Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Pro možnost realizovat schůze online vytvořil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) novou aplikaci, která je nadstavbou nad tematickými diskusními fóry a umožňuje vést jednání vzdálenou písemnou formou v (takřka) reálném čase.

Schůze může mít více tematických bodů, které jsou postupně či průběžně řešeny. Typicky ji vede jeden moderátor, který zpřístupňuje schůzi ke čtení a předává či odebírá slovo diskutujícím. Každý, kdo má ke schůzi přístup, může zažádat moderátora o slovo a tím o možnost se k jednotlivým bodům schůze a příspěvkům vyjádřit. Je jen na moderátorovi, zda se rozhodne účastníkovi schůze slovo udělit.

Pro vstup do schůze lze využít buď přímo odkaz zaslaný moderátorem nebo postupovat přes dlaždici Schůze na titulní straně IS MU a následně jednání vybrat z rozcestníku schůzí. Pokud aktuálně nějaká schůze probíhá, zobrazí se uživateli dlaždice na prvním místě.

Obr. 1: Odkaz na aplikaci na titulní stránce IS MU

Pro snadnou orientaci slouží část průběh schůze. Všichni účastníci zde vidí postup jednání na časové ose. Níže jsou pak vypsány příspěvky k jednotlivým tematickým bodům. Nové příspěvky jsou označeny žlutou barvou.

Obr. 2: Průběh schůze

Ve chvíli, kdy je daný bod jednání prodiskutován, může moderátor přispívání ukončit pomocí odkazu Uzamknout vlákno, následně již nikdo k danému bodu nemůže reagovat, i když má udělené slovo.

Pro každé jednání se vytváří samostatná Schůze (tematické diskusní fórum). U každé lze nastavit, kdo všechno může Schůzi sledovat a kdo bude jejím účastníkem (konkrétní osoby nebo předem definovaná skupina osob). Jednání je možné zpřístupnit všem uživatelům IS MU nebo úplně zveřejnit komukoliv v Internetu.

Obr. 3: Založení nové schůze

Aplikace je dostupná v IS MU → [Více aplikací] → Schůze.

Od prosince 2003 byl součástí Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) tzv. Malý IS, který bylo možné použít na opravdu malých mobilech s minimálním textovým displejem. Mobily v té době ještě neměly implementované webové prohlížeče a používaly jejich předchůdce, službu WAP, např. na mobilu Nokia 7110. Komunikace v protokolu WAP probíhala pouze na úrovni základního HTML, autentizaci WAP neřešil. S přihlašováním uživatelů si musel Malý IS poradit sám.

Obsahoval pouze informační stránky s informacemi určenými konkrétnímu uživateli IS MU. Jednalo se typicky o informace potřebné pro uživatele, který neměl přístup k počítači s internetovým připojením, např. studenti měli k dispozici hodnocení předmětů, termíny zkoušek, údaje z poznámkových bloků apod.

Malý IS jsme vypnuli 12. 5. 2020. Ovšem poslední desetiletí se už rutinně nepoužíval, protože ho nahradily technologie modernější. Nejpoužívanější aplikace IS MU jsou postupně převáděny do respozivního designu, aby byly přístupné i na mobilních zařízeních.

Podívejte se, co Malý IS uměl.

Obr. 1: Správa přístupu na Malý IS

Obr. 2: Správa přístupu na Malý IS

Obr. 3: Titulní stránka Malého ISu

Obr. 4: Poštovní rozhraní

Obr. 5: Přehled známek

Obr. 6: Poznámkové bloky

Obr. 7: Termíny zkoušek

Obr. 8: Rozvrh předmětů

Masarykova univerzita zareagovala na aktuální situaci šíření koronaviru mimořádným opatřením rektora v podobě zrušení kontaktní výuky, které započalo 10. března 2020. Obrovský počet vyučujících začal okamžitě přemýšlet a konzultovat, jak ji nahradit a zároveň příliš nezatížit studenty, kteří nemají přístup k rychlému internetu nebo se zapojili do dobrovolnických aktivit. Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) na tyto mimořádné okolnosti pohotově zareagoval, připravil pro pedagogy základní návody pro distanční výuku a zprostředkoval jim místo, kde mohou sdílet své zkušenosti a inspirovat ostatní.

Na stránce Možnosti distanční výuky: Tipy, rady a návody pro učitele, jak realizovat distanční výuku naleznou vyučující postupy a tipy pro používání různých programů usnadňujících učení na dálku. Nejen ty však tvoří její podstatu. Stejně důležitou částí je možnost nabytí inspirace od svých kolegů, kteří již vzdálenou výuku ve svých předmětech realizují, jelikož právě zkušenosti dalších pedagogů jsou učiteli hodně vyhledávané. Stránka obsahuje také odkazy na důležité univerzitní dokumenty týkající se aktuální situace. Na rozšiřování o další kapitoly se i nadále průběžně pracuje.

