Manuál vedoucího zaměstnance
(hodnotitele) k aplikaci EVAK v IS MU
(duben 2019)
Úvod str. 2/30
Obsah
ÚVOD ..............................................................................................................................................................................3
PRÁVA A PŘÍSTUP K APLIKACI EVAK.............................................................................................................................4
1 Přidělení práv k aplikaci EVAK...........................................................................................................................4
2 Přístup k aplikaci EVAK ......................................................................................................................................6
FÁZE PŘÍPRAVY ETAPY HODNOCENÍ V APLIKACI EVAK.................................................................................................6
3 Nastavení parametrů hodnocení – založení etapy hodnocení......................................................................7
3.1 Založení nové etapy hodnocení ....................................................................................................................................7
3.1.1 Postup založení centrální etapy hodnocení pro podřízená pracoviště ............................................................7
3.1.2 Postup založení etapy hodnocení pro své podřízené pracovníky..................................................................10
3.1.3 Kopírování dříve vytvořených etap hodnocení..................................................................................................14
3.1.4. Editace uložených etap hodnocení....................................................................................................................15
3.2 Zvolení indikátorů hodnocení.......................................................................................................................................16
3.2.1 Vytvoření vlastního indikátoru..............................................................................................................................18
3.3 Stanovení vah indikátorů..............................................................................................................................................19
3.3.1 Základní údaje pro stanovení vah indikátorů.....................................................................................................19
3.3.2 Předvolené koeficientové funkce ........................................................................................................................20
3.3.3 Doplňující informace .............................................................................................................................................21
4 Sběr údajů a jejich vyhodnocení......................................................................................................................22
4.1 Sběr údajů pro hodnocení – souhrnné údaje ............................................................................................................22
4.2 Další funkčnosti aplikace..............................................................................................................................................23
4.3 Sběr údajů pro hodnocení – výsledky jednotlivých zaměstnanců ..........................................................................24
4.4 Záznam o hodnocení zaměstnance............................................................................................................................26
4.4.1 Výstupy hodnocení stvrzované vlastnoručním podpisem................................................................................26
4.4.2 Výstupy hodnocení schvalované elektronicky...................................................................................................27
4.4.3 Nesouhlas hodnoceného se závěry hodnocení................................................................................................27
POKROČILÉ FUNKCE APLIKACE – IMPORT A SPRÁVA EXTERNĚ SPOČÍTANÝCH HODNOT.............................................28
KONTAKTY ....................................................................................................................................................................29
PŘÍLOHA 1 .......................................................................................................................................................................30
Seznam notifikačních e-mailů .................................................................................................................................................30
Úvod str. 3/30
Úvod
Aplikace EVAK je podpůrnou aplikací pro hodnocení pracovního výkonu zaměstnanců MU1
. Lze ji
přitom využít ve všech fázích hodnoticího procesu – zajišťuje sběr, základní vyhodnocení
i uchování dat potřebných pro hodnocení zaměstnanců. Vedoucím pracovišť (jakožto hodnotitelům)
tak umožňuje získat kvalitní podklady pro hodnoticí pohovory se zaměstnanci. Aplikace EVAK je
primárně určena pro potřeby hodnocení akademických pracovníků na fakultách MU, nicméně ji lze
využít i při hodnocení ostatních zaměstnanců všech součástí MU2
. Hodnocení zaměstnanců MU
upravuje směrnice MU č. 5/2017 Hodnocení zaměstnanců. Směrnice stanovuje obecnou metodiku,
základní pravidla a průběh interního hodnocení zaměstnanců.
EVAK primárně nabízí možnost sběru informací o výkonu akademických pracovníků ve všech
hlavních oblastech jejich pracovního výkonu (oblast pedagogiky, vědecko-výzkumné činnosti,
ale i oblast organizačních aktivit přínosných pro univerzitu). Hodnotitel si sám (popř. dle pokynů
vedení fakulty) volí kritéria (indikátory), která chce pro potřeby hodnocení zaměstnanců využít, příp.
může vytvořit i indikátory vlastní.
Aplikace EVAK pak k těmto indikátorům sesbírá dostupná data a provede příp. také jejich základní
vyhodnocení dle zvolených aspektů, které mají na hodnocení zaměstnanců vliv (např. výši
pracovního úvazku, pracovní pozici, významnost indikátoru), a to pomocí upravitelných vah
jednotlivých indikátorů. Hodnocený zaměstnanec i hodnotitel přitom mají možnost každý
vygenerovaný údaj upravit či okomentovat.
Kromě informací o výkonu jednotlivých zaměstnanců v dílčích kritériích je tak ve výsledku hodnotiteli
k dispozici také sumární přehled výkonu všech osob hodnoceného pracoviště, který tak umožňuje
získat jednoduché srovnání výkonu jednotlivců jak v číselné, tak i grafické podobě (výsledná data
lze rovněž exportovat do Excelu).
Neopomenutelnou částí hodnocení zaměstnanců jsou také některé „nevyčíslitelné“ údaje (např.
celkové zhodnocení pracovního výkonu a plnění stanovených cílů v kontextu osobních podmínek
zaměstnance, zhodnocení postupu jeho kvalifikačního rozvoje, dodržování norem MU, ale také
stanovení pracovních úkolů pro následující období). Aplikace EVAK umožňuje i tyto informace
evidovat a uchovávat.
Aplikace EVAK však v žádném případě nemůže nahradit osobní práci hodnotitele. Stěžejním
bodem v procesu hodnocení zaměstnanců je vždy individuální osobní schůzka hodnotitele
s hodnoceným zaměstnancem, při které může hodnotitel využít podkladů, které mu tato aplikace
nabízí. Po uskutečnění této schůzky a doplnění všech potřebných dat a komentářů má hodnotitel
také možnost v aplikaci EVAK vygenerovat Záznam o hodnocení zaměstnance. Záznam
o hodnocení zaměstnance je po odsouhlasení hodnoceným zaměstnancem založen do jeho
osobního spisu ve Spisové službě a následně přenesen do osobního spisu zaměstnance v Magionu.
1
Především akademických zaměstnanců a dalších zaměstnanců s vysokoškolským vzděláním, kteří nejsou akademičtí
pracovníci a podílí se na vzdělávací, výzkumné a vývojové činností podle definice Kariérního řádu Masarykovy
univerzity, a dále administrativních zaměstnanců MU. Akronym EVAK vznikl ze spojení EValuace AKademiků.
2
Pro zestručnění a zjednodušení textu bude v celém dokumentu užíváno pouze rozlišení na fakulty a katedry (nikoli ještě
součásti MU, odbory, oddělení atd.).
Práva a přístup k aplikaci EVAK str. 4/30
Práva a přístup k aplikaci EVAK
1 Přidělení práv k aplikaci EVAK
S aplikací EVAK může jako hodnotitel pracovat pouze osoba, která má v IS přidělené právo e_evak,
příp. e_evak_vyjadreni.
Právo e_evak – majitel tohoto práva může v aplikaci EVAK vytvářet a editovat etapy hodnocení
podřízených zaměstnanců. Právo je přidělováno vedoucímu zaměstnanci pro konkrétní pracoviště
(katedra, ústav, celá fakulta). Oprávnění přidělovat právo e_evak má vedoucí hospodářského
střediska daného pracoviště, případně jím pověřená osoba.
Upozornění:
Aplikace poskytuje přístup k citlivým osobním údajům, a z toho důvodu je na místě vysoká
opatrnost při šíření přístupových práv. Vedoucí zaměstnanec by tak např. měl získat práva vždy
pouze na jemu podřízené pracoviště a neměl by mít možnost nahlížet do záznamů jiných osob na
fakultě. Nevhodné je také např. poskytovat přístup do systému běžnému administrativnímu zázemí
(sekretářky apod.), protože tím se vystavujete nebezpečí úniku osobních údajů a následných pokut
apod.
Právo e_evak_vyjadreni – majitelem tohoto práva je vedoucí hospodářského střediska, případně
jím pověřená osoba, která do procesu hodnocení vstupuje v případě, kdy hodnocený zaměstnanec
nesouhlasí s uvedenými závěry hodnocení a stanoveným plánem na další období. V takovém
případě může majitel práva e_evak_vyjadreni vstoupit do záznamu zaměstnance a doplnit do
systému své vyjádření. Právo je automaticky přiděleno vedoucímu příslušného hospodářského
střediska, který má oprávnění toto právo přidělit dalším osobám (nutným předpokladem pro přidělení
práva e_evak_vyjadreni je již dříve přidělené právo e_evak).
Pro přidělení práv e_evak a e_evak_vyjadreni se využívá aplikace v IS MU – Přístupová práva.
