ZÁKLADNÍ PRAVIDLA PRO FINANCOVÁNÍ PUBLIKACÍ – ZAMĚSTNANECKÝCH DĚL NA ESF MU Úvod: Naše potřeba dostát závazným pravidlům poskytovatelů dotací či jiných veřejných prostředků nás vede k nutnosti formulovat základní pravidla pro nejobvyklejší formy financování a prodeje publikací - zaměstnaneckých děl - na ESF MU. Funkci primárního nakladatelství pro naši fakultu plní Nakladatelství MU. Odůvodněné požadavky na publikování u jiného nakladatele než Nakladatelství MU je třeba řešit individuálně s Oddělením pro akademické záležitosti, vědu, výzkum a doktorské studium a v souladu se Směrnicí MU 10/2013 Duševní vlastnictví na MU. Diagram možností, které mohou nastat v rámci publikační činnosti HS: Při plánování zdrojů financování nákladů souvisejících s vydáním publikací je nutné nejprve velmi pečlivě posoudit prvotní záměr. Tzn. odpovědět na otázku, co je cílem vydání publikace. Diagram zobrazuje tyto možnosti: var. 1 - publikace je plánovaným a povinným výstupem daného dotačního projektu a není počítáno s komerčním prodejem daného díla (bezplatná distribuce); var. 2 - publikace je plánovaným a povinným výstupem daného projektu a následně je rozhodnuto, že dílo má komerční využití a bude nabídnuto k prodeji (dotisk[1]); var. 3 - již od prvního okamžiku je publikace určená výhradně k prodeji. Podrobněji k jednotlivým variantám: Varianta 1) Publikace je výsledkem činnosti autora v rámci zaměstnaneckého poměru na MU a je zároveň splněním podmínek řešení grantu, projektu, či jiného úkolu. Publikace nejsou určeny k prodeji! V papírové podobě budou vydávány pouze „povinné“ výtisky, které zahrnují: - 5 ks dle zákona do pevně určených knihoven - 1 ks archiv MU - 1 ks archiv NaMU - 1 ks archiv DOI - 1 ks prezentace na veletrzích - 1 ks grafik (navrhovatel obálky) - 2 ks každý autor u monografie / 1 ks každý autor u sborníku - počet ks určených pro knihovnu ESF bude řešen individuálně s vedoucím SVI - 1 ks každý recenzent Zároveň s vydáním „povinných“ výtisků bude publikace vystavena v elektronické podobě na stránkách NaMU/ESF - tím se splní povinnost prezentace díla pro širokou veřejnost v souvislosti s financováním vytvoření díla z veřejných prostředků (tzv. Open Access). Náklady na vznik díla jsou financovány z konkrétní účelové dotace (tzn. z VEŘEJNÝCH zdrojů). Dotace nemusí nutně pokrýt veškeré náklady na vznik publikace. Je nutné ověřit, zda je možné do způsobilých nákladů zahrnout veškeré náklady (vedle osobních nákladů např. i náklady na tisk, překladatelské práce, grafické práce, sazbu, recenzní posudky, dopravu apod.). V případě, že ne, je nutné z podmínek dotace zjistit, zda je umožněno kofinancování těchto nákladů z jiných veřejných zdrojů nebo je nutné zajistit neveřejný zdroj. Konkrétní zdroj pak určí ekonomické oddělení ESF. U faktur nebude uplatňován nárok na odpočet DPH, které bude zároveň uznatelným nákladem vůči účelové dotaci. Varianta 2) Vydání publikace je výsledkem řešení konkrétního dotačního projektu a následně je rozhodnuto, že publikace má komerční využití a bude nabídnuta k prodeji. Množství dotisků určených k prodeji se bude odvíjet od odhadu poptávky po předmětném díle a od kalkulace prodejní ceny - bude konzultováno s NaMU. Zároveň bude v tomto kroku splněna nabídková povinnost pro 19 knihoven v ČR. Náklady i výnosy budou účtovány na NEVEŘEJNÉ zdroje (např. činnost 1590). Prodejní cena se bude odvíjet od následující kalkulace: - náklady na tisk, dopravu a další relevantní náklady dotisku - kalkulováno na 1 ks určený k prodeji - režie fakulty 20% - zisk ve výši min 5% - DPH v zákonné výši - rabat 50% U faktur bude uplatňován plný nárok na odpočet DPH. Účtování na sklad bude prováděno dle dosavadních postupů. Bude probíhat pravidelná revize prodaných výtisků a zásob na skladě po uplynutí 1 roku od data vydání a následně vždy v jednoletých cyklech. O stažení publikace z prodeje rozhoduje na návrh ekonomického oddělení ediční rada. Neprodejné publikace budou přeúčtovány k tíži katedry, která vydání knihy požadovala, a to ve výši skladové ceny. Zdrojem financování bude dle dalšího využití publikací buď NEVEŘEJNÝ zdroj (např. dar) nebo neúčelový VEŘEJNÝ zdroj (publikace bude využita k bezplatnému šíření v rámci běžné činnosti katedry). Ke skladové ceně bude připočteno DPH dokladem o použití – v případě přeúčtování na veřejný zdroj (např. příspěvek na vzdělávací činnost) či neveřejný zdroj, kde není možné uplatnit nárok na odpočet DPH, je nutné provést dodanění. Varianta 3) Již od prvopočátku je plánované pouze komerční využití předmětného díla. Veškeré náklady a následně i výnosy (tj. budoucí tržby) jsou účtovány na NEVEŘEJNÝ zdroj (např. činnost 1590). Vzhledem k časovému nesouladu mezi vznikem nákladů a následnými tržbami z prodeje publikace (tzn. realizací výnosů) je nutné, aby fakulta na bankovním účtu disponovala dostatečným objemem NEVEŘEJNÝCH finančních prostředků k „předfinancování“ nákladů, aby nedocházelo k dočasnému použití jiných účelových/neúčelových veřejných peněz. V průběhu vzniku publikace jsou náklady účtovány standardním způsobem, přičemž k 31.12. každého roku je nutné proúčtovat vzniklé náklady na výnosový účet aktivace nedokončené výroby. Do kalkulace ceny jsou započítány: - veškeré relevantní přímé náklady, vč. mzdových nákladů, nákladů na materiál, ostatní služby (recenzní řízení, sazba, tisk, doprava apod.); - režie fakulty 20% - zisk min. 5% - DPH v zákonné výši - rabat 50% U faktur bude uplatňován plný nárok na odpočet DPH. Bude probíhat pravidelná revize prodaných výtisků a zásob na skladě po uplynutí 1 roku od data vydání a následně vždy v jednoletých cyklech. O stažení publikace z prodeje rozhoduje na návrh ekonomického oddělení ediční rada. Neprodejné publikace budou přeúčtovány k tíži katedry, která vydání knihy požadovala, a to ve výši skladové ceny. Zdrojem financování bude dle dalšího využití publikací buď NEVEŘEJNÝ zdroj (např. dar) nebo neúčelový VEŘEJNÝ zdroj (publikace bude využita k bezplatnému šíření v rámci běžné činnosti katedry). Ke skladové ceně bude připočteno DPH dokladem o použití – v případě přeúčtování na veřejný zdroj (např. příspěvek na vzdělávací činnost) či neveřejný zdroj, kde není možné uplatnit nárok na odpočet DPH, je nutné provést dodanění. ________________________________ [1] dotiskem je myšleno vydání původní publikace dalším nákladem, nikoliv aktualizované vydání