Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Prostřednictvím Úřadovny Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je možné elektronizovat nejrůznější univerzitní procesy, které doposud probíhaly pouze v listinné formě. Nově byla Úřadovna využita pro zajištění procesu zapůjčení IT techniky pro online výuku potřebným studentům.

Pro zajištění procesu zápůjček byly využity stávající nástroje Úřadovny, navíc byl naprogramován pouze přehled vypůjčených zařízení v evidenci studenta, kde se nyní kromě vypůjčených knih a klíčů zobrazuje také vypůjčená technika.

Odlišná praxe na jednotlivých fakultách MU ukázala, že pokud je proces zápůjčky dobře popsaný a nastavený, je použitelný pro různé typy uživatelů např. i pro zaměstnance knihoven nebo ekonomických oddělení, kteří s Úřadovnou běžně nepracují. Právě v tom spočívá největší přednost Úřadovny. Pokud vznikne potřeba řešení i zcela nové záležitosti, ve většině případů stačí pouze provést její analýzu a dále proces složit dohromady jako puzzle, kdy dílky představují jednotlivé komponenty Úřadovny. Není tedy nutné programovat pokaždé nové řešení na míru nebo kupovat nový software.

A jak konkrétně takový proces vypadá? Například na Pedagogické fakultě bylo rozhodnuto, že žádosti o zápůjčku schvaluje proděkanka fakulty, smlouvy o zápůjčce následně připravuje vedoucí ekonomického oddělení. Smlouvu vygenerovanou rovněž v Úřadovně pak podepisuje tajemnice fakulty. A na konci vydání zařízení zaeviduje fakultní knihovna. Naopak na Filozofické fakultě žádosti o zápůjčku probíhají v knihovním systému Aleph, jako by zařízení byla kniha, která se půjčuje v knihovně. Smlouvy připravují zaměstnanci knihovny v Úřadovně a následně je podepisuje děkan fakulty.

V rámci Úřadovny byly tedy nastaveny veškeré potřebné úkony včetně jejich posloupnosti. Díky tomu probíhá celý proces transparentně a vždy je jasné, jaký krok by měl následovat a kdo ho má provést.

K dalším novým oblastem, kde byla Úřadovna úspěšně nasazena jsou agendy pro podepisování smluv na praxe s učiteli ZŠ nebo pro schvalování žádostí o čerpání Publikačního fondu.

O změnách v Úřadovně jsme informovali již dříve v novinkách Hromadné zpracování dohod o provedení práce v Úřadovně, Moje úřadovna – nový přístup k důležitým spisům a dokumentům, Synchronizace souborů v Úřadovně nebo Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) nově nabízí uživatelům možnost přihlašovat se do systému pomocí tzv. dvoufaktorového ověření.

Metoda dvoufaktorového ověření představuje ověření přihlašování ve dvou krocích, kdy pro přístup do IS MU již nestačí jen primární heslo, a zvyšuje tak bezpečnost tohoto účtu uživatele. Pomůže předejít nepříjemnostem v případě odcizeného hesla nebo zařízení, které uživatel používá pro přihlašování. Uživatel se po zapnutí této funkce přihlašuje ke svému účtu v IS MU ve dvou krocích: nejprve pomocí primárního hesla (jako doposud), a k tomu libovolnou z aktuálně dostupných metod přihlášení na portálu eidentita.cz. Pokud již má aktivovanou elektronickou identitu České republiky, při aktivaci služby se obejde bez instalace další aplikace.

Pro Masarykovu univerzitu je aktuálně k dispozici v případě přihlášení prostřednictvím eidentita.cz možnost autentizace pomocí čipové karty včetně elektronického občanského průkazu, Mobilního klíče e-govermentu, případně pomocí běžné SMS zprávy NIA ID nebo pomocí Moje ID.

Funkci dvoufaktorového ověření je možné zapnout na stránce Nastavení ISu v sekci Přístup. V aplikaci je dostupný rovněž návod pro uživatele, kteří zatím nemají svoji eidentitu aktivovanou.

Ověření totožnosti přes portál eidentita.cz je možné použít také při obnově zapomenutého hesla nebo pro ověření totožnosti při distančním zápisu (více v novince Ověřování totožnosti – rychle, bezpečně, online).