Do této aplikace lze vstoupit následujícími způsoby (Obrázek 1):
• přímo z úvodní stránky Osobní administrativy v ISu pomocí záložky „Systém“ v levém sloupci
a dále odkliknutím názvu aplikace „Přístupová práva“,
• zadáním názvu aplikace „Přístupová práva“ do vyhledávače v IS a rozkliknutím odkazu s tímto
názvem.
Práva a přístup k aplikaci EVAK str. 5/30
Obrázek 1
Dále se v aplikaci „Přístupová práva“ vybere z roletky „Přidat právo dalším subjektům“ právo e_evak
nebo právo e_evak_vyjadreni a zvolí se tlačítko „Vybrat“ (Obrázek 2)
Obrázek 2
V posledním kroku se definuje, komu („Subjekt“) bude uděleno právo e_evak nebo právo
e_evak_vyjadreni a pro jaké pracoviště („Objekt“ – zatrhnout možnost „zaměstnanci“) se bude toto
právo udělovat (v Obrázku 3 je např. uvedeno 1431 – tedy celá Přírodovědecká fakulta, dle číselníků
pracovišť lze zvolit jakékoli podpracoviště dané fakulty). Po odkliknutí pole „Dohledat subjekt
a objekt“ je pro kontrolu vypsána konkrétní systémem dohledaná osoba a pracoviště. Dále je nutné
upřesnit rozsah práv, tedy zda budou udělena práva pouze pro čtení („r“), nebo i pro zápis („w“). Po
výběru je nutné záznam uložit (vše Obrázek 3). Po uložení je přístupové právo e_evak nebo právo
e_evak_vyjadreni nastaveno.
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 6/30
Obrázek 3
2 Přístup k aplikaci EVAK
Vedoucí zaměstnanci přistoupí k aplikaci EVAK v IS MU v sekci Studium → Manažerská data, kde
jsou k dispozici 2 základní odkazy na jednotlivé aplikace, které budou při hodnocení využívat:
• EVAK – Vytvoření / úprava etapy hodnocení pracovníků
https://is.muni.cz/auth/management/evak_etapa_hodnoceni.pl
• EVAK – Sběr údajů pro hodnocení pracovníků
https://is.muni.cz/auth/management/evak_hodnoceni_etapy.pl
Dále lze rozkliknout rozbalovací nabídku: „Pokročilá manipulace s aplikacemi EVAK“, která
zobrazí nabídku dalších aplikací (ty však při standardním způsobu hodnocení nebude hodnotitel
využívat).
• EVAK – Vytvoření seznamu indikátorů
https://is.muni.cz/auth/management/evak_seznam_indikatoru.pl
• EVAK – Stanovení vah indikátorů
https://is.muni.cz/auth/management/evak_koeficientove_funkce.pl
• EVAK – Import a správa externě spočítaných hodnot
https://is.muni.cz/auth/management/evak_import_hodnot.pl
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK
i. Založení etapy hodnocení se základními parametry.
ii. Doplnění nebo úprava indikátorů, které budou při hodnocení použity.
iii. Zvolení vah indikátorů (nepovinné).
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 7/30
iv. Sběr údajů a jejich vyhodnocení.
3 Nastavení parametrů hodnocení – založení etapy hodnocení
Pro každé hodnocení zaměstnanců je nutné založit zvláštní etapu hodnocení dle následujícího
postupu:
• Etapu lze založit jako zcela novou nebo je možné využít možnosti zkopírovat již dříve
vytvořenou etapu hodnocení, jejíž parametry pak může hodnotitel pro potřeby nového
hodnocení upravit dle potřeby.
• Hodnotitel dále vyplní základní údaje o etapě hodnocení (např. identifikační údaje, období
sběru údajů, hodnocené období, výběr pracoviště).
• K etapě hodnocení přiřadí hodnotitel zaměstnance, kteří budou v rámci této etapy hodnoceni.
• Hodnotitel zvolí indikátory, tedy kritéria, která chce pro potřeby hodnocení zaměstnanců využít.
• Fakultativně lze přiřadit jednotlivým indikátorům váhy, které zpřesní výsledné hodnoty daných
indikátorů
3.1 Založení nové etapy hodnocení
Aplikace EVAK umožňuje založit:
a) centrální etapu hodnocení pro podřízená pracoviště – pro případ, že se fakulta rozhodne
nastavit některá společná pravidla pro hodnocení zaměstnanců na svých vybraných pracovištích –
např. stanovení jednotného období, ve kterém bude hodnocení probíhat, výběr společných
základních indikátorů nebo nastavení vah společných indikátorů apod. Vedoucí zaměstnanci
jednotlivých pracovišť poté musí tyto společné parametry respektovat, ovšem zároveň mohou
upravovat / doplňovat některé parametry další (např. přidat pro své pracoviště další relevantní
indikátory). Do centrální etapy hodnocení není nutné zahrnout všechna pracoviště, a je tedy např.
také možné založit více centrálních etap se zahrnutím různých pracovišť (např. vždy s jiným
relevantním výběrem indikátorů apod.).
b) etapu hodnocení pro své podřízené pracovníky – typicky pro případ, že fakulta ponechá
rozhodování na vedoucích zaměstnancích jednotlivých pracovišť. Ti pak volí období pro hodnocení
zaměstnanců, indikátory atd. zcela dle svého uvážení (příp. dle pokynů vedení fakulty).
Upozornění:
Etapu je třeba založit s dostatečným časovým předstihem tak, aby měl hodnotitel dostatek času
správně nastavit všechny parametry dané etapy a zároveň včas informoval hodnocené
zaměstnance o termínu sběru a vyhodnocování údajů hodnocení (doporučeno je s nastavováním
etapy začít alespoň 14 dní předem).
Etapu nelze založit či editovat v den zahájení hodnocení a později (vždy alespoň jeden den
dopředu).
3.1.1 Postup založení centrální etapy hodnocení pro podřízená pracoviště
Centrální etapa slouží k vytvoření etap hodnocení pro vybraná podřízená pracoviště. Centrální
etapa se nevytváří za účelem přímého hodnocení zaměstnanců, ale pro nastavení společných
pravidel pro hodnocení zaměstnanců na více svých vybraných pracovištích (viz výše).
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 8/30
Pro každé zahrnuté pracoviště bude v aplikaci automaticky založena samostatná etapa hodnocení
podřízená etapě centrální se společnými pravidly. Vedoucí zaměstnanci jednotlivých
podřízených pracovišť pak mohou v rámci své podřízené etapy hodnocení provádět některé
úpravy – např. přidávat další indikátory a jejich váhy, nemají ale možnost měnit údaje
přednastavené centrální etapou (např.: Vedení fakulty vytvoří centrální etapu pro všechna pracoviště
fakulty, kde zvolí 20 indikátorů s různými vahami. Vedoucí konkrétního pracoviště tedy musí tyto
indikátory a váhy v rámci hodnocení svých zaměstnanců respektovat, ovšem k těmto
přednastaveným údajům může podle svého uvážení přidat další indikátory s různými vahami
s ohledem na specifika svého pracoviště).
Centrální etapu může vedoucí zaměstnanec založit pouze pro pracoviště (a jeho podpracoviště), na
které má nastaveno právo e_evak.
V sekci „Základní údaje o etapě hodnocení“ hodnotitel vyplní (Obrázek 4):
• název etapy (povinný údaj)
• název etapy anglicky (nepovinný údaj)
• popis etapy (nepovinný údaj)
• popis etapy anglicky (nepovinný údaj)
• hodnocení probíhá od – do (povinný údaj) – hodnotitel zvolí termín sběru podkladů potřebných
pro hodnoticí pohovor. Po zahájení sběru etapy může hodnotitel etapu editovat již jen omezeně
a je proto vhodné ji založit s dostatečným předstihem pro případné úpravy!
• roletu „Zakládám“ (povinný údaj), kde zvolí možnost „centrální etapu hodnocení pro podřízená
pracoviště“
• „Hodnocené pracoviště“ (povinný údaj), tedy pracoviště, která budou do této etapy hodnocení
zařazena. Při zakládání centrální etapy hodnocení je nutné zvolit minimálně 2 pracoviště. Nabízí
se pouze pracoviště, na které má hodnotitel právo e_evak.
Po zvolení tlačítka „Vybrat“ se v případě správně vyplněných údajů objeví v horní části aplikace
informace „Základní údaje o etapě byly vyplněny správně, nyní vyplňte doplňující informace
k hodnocení“.
