Manuál hodnoceného zaměstnance k aplikaci EVAK v IS MU (únor 2019) str. 2/ 9 Obsah 1 ÚVOD....................................................................................................................................................................3 2 APLIKACE EVAK..................................................................................................................................................3 3 VÝBĚR ETAPY HODNOCENÍ...................................................................................................................................4 4 VYPLŇOVÁNÍ PODKLADOVÝCH ÚDAJŮ PRO HODNOCENÍ......................................................................................5 4.1 Kontrola a vyplňování hodnot k jednotlivým indikátorům ....................................................................6 4.2 Uložení a uzavření záznamu...................................................................................................................7 5 ZÁZNAM O HODNOCENÍ ZAMĚSTNANCE ...............................................................................................................8 KONTAKTY ...............................................................................................................................................................9 1 Úvod str. 3/ 9 1 Úvod Aplikace EVAK je podpůrnou aplikací pro hodnocení pracovního výkonu zaměstnanců MU. Lze ji přitom využít ve všech fázích hodnoticího procesu – zajišťuje sběr, základní vyhodnocení i uchování dat potřebných pro hodnocení. Vedoucím pracovišť (jakožto hodnotitelům) tak umožňuje získat kvalitní podklady pro hodnoticí pohovory se zaměstnanci. Hodnocení zaměstnanců MU upravuje směrnice MU č. 5/2017 Hodnocení zaměstnanců. Směrnice stanovuje obecnou metodiku, základní pravidla a průběh interního hodnocení zaměstnanců. EVAK primárně nabízí možnost sběru informací o výkonu akademických pracovníků ve všech hlavních oblastech jejich pracovního výkonu (oblast pedagogiky, vědecko-výzkumné činnosti, ale i oblast organizačních aktivit přínosných pro univerzitu). Hodnotitel si sám (popř. dle pokynů vedení fakulty) volí kritéria (indikátory), která chce pro potřeby hodnocení zaměstnanců využít, příp. může vytvořit i indikátory vlastní. Aplikace EVAK pak k těmto indikátorům sesbírá dostupná data a provede příp. také jejich základní vyhodnocení dle aspektů zvolených vedoucím pracoviště (např. výše pracovního úvazku, pracovní pozice, významnost indikátoru). Hodnocený zaměstnanec i hodnotitel přitom mají možnost každý vygenerovaný údaj upravit či okomentovat. Neopomenutelnou částí hodnocení zaměstnanců jsou však také některé „nevyčíslitelné“ údaje (např. celkové zhodnocení pracovního výkonu a plnění stanovených cílů v kontextu osobních podmínek zaměstnance, zhodnocení postupu jeho kvalifikačního rozvoje, dodržování norem MU, ale také stanovení pracovních úkolů pro následující období). Aplikace EVAK však umožňuje i tyto informace evidovat a uchovávat. Aplikace EVAK však v žádném případě nemůže nahradit osobní práci hodnoceného zaměstnance a hodnotitele. Stěžejním bodem v procesu hodnocení zaměstnanců je vždy individuální osobní schůzka hodnotitele s hodnoceným zaměstnancem, při které může hodnotitel využít podkladů, které mu tato aplikace nabízí. Po uskutečnění této schůzky a doplnění všech potřebných dat a komentářů má hodnotitel také možnost v aplikaci EVAK vygenerovat Záznam o hodnocení zaměstnance. Záznam o hodnocení zaměstnance je po odsouhlasení hodnoceným zaměstnancem založen do jeho osobního spisu ve Spisové službě a následně přenesen do osobního spisu zaměstnance v Magionu. 