Obr. 1: Nabídka kapitol k možnostem distanční výuky reflektující potřeby vyučujících

Důraz je kladen především na jedinečnost výuky každého učitele a přizpůsobení se potřebám jeho studentů. V souladu s vizí univerzity v oblasti elektronické podpory výuky a e-learningu je cílem, aby technologie přinesly do výuky užitek a s jejich pomocí tak mohli vyučující rozvíjet znalosti a zkušenosti svých studentů. Každá z kapitol je proto obohacena i o příběhy vyučujících, kteří si už se situací zkusili nějak poradit.

Obr. 2: Ukázka zkušeností vyučujících pro inspiraci svých kolegů

Pro sdílení tipů, nápadů a zkušeností s distanční formou výuky mohou učitelé MU využít tematické diskusní fórum Sdílení zkušeností s distanční výukou v době rektorského volna zřízené v systému pro tyto účely.

K dispozici jsou vyučujícím nadále také týmy e-techniků a s-techniků, kteří jim ochotně pomohou s nalezením řešení odpovídajícího jejich potřebám. Nejčastější dotazy jsou následně průběžně zveřejňovány na stránce s komentářem.

Věříme, že se nám společně podaří současnou situaci zvládnout a že mnozí učitelé zužitkují nově získané zkušenosti i po návratu k běžné, kontaktní výuce.

Úřadovna Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) neslouží pouze pro spisovou evidenci. Je navržena obecně tak, aby se jejím prostřednictvím daly elektronizovat nejrůznější procesy, které doposud probíhaly pouze v listinné formě. Z praxe vyplynul požadavek na elektronizaci dohod o provedení práce na výuku, které se na univerzitě hromadně vytvářejí na začátku každého semestru. Vývojový tým IS MU tedy navrhl řešení tohoto konkrétního procesu za využití existujících funkcí, které jsou v Úřadovně standardně využívány, a za podpory nových moderních technologií, které byly vyvinuty v IS MU v nedávne době.

Předpokladem úspěšné realizace bylo vyřešení problému podepisování dokumentu dvěma stranami, přičemž jedna z nich (v tomto případě pracovník, který bude výuku provádět) nemá elektronický podpis. Klíčová byla implementace tzv. autorizované konverze dokumentů, tedy převedení originálu v elektronické podobě do originálu v podobě listinné.

Přímo v Úřadovně jedna strana (typicky děkan fakulty) podepíše dokument elektronicky. Ve spisové službě se následně provede autorizovaná konverze do listinného dokumentu. Ten proškolený referent vytiskne spolu s ověřovací doložkou, kterou orazítkuje a na papíře podepíše. Vytištěný dokument poté může podepsat i druhá strana, jež dohodu uzavírá (v tomto případě vyučující). Pro vytvoření dokumentu lze využít šablony textů, kterých je aktuálně v Úřadovně předpřipraveno pro nejrůznější účely téměř 3 000.

Obr. 1: Podepsaný dokument v Úřadovně

Autorizovaná konverze dokumentů probíhá v souladu se zákonem č. 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, podle kterého Spisová služba IS MU jako spisová služba orgánu veřejné moci smí provádět autorizovanou konverzi pro interní účely.

Obr. 2: Autorizovaná konverze dokumentu

Obr. 3: Zobrazení ověřovací doložky v systému Czech POINT

Na začátku jarního semestru 2020 byl celý proces pilotně nasazen na Fakultě informatiky. V praxi to znamenalo, že referentky personálního oddělení vygenerovaly z personálního systému podkladová data o vytvářených dohodách. Pro evidenci dohod byla již v Úřadovně vytvořena nová agenda, do které bylo možné hromadně založit spisy ke každé dohodě. Využilo se nové možnosti hromadného zakládání spisů včetně importu jejich atributů z personálního systému v obecném formátu. Po hromadném vytvoření dohod v Úřadovně byl děkan Fakulty informatiky vyzván k jejich elektronickému podpisu, který rovněž provedl jednorázovou operací. Následně byla provedena autorizovaná konverze do listinné podoby, dohody byly vytištěny včetně ověřovací doložky a podepsány oprávněným pracovníkem, jenž může konverzi provádět. Každý pracovník poté obdržel svoji dohodu a tu již podepsal na papíře.

Kromě toho byly z Úřadovny automaticky vygenerovány informace o nástupu zaměstnanců a odeslány datovou schránkou na Úřad práce. Celkem bylo na Fakultě informatiky hromadně podepsáno 181 dohod o provedení práce.

Celý proces se setkal s velkým úspěchem a vzhledem k výraznému zrychlení a zjednodušení administrativních úkonů je plánováno nasazení i v dalších oblastech.

O změnách v Úřadovně jsme informovali již dříve v novinkách Moje úřadovna – nový přístup k důležitým spisům a dokumentům, Synchronizace souborů v Úřadovně nebo Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.