Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Ačkoli digitalizace listin a elektronizace procesů s nimi spojených postupně prostupuje do života v univerzitních sférách čím dál více, podstatná část studijních spisů každého studenta na vysokých školách bývá stále vedena v listinné formě.

Podobnou situací si již dříve prošla papírová přihláška a papírový index ke studiu nebo další dokumenty na vysokých školách. Na Masarykově univerzitě byl papírový index nahrazen elektronickým výkazem o studiu v roce 2004, jímž se rozuměl už jen úředně potvrzený výpis ze studijní evidence vedené v Informačním systému Masarykovy univerzity. Index v papírové podobě se tak stal v podstatě bezcenným kusem papíru, ale tolerance k tomu, aby vyučující požádaný o zápis do „památníčku“ provedl, ještě chvíli tu a tam setrvávala. Papírové přihlášky na Masarykově univerzity zanikly už téměř před deseti lety, zejména proto, že obvykle vysoké školy stojí více peněz než přihlášky v elektronické podobě. Ale zakládání papírových dokumentů do složek papírových spisů studenta dosud mělo význam, neboť zahrnovalo dokumenty z přijímacího řízení, dokumentaci nebo dokumenty spojené s ukončením studia, ale i klíčové dokumenty z celého období průběhu studia.

Protože Masarykova univerzita vlastní systém elektronické spisové služby ve svém Informačním systému Masarykovy univerzity již od roku 2011, rozhodla se v roce 2021 k dalšímu zásadnímu průkopnickému kroku, a to k pilotní digitalizaci studijních spisů studentů. Tento krok obnáší především přístup analytiků a programátorů Vývojového týmu IS MU k prozkoumání, jak tuto agendu elektronizovat do spisové služby v rámci IS MU, protože se rozhodli digitalizovat jednak spisy absolventů, stávajících studentů, ale i teprve vznikající spisy nových studentů. Proto úsilí zahrnovalo současně také řadu práce dalších lidí skenujících a konvertujících listinné dokumenty z minulosti, protože nová elektronická evidence obnáší digitalizaci, tj. konverzi listinných dokumentů do elektronické podoby, ať už u uzavřených či živých spisů. Digitalizace tedy obsahuje dvě části, technicky-výzkumnou a lidsky-pracnou. Z technického hlediska bylo nutné vymyslet způsob převodu oskenované (digitalizované) podoby dokumentu spisu do elektronické podoby pomocí autorizované konverze dokumentu. Autorizovanou konverzi v rámci jiných dokumentů IS MU již rutinně provádí (například u dohod o provedení práce), a tak bylo možné této technologie využít i pro účely elektronizace studijního spisu.

Obr. 1: Vyhledávání v archivu studií

V aplikaci Archiv studií lze konkrétní e-spis vyhledat nebo naopak zavést pomocí odkazu Vytvořit nový záznam v archivu.

Obr. 2: Zavedení nového spisu

První pilotní digitalizovaný e-spis studenta v rámci Úřadovny, jejíž součástí je elektronická spisová služba, byl uveden do provozu 21. května 2021. Elektronický spis studenta, obsahující elektronické verze dokumentů ke studiu, zajištěný formou autorizované konverze původních listinných dokumentů je navíc opatřený časovým razítkem. Časové razítko potvrzuje důvěryhodné časové označení dokumentu, tedy nese informaci o tom, že dokument existoval v uvedeném čase, a vydávají je nezávislé autority pro vydávání časových razítek - TSA (Time Stamping Authority). E-spis studenta může obsahovat autorizovanou konverzi například desek spisu, doručeného vysvědčení o maturitní zkoušce, kopie rodného listu, rozhodnutí a oznámení o přijetí ke studiu, imatrikulačního listu, rozhodnutí o uznání zkoušek, zápočtů a započítání kreditů za předměty vykonané v rámci předchozího studia, přehledů o vykonaných zkouškách, splnění studijních plánů, seznamů zapsaných přednášek, seminářů a cvičení, žádosti a potvrzení o vypracování a odevzdání diplomové práce v jiném jazyce, diplomu, několika rozhodnutí o vyměření poplatku za nadstandardní dobu studia nebo dalších dokumentů. Obsáhlý výčet dokumentů je poplatný spisu studenta v závislosti na evidenci na konkrétním pracovišti. V konkrétním pilotním e-spisu jde o e-spis ke studiu studenta na Farmaceutické fakultě MU.