Obrázek 4
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 9/30
V dalším kroku v sekci „Upřesnění kritérií hodnocení“ (Obrázek 5) vybere vedoucí zaměstnanec
období, za které se mají indikátory vyhodnocovat. Výběr období je povinný a bude závazný pro
všechny podřízené etapy. V oblasti pedagogiky se údaje vyhodnocují za semestry v daném roce,
v případě vědy za kalendářní rok a v případě sledování osobního, pracovního a sociálního chování
zaměstnance se volí období od–do odpovídající ostatním zvoleným obdobím (tj. např. hodnocení
roku 2014 probíhá v oblasti pedagogické činnosti za jarní semestr 2014 a podzimní semestr 2014,
v oblasti vědy probíhá hodnocení za kalendářní rok 2014, v oblasti zaměřené na osobní, pracovní
a sociální chování zaměstnance probíhá hodnocení také za kalendářní rok 2014).
V této sekci je nutné dále zvolit pomocí rolety „Sledované pracoviště“, tj. pracoviště, která mají být
zahrnuta pro výpočet hodnot indikátorů u zaměstnanců hodnoceného pracoviště (např. zda brát
při hodnocení v úvahu práci odvedenou zaměstnanci i pro jiná pracoviště fakulty či celé MU).
Zvolené pole „Sledované pracoviště“ bude závazné pro všechny podřízené etapy.
Hodnotitel dále určí, zda budou výstupy hodnocení zvolených podpracovišť schvalovány
elektronicky nebo vlastnoručním podpisem hodnotitele i hodnoceného. V případě elektronického
schvalování bude Záznam o hodnocení zaměstnance automaticky uložen do elektronického
osobního spisu zaměstnance ve Spisové službě a následně přenesen do osobního spisu v Magionu.
Tištěné Záznamy o hodnocení zaměstnance budou podepsány hodnotitelem i hodnoceným
zaměstnancem a následně uloženy do fyzického osobního spisu zaměstnance na příslušném
personálním oddělení. Hodnotitel má možnost zde také nastavit, jak často má zájem být informován
(automaticky zasílanými e-maily) o souhlasu hodnoceného pracovníka s výsledky hodnocení
(možnosti nastavení: neodesílat, ihned po vyjádření souhlasu zaměstnance, 1x denně, 1x týdně)
(Obrázek 5).
Obrázek 5
Hodnotitel uloží zvolené parametry dané etapy hodnocení kliknutím na tlačítko „Založit novou etapu
hodnocení“. Po uložení se zobrazí informační hláška s přehledem podřízených pracovišť
zařazených do hodnocení.
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 10/30
Tato pracoviště se po založení centrální etapy hodnocení také zobrazí níže na stránce v sekci
„Pracoviště zahrnutá do hodnocení“ (Obrázek 6). Podřízená pracoviště zde lze rozkliknout
a pomocí zde uvedeného odkazu lze přejít přímo do konkrétní podřízené etapy hodnocení pro
vybrané pracoviště. Tento odkaz lze rovněž později (po nastavení požadovaných indikátorů a vah)
zaslat vedoucím příslušných pracovišť před samotným hodnocením, aby měli možnost přidat další
indikátory dle svého uvážení apod.
Obrázek 6
Po úspěšném založení centrální etapy hodnocení se v dolní části obrazovky zobrazí sekce
„Indikátory a váhy indikátorů“, ve které vedoucí zaměstnanec může přiřadit všem podřízeným
etapám společné povinné indikátory a jejich váhy (kapitoly 3.2. a 3.3. manuálu).
3.1.2 Postup založení etapy hodnocení pro své podřízené pracovníky
Novou etapu může hodnotitel založit pouze pro pracoviště, na které má nastaveno právo e_evak.
V sekci „Základní údaje o etapě hodnocení“ hodnotitel vyplní (Obrázek 7):
• název etapy (povinný údaj)
• název etapy anglicky (nepovinný údaj)
• popis etapy (nepovinný údaj)
• popis etapy anglicky (nepovinný údaj)
• hodnocení probíhá od – do (povinný údaj) – hodnotitel zvolí termín sběru podkladů potřebných
pro hodnoticí pohovor. Po zahájení sběru etapy může hodnotitel etapu editovat již jen omezeně
a je proto vhodné ji založit s dostatečným předstihem pro případné úpravy!
• roletu „Zakládám“ (povinný údaj), kde zvolí možnost „etapu hodnocení pro své podřízené
pracovníky“
• „Hodnocené pracoviště“ (povinný údaj), tedy pracoviště, která budou do této etapy hodnocení
zařazena (nabízí se pouze pracoviště, na které má hodnotitel právo e_evak)
Po zvolení tlačítka „Vybrat“ se v případě správně vyplněných údajů objeví v horní části aplikace
informace „Základní údaje o etapě byly vyplněny správně, nyní vyplňte doplňující informace
k hodnocení“.
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 11/30
Obrázek 7
V dalším kroku v sekci „Upřesnění kritérií hodnocení“ (Obrázek 8) hodnotitel vybere období, pro
které se mají indikátory vyhodnocovat. Výběr období je povinný. V oblasti pedagogiky se údaje
vyhodnocují za semestry v daném roce, v případě vědy za kalendářní rok a v případě
sledování osobního, pracovního a sociálního chování zaměstnance se volí období od do (tj. např.
hodnocení roku 2014 probíhá v oblasti pedagogické činnosti za jarní semestr 2014 a podzimní
semestr 2014, v oblasti vědy probíhá hodnocení za kalendářní rok 2014, v oblasti zaměřené na
osobní, pracovní a sociální chování zaměstnance probíhá hodnocení také za kalendářní rok 2014).
Hodnotitel v této sekci dále zvolí pomocí rolety „Sledované pracoviště“ pracoviště, která mají být
zahrnuta pro výpočet hodnot indikátorů u zaměstnanců hodnoceného pracoviště (tj. zda brát při
hodnocení v úvahu práci odvedenou zaměstnanci pro jiná pracoviště fakulty či celé MU nebo jen
práci vykonanou pro hodnocené pracoviště).
Obrázek 8
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 12/30
V sekci „Pracovníci zařazení do sběru etapy“ jsou automaticky zaškrtnuti všichni přímí podřízení
zaměstnanci3
hodnotitele bez ohledu na jejich pracovní pozici, kteří mají úvazek na hodnoceném
pracovišti. Pro zařazení dalších zaměstnanců do hodnocení může hodnotitel využít výběry
(Obrázek 9):
• Zobrazit osoby pracující na dohodu (zobrazí se osoby pracující na DPP a DPČ v rámci
zvolených pracovišť)
• Zobrazit neakademické pracovníky (zobrazí se neakademičtí zaměstnanci zvolených pracovišť)
• Omezit na vedoucí pracovníky (zobrazí se pouze zaměstnanci, kteří mají v rámci vybraného
pracoviště a jeho podřízených pracovišť vedoucí funkci)
Obrázek 9
Do etapy konkrétního pracoviště není zařazován vedoucí zaměstnanec (který je v roli hodnotitele).
Vedoucí zaměstnanci jsou standardně hodnoceni v rámci zvláštní etapy, v odůvodněných případech
však lze i tyto osoby zařadit do etapy pracoviště zatržením.
Výběrem „individuální prodloužení etapy pro vybrané pracovníky“ může hodnotitel nastavit výjimku
vybraným zaměstnancům pro vyplňování sběru dat po uplynutí termínu pro ukončení sběru.
Zobrazí se všichni zaměstnanci zařazení do etapy hodnocení, k vybraným zaměstnancům hodnotitel
určí prodloužený termín sběru dat (Obrázek 10).
3
V případě, že jsou na hodnoceném pracovišti zaměstnanci s akademickým úvazkem, jsou automaticky zaškrtnuti. Pokud
na daném pracovišti nepracuje žádný akademický zaměstnanec, jsou automaticky zaškrtnuti všichni neakademičtí
pracovníci daného pracoviště.
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 13/30
Obrázek 10
Pro informaci hodnoceným o začátku sběru dané etapy lze zatrhnout pole „Automaticky upozornit
zařazené pracovníky na začátek sběru etapy“. Hodnocení budou v den zahájení sběru dat
o začátku etapy hodnocení informováni emailem, ve kterém naleznou přímý odkaz pro vstup do
aplikace hodnocení. Zároveň zde bude informace o termínu sběru dat od–do a o tom, že vyplněné
hodnocení v aplikaci EVAK je podkladem pro osobní pohovor s hodnotitelem.