2 Aplikace EVAK Hodnocení zaměstnanci přistoupí k aplikaci EVAK v IS MU přes záložku Personální – Moje údaje → Evaluace akademické činnosti (EVAK): viz odkaz https://is.muni.cz/auth/pers/. Odkaz na aplikaci EVAK je v IS MU přístupný pouze zaměstnancům, kteří jsou zařazeni v některé etapě hodnocení, u které je začátek sběru dat starší než aktuální datum a čas (tzn. odkaz se zobrazí poprvé v den, kdy začne sběr dat k první etapě hodnocení, do které je zaměstnanec zařazen). Hodnocení zaměstnanci jsou vedoucím zaměstnancem informováni o vyhlášené etapě hodnocení, resp. o termínu sběru dat potřebných pro hodnoticí pohovor. Každý zaměstnanec má v aplikaci EVAK přístupné pouze vlastní údaje pro hodnocení. Údaje vyplňované v EVAK může hodnocený zaměstnanec v době sběru dat libovolně průběžně ukládat 3 Výběr etapy hodnocení str. 4/ 9 a vracet se k nim. Po skončení období sběru podkladových údajů již zaměstnanec může své údaje pouze číst, nikoliv editovat. 3 Výběr etapy hodnocení Hodnocenému zaměstnanci se po vstoupení do aplikace EVAK nabízí na výběr etapy hodnocení (viz Obrázek 1): o Aktivní etapy – pro pracoviště fakulty zvolené v pravém horním rohu stránky, na kterém má uživatel úvazek, se zobrazují etapy hodnocení, do kterých je zařazen. Jedná se o etapy, jejichž sběr dat právě probíhá a zaměstnanec může vyplňovat své hodnocení. o Dříve vyplněné etapy – v rámci fakulty zvolené v pravém horním rohu stránky se zobrazují všechny etapy hodnocení, které uživatel dříve vyplnil. Jedná se o etapy, jejichž sběr dat byl již ukončen a zaměstnanec nemůže editovat své hodnocení, pouze ho může číst. Obrázek 1 Zaměstnanec vybere příslušnou etapu hodnocení a výběr potvrdí tlačítkem „Vybrat“ (pro vyplňování formuláře hodnocení vybere zaměstnanec aktivní etapu). Při výběru etapy se zobrazuje název dané etapy; doba sběru dat; období, za které se údaje hodnotí a pracoviště, pro které je etapa zavedena. Uvedená doba sběru dat je obdobím, po které mohou zaměstnanci své hodnocení vyplňovat. V době mimo určené období sběru dat může zaměstnanec svůj záznam otevírat pouze pro čtení, není mu umožněno provádět v něm změny. 4 Vyplňování podkladových údajů pro hodnocení str. 5/ 9 4 Vyplňování podkladových údajů pro hodnocení V záhlaví svého formuláře hodnocení vidí zaměstnanec název a popis dané etapy hodnocení s dalšími doplňujícími informacemi: termín sběru dat; pracoviště, za které jsou hodnoty indikátorů načítány; období, za které jsou hodnoty indikátorů načítány; pracoviště, jehož zaměstnanci jsou do daného hodnocení zařazeni. Vedle jména a uča hodnoceného zaměstnance je rovněž uveden jeho úvazek na hodnoceném pracovišti. Zaměstnanec rovněž vidí průběh vyplňování záznamu má tak k dispozici přehledné informace o tom, v jaké fázi je jeho hodnocení, kdy došlo k poslednímu kroku a které kroky je ještě třeba učinit. Zaměstnanec ve svém formuláři hodnocení dále vidí jednotlivé indikátory, které zvolil jeho vedoucí pro hodnocení a které jsou rozděleny do 5 záložek podle hodnocených oblastí (pedagogika, věda, organizační, osobní, závěrečné zhodnocení). Hodnoty většiny indikátorů generuje IS (ty hodnocený pracovník zkontroluje a dle potřeby zadá vlastní hodnotu), v některých případech musí zaměstnanec hodnotu indikátoru doplnit sám (povinně musí vyplnit záložku Závěrečné zhodnocení, Obrázek 2). Obrázek 2 V záznamu zaměstnance lze u aktuálně probíhajícího hodnocení, především pro srovnání pracovního výkonu a kontrolu plnění zadaných úkolů v rámci předchozích hodnocení, jednoduše zobrazit seznam všech etap hodnocení v EVAK, do kterých byl hodnocený zaměstnanec v minulosti zařazen a přímý odkaz na ně, a to pomocí záložky „Předchozí hodnocení“. 