Převodu listinného spisu do elektronizované verze spisu absolventa nebo stávajícího studenta, jehož vedení spisu započalo v listinné formě, samozřejmě předchází také další nesmírně náročná lidská práce, a to ruční manipulace se spisy papírovými, kdy pověřený pracovník papírové spisy skenuje. Pracovník si před skenováním musí připravit dokument ke skenování, například odstraněním kancelářských sponek, následně jej oskenuje, vloží a propojí příslušná data v Informačním systému Masarykovy univerzity. Protože počet listinných spisů je na univerzitě velikosti MU rozsáhlý, je projekt digitalizace, ve smyslu ručního skenování a vložení do IS MU plánován až na 5 let, neboť řada pracovišť disponuje spisy ještě z období 90. let. Například 60 běžných metrů dokumentů je možné zvládnout cca za 1 rok brigádníka, který pracuje přibližně 15 hodin týdně. Do listopadu roku 2021 bylo digitalizováno cca 16 000 spisů. Také je v takovém případě možné zvážit využití velkokapacitního skeneru, díky němuž by se digitalizace spisů urychlila.

Informační systém MU evidenci e-spisů ve spisové službě tímto zahájil, a proto přechod na čistě elektronickou evidenci studijních spisů nových studentů, a to již od samého počátku jejich vzniku, je dalším logickým navazujícím aktuálním krokem. Elektronický spis studenta evidovaný v Informačním systému MU přinese úsporu nejen papíru a prostoru na studijních odděleních fakult nebo v Archivu MU, ale také snadné zpětné dohledání dokumentů ke studentovi vždy, kdy to bude potřeba. Výhoda elektronické evidence spisu vůči listinné evidenci v šuplíkové kartotéce nebo ve skříní se šanony není nevýznamná.

Efektivní administraci studentských praxí nabízí nová agenda praxe v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU). Agenda je v současnosti zaměřena výhradně na správu předmětových praxí, která zahrnuje pedagogické praxe na Filozofické fakultě, Pedagogické fakultě a Fakultě sportovních studií. V případě Farmaceutické fakulty pomáhá k zajištění lékárenské praxe.

Agenda funguje pro dvě role - studenta a administrátora. Student si díky agendě zaregistruje vlastní praxi nebo se k již vypsané nabídce praxe přihlásí. Administrátor spravuje nabídky praxí a institucí a schvaluje studentské žádosti o přihlášení na praxi.

Administrátor

První kroky administrátora vedou do sekce Oblasti. Díky této sekci si administrátor definuje pravidla, která se aplikují na všechny nabídky praxí, které budou do oblasti zařazeny. K založení takové oblasti administrátor používá již známé vyhledávání v Katalogu předmětů.

Obr. 1: Vytvoření předmětové oblasti

Po úspěšném vytvoření oblasti administrátor upravuje její nastavení. Má zde možnost definovat různé režimy podávání studentských žádostí o praxi, požadovat po studentech přiložení motivačního dopisu k žádosti, či pomocí prerekvizit upravovat, kteří studenti budou moci k inzerci nabídek přistupovat. Předmětová oblast je propojena se Záznamníkem učitele daného předmětu, kde si administrátor může později exportovat údaje o studentech a jejich praxích. K předmětové oblasti lze také přiřadit tzv. Sadu úkolů. Zde definované úkoly se studentům nabídnou u všech nabídek praxí vztahujících se k dané oblasti. Jako úkol lze požadovat po studentech např. dokumentaci k praxi v podobě doložení nástupních protokolů či závěrečného potvrzení o absolvování praxe. V rámci úkolů může administrátor nabídnout studentům i možnost konzultace pomocí jednoduchého diskusního fóra. Na nové příspěvky je vždy upozorněn v liště se žádostmi k vyřízení.

Obr. 2: Úprava předmětové oblasti

K vystavování nabídek praxí slouží sekce Inzerce. Administrátor zde zakládá nové instituce i nové nabídky. Nabídky je možné zde filtrovat pomocí různých parametrů, například dle předmětových oblastí či vzdálenosti institucí. Nabídky je možné si označovat hvězdičkou jako oblíbené. V detailu nabídky se nabízí výpis všech dostupných informací o nabídce, možnosti upravit nabídku, sdílet odkaz na nabídku nebo přímo manipulovat s přihlášenými studenty.

Obr. 3: Inzerce nabídek

Založení instituce probíhá v několika na sebe navazujících krocích. Administrátor vyplní IČO instituce nebo ji dohledá podle názvu. V další sekci má možnost vytvořit instituci vizitku – přidat webové stránky, logo, informace o sektoru a podobně. V kontaktních údajích lze dohledávat osoby s účtem v Informačním systému, ale i mimo něj, včetně přidání kontaktu na instituci bez konkrétní osoby. Jakmile má administrátor připravenou instituci, vypisuje nabídky praxí, na které se studenti přihlašují.

Obr. 4: Založení instituce

Příprava nabídky zahrnuje základní údaje o nabídce a informace o instituci, kontaktní osoby, přiřazení nabídky do konkrétní předmětové oblasti a upřesňující informace k omezení zápisu, doporučení a praktické informace pro studenty týkající vykonávání praxe. Přiřazením nabídky do konkrétní předmětové oblasti administrátor zajistí, že se praxe bude nabízet pouze studentům, kteří mají daný předmět nebo předměty zapsané.

Obr. 5: Založení nabídky

Aplikace Administrace je pro administrátora prostředím, ve kterém spravuje všechny své zadané nabídky, všechny své instituce a také všechny žádosti o schválení praxe. Prochází zde studentské úkoly, označuje je jako splněné a celou praxi jako neúspěšně ukončenou či úspěšně absolvovanou.

Obr. 6: AdministraceStudent

Základním rozhraním pro práci v agendě je pro studenta aplikace Moje praxe. Vidí zde přehled nabídek, ke kterým je přihlášen, nabídek, kde na schválení přihlášení teprve čekají, ale i uzavřených a ukončených praxí. Studenti zde mají také právo založit si vlastní nabídky praxí, zobrazit si své instituce a nová upozornění na odpovědi administrátorů v konzultačních diskusních fórech.

V Inzerci se studentovi zobrazují dostupné nabídky praxí předmětů, které má zapsané, může si je dále libovolně filtrovat a při procházení označovat jako oblíbené. Díky barevnému rozlišení na první pohled vidí, zda se na nabídku smí přihlásit okamžitě, nebo až později. Filtrovat nabídky lze nejenom dle zapsaných předmětů, ale i podle vzdálenosti výkonu praxe od zadané adresy.

Obr. 7: Moje praxe z pohledu studenta

Agenda je detailně přestavena ve videu:

Prostřednictvím Úřadovny Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je možné elektronizovat nejrůznější univerzitní procesy, které doposud probíhaly pouze v listinné formě. Nově byla Úřadovna využita pro zajištění procesu zapůjčení IT techniky pro online výuku potřebným studentům.

Pro zajištění procesu zápůjček byly využity stávající nástroje Úřadovny, navíc byl naprogramován pouze přehled vypůjčených zařízení v evidenci studenta, kde se nyní kromě vypůjčených knih a klíčů zobrazuje také vypůjčená technika.

