Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

V Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU) je uloženo obrovské množství informací. K jejich efektivnímu využívání napomáhá vyhledávání. Vývojový tým IS MU nedávno spustil novou verzi fulltextového vyhledávání, která je výsledkem dlouhého a náročného vývoje. Vyhledávání v IS MU se tak stává účinnějším a rychlejším, přičemž pro uživatele je jednoduché a přívětivé.

Fulltextové vyhledávání je způsob vyhledávání informací v databázích nebo v textových souborech, díky němuž je možno nalézt dokument obsahující libovolné slovo (tj. řetězec znaků) v co nejkratším čase. Pro účinné vyhledávání je také nutné správně formulovat dotaz. V IS MU probíhá vyhledávání bez ohledu na velikost písmen, systém také sám doplní chybějící diakritiku a umí vyhledat i tvary vzniklé modifikací zadaného výrazu, tj. ohýbáním.

Vyhledávání v IS MU je implicitně nastaveno tak, že prohledává všechny indexované agendy Informačního systému. Proces vyhledávání je velmi rychlý, systém vrací výsledky v řádově zlomcích sekund. Uživateli jsou vyhledány pouze takové dokumenty, které je oprávněn číst. Pokud uživatel zadá příliš obecný dotaz vyskytující se v mnoha dokumentech, může jej dále zpřesnit nebo omezit agendu, ze které očekává výsledky. Tuto možnost nalezne po kliknutí na odkaz Zobrazit možnosti umístěný pod polem pro vepsání hledaného výrazu.

Obr. 1: Vyhledávání ve vybraných agendách IS MU.

Vývojový tým IS MU neustále pracuje na rozšiřování a zpřesňování fulltextového vyhledávání. V současnosti je indexováno přes milion a čtvrt dokumentů a jejich počet se bude dále zvyšovat. Bude rovněž vylepšováno řazení výsledků tak, aby byly výše v pořadí zobrazeny dokumenty relevantní pro osobu, která dotaz zadala. Součástí dalšího plánovaného rozvoje je například i vyhledávání v e-mailech.

Uživatelé IS MU mohou své podněty a připomínky k aplikaci směřovat do tematického diskusního fóra: Osobní administrativa → Diskuse → Nové fulltextové vyhledávání.

Více o pokročilém vyhledávání naleznou uživatelé v Osobní administrativa → Nápověda → Vyhledávání v ISu.

V systému budou nadále k dispozici i vyhledávací políčka (např. v agendě Předměty), která fungují s jiným způsobem zadávání dotazu. Další informace lze najít v Osobní administrativa → Nápověda → Vyhledávání s procentem.

O tom, jak vypadala předchozí verze vyhledávání, jsme psali v novince Vyhledávání v údajích IS MU.

29. září 2010

Dokumentový server integrovaný do Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) našel další využití. Masarykova univerzita nyní prostřednictvím této užitečné aplikace sbírá habilitační práce a zároveň o nich na stejném místě eviduje posudky a další relevantní dokumenty v habilitačním řízení. Základem Dokumentového serveru je obecný standardizovaný nástroj správce souborů, jehož služby jsou podobné oblíbeným filemanagerům (např. Windows Commander aj.).

Obr. 1: Dokumentový server - složka s habilitačními pracemi.

Správce souborů (Dokumentový server) je komplexní aplikace umožňující ukládat, vytvářet a spravovat rozličné typy dokumentů. Navíc poskytuje sofistikované nástroje umožňující například nastavení přístupových práv k jednotlivým souborům či složkám, automatickou tvorbu PDF (a TXT) souborů či zprostředkovává služby softwaru pro odhalování plagiátů. Správce souborů prostupuje celým Informačním systémem MU. V největší míře se využívá pro ukládání uživatelských dokumentů - zmiňme například: studijní materiály k předmětům, závěrečné práce studentů, webové prezentace uživatelů, Úschovna pro ukládání velkých souborů a v neposlední řadě rozličné dokumenty jednotlivých fakult a pracovišť (Dokumentový server). O masovém používání Dokumentového serveru představu jistě dokreslí statistiky. K 1. září 2010 bylo v datovém úložišti IS MU uloženo 26 715 768 souborů o celkové kapacitě 4,4 TB.

Nespornou výhodou zveřejňování habilitačních prací prostřednictvím IS MU je jejich dostupnost. Práce jsou veřejně přístupné, a tudíž si jejich obsah může zobrazit kdokoliv. Zároveň je spolu s pracemi veden i spis, který je přístupný pouze habilitační komisi. Všechny relevantní dokumenty jsou tedy přehledně pospolu a snadno dohledatelné. Jak je vidět, použití Dokumentového serveru je všestranné a stále se nachází další možnosti uplatnění této užitečné aplikace vytvořené vývojovým týmem IS MU.

Habilitační práce naleznete v Dokumentovém serveru IS MU ve složce Rektorát → Habilitační práce.

