IS MU: Výroční zpráva 2002

K 31. prosinci 2002 eviduje Informační systém MU 75.254 osobních záznamů, hesla má vydáno 43.851 aktivních uživatelů. Pravidelně se systémem pracuje 21.353 osob, 26.110 osob alespoň někdy k systému v roce 2002 přistoupilo. 1113 osob se prezentuje pod klíčovými slovy, podle nichž je lze vyhledat. Celkem 19.114 osob si přečetlo nějakou zprávu na Vývěsce, 5.498 lidí si během roku 2002 potvrdilo v IS evidované osobní údaje jako zcela správné.

Použití nástrojů informačního systému pro studijní evidenci se stalo samozřejmostí na všech fakultách MU. Evidence a správa studia prostřednictvím IS MU byla institucionalizována v novém univerzitním předpisu - studijním řádu.

Souhrnné údaje

• Počet přístupů v roce 2002: 53.964.276
• Maximální počet různých přihlášených uživatelů v jednom dni: 9849
• Maximální počet otevřených stránek systému v jednom dni: 423.786
• Maximální dosažená propustnost serveru: 50.000 vyřízených požadavků za hodinu
• Celkový počet skriptů (jednotlivých programů) systému: 711
• Údaje se evidují v celkem asi 651 databázových tabulkách a asi 50 kategoriích
• Počet publikačních záznamů: 353.301 (z toho vykazovaných pro RIV: 30.654)
• Počet dotazů zodpovězených na kontaktní adrese: přibližně 1.200
• Celková doba, po kterou nebyl server přístupný: cca 50 hodin (z toho 46 hodin plánované odstávky, 4 hodin výpadky)

Použitá technologie

V roce 2002 došlo k plánovanému posílení databázového serveru (na Sun Microsystems Sun Fire V880 se čtyřmi 750MHz procesory typu UltraSparc III, 8GB operační paměti a šesti 32GB interními disky připojených technologií FibreChannel), databázového software (Oracle Database) i aplikačních strojů (v současné době jsou aplikace prováděny na klastru šesti strojů PC AMD Athlon XP 2400+ s 1GB operační paměti). Toto posílení mělo za cíl kopírovat nárust počtu požadavků prováděných uživateli v běžném provozu, kde se ukazuje jako dostačující. Nesnaží se však zamezit uměle vyvolaným přetížením, které jsou způsobovány různými formami soutěže o lukrativní zdroje (jako například zapisované předměty či zkušební termíny s nízkou kapacitou možných přihlášených studentů).

V polovině roku došlo rovněž k dalšímu posílení zálohování dat a celého systému. V současné době jsou data zabezpečena proti jakémukoliv zničení (včetně úplného fyzického zničení živelnou katastrofou) již s možností snadnějšího kompletního obnovení, než tomu bylo v minulosti. Byly přidány další úrovně zálohování systému.

Vývojový tým IS MU rovněž pracuje na nových technologiích, které by mohly umožnit snadnější distribuci masívní uživatelské zátěže technickými prostředky. Během roku 2002 došlo k úspěšnému sestavení možného prototypového řešení a zahájení dílčích testů.

Vývoj a provoz

Vývojová práce se v roce 2002 soustředila na rozsáhlou agendu elektronických přihlášek ke studiu a na všechny návaznosti přijímacího řízení. Další novou agendou s celouniverzitním využitím je anonymní studentská anketa hodnotící kvalitu výuky. Průběžně pokračuje podpora studijních oddělení.

Přijímací řízení

Jedna z nejrozsáhlejších agend Informačního systému IS MU. Umožňuje komplexní zpracování e-přihlášky vložené uchazečem o studium, editační nástroje pro děkanáty školy i exportní/importní aplikace pro zpracování údajů v jiných systémech (např. po opsání papírových přihlášek najatou firmou). Aplikace realizované v průběhu roku 2002 zahrnují

• Editační a prezentační aplikace pro sběr textových informací o vypisovaných oborech, export do celostátní databáze
• Nástroj pro výběry skupin přihlášek podle nejruznějších kritérií
• Párování přihlášek a plateb za manipulační poplatky pro potřeby finanční účtárny
• Obecná exportovací aplikace pro přenos vybraných skupin informací k dalšímu zpracování (Excel, tisk), hromadný import některých údajů zpět do IS MU
• Hromadný tisk evidenčních přebalů na přihlášky
• Agendu přijímacích zkoušek - definice částí zkoušek pro jednotlivé obory, definice zkušebních termínů, zařazení přihlášek k termínům (včetně kontrol duplicitních přihlášek a překrývajících se zkoušek)
• Evidence a zveřejňování výsledků zkoušek uchazečům
• Statistiky a rozbory výsledků pro přezkumná řízení
• Převod přijatých uchazečů do informačního systému

Do elektronicky zpracovatelné podoby se podařilo převést nejrůznější evidenční požadavky různých oborů (sbírané rubriky, výběrové vlastnosti, ap.). Elektronickou přihlášku v tomto prvním běhu přijímacího řízení využilo přes deset tisíc uchazečů, což představuje jednu čtvrtinu podaných přihlášek. Všichni uchazeči (i ti s papírovými přihláškami) získali internetový přístup k informacím o rozvržení zkoušek a zejména o výsledcích přijímacího řízení.