4 Vyplňování podkladových údajů pro hodnocení str. 6/ 9 4.1 Kontrola a vyplňování hodnot k jednotlivým indikátorům U jednotlivých indikátorů se ve formuláři objevují následující údaje (Obrázek 2): o Automaticky spočítaná hodnota (ISem) – hodnota je zobrazena u každého ISem generovaného indikátoru. o Pracovníkem zadaná hodnota – pole, do kterého zaměstnanec může uvést vlastní hodnotu, kterou považuje za správnou v případech, kdy: a) se jedná o indikátor, jehož výsledek není možné generovat z IS, b) zaměstnanec nesouhlasí s ISem spočítanou hodnotou (pokud hodnotitel při nastavování etapy hodnocení zadávání vlastních hodnot nezakázal). V každém případě je při zadání vlastní hodnoty nutné vyplnit „Komentář hodnoceného pracovníka“, kde zaměstnanec popíše, co všechno do vlastní hodnoty započítal. o Komentář hodnoceného pracovníka – zde zaměstnanec vyplňuje svůj komentář, pokud: a) se jedná o indikátor, který nelze generovat z IS (zaměstnanec zde popíše, co všechno do vlastní hodnoty započítal), b) zaměstnanec nesouhlasí s ISem spočítanou hodnotou (zaměstnanec zde popíše, co všechno do vlastní hodnoty započítal), c) zaměstnanci nastaly v hodnoceném období relevantní důvody, které výrazně ovlivnily jeho pracovní výkon u daného indikátoru (např. dlouhodobá nemoc apod.) a které chce zaměstnanec u konkrétního indikátoru zmínit (tyto důvody lze obecně ve vztahu k vlastnímu celkovému výkonu v hodnoceném období uvést také na záložce Závěrečné zhodnocení). o Komentář vedoucího pracovníka – hodnocený zaměstnanec smí údaje v tomto poli pouze číst, nikoliv editovat (údaje jsou dostupné, pouze pokud již vedoucí pracovník své komentáře k danému záznamu uložil). o Rozepsat – u indikátorů s ISem generovanými hodnotami aplikace zobrazí podrobný rozpis údajů, které vedly k výpočtu hodnoty generované ISem (např. seznam započítaných přednášek). Hodnocený zaměstnanec projde své záznamy na záložkách Pedagogika, Věda, Organizační, Závěrečné zhodnocení a doplní potřebné údaje. Na záložce Závěrečné zhodnocení pak zaměstnanec vyplňuje celkové zhodnocení svého výkonu v uplynulém roce, (vč. otázek odborného rozvoje a kariérního růstu) a vyplní též své plány na další období (Obrázek 3). Vyplnění komentářů na záložce Závěrečné zhodnocení je povinné. 4 Vyplňování podkladových údajů pro hodnocení str. 7/ 9 Obrázek 3 4.2 Uložení a uzavření záznamu Doplněné údaje na záložkách musí zaměstnanec vždy uložit (Obrázek 3). Má dvě možnosti: o Průběžně uložit – zadané údaje se průběžně uloží a zaměstnanec se může k editaci formuláře vracet. o Uzavřít záznam pro editaci – záznam se uloží a nelze jej dále editovat. Záznam proto neuzavírejte, dokud nebudete spokojeni s vyplněním všech potřebných údajů na všech záložkách. V době sběru dat dané etapy hodnocení může zaměstnanec svůj finálně uzavřený záznam znovu otevřít a doplnit případné úpravy. Použije k tomu tlačítko „Znovu otevřít“, které se mu v době 5 Záznam o hodnocení zaměstnance str. 8/ 9 probíhajícího sběru dat v dané etapě po uzavření záznamu nabízí. Po úpravě zaměstnanec opět uzavře záznam pro editaci. O každém uzavření záznamu pro editaci musí být informován hodnotitel, a pokud tedy hodnocený zaměstnanec má zájem znovu otevřít záznam, který dříve uzavřel, informuje o této skutečnosti svého vedoucího. Pokud už záznam finálně uzavřel i hodnotitel (po doplnění vlastních komentářů k výkonu hodnoceného zaměstnance), nemá hodnocený zaměstnanec již možnost záznam znovu otevřít ani v případě, že období sběru dat ještě neskončilo. Po uzavření záznamu pro editaci provede hodnotitel s hodnoceným osobní hodnoticí pohovor, doplní do EVAK své komentáře a stanoví úkoly pro zaměstnance na další období. 