Hodnotitel dále určí, zda budou výstupy hodnocení zvolených podpracovišť schvalovány
elektronicky nebo vlastnoručním podpisem hodnotitele i hodnoceného. V případě elektronického
schvalování bude Záznam o hodnocení zaměstnance automaticky uložen do elektronického
osobního spisu zaměstnance ve Spisové službě a následně přenesen do osobního spisu
zaměstnance v Magionu. Tištěné Záznamy o hodnocení zaměstnance budou podepsány
hodnotitelem i hodnoceným zaměstnancem a následně uloženy do fyzického osobního spisu
zaměstnance na příslušném personálním oddělení. Hodnotitel má možnost zde také nastavit, jak
často má zájem být informován (automaticky zasílanými e-maily) o souhlasu hodnoceného
pracovníka s výsledky hodnocení (možnosti nastavení: neodesílat, ihned po vyjádření souhlasu
zaměstnance, 1x denně, 1x týdně) (Obrázek 11).
Obrázek 11
Po zvolení všech potřebných parametrů hodnotitel založí etapu hodnocení kliknutím na tlačítko
„Založit novou etapu hodnocení“.
Po úspěšném založení etapy se v horní části obrazovky objeví informace „Nová etapa hodnocení
byla úspěšně založena“ i s odkazem na další krok, tj. možnost „Editovat seznam indikátorů“
(kapitola 3.2 manuálu). Níže na stránce vytvářené etapy hodnocení se rovněž po založení etapy
načte sekce „Indikátory a váhy indikátorů“, která slouží pro výběr indikátorů a jejich vah (Obrázek
12; kapitola 3.3 manuálu).
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 14/30
Obrázek 12
3.1.3 Kopírování dříve vytvořených etap hodnocení
Kromě možnosti vytvořit zcela novou etapu hodnocení lze v aplikaci využít možnosti zkopírovat již
dříve vytvořenou etapu hodnocení, jejíž parametry pak může hodnotitel pro potřeby nového
hodnocení upravit dle potřeby, tj. není nutné každý rok vytvářet nové etapy hodnocení krok za
krokem, ale stačí dříve vytvořenou etapu zkopírovat a pro nové hodnocení upravit jen potřebné údaje
(období hodnocení, zařazené zaměstnance/pracoviště, indikátory hodnocení apod.). Tento krok také
nahrazuje dřívější funkci zkopírování uloženého seznamu indikátorů do nově založené etapy.
Pro zkopírování etapy hodnocení zvolí hodnotitel v Manažerských datech odkaz „Vytvoření/úprava
etapy hodnocení pracovníků“ a následně v horní části stránky vybere možnost „Načíst nebo
zkopírovat existující etapu“ (Obrázek 13).
Obrázek 13
Systém pak hodnotiteli nabídne portfolio dříve vytvořených etap hodnocení (které byly vytvořeny v
rámci pracoviště, na které má hodnotitel nastaveno právo e_evak (tj. nejen těch, které vytvořil sám,
ale i těch etap, které např. vytvořil jeho předchůdce). Hodnotitel vybere etapu příkazem „Zkopírovat“
(Obrázek 14). Pro zjednodušení orientace v portfoliu dříve vytvořených etap je možné použít
zatržení některého z omezujících kritérií pro výběr (Moje etapy nebo Fáze hodnocení etapy).
Obrázek 14
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 15/30
Tímto krokem se do nově zakládané etapy předvyplní údaje z dříve vytvořené etapy (zkopírují
se základní údaje o etapě hodnocení, vyberou se stejné indikátory a jejich váhy). Hodnotitel může
základní údaje libovolně změnit. Po dokončení potřebných úprav hodnotitel uloží a zavede novou
etapu hodnocení kliknutím na tlačítko „Založit novou etapu hodnocení“ ve spodní části obrazovky.
Po uložení etapy je možné editovat sadu načtených indikátorů, hodnotitel může přidat jiné indikátory
a přiřadit jim nové váhy, jako je tomu u vytváření zcela nové etapy. Pokud jsou v rámci vývoje
aplikace EVAK upravovány stávající indikátory nebo vytvářeny indikátory nové, budou tyto změny
v etapách automaticky načteny. Hodnotitel bude při editaci indikátorů informován o tom, jaké
indikátory byly upraveny (přidány).
3.1.4. Editace uložených etap hodnocení
K vytvořené etapě hodnocení se zakladatel může vracet a dále ji průběžně upravovat, ovšem
pouze do okamžiku spuštění hodnocení zaměstnanců (tj. do data zadaného v poli „Hodnocení
probíhá od“). Editovat kompletně lze jen ty etapy, které dosud nemají zahájený sběr dat. Po
spuštění hodnocení zaměstnanců jsou možnosti editace již jen omezené (editovat lze pouze
základní identifikační údaje, tj. pole: Název etapy anglicky, Popis etapy česky, Popis etapy anglicky,
Hodnocení probíhá do. Nelze již např. měnit datum začátku sběru dat, výběr pracoviště
a zaměstnanců, zvolené indikátory a jejich váhy).
K založené etapě hodnocení se její zakladatel vrátí opět přes Manažerská data, volbou
„Vytvoření/úprava etapy hodnocení pracovníků“ a příkazem „Načíst nebo zkopírovat existující etapu“
(Obrázek 15).
Systém hodnotiteli nabídne portfolio dříve vytvořených etap hodnocení, které byly vytvořeny pro
pracoviště, na které má hodnotitel nastaveno právo e_evak (tj. nejen těch, které vytvořil sám, ale
i těch etap, které např. vytvořil jeho předchůdce). Pro zjednodušení orientace v portfoliu dříve
vytvořených etap je možné použít zatržení některého z omezujících kritérií pro výběr (Moje etapy
nebo Fáze hodnocení etapy). Hodnotitel si vybere příslušnou etapu hodnocení a vstoupí do ní
odkazem „Editovat“ (Obrázek 15).
Obrázek 15
V názvu etapy se ve výběrových roletách uloží údaje o tom, kdo etapu naposledy editoval (jméno
a datum a čas poslední editace).
Pokud hodnotitel edituje etapu podřízenou některé centrální etapě, nemůže editovat povinná pole
definovaná touto centrální etapou (tj. název, období sběru údajů, sledované období pro hodnocení
apod.), ale může některá pole doplňovat (např. indikátory a váhy indikátorů).
Hodnotitel uloží změny v etapě hodnocení kliknutím na tlačítko „Uložit změny v etapě hodnocení“ ve
spodní části obrazovky.
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 16/30
3.2 Zvolení indikátorů hodnocení
Podklady pro hodnocení zaměstnanců v aplikaci EVAK jsou vytvářeny na základě předem
definovaných indikátorů. K nově vytvořené etapě hodnocení na pracovišti s akademickými
pracovníky se automaticky přiřadí sada 25 indikátorů, kterou je možné dále upravovat. K nově
vytvořené etapě hodnocení pracoviště s neakademickými pracovníky se nepřiřadí žádný indikátor,
hodnotitel si požadované indikátory zvolí sám (případně zkopíruje a upraví při kopírování dříve
vytvořené etapy hodnocení nebo si vytvoří indikátory vlastní). Ne všechny připravené indikátory jsou
relevantní pro všechna pracoviště MU, a proto má vedoucí zaměstnanec možnost vybrat jen ty,
které považuje pro hodnocení svých zaměstnanců za smysluplné. Pro zvolení požadovaných
indikátorů využije hodnotitel nabízené odkazy už při samotném vytváření etapy nebo se k této
možnosti vrátí později (v Manažerských datech si hodnotitel vybere možnost „EVAK Vytvoření/úprava
etapy hodnocení pracovníků“, načte příslušnou etapu hodnocení a v sekci
„Indikátory a váhy indikátorů“ zvolí možnost „Editovat“ u pole „Indikátory“ (Obrázek 16).
Obrázek 16
Systém hodnotiteli následně nabídne všechny předdefinované indikátory, které může zvolit k použití
do své etapy hodnocení (zatržítkem „Použít indikátor“).
Pro usnadnění orientace při výběru indikátorů lze využít „Omezující kritéria pro výběr indikátorů“
(Obrázek 16). Při využití této možnosti se vždy zobrazí pouze ty indikátory, které vyhovují všem
zatrženým štítkům zároveň. Hodnotitel si mezi nimi zatržením pole „Použít indikátor“ vybere
indikátory, které hodlá pro hodnocení zaměstnanců využít a jakmile je s výběrem indikátorů dle
daných kritérií hotov, může zrušit zvolená zatržení pomocí tlačítka „Zrušit všechna omezující kritéria“
(indikátory vybrané k použití zůstávají zatrženy), případně zvolit kritéria jiná a pokračovat ve výběru
dalších indikátorů. Indikátory lze také hromadně vybrat, či zrušit jejich výběr pomocí odkazů
„Zatrnout/Zrušit použití všech indikátorů“ a „Zatrhnout/Zrušit zatržení všech viditelných indikátorů“
(Obrázek 17a).