Pro školu znamená přechod na elektronické zpracování přijímacího řízení ušetření administrativy děkanátů (uchazeč plní přihlášku sám a dále je s ním možno levněji komunikovat elektronickou poštou) a propagaci MU jako moderní instituce mezi širokou veřejností. Kromě toho centrální sběr přináší také lepší kvalitu dat - uchazeči mohou během půl roku přijímacího řízení aktualizovat své osobní údaje a jejich výsledky zkoušek mohou být použity v pozdějších statistikách.

Anketa

Ke konci roku byl spuštěn první běh předmětové ankety, ve které se studenti mají možnost vyjádřit ke kvalitě výuky jimi studovaných předmětů. Anketa je anonymní, nicméně prostředí IS MU dovoluje zaručit, že odpovídá pouze ten, kdo předmět má skutečně zapsaný. Studenti mohou odpovídat i opakovaně (průběžně během semestru, mění-li se jejich názory), systém však při zachování anonymity odpovědí vyhodnocuje, kolik dotázaných osob skutečně odpovědělo.

Elektronický sběr odpovědí umožňuje snadno zpracovat potřebné statistiky a srovnání. Student se může na připravené škále vyjádřit k předmětu jakožto celku a k jednotlivým jeho vyučujícím, hodnotí se v pěti otázkách obtížnost, zajímavost, srozumitelnost výuky, přístup vyučujícího a literatura k předmětu. Po skončení sběru jsou statistické přehledy odpovědí zveřejněny. Lze také uvést volný textový komentář, který je dostupný pouze učiteli.

Podpora studijních oddělení

Filozofie budování Informačního systému MU sleduje dvě priority: využít dostupnost Internetu pro masové komunikace v rámci školy (aplikace užitečné pro tisíce uživatelů) a využít centrálně sbíraných dat pro podporu a kontrolu často velmi složitých podmínek prostupného studia na velké škole. Na konci roku 2002 lze konstatovat, že drtivá většina nástrojů pro studijní oddělení je již realizována, probíhají neustálá vylepšení a změny (kvůli změnám ve stylu práce, vnějším evidenčním pokynům, kterým se škola podřizuje ap.). K rozsáhlejším změnám patří implementace přílohy Statutu MU upřesňující pravidla pro výběr poplatků za studium. Podle nové specifikace umožňuje IS MU nyní stanovit výši poplatku s ohledem na studijní program a dobu studia či zcela individuálně.

Průběžným úkolem je implementace studijního a zkušebního řádu. Jedná se vesměs o přidávání kontrolních mechanismů pro studenty (podmínky pro přechod do dalšího semestru, podmínky využití opravných termínů) tak, aby byly automaticky kontrolovatelné. Proces spěje k postupnému sjednocování struktury studijních programů, které následně umožní elektronickou kontrolu průchodu studiem (kontrola podmínek pro získání diplomu).

Podpora prostupného studia

Je žádoucí, aby si studenti MU volně zapisovali kursy z celé nabídky školy a aby se snižoval počet kursů s obdobným obsahem (realizovaných na různých fakultách). To vede k administrativním těžkostem bez IS MU neřešitelným. V roce 2002 byla pokusně sjednocena nabídka sportovních kursů pro celou školu a realizována souběžná registrace všech zájemců. (Dosud bylo obvyklé dělit kursy pro jednotlivé fakulty, bez dokonalého ohledu na skutečnou poptávku.)

Volné zapisování předmětů bez řazení studentů do povinných ročníkových plánů vede k boji studentů o lukrativní kapacitně omezené předměty. IS MU kursy rozděluje formou časové soutěže, což vede k přetížením systému v době, kdy soutěž probíhá. Během roku 2002 proběhla rozsáhlá analýza možných řešení problému - rozdělování kapacitně přetížených kursů (a seminárních skupin či zkušebních termínů) jinými způsoby, na základě studijních výsledků. Přejde-li škola na tuto metodu, vyžádá si to přepracování celé řady aplikací; výsledkem by však bylo odstranění uživatelského nepohodlí v době opakovaných zátěží.

Graf využití Informačního systému MU za rok 2002

Celkový počet autentizovaných přístupů po jednotlivých měsících: