Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Masarykova univerzita v elektronizaci nezůstává pozadu ani v oblasti školení Bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a Požární ochrany (PO) a pro své zaměstnance chystá ve spolupráci s Vývojovým týmem Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) inovativní a moderní způsob proškolování přímo v systému.

Obsah je integrován do prostředí IS MU, které má tu výhodu, že je téměř všem pracovníkům MU známé. Není nutné řešit technické otázky typu napojení dalšího systému, přihlašování uživatelů do cizího systému nebo smluvní podmínky ochrany údajů s externím zpracovatelem apod. Všechny kurzy jsou aktuálně dostupné v české i v anglické jazykové verzi (viz obr. 1). Obsahy kurzů mohou být jak od profesionálních externích dodavatelů, tak vytvořené odborníky MU.

Dosavadním výsledkem spolupráce IS MU a Provozního odboru Rektorátu MU (RMU) je integrace následujících 9 e-learningových kurzů pro oblast BOZP a PO do systému:

• Bezpečnost práce pro zaměstnance,
• Bezpečnost práce pro akademické zaměstnance,
• Bezpečnost práce pro vedoucí zaměstnance,
• Požární ochrana pro zaměstnance,
• Požární ochrana pro zaměstnance Fakulty informatiky,
• Požární ochrana pro vedoucí zaměstnance,
• Požární ochrana pro vedoucí zaměstnance Fakulty informatiky,
• První pomoc,
• Školení řidičů referentů.

Kurz se zpravidla skládá z interaktivní prezentace a testu, ale aplikace je připravena tak, že obsahem kurzu může být pouze prezentace, dokument nebo test. Absolvování kurzu je podmíněno tím, že školená osoba projde všechny slajdy prezentace, otevře dokument a splní test. Jakmile se tedy zaměstnanec dostane na konec prezentace, může teprve spustit závěrečný test, kterým je ověřeno, co si z prezentace osvojil. V testu postupně odpovídá na otázky k dané oblasti, přičemž systém souběžně s tím jeho odpovědi vyhodnocuje a na případné chyby ho ihned upozorňuje. Podmínkou splnění testu, a tedy i absolvování školení, je projít výukové materiály a v navazujícím testu nemít příliš mnoho špatně zodpovězených otázek.

Aplikace s kurzy BOZP a PO je nastavena tak, že zasílá osobám, kterých se jejich splnění týká, automatickou výzvu s termínem k absolvování příslušného školení. Aplikace termín hlídá, jeho dodržení urguje opakovanou výzvou, a pokud ani poté pracovník školení v termínu nesplní, informuje jeho vedoucího pracovníka. Dále zajišťuje evidenci absolvovaných školení, záznam o absolvovaných školeních a předávání informací o absolvovaných školeních do personalistiky v INETu.

Elektronické proškolování a testování kurzů je pilotně spuštěno na Fakultě informatiky MU a připravuje se běh pro RMU. Ačkoliv se zatím týká pouze pracovníků, do budoucna se zvažuje, že by byli touto formou školeni také studenti. Kromě kurzů s obecně platným obsahem bylo nezbytné připravit i takové kurzy, do jejichž obsahu se promítnou specifika té které fakulty (Požární ochrana pro vedoucí zaměstnance Fakulty informatiky, Požární ochrana pro zaměstnance Fakulty informatiky). Prostředí v IS MU je připravené podobně integrovat obsah a zprovoznit elektronickou formu školení pro jakékoliv pracoviště univerzity se zohledněním jeho speciálních nároků.

Pracovníci Vývojového týmu Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) připravili novou aplikaci Seznamování s předpisy, která je určena zejména zaměstnancům MU.

Aplikace v ucelené formě nabízí přehled předpisů, se kterými by měl být konkrétní pracovník obeznámen. Jedná se o jednu z povinností vyplývajících ze Zákoníku práce, kdy jsou zaměstnanci povinni dodržovat právní předpisy vztahující se k práci, kterou vykonávají, pokud s nimi byli řádně seznámeni. Zaměstnavatel musí pak tuto skutečnost řádně evidovat.