V každém případě je však nutné výběr indikátorů závěrem uložit (tlačítko na konci stránky)!
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 17/30
Obrázek 17a, 17b
Aplikace EVAK umožňuje evidenci podkladů pro hlavní oblasti pracovního výkonu zaměstnanců:
oblast pedagogiky, vědeckého výkonu, manažersko/organizačních činností a oblast osobních
kompetencí. Jednotlivé indikátory jsou proto rozděleny do skupin, které svým zaměřením těmto
oblastem odpovídají (tj. skupina indikátorů, které se vztahují k pedagogické/ vědecké/ organizační
činnosti a dále k osobnímu, pracovnímu a sociálnímu chování zaměstnanců). Protože u některých
indikátorů není jejich zařazení vždy jednoznačné, může hodnotitel u každého z indikátorů tuto jeho
tematickou skupinu dle uvážení změnit podle toho, v jaké skupině si přeje indikátor vyhodnotit. Z
rolety „Skupina indikátoru“ si tedy v případě potřeby změní předvolenou oblast činností (Obr. 17a).
U indikátorů, jejichž hodnoty generuje IS, má hodnocený zaměstnanec implicitně povoleno
k indikátoru v případě potřeby uvést také vlastní hodnotu (která se později započítá do jeho
bodového výsledku). Pokud však vedoucí zaměstnanec trvá na hodnotách generovaných ISem,
může zaškrtnout možnost „Hodnocený zaměstnanec neuvádí (vlastní) číselnou hodnotu“. Tato
možnost se nenabízí u indikátorů, které se týkají výsledků studentského hodnocení a u indikátorů,
které nelze generovat z IS a ruční vyplnění se proto předpokládá – zůstává však stejně jako u všech
ostatních indikátorů možnost doplnit vlastní komentář.
U indikátorů, jejichž hodnoty nelze z IS generovat, se také nabízí možnost zatržení pole
„Hodnocený zaměstnanec neuvádí (vlastní) číselnou hodnotu“ (Obrázek 17b). Při zaškrtnutí
této možnosti nebudou vyplňující zaměstnanci u daného indikátoru nuceni zadat číselnou hodnotu,
ale budou vyplňovat pouze slovní komentář.
U každého indikátoru má hodnotitel k dispozici také textové pole „Volitelný komentář k indikátoru“
sloužící k individuálnímu zpřesnění popisu daného indikátoru (především pro indikátory, které
nelze generovat z IS, u kterých může hodnotitel upřesnit, co mají zaměstnanci do indikátoru
zahrnovat a co ne). Vyplněné pole je poté zobrazeno hodnocenému zaměstnanci. Je také možné
17a
17b
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 18/30
libovolně měnit výchozí pořadí indikátorů přiřazených k etapě v dané skupině, a to zadáním číselné
hodnoty požadovaného pořadí daného indikátoru do pole „Pořadí ve skupině“. Toto pořadí se odrazí
i ve vygenerovaných CSV souborech a při sběru dat.
Veškeré změny provedené při výběru indikátorů je potřeba vždy uložit kliknutím na tlačítko
„Uložit indikátory k etapě“ (k dispozici na konci stránky), jinak se v seznamu neprojeví. Po každém
uložení indikátorů k etapě se v horní části obrazovky zobrazí oznámení „Indikátory k etapě byly
úspěšně uloženy“ s nabídkou na další kroky v aplikaci EVAK − „Stanovení vah indikátorů“, návrat
k editaci etapy „Vytvoření/úprava etapy hodnocení pracovníků a „Sběr údajů pro hodnocení
pracovníků“.
3.2.1 Vytvoření vlastního indikátoru
Hodnotitel může dále k předdefinovaným indikátorům přidat také vlastní indikátory. Hodnoty těchto
vlastních indikátorů nelze generovat z IS a musí tedy být doplněny jednotlivými hodnocenými
zaměstnanci nebo mohou být importovány hromadně, pokud existuje jejich evidence v jiné databázi
(kapitola 4 manuálu). Zároveň může hodnotitel vytvořit i indikátory, ke kterým se hodnoty nebudou
doplňovat vůbec a hodnocený, příp. hodnotitel, doplní k dotčenému indikátoru pouze slovní
komentář (níže).
Pro založení nového indikátoru vyplní hodnotitel ve spodní části obrazovky v sekci „Vytvoření
vlastního indikátoru“ (Obrázek 18) název indikátoru, jeho popis a zařadí jej do zvolené skupiny
indikátorů (pedagogika/věda/organizační/osobní). Po zadání názvu indikátoru se automaticky
vygeneruje zkratka indikátoru, která je nezbytná pro účely generování dat do Excelu. Zkratku
vlastního indikátoru tedy nemusí hodnotitel vytvářet, ovšem může ji dle uvážení změnit.
Obrázek 18
Pomocí tlačítka „Vytvořit nový indikátor“ se nově definovaný indikátor zobrazí nad seznamem všech
indikátorů a přiřadí se automaticky k etapě. Výchozí pořadí tohoto vytvořeného indikátoru je jako
poslední v dané skupině indikátorů („Pořadí ve skupině 999“), lze je změnit zadáním číselné hodnoty
požadovaného pořadí daného indikátoru do pole „Pořadí ve skupině“ (Obrázek 18, 19).
Po vytvoření nového indikátoru je k němu automaticky přiřazen popisek „Nelze generovat z IS“.
Indikátor lze dále spravovat pomocí odkazu „Editovat“ případně „Smazat“ (Obrázek 19).
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 19/30
Aby mohl být vlastní indikátor později započítán do pomocného bodového hodnocení, musí být
číselně vyjádřitelný, např. počtem či pomocí navrhnuté číselné škály (např. zaměstnanec ohodnotí
výsledek od 1 – 10 nebo zaměstnanec označí jako hodnotu naplnění indikátoru 1 a nenaplnění
indikátoru jako 0). Pokud bude vlastní indikátor formulován pouze pro textovou odpověď bez
možnosti číselného vyplnění jeho hodnoty, nebude výsledek započítán do bodového hodnocení
(bude ovšem stejně jako všechny ostatní zvolené indikátory figurovat v záznamu o hodnocení
zaměstnance). V takovém případě hodnotitel zatrhne pole „Hodnocený zaměstnanec neuvádí
(vlastní) číselnou hodnotu“ (Obrázek 19).
Obrázek 19
3.3 Stanovení vah indikátorů
Po přiřazení indikátorů k dané etapě hodnocení může hodnotitel (nepovinně) nadefinovat různé váhy
jednotlivých indikátorů a přiřadit tak některým vyšší význam pro pomocné bodové vyhodnocení
výkonu zaměstnanců (není nutné definovat váhu u každého indikátoru, ale pouze u vybraných).
Upozornění:
Váhy indikátorů a následný bodový zisk za jednotlivé indikátory slouží pouze jako pomocný nástroj
pro základní orientaci hodnotitele v informacích o výkonu jednotlivých zaměstnanců. Samotní
zaměstnanci nemají k tomuto pomocnému bodovému hodnocení přístup a bodové hodnocení se
nijak nepromítne v závěrečném protokolu o hodnocení! Bodové výsledky jsou pouze orientačním
údajem pro hodnotitele a nelze je zaměnit s komplexním posouzením výkonu zaměstnanců.
3.3.1 Základní údaje pro stanovení vah indikátorů
Pro nastavení vah indikátorů vybere hodnotitel v Manažerských datech možnost „EVAK Vytvoření/úprava
etapy hodnocení pracovníků“, načte příslušnou etapu hodnocení a v sekci
„Indikátory a váhy indikátorů“ zvolí možnost „Editovat“ u pole „Váhy indikátorů“ (Obrázek 20),
případně také proklikem na „Stanovení vah indikátorů“ po úspěšném uložení indikátorů k etapě.
Obrázek 18
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 20/30
Pro přiřazení vah jsou hodnotiteli nabízeny dříve vybrané indikátory, a to již rozdělené do 4 záložek
podle hodnocených oblastí (pedagogika, věda, organizační, osobní).
Ke každému indikátoru jsou zobrazena tato data (Obrázek 21):
• Ve sloupci „Jméno“ se zobrazuje jméno zaměstnance a jeho učo.
• Ve sloupci „Hodnota“ se zobrazuje vypočtená hodnota indikátoru (ISem generovaná hodnota,
pokud taková existuje – pokud taková neexistuje, není zobrazeno žádné číslo).