5 Záznam o hodnocení zaměstnance Po provedení osobního hodnoticího pohovoru doplní hodnotitel do formuláře hodnocení své zhodnocení zaměstnancova výkonu v uplynulém roce a stanoví jeho úkoly pro příští období. Záznam o hodnocení zaměstnance obsahuje hlavičku se základními údaji: o Název etapy hodnocení o Datum sběru dat o Hodnocené pracoviště o Hodnocené období o Datum a čas vygenerování protokolu o Jméno a učo hodnoceného zaměstnance o Pracovní úvazek hodnoceného zaměstnance v počtu hodin týdně o Pracovní zařazení hodnoceného zaměstnance o Jméno a učo hodnotitele Dále jsou v protokolu podrobně rozepsány všechny hodnocené indikátory (řazeny podle jednotlivých hodnocených oblastí pedagogika / věda / organizační / osobní. Pokud má indikátor číselné vyjádření, je u něj zobrazena automaticky spočítaná hodnota (ISem) a hodnota zadaná zaměstnancem: o Automaticky spočítaná hodnota (ISem) – hodnota indikátoru, která je spočítána z údajů generovaných ISem. o Pracovníkem zadaná hodnota – hodnota, kterou zadal zaměstnanec. o Pokud byly u indikátorů vyplněny komentáře hodnoceného zaměstnance či hodnotitele, jsou uvedeny rovněž. V závěrečné části protokolu jsou uvedena celková zhodnocení výkonu hodnoceným i vedoucím zaměstnancem a plány a úkoly zaměstnance pro další období (ze záložky Závěrečné zhodnocení). V případě, že budou výstupy hodnocení stvrzované vlastnoručním podpisem, vygeneruje se po finálním uzavření hodnotitelem i hodnoceným pracovníkem Záznam o hodnocení zaměstnance ve formátu *.pdf. Vytištěný a podepsaný dokument je následně předán na personální oddělení příslušného hospodářského střediska a založen do osobního spisu zaměstnance. V případě nesouhlasu hodnoceného zaměstnance se závěry hodnocení vyznačí tento svůj nesouhlas přímo v záznamu o hodnocení a spor bude postoupen k řešení vedoucímu hospodářského střediska, příp. jím pověřené osobě. Kontakty str. 9/ 9 Pokud hodnotitel určí, že celý proces hodnocení, včetně schvalování Záznamu o hodnocení zaměstnance, bude probíhat pouze elektronicky, je po finálním uložení jeho stanoviska k hodnocení zaměstnance a jeho cílům pro příští období automaticky vygenerován e-mail, ve kterém je hodnocený zaměstnanec vyzván k vyjádření svého ne/souhlasu se závěry vedoucího. V tomto e-mailu nalezne hodnocený zaměstnanec přímý odkaz do EVAK, kde bude mít na záložce Závěrečné zhodnocení k dispozici pole pro vlastní vyjádření k výsledkům hodnocení (Obrázek 4). V případě nesouhlasu hodnoceného se závěry hodnocení musí hodnocený zaměstnanec toto pole vyplnit povinně a odůvodnit zde svůj nesouhlas. Obrázek 4 Poté, co zaměstnanec vyjádří souhlas/ nesouhlas se závěrem hodnocení a plánem činnosti na další období, je hodnocení uzavřeno. Zaměstnanci je doručen automaticky vygenerovaný e-mail s informací o uzavření hodnocení a odkazem na Záznam o hodnocení. Po uzavření hodnocení se výsledný Záznam o hodnocení zaměstnance automaticky přenese do osobního spisu zaměstnance ve Spisové službě a následně je přenesen do osobního spisu v Magionu. Poté již zaměstnanec ani hodnotitel nemohou záznam otevřít pro editaci, i když období sběru dat neskončilo. Kontakty V případě technických problémů se můžete obrátit na svého fakultního IS-technika. Dále je pro každou fakultu Masarykovy univerzity stanoven jeden koordinátor pro tuto agendu. Aktuální kontakty naleznete na webových stránkách Odboru pro akademické záležitosti.