Jednotlivé předpisy plní do aplikace tzv. správci předpisů, např. tajemníci fakult. Ke každému předpisu zadá správce jeho název, volitelný popis a odkaz na jeho plnou verzi, která je uložena v IS MU. Dále stanoví lhůtu, ve které je nutné seznámení se s předpisem potvrdit, a vymezí, kterým osobám je předpis určen. Tyto osoby jsou následně vyzvány k seznámení se s předpisem automatickým e-mailem. Správce předpisu navíc vidí, které osoby se již s dokumenty seznámily a které své obeznámení dosud nepotvrdily.

Pro přiřazení seznamu osob k přepisu se využívá již zavedená aplikace Skupiny osob, která podporuje automatickou aktualizaci seznamu na základě nastavených plnících funkcí (pracovníci konkrétního pracoviště, pracovníci na dohodu, osoby s konkrétním pracovním zařazením apod.). To znamená, že jakmile nastoupí například nový zaměstnanec, jsou mu automaticky zaslány všechny předpisy, se kterými se má seznámit, právě na základě příslušnosti k určité skupině osob. Obdobně v případě návratu z rodičovské dovolené jsou dotyčným osobám zaslány všechny předpisy, u kterých doposud nepotvrdily seznámení.

Kliknutím na tlačítko Potvrzuji pracovník doznává, že se s plným zněním předpisu seznámil a porozuměl jeho obsahu (viz obr. 2). Pokud pracovník nepotvrdí seznámení se s předpisem ve stanovené lhůtě, systém mu zašle další výzvu. Celkem jsou jedné osobě odeslány maximálně tři upozorňující e-maily. Po uplynutí poslední lhůty k potvrzení je informován o prodlení přímo správce předpisu. Všechny relevantní předpisy, ať již přečtené či nepřečtené, zůstávají uživatelům přístupné také pro pozdější prostudování. Více informací o fungování aplikace naleznete v Nápovědě.

Aplikace se postupně zavádí do ostrého provozu na všech pracovištích. Aktuálně ji plně využívá Fakulta informatiky a výzkumné centrum CEITEC. Uživatelům je k dispozici v autentizované části IS MU → Lidé [Personální] → Seznamování s předpisy.

S ohledem na aktuální chování mobilních zařízení, které po určité době automaticky ukončují přihlášení uživatele do systémů spuštěných v rámci webových prohlížečů, změnil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) způsob odhlašování ze systému.

Dosud zůstával uživatel do IS MU přihlášen, dokud se sám neodhlásil kliknutím na ikonu Odhlášení ze systému (viz obr. 1) nebo neukončil svůj prohlížeč. Nový postup je nastaven tak, že se lze odhlásit pouze kliknutím na ikonu Odhlášení ze systému, nikoliv ukončením prohlížeče nebo vypnutím počítače. Touto změnou je umožněno uživatelům pohodlněji používat IS na mobilních zařízeních, protože nebudou muset každý následující den zadávat znovu heslo a provádět přihlášení.

I když byla tato změna motivována chováním mobilních zařízení, uplatní se stejně i na stolních počítačích a jiných zařízeních. Proto musí být pozornější ti uživatelé, kteří dosud např. vypnutím prezentačního počítače v učebně pod jedním sdíleným účtem očekávali, že budou ze systému odhlášeni.

Zároveň systém i nadále ponechává uživatele přihlášeného 4 dny po poslední provedené operaci, pokud se sám aktivně neodhlásí. Uživatel, který má pochybnost, zda se řádně odhlásil ze zařízení, ke kterému již nemá přístup (např. počítač použitý na návštěvě, kamarádův tablet), může nadále využít volbu odhlásit i z jiných počítačů, která se objeví po kliknutí na ikonu Odhlášení ze systému. Pokud přistupuje k systému přes malé mobilní zařízení, volba odhlásit i z jiných počítačů se nezobrazuje a systém uživatele rovnou odhlásí pouze na aktuálním zařízení. Pro odhlášení i z jiných počítačů je potřeba zvolit odhlášení v aplikaci Systém.