Vývojový tým IS MU přeje svým uživatelům bezpečnou cestu semestrem!

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) zveřejnil novou podobu chybových stránek, které uživatele informují o chybách internetového protokolu.

Snad každému, kdo používá internet, se již někdy stalo, že místo očekávané stránky se mu v prohlížeči zobrazila chyba. Chybových hlášení existuje řada, některé informují o chybě na straně klienta (například pokud zadá špatně název webu), další informují o problému na straně serveru (kupříkladu o jeho výpadku). Chybová hlášení obsahují vždy číselné označení chyby, asi nejčastěji se lze setkat s „Error 404 – stránka nenalezena“. Protože ze samotného čísla chyby se běžný uživatel mnoho nedozví, lze na takovou stránku doplnit i další informace, které poradí, co dál.

Tyto chybové stránky jsou samozřejmě součástí i IS MU a nyní dostaly novou moderní podobu, která ladí s odlehčeným vzhledem systému. Věříme, že alespoň potěší oko uživatele, pokud na nějakou chybu narazí.

Nový vzhled získala také stránka, která informuje o možném přetěžování systému ze strany uživatele, typicky po použití automatického strojového klikání, kdy se například studenti snaží nepovoleným způsobem zaregistrovat předměty či seminární skupiny. Stránka pak zobrazí počet povolených operací a počet operacích provedených nad tento limit.

O tzv. antiscrapingu jsme informovali již ve starší zprávě Ochrana IS MU proti přetěžování, kde se rovněž můžete podívat, jak vypadala stránka dříve.

Aplikace Tudle pro snadné domlouvání pracovních schůzek, či rozvržení konzultačních hodin pomáhá uživatelům Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) již více než půl roku (více v novince Snadné a bezpečné schůzky v aplikaci Tudle). Za tu dobu si založilo nějaké hlasování přes 900 uživatelů a vzniklo téměř 2 600 hlasování, nebo jak se jim interně říká „tudlů“. V alespoň jednom z nich pak hlasovalo více než 7 700 uživatelů a dalších více než 1 000 anonymních uživatelů – tedy těch, kdo hlasovali ve veřejných hlasování bez nutnosti přihlášení do IS MU.

Na začátku podzimního semestru připravil Vývojový tým IS MU poptávané rozšíření aplikace, která nově umožňuje hlasovat nejen o termínu schůzky, ale obecně o libovolném obsahu, neboli o „možnostech“, jak se jim obecně v aplikaci říká. Tím může být v základu jednoduchý text, ale lze vložit delší formátovaný text, obrázky, videa, …

Organizátor hlasování má nyní při vytváření nového hlasování možnost volit mezi hlasováním o schůzce a hlasováním o možnostech. První krok vytvoření hlasování, tedy nastavení hlasování, je v obou případech velmi podobné, liší se jen v částech, které nejsou pro daný typ hlasování relevantní, např. kolonka délka schůzky a místo jejího konání. Významný rozdíl je ve druhém kroku zakládání, kde uživatelé místo kalendáře vidí políčka pro zadání jednotlivých možností. Každá možnost obsahuje název a popis. Právě do popisu lze vkládat libovolný text, který lze dále formátovat a doplňovat libovolnými multimédii. Zadávání probíhá tak, jak jsou uživatelé zvyklí z jiných částí IS MU, tedy tzv. „HTML editorem“. Další možnost lze libovolně přidávat do kteréhokoliv místa. Do budoucna je plánováno přesouvání jednotlivých možností pomocí funkce „drag&drop“.

Rozhraní pro hlasování je také upravené, jednoduše proto, aby se tam všechny možnosti pohodlně vešly. Možnosti jsou pod sebou a v případě dlouhých popisů si uživatelé mohou popisy skrýt, aby získali lepší přehled o celém hlasování. Kliknutím na informaci o počtu hlasujících pro danou možnost se jim otevře okno, ve kterém je vypsáno, kdo pro danou možnost hlasoval – tedy za předpokladu, že organizátor tuto funkci nezakázal v nastavení hlasování. Samozřejmostí je responzivní design celé aplikace a tedy její dobrá použitelnost na mobilních zařízeních.

Aplikace je dostupná v autentizované části IS MU → dlaždice Kalendář → Kterou schůzku? Tudle.