• Ve sloupci „Podrobně“ lze kliknout na odkaz „rozepsat“, který v novém okně rozepíše detailní
informace ke všem ISem počítaným hodnotám indikátorů daného zaměstnance (např. výpis
jednotlivých přednášek apod.).
• Ve sloupci „Úvazek“ se zobrazuje součet velikosti úvazků akademického pracovníka na
vybraném pracovišti a všech jeho podpracovišť. Úvazek se uvádí v počtu hodin týdně.
• Sloupce „A, D, L, O, P, V“ obsahují informaci o pracovní pozici akademického pracovníka:
o A: nahradí se za 1, pokud je osoba asistent, jinak se zobrazí 0.
o D: nahradí se za 1, pokud je osoba docent, jinak se zobrazí 0.
o L: nahradí se za 1, pokud je osoba lektor, jinak se zobrazí 0.
o O: nahradí se za 1, pokud je osoba odborný asistent, jinak se zobrazí 0.
o P: nahradí se za 1, pokud je osoba profesor, jinak se zobrazí 0.
o V: nahradí se za 1, pokud je osoba výzkumný pracovník, jinak se zobrazí 0.
• Ve sloupci „Bodový výsledek“ se počítá výsledná přepočtená hodnota indikátoru, pokud jsou
u něj zadány váhy indikátorů (pokud váhy indikátorů nejsou stanoveny, výsledný bodový
výsledek je roven sloupci „Hodnota“).
Obrázek 19
3.3.2 Předvolené koeficientové funkce
U každého indikátoru má hodnotitel možnost vepsat koeficient, pomocí kterého se bude hodnota
indikátoru přepočítávat na body. Pokud hodnotitel do sloupce „Koeficient“ vyplní jen číslo (zde
případně s desetinnou tečkou), vynásobí se tímto číslem údaj ve sloupci „Hodnota“ a výsledek se
zobrazí ve sloupci „Bodový výsledek“.
Hodnotitel však může jako „Koeficient“ definovat rovněž složitější koeficientovou funkci.
Podrobná nápověda k zadávání těchto funkcí je dostupná přímo v aplikaci pro správu vah indikátorů.
Protože vytváření těchto funkcí není pro každého jednoduché, jsou hodnotiteli rovněž k dispozici
předvolené váhy indikátorů (v roletě „Přednastavení váhy indikátorů“). Výběrem přednastavených
vah indikátorů může hodnotitel zohlednit např. výši úvazku, pracovní pozici apod.:
• zohlednění úvazku – při výpočtu celkového výsledku daného indikátoru se zohledňuje výše
pracovního úvazku akademického pracovníka (funkce: H/U)
• zohlednění váhy indikátoru – při výpočtu celkového výsledku daného indikátoru se zohledňuje
váha indikátoru předvolenou hodnotou 10 („Výsledek“ indikátoru pak bude jeho „Hodnota“ krát
10)
• zohlednění pracovní pozice – při výpočtu celkového výsledku daného indikátoru se zohledňuje
pracovní pozice akademického pracovníka, nejvíce je zohledněna pozice profesora
a výzkumného pracovníka (funkce: H*(P*3+D*2+O*1+A*0.5+L*0.25+V*3))
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 21/30
• zohlednění úvazku a pracovní pozice – při výpočtu celkového výsledku daného indikátoru
se zohledňuje výše pracovního úvazku a zároveň i pracovní pozice akademického pracovníka
(funkce: (H/U)*(P*3+D*2+O*1+A*0.5+L*0.25+V*3))
• zohlednění úvazku a váhy indikátoru – při výpočtu celkového výsledku daného indikátoru se
zohledňuje výše pracovního úvazku a zároveň i váha indikátoru předvolenou hodnotou 10
(funkce: (H/U)*10)
• zohlednění pracovní pozice a váhy indikátoru – při výpočtu celkového výsledku daného
indikátoru se zohledňuje pracovní pozice akademického pracovníka a zároveň i váha indikátoru
předvolenou hodnotou 10 (funkce: H*(P*3+D*2+O*1+A*0.5+L*0.25+V*3)*10)
• zohlednění úvazku, pracovní pozice a váhy indikátoru – při výpočtu celkového výsledku
daného indikátoru se zohledňuje výše pracovního úvazku, pracovní pozice akademického
pracovníka a zároveň i váha indikátoru předvolenou hodnotou 10 (funkce:
(H/U)*(P*3+D*2+O*1+A*0.5+L*0.25+V*3)*10)
• zohlednění existence hodnoty indikátoru – při výpočtu celkového výsledku daného indikátoru
se zohledňuje výskyt duplicitních hodnot ve vybraném období. V případě jakékoli jiné hodnoty
indikátoru než 0, je výsledek 1. V případě, že je hodnota indikátoru 0, výsledek je také 0 (funkce:
e(H)).
Předvolené váhy indikátorů lze libovolně ručně upravovat dle potřeb hodnotitele, tj. např.
upravit u konkrétního indikátoru zvýhodnění pozice profesora více či méně, než je přednastaveno.
V případě použití předdefinovaných vah indikátorů se pole „Koeficient pro export do Excelu“, které
slouží pro potřeby generování CSV souboru pro Excel, vyplní automaticky. V případě zadání
vlastní váhy indikátoru nebo upravení přednastavené váhy indikátoru je ovšem potřeba
odpovídajícím způsobem upravit i pole „Koeficient pro export do Excelu“. Desetinná čísla musí být
v poli „Koeficient pro export do Excelu“ zadána s desetinnou čárkou (nikoli tečkou)!
Po zvolení váhy indikátorů použije hodnotitel pro výpočet bodů tlačítko „Přepočítat“ ve spodní části
obrazovky, po jehož stisknutí se přepočítají všechny zadané váhy indikátorů. Ve sloupci „Bodový
výsledek“ se tak zobrazí přepočítané údaje ze sloupce „Hodnota“ pomocí zadaných koeficientových
funkcí. Hodnotitel může dále upravovat nastavení vah pomocí tlačítka „Přepočítat“ a v okamžiku,
kdy je s nastavením spokojen, použije pro uložení tlačítko „Přepočítat a uložit koeficienty k etapě“
(Obrázek 22).
Obrázek 20
3.3.3 Doplňující informace
Pokud má hodnotitel zájem, umožňuje mu aplikace také vygenerovat CSV soubor pro Excel, ve
kterém si může odzkoušet různé váhy indikátorů a do aplikace už poté zadat a uložit až ty váhy, se
kterými je spokojen. Takový soubor vytvoří hodnotitel zaškrtnutím možnosti „Vytvořit CSV soubor
pro Excel“ umístěnou pod seznamem indikátorů a kliknutím na tlačítko „Přepočítat a uložit
koeficienty k etapě“ (Obrázek 22).
Aplikace dále umožňuje při vytváření vah indikátorů zobrazit podrobné údaje k hodnotám u ISem
generovaných indikátorů, a to u všech vybraných zaměstnanců. Zaškrtnutím možnosti „Podrobně
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 22/30
rozepsat, co bylo zahrnuto do indikátorů“ umístěnou pod seznamem indikátorů a kliknutím na tlačítko
„Přepočítat“ se k vybraným zaměstnancům vypíší podrobné údaje k ISem generovaným hodnotám.
Podrobný rozpis se neuplatní při výstupu do CSV souboru.
Po úspěšném přiřazení vah k indikátorům může hodnotitel pomocí Relevantních odkazů v dolní části
obrazovky přejít k další fázi hodnocení – tedy k samotnému sběru dat (odkazem „Sběr údajů pro
hodnocení pracovníků“), nebo do aplikace pro zakládání etapy (odkazem „Vytvoření/úprava etapy
hodnocení pracovníků“), případně se může vrátit do aplikace na přiřazení indikátorů (odkazem
„Vytvoření/úprava seznamu indikátorů“).
4 Sběr údajů a jejich vyhodnocení
1. Hodnocený zaměstnanec dodá vedoucímu zaměstnanci v průběhu doby určené pro sběr
dat požadované podkladové údaje, tj. vyplní požadovaná data v aplikaci Sběr údajů pro
hodnocení pracovníků. Zaměstnanec má také možnost přímo do aplikace hodnocení vložit
1 či více souborů v běžných formátech (*.doc, *.pdf, *.xlsx atd.) s doplňujícími informacemi
relevantními pro hodnocení.
2. Hodnotitel provede hodnoticí pohovory, které mají formu individuální schůzky s každým
hodnoceným zaměstnancem.