Odlišná praxe na jednotlivých fakultách MU ukázala, že pokud je proces zápůjčky dobře popsaný a nastavený, je použitelný pro různé typy uživatelů např. i pro zaměstnance knihoven nebo ekonomických oddělení, kteří s Úřadovnou běžně nepracují. Právě v tom spočívá největší přednost Úřadovny. Pokud vznikne potřeba řešení i zcela nové záležitosti, ve většině případů stačí pouze provést její analýzu a dále proces složit dohromady jako puzzle, kdy dílky představují jednotlivé komponenty Úřadovny. Není tedy nutné programovat pokaždé nové řešení na míru nebo kupovat nový software.

A jak konkrétně takový proces vypadá? Například na Pedagogické fakultě bylo rozhodnuto, že žádosti o zápůjčku schvaluje proděkanka fakulty, smlouvy o zápůjčce následně připravuje vedoucí ekonomického oddělení. Smlouvu vygenerovanou rovněž v Úřadovně pak podepisuje tajemnice fakulty. A na konci vydání zařízení zaeviduje fakultní knihovna. Naopak na Filozofické fakultě žádosti o zápůjčku probíhají v knihovním systému Aleph, jako by zařízení byla kniha, která se půjčuje v knihovně. Smlouvy připravují zaměstnanci knihovny v Úřadovně a následně je podepisuje děkan fakulty.

V rámci Úřadovny byly tedy nastaveny veškeré potřebné úkony včetně jejich posloupnosti. Díky tomu probíhá celý proces transparentně a vždy je jasné, jaký krok by měl následovat a kdo ho má provést.

Obr.1: Proces zápůjčky v Úřadovně

K dalším novým oblastem, kde byla Úřadovna úspěšně nasazena jsou agendy pro podepisování smluv na praxe s učiteli ZŠ nebo pro schvalování žádostí o čerpání Publikačního fondu.

O změnách v Úřadovně jsme informovali již dříve v novinkách Hromadné zpracování dohod o provedení práce v Úřadovně, Moje úřadovna – nový přístup k důležitým spisům a dokumentům, Synchronizace souborů v Úřadovně nebo Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) nově nabízí uživatelům možnost přihlašovat se do systému pomocí tzv. dvoufaktorového ověření.

Metoda dvoufaktorového ověření představuje ověření přihlašování ve dvou krocích, kdy pro přístup do IS MU již nestačí jen primární heslo, a zvyšuje tak bezpečnost tohoto účtu uživatele. Pomůže předejít nepříjemnostem v případě odcizeného hesla nebo zařízení, které uživatel používá pro přihlašování. Uživatel se po zapnutí této funkce přihlašuje ke svému účtu v IS MU ve dvou krocích: nejprve pomocí primárního hesla (jako doposud), a k tomu libovolnou z aktuálně dostupných metod přihlášení na portálu eidentita.cz. Pokud již má aktivovanou elektronickou identitu České republiky, při aktivaci služby se obejde bez instalace další aplikace.

Pro Masarykovu univerzitu je aktuálně k dispozici v případě přihlášení prostřednictvím eidentita.cz možnost autentizace pomocí čipové karty včetně elektronického občanského průkazu, Mobilního klíče e-govermentu, případně pomocí běžné SMS zprávy NIA ID nebo pomocí Moje ID.

Obr.1: Přihlášení pomocí Mobilní klíče eGovernmentu.

Funkci dvoufaktorového ověření je možné zapnout na stránce Nastavení ISu v sekci Přístup. V aplikaci je dostupný rovněž návod pro uživatele, kteří zatím nemají svoji eidentitu aktivovanou.

Ověření totožnosti přes portál eidentita.cz je možné použít také při obnově zapomenutého hesla nebo pro ověření totožnosti při distančním zápisu (více v novince Ověřování totožnosti – rychle, bezpečně, online).

Vývojový tým IS MU přeje svým uživatelům bezpečnou cestu semestrem!