Podrobnosti o přihlašování a odhlašování ze systému najdete v Nápovědě, v části Jiné → Přístup k systému, v bodech 1 až 3.

Na podzim loňského roku představil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) aplikaci Plánovač studia umožňující studentům tvořit plán se seznamem předmětů, které chtějí během studia absolvovat (Plánovač studia – aplikace pro studenty, kteří chtějí mít své studium pod kontrolou, podrobněji v Nápovědě). K radosti vývojářů si okamžitě našla své uživatele, kteří jim aktivně posílají své podněty a přispívají k rozvoji nových funkcí. Dodnes byl Plánovač rozšířen o následující prvky:

Přidávání předmětů dle šablony

Krátce po zveřejnění první zprávy o Plánovači bylo do aplikace doplněno vybírání předmětů dle registračních šablon.

Rozbalování a sbalování semestrů

Na základě podnětů uživatelů byla zpřehledněna titulní strana s plány jednotlivých semestrů. Také přibyla možnost jejich rozbalování a sbalování. Všechny absolvované semestry jsou ve výchozím nastavení sbalené a student se může soustředit pouze na ten aktuální a budoucí.

Možnost vložení poznámky

Uživatelé projevili zájem si k naplánovaným předmětům přidávat vlastní informace cenné pro budoucí rozhodování. Vývojáři toto umožnili formou poznámky, kterou je možné k předmětu doplnit a která je u předmětu vždy viditelná. Do textu poznámky lze vložit emotikony a uživatel si může pohrát i s barvami. Poznámku lze využít např. na subjektivní ohodnocení náročnosti předmětu.

Opakované vkládání předmětů

Zejména uživatelé, kteří si do plánů chtěli vkládat předměty umožňující opakovaný zápis, narazili na omezení aplikace. To však bylo odstraněno a nyní už Plánovač dovolí uživateli vložit do plánu také již dříve absolvované předměty.

Nastavení počtu kreditů za předmět

Aplikace je nově připravena i na situaci, kdy má student možnost si u předmětu zvolit, za kolik kreditů ho ukončí. U předmětů, u kterých je povoleno počet kreditů nastavovat, to lze přímo v plánu měnit. Aplikace pak počítá se zvoleným kreditovým ohodnocením.

Propojení plánů napříč studii

V Plánovači vytvořený studijní plán je vždy vázán pouze na jedno vybrané studium (z důvodů kontrol pro dané studium, např. splnění podmínek studia nebo kontrol šablon apod.). Tato vlastnost je pro studenty, kteří přemýšlí v delším časovém horizontu (např. studenty v bakalářském studiu plánující si předměty do navazujícího magisterského) nepraktická, protože plán v ukončeném studiu se pro ně stává nedostupným. Do aplikace byla proto doplněna možnost zobrazit si plány z ukončených studií a kromě toho lze zkopírovat plánované předměty semestru do jiného studia a vybraného semestru.

Volba semestru

Nově je možné při přidávání předmětů ze šablon zvolit, do kterého semestru se mají předměty vložit. Tím odpadá nutnost přesouvat předměty z pravého panelu (sekce Uložené předměty), kam byly původně vkládány.

Hromadné volby

Pro pohodlnější práci s plánem přibyly možnosti hromadných akcí s předměty, např. přesunout všechny naplánované předměty do panelu nebo do popelnice.

Věříme, že nové vlastnosti Plánovače přispějí k jeho oblíbenosti a děkujeme všem uživatelům, kteří se s vývojáři dělí o své zkušenosti a podněty na jeho zlepšení.