10. září 2010

Součástí Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je agenda Kontakty (Kontaktní údaje), která eviduje telefonní seznamy, označení kanceláří, budovy, e-mailové adresy pracovníků a další informace. Umožňuje také podávat žádosti o změnu těchto údajů. V rámci této agendy mohou uživatelé například vyhledávat osoby dle různých kritérií, vytvářet telefonní seznamy nebo vstupovat do Registru budov a místností. V nedávné době byla aplikace Výběr osob, která je součástí agendy pro práci s kontaktními údaji, doplněna o možnost importování již připraveného seznamu osob.

Uživatelé IS MU aplikaci Výběr osob ocení v případech, kdy potřebují hromadně oslovit určitou skupinu lidí prostřednictvím e-mailu. Cílovou skupinu mohou definovat dle nejrůznějších kritérii, jako jsou např. externisté vybraných pracovišť, studenti podle oboru, učitelé vyučující v určité místnosti a podobně.

Obr. 1: Vytváření seznamu osob a jeho import do IS MU.

Nová funkce Import osob a studií ze souboru dává uživatelům IS MU možnost sestavit si svůj vlastní seznam osob a v podobě textového souboru jej přímo nahrát do aplikace. Tuto funkci lze také jednoduše kombinovat s funkcí Export seznamu vybraných osob do souboru - s vyexportovaným souborem uživatel pracuje (např. v Excelu) a připravený soubor může následně importovat zpět do aplikace.

K posílání hromadných e-mailů je však zapotřebí přistupovat s velkou rozvahou a pečlivě zvážit, zdali je informace takového charakteru, že musí být sdělena právě e-mailem. IS MU totiž poskytuje svým uživatelům i jiné informační kanály. Pro zprávy určené velkému počtu odběratelů slouží především Vývěska. Hromadné e-maily často vnímají uživatelé jako nevyžádanou poštu (tzv. spam). Zprávy tohoto typu pak adresáti ignorují a nečtou nebo si přímo stěžují na odesílatele, kterému pak hrozí omezení přístupu do této aplikace.

Aplikaci Import seznamu osob uživatel IS MU nalezne v Osobní administrativa → Kontakty → Výběr osob pro rozeslání dopisů, export seznamu, import seznamu → Import osob a studií ze souboru do nového seznamu osob a studií.

10. září 2010

Aplikaci Dril jsme představili již loni příspěvkem „Dril - opakujme méně, vybavme si více“ a „Rozcestník k aplikaci Dril“. Od počátku se Dril těší oblibě uživatelů Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU), o čemž svědčí statistika (autentizováno). K dnešnímu dni je v IS MU více než 940 učebnic a učilo se z nich více jak 10 650 uživatelů.

Připomeňme si, k čemu Dril je a jak se používá
Dril je aplikace, která pomáhá uživateli při učení slovíček, termínů a jiných memorovacích jednotek. Počítač uživateli předkládá např. cizí slovíčka, která uživatel v duchu či nahlas překládá. Svou odpověď potom porovnává se správným řešením a svou znalost hodnotí. Na základě hodnocení „jak dobře správnou odpověď uživatel znal“ aplikace počítá čas, kdy předloží dané slovíčko uživateli znovu tak, aby si ho co nejlépe a nejrychleji zapamatoval.

A co je v Drilu nového?
Novou možností v této aplikaci je nastavování přístupových práv k učebnicím. Zatímco dříve mohl autor volit pouze mezi tím, zda se z učebnice chce učit sám, nebo zda ji zveřejní všem uživatelům IS MU, nyní smí nastavit:

• kdo (od konkrétních osob po všechny přihlášené v IS MU) a jak dlouho se z učebnice může učit,
• kdo do učebnice smí importovat kartičky,
• kdo bude učebnici spravovat (např. upravovat přístupová práva).

IS MU tak pokračuje ve své tradici nabízet uživatelům široké spektrum možností nastavení a nechává na nich, aby si aplikaci přizpůsobili svým potřebám. Studenti mohou například společně nezávisle na sobě tvořit jednu učebnici a učitelé mohou omezovat skupinu osob, která má k učebnici přístup (např. pokud jsou v učebnici zpracované materiály od jiných autorů, je vhodné přístup k ní omezit jen pro studenty předmětu). Vyjmenované příklady využití Drilu nejsou samozřejmě konečné a je na kreativitě a cíli každého uživatele, jak možností této aplikace využije.

Výukový nástroj Dril „neusíná na vavřínech“ a vývojový tým IS MU pracuje a rozšiřuje jeho funkcionality (i na základě podnětů, které se scházejí v autentizovaném diskusním fóru „Dril: vše o agendě pro opakování s prodlevami“).
Více informací o Drilu se čtenář dozví na rozcestníku Elportálu.
Uživatel IS MU nalezne podrobnosti k aplikaci v Nápovědě: Osobní administrativa → Nápověda → Dril - učení s prodlevami nebo Osobní administrativa → Nápověda → Dril - tvorba a úprava vlastní učebnice.

10. září 2010