3. Závěry hodnocení jsou na konci hodnoticího pohovoru písemně zaznamenány v záznamu
o hodnocení. Hodnotitel má (obdobně jako hodnocený zaměstnanec) možnost k záznamu
o hodnocení přiložit soubory s doplňujícími informacemi relevantními pro hodnocení.
4. Závěrečný záznam o hodnocení odsouhlasí zaměstnanec i hodnotitel, a to buď
elektronicky, nebo vlastnoručním podpisem.
5. Případný nesouhlas s výsledky hodnocení vyjádří zaměstnanec přímo v písemném
záznamu o hodnocení a uvede zde také důvod svého nesouhlasu. V takovém případě je
věc postoupena k řešení vedoucímu příslušné součásti MU, případně jím pověřené
osobě.
Všechny výstupy hodnocení jsou založeny do osobního spisu zaměstnance. V případě
elektronického schvalování se výstupy hodnocení do osobního spisu zaměstnance ve Spisové
službě a personálním systému Magion přenášejí automaticky ihned po jejich odsouhlasení
hodnoceným zaměstnancem v aplikaci EVAK. Pokud je následně záznam znovu otevřen, upraven
a odsouhlasen, nový záznam se opět přenese do osobního spisu zaměstnance a přepíše dřívější
záznam.
4.1 Sběr údajů pro hodnocení – souhrnné údaje
Pro náhled na stav sběru údajů pro hodnocení využije hodnotitel nabízené odkazy v předchozích
krocích nebo se k této možnosti vrátí později (v Manažerských datech si hodnotitel vybere možnost
„EVAK – Sběr údajů pro hodnocení etapy“, kde vybere příslušnou etapu hodnocení). Hodnotiteli se
následně zobrazí stav vyplňování záznamů všech zaměstnanců zařazených do hodnocení daného
pracoviště. Zaměstnanci jsou zde řazeni do 2 kategorií:
• Seznam osob, které již hodnocení otevřely – v přehledové tabulce je uveden u každého
zaměstnance stav sběru údajů pro hodnocení včetně data každé operace,
• Seznam osob, které hodnocení k vybrané etapě dosud neotevřely – zaměstnanci, kteří ke
svému hodnocení v aplikaci EVAK zatím nepřistoupili.
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 23/30
Hodnotitel vidí u každého zaměstnance, který alespoň vstoupil do svého hodnocení (otevřel, i když
neuložil), celkový pomocný bodový výsledek za jednotlivé oblasti (pedagogika, věda, organizační,
osobní) a rovněž průběh vyplňování záznamu (Otevřeno zaměstnancem, Finálně zavřeno
zaměstnancem, Uloženy komentáře vedoucího, Finálně uzavřeno vedoucím, Zaměstnanec vyjádřil
souhlas/ nesouhlas, Přeneseno do spisové služby). 4
Hodnotitel tak má k dispozici přehledné
informace o tom, v jaké fázi je každé hodnocení, kdy došlo k poslednímu kroku a které kroky je ještě
třeba učinit.5
Rozkliknutím pole „Zobrazit v grafech“ má hodnotitel dále k dispozici bodové výsledky
z uzavřených záznamů také přehledně v grafech: „Průměr a medián výsledků pracoviště“, „Srovnání
výsledků jednotlivých pracovníků“ a „Srovnání výsledků pracovních pozic“.
Obrázek 21
4.2 Další funkčnosti aplikace
Hodnotitel zde má také možnost poslat zaměstnancům zařazeným do hodnocení hromadný e-mail
odkazem „Poslat hromadný email“ v Relevantních odkazech ve spodní části obrazovky. Email může
zaslat předdefinované skupině osob podle různého stavu vyplnění záznamů, skupiny osob lze také
libovolně kombinovat pomocí Ctrl (Obrázek 22):
• těm, kteří své hodnocení ještě neotevřeli
• těm, kteří své hodnocení ještě neuzavřeli
• těm, kteří své hodnocení již uzavřeli
Obrázek 22
Otevře se nové okno pro vytvoření emailu a následně může být vybranému seznamu osob odeslána
zpráva na jejich e-mail (*@mail.muni.cz).
4
Tabulka s přehledem fází průběhu hodnocení (Obr. 21) je pro hodnotitele dostupná i v případě centrální etapy za všechna
zařazená pracoviště.
5
Informace o fázi hodnocení ve formátu přehledové tabulky má k dispozici také hodnocený zaměstnanec (pouze
informace o vlastní osobě).
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 24/30
Výsledky hodnocení všech zaměstnanců (v podrobnosti na úrovni jednotlivých indikátorů i celkových
bodových hodnot za jednotlivé oblasti pedagogika/ věda/ organizační/ osobní) lze také exportovat
do Excelu pomocí odkazu „Exportovat“ v Relevantních odkazech ve spodní části obrazovky (formát
výstupu je defaultně nastaven na CSV pro Excel). Ve vygenerovaném souboru jsou pak k dispozici
dílčí hodnoty indikátorů i celkové souhrny jednotlivých hodnocených oblastí (pedagogika, věda,
organizační, osobní).
V záznamu zaměstnance lze u aktuálně probíhajícího hodnocení, především pro srovnání
pracovního výkonu a kontrolu plnění zadaných úkolů, jednoduše zobrazit seznam všech etap
hodnocení v EVAK, do kterých byl hodnocený zaměstnanec v minulosti zařazen a přímý odkaz
na ně, a to pomocí záložky „Předchozí hodnocení“, viz. Obrázek 23.
Obrázek 23
4.3 Sběr údajů pro hodnocení – výsledky jednotlivých zaměstnanců
Vedoucí zaměstnanec má povinnost u každého zaměstnance celkově zhodnotit jeho výkon
v uplynulém období a stanovit úkoly na období nadcházející. Za tímto účelem vstoupí do
záznamu o hodnocení konkrétního zaměstnance kliknutím na jméno zaměstnance v seznamu
zaměstnanců v aplikaci EVAK – sběr údajů pro hodnocení etapy. Zde může dle potřeby okomentovat
výkon zaměstnance v jednotlivých oblastech (pedagogika/ věda/ organizační/ osobní) a jejich
indikátorech a vyplní také povinná pole na záložce Závěrečné zhodnocení (Obrázek 24).
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 25/30
Obrázek 24
U každého zaměstnance si hodnotitel může pomocí tlačítka „Rozepsat“ rozbalit seznam podrobných
údajů ke každému ISem vyhodnocenému indikátoru (např. u indikátoru „Počet předmětů se
zařazením pracovníka“ se vypíše seznam všech přednášek vedených uchazečem v hodnoceném
období – Obrázek 24).
U každého indikátoru se zobrazuje:
• Komentář hodnoceného pracovníka – ke každému indikátoru může hodnocený zaměstnanec
vyplnit vlastní komentář.
• Komentář vedoucího pracovníka – hodnotitel může ve formuláři hodnoceného zaměstnance
ke každému indikátoru přidat svůj komentář.
U každého indikátoru, kterému se přiřazuje číselná hodnota, se zobrazuje:
• Automaticky spočítaná hodnota (ISem) – hodnota indikátoru, která je spočítána z údajů
generovaných ISem
• Pracovníkem zadaná hodnota – hodnota, kterou zadal zaměstnanec, pokud bylo zadání
vlastní hodnoty povoleno
• Koeficient – zobrazuje se zadaný koeficient nebo vzorec váhy indikátoru, pokud byl zadán
• Název váhy indikátoru – zobrazuje se název váhy indikátoru, pokud byla vybrána
z předvyplněných funkcí
• Bodový výsledek z automaticky spočítaných hodnot – bodový výsledek indikátoru z ISem
spočítaných hodnot, který je přepočítán pomocí zadané váhy indikátoru (hodnocený
zaměstnanec svůj bodový výsledek nevidí)
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 26/30
• Bodový výsledek z pracovníkem zadaných hodnot – bodový výsledek indikátoru ze
zaměstnancem zadaných hodnot, který je přepočítán pomocí zadané váhy indikátoru
(hodnocený zaměstnanec svůj bodový výsledek nevidí)
Pod seznamem indikátorů se hodnotiteli (tj. nikoliv hodnocenému zaměstnanci) zobrazuje souhrnné
bodové hodnocení zaměstnance za jednotlivé hodnocené oblasti (pedagogika, věda, organizační,
osobní) – Obrázek 25.
