Deníček: Co je nového v IS MU? - Blogy

V souvislosti se zaváděním nové verze spisové služby v IS MU jsme v těchto dnech zapnuli funkci pro automatické generování souborů ve formátu PDF/A, který slouží pro archivaci elektronických dokumentů. Změna se týká pouze agend napojených na spisovou službu, tzn. Poplatky za studium, Uznávání předmětů, Evidence zahraničních stáží a všech agend Úřadovny včetně např. Doplňkového zpřístupnění rozhodnutí.

Všechny soubory, které jsou nyní vloženy do výše uvedených agend, budou mít nově vložený další soubor ve formátu PDF/A, který je zobrazen pod ikonkou souboru typu PDF s malým modrým A: .

Výhodou tohoto formátu je, že lépe zajišťuje archivaci daného dokumentu pro budoucí použítí. Oproti běžnému PDF však může mírně modifikovat vizuální zobrazení dokumentu, proto jsme původní PDF zachovali beze změny.

Pro běžné uživatele se tedy nic nemění. I nadále doporučujeme používat běžné formáty dle potřeby. Pouze v případě exotických souborů, které nelze otevřít v původním formátu, formát PDF/A může pomoci k načtení takového souboru. Podobně jako formát PDF je možné i PDF/A otevřít ve všech běžných aplikacích pro čtení PDF, například programem Adobe Reader.

Hlavní důvod pro tuto změnu je legislativní. MU musí v tomto formátu uchovávat a archivovat všechny elektronicky evidované dokumenty. IS tuto povinnost nyní zajišťuje automaticky.

Dovolujeme si informovat o změně v agendě Studijní - Evidence studia.
Zde dosud bylo možné editovat údaj Rok přijetí jako samostatně uváděný
rok. Nyní na tomto místě IS vypisuje údaj Rok nástupu. Tento údaj
není možné editovat a míní se jím rok, kdy má studium první aktivní
stav (zápis ke studiu).

Změna byla motivována zrušením nadbytečné evidence Rok přijetí.
Roky, kdy byl student přijat, a kdy následně nastoupil, se totiž
dají odvidit z průběhu stavu studia, a proto je nevhodné je
evidovat duplicitně.

Kvôli rozšíreniu sortimentu dát zbieraných pre celoštátnu matriku vznikla nová
agenda na evidenciu študijných pobytov študentov MU v zahraničí. Ak má študent v
priebehu štúdia stav 51, zahraničná stáž, je potrebné mu k takémuto priebehu
doplniť údaje o študijnom pobyte, pričom najdôležitejší je štát univerzity, kde
sa pobyt koná. Toto doplnenie sa dá urobiť buď v aplikácii na evidenciu štúdia
alebo v novo vzniknutej aplikácii na evidenciu študijných pobytov. V oboch
prípadoch je daný priebeh možné napojiť na nejaký už založený pobyt v minulosti,
alebo založiť pobyt nový.

V případě, že došlo při vyplácení stipendií k chybnému vyplacení částky z dané
zakázky, umožňuje nově agenda Stipendia opravit účetní zakázku zpětne. Oprava se
provádí u jednotlivých výplat na základě podkladů z ekonomického oddělení. Tato
funkce lépe umožní mimo jiné evidovat stav již vyplacených stipendií na dané
zakázce jmenovitě prímo v IS MU, neboť zaručuje uchování stejných údajů o
vyplacených stipendiích v IS MU i v účetnictví.