2010

Obchodní centrum MU funguje na Masarykově univerzitě jako internetový obchod pro on-line prodej různých produktů souvisejících se vzděláváním a dalšími službami již od roku 2007. Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) nyní přichází v Obchodním centrum MU s novinkou ve formě standardního postupu pro napojení externích nákupních systémů. V současné době je tato funkcionalita nejvíce využívána při organizování konferencí.

Již nějakou dobu mohli organizátoři konferencí využít k platbě konferenčních poplatků Obchodní centrum MU. Pokud však registrace na konferenci probíhala na jejich vlastních webových stránkách, museli se sami vypořádat s párováním registrací účastníků a jejich plateb. V případě, kdy Obchodní centrum MU sloužilo k registraci a platbě zároveň, nebylo možné naplno uspokojit individuální potřeby organizátorů, co se týče sběru informací o účastnících nebo vizuální prezentace dané konference. Tyto obtíže je nyní možné řešit napojením externího konferenčního systému na Obchodní centrum MU.

Jak celý proces funguje? Účastník konference vstupuje pouze do jednoho systému, někdy i jediného formuláře, jehož prostřednictvím vyřídí jak svou registraci na konferenci, tak platbu případných poplatků. Následuje zcela automatický a rychlý postup: konferenční systém odešle údaje nutné pro fakturaci do Obchodního centra MU, to zaeviduje objednávku a vrátí buď unikátní variabilní symbol anebo jedinečnou URL adresu sloužící k platbě kartou. Účastník provede platbu, Obchodní centrum MU ji spojí s objednávkou a informuje konferenční systém o zaplacení.

Propojování konferenčního systému a Obchodního centra MU leží zejména na správcích externího systému. Toto úsilí je však vyváženo tím, že přihlašovací systém funguje a vypadá zcela dle jejich představ, zatímco správu plateb za ně odvede Obchodní centrum MU a to včetně automatického generování faktur (lze je vytvářet jak v češtině, tak v angličtině). Kromě organizátorů z takového propojení plynou výhody i pro účastníky konference a pracovníky ekonomických oddělení. Účastníci ocení, že veškeré administrativní úkony spojené s konferencí vyřídí na jednom místě a v krátkém čase, jelikož platební údaje jsou jim díky Obchodnímu centru MU dodány téměř okamžitě. Ekonomické oddělení zase přivítá zjednodušení účtování.

V tuto chvíli existuje již několik fungujících napojení externích konferenčních systémů na Obchodní centrum MU a očekává se, že jejich počet bude stoupat.

1. srpna 2010