Obrázek 25
Po doplnění svých komentářů na záložce „Závěrečné zhodnocení“ uloží hodnotitel vyplněné údaje
pomocí tlačítka „Uložit komentáře vedoucího zaměstnance“ (Obrázek 27). K takto uloženému
záznamu se hodnotitel může vracet a dále jej editovat. Pomocí tlačítka „Uzavřít záznam pro editaci“,
se formulář s hodnocením finálně uloží tak, že v něm již není možné provádět další změny. Finální
uzavření hodnotitel potvrdí až po provedení hodnoticího pohovoru se zaměstnancem, tj. až
ve chvíli, kdy má doplněny všechny své komentáře a projednal hodnocení s hodnoceným
zaměstnancem. V případě nutnosti provedení změny v již finálně uzavřeném záznamu se vedoucí
zaměstnanec obrátí s písemnou žádostí na odpovědného zaměstnance Odboru pro akademické
záležitosti RMU.
Po finálním uzavření má do záznamu možnost vstoupit již pouze vedoucí hospodářského střediska,
případně jím pověřená osoba na základě práva e_evak_vyjadreni.
4.4 Záznam o hodnocení zaměstnance
Hodnotitel má při založení etapy na výběr, zda bude celý proces hodnocení (tj. včetně schvalování
záznamů o hodnocení a jeho archivace) probíhat elektronicky pomocí aplikace EVAK nebo zda se
budou finální Záznamy o hodnocení zaměstnance tisknout, vlastnoručně podepisovat a ukládat
fyzicky do spisů zaměstnanců na příslušném personálním oddělení (nastavuje se při založení etapy,
viz kapitola 3.1).
4.4.1 Výstupy hodnocení stvrzované vlastnoručním podpisem
Pokud hodnocený zaměstnanec i hodnotitel vyplnili a finálně uzavřeli záznam hodnocení
zaměstnance, má hodnotitel možnost vygenerovat protokol o hodnocení konkrétního
zaměstnance ve formátu *.pdf, který lze následně tisknout. Přímo v záznamu o hodnocení
konkrétního zaměstnance (v aplikaci EVAK - sběr údajů pro hodnocení etapy) ve spodní části
obrazovky v sekci „Tiskový výstup“ hodnotitel vybere formát souboru pro stažení a vygeneruje ho
pomocí tlačítka „Stáhnout“ (Obrázek 26).
Fáze přípravy etapy hodnocení v aplikaci EVAK str. 27/30
Obrázek 26
Protokol určený pro tisk je k dispozici ve dvou verzích. „Plná verze“ obsahuje všechny základní
údaje o hodnoceném zaměstnanci, použitých indikátorech a komentáře hodnoceného i vedoucího
zaměstnance (pokud byly vyplněny). Na poslední straně protokolu je pak místo pro podpisy
vedoucího zaměstnance a hodnoceného zaměstnance a pro datum podpisu. „Stručná verze“
obsahuje krom základních údajů o hodnoceném zaměstnanci pouze slovní zhodnocení výkonu
hodnoceného zaměstnance a jeho očekávané pracovní výsledky a pracovní úkoly v následujícím
období (tj. údaje ze záložky Závěrečné zhodnocení). Je pouze na rozhodnutí hodnotitele (resp.
vedoucího hospodářského střediska), kterou verzi protokolu pro archivaci použije. Vytištěný
a podepsaný dokument je následně předán na personální oddělení příslušného
hospodářského střediska a založen do osobního spisu zaměstnance. Pokud hodnocený
zaměstnanec nepodepíše Záznam o hodnocení zaměstnance (tj. nevyjádří souhlas / nesouhlas),
uvede hodnotitel tuto skutečnost do záznamu i s odůvodněním.
4.4.2 Výstupy hodnocení schvalované elektronicky
Pokud hodnotitel určí, že celý proces hodnocení, včetně schvalování Záznamu o hodnocení
zaměstnance, bude probíhat pouze elektronicky, je po finálním uložení jeho stanoviska k hodnocení
zaměstnance a jeho cílům pro příští období automaticky vygenerován e-mail, ve kterém je
hodnocený zaměstnanec vyzván k vyjádření svého ne/souhlasu se stanoviskem vedoucího.
V tomto e-mailu nalezne hodnocený zaměstnanec přímý odkaz na záložku Závěrečné zhodnocení,
kde bude mít k dispozici pole pro vlastní vyjádření k výsledkům hodnocení (Obrázek 27). V případě
nesouhlasu hodnoceného se závěry hodnocení musí hodnocený zaměstnanec toto pole vyplnit
povinně a odůvodnit zde svůj nesouhlas.
Obrázek 27
Po uložení souhlasu (či nesouhlasu) zaměstnance s výsledky hodnocení se výsledný Záznam
o hodnocení zaměstnance automaticky přenese do osobního spisu zaměstnance ve Spisové službě
a v systému Magion. Poté již zaměstnanec ani hodnotitel nemohou záznam otevřít pro editaci, i když
období sběru dat neskončilo.
4.4.3 Nesouhlas hodnoceného se závěry hodnocení
Pokud hodnocený zaměstnanec nesouhlasí s uvedenými závěry hodnocení a stanoveným
plánem na další období, je hodnocení postoupeno k projednání vedoucímu hospodářského
střediska, případně jemu pověřené osobě. Vyjádření vedoucího hospodářského střediska
Pokročilé funkce aplikace – Import a správa externě spočítaných hodnot str. 28/30
k hodnocení je rovněž možné administrovat elektronickou formou v aplikaci EVAK. Zaevidovat jej
zde může pouze osoba s právem e_evak_vyjadreni na záložce Závěrečné zhodnocení, kde vyplní
pole s názvem „Vyjádření vedoucího příslušného hospodářského střediska, příp. jím pověřené
osoby“ (Obrázek 28) a následně ho potvrdí kliknutím na „Uložit vyjádření“. Toto vyjádření lze opět
vytisknout a po podpisu založit do osobního spisu zaměstnance. V případě elektronického
schvalování Záznamu o hodnocení zaměstnance bude vyjádření automaticky přeneseno do
osobního spisu zaměstnance ve Spisové službě a v systému Magion. Hodnotiteli i hodnocenému
zaměstnanci přijde automaticky e-mail s upozorněním a přímým odkazem na vyjádření vedoucího
hospodářského střediska v aplikaci EVAK. V případě nesouhlasu zaměstnance s hodnocením je
také automaticky e-mailem informováno příslušné personální oddělení, aby v případě
pracovněprávních sporů mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem zabezpečilo administrativně
právní podporu.
Obrázek 28
Pokročilé funkce aplikace – Import a správa externě
spočítaných hodnot
Aplikací „EVAK - Import a správa externě spočítaných hodnot“ lze vkládat externě spočítané
hodnoty indikátorů (jedná se zejména o údaje, které si dané pracoviště eviduje mimo IS a chce je
při hodnocení zohlednit). Tyto hodnoty lze k jednotlivým indikátorům vkládat buď přímo v aplikaci,
zvlášť pro každý indikátor a zaměstnance (sekce „Manuální vložení nebo editace záznamu“),
nebo hromadně (sekce „Import ze souboru“) importem z CSV souboru (Obrázek 29). Při
hromadných importech dat je nutná konzultace s IS techniky nebo administrátory EVAKu dané
fakulty (seznam na webu OAZ).
Obrázek 29
Přístup k aplikaci je přes základní nabídku „Manažerská data“ po rozkliknutí rolety „Pokročilá
manipulace s aplikací EVAK“ a zvolením odkazu „Import a správa externě spočítaných hodnot
indikátorů“.
Pro import hodnot z CSV souboru je nejprve nutné zvolit správné kódování ze čtyř nabízených
variant: kódování CP 1250 pro Windows; kódování ISO 8859-2 pro UNIX; kódování UTF-8; kódování
ASCII. Automaticky přednastavené je kódování UTF-8. Hodnotitel si zvolí kód, který odpovídá jeho
Kontakty str. 29/30
operačnímu systému a typu hodnot, které bude vkládat (zde je třeba konzultovat s administrátory
EVAKu na daných fakultách). Pomocí odkazu „Procházet“ se nahraje soubor CSV, který bude mít
data v následujícím formátu:
1. Pro vložení hodnot k více indikátorům:
"učo";"pracoviště";"rok";"období";"hodnota";"id_indikátoru"
(tedy např. "832";"1423";"2013";"30";"ewgmchzgmv")
2. Pro vložení hodnot k jednomu indikátoru je nutné nejprve vybrat pomocí pole „Zobrazit
soupis všech indikátorů“ v záhlaví indikátor, ke kterému se budou údaje importovat ve formátu:
("učo";"pracoviště";"rok";"období";"hodnota")
(tedy např. "832";"1423";"2013";"30")
Obrázek 30
Při vkládání pomoci CSV souboru je u obou výše uvedených variant třeba zvolit buď rok, nebo
období, tedy nekombinovat obě varianty (pokud je např. vybrán rok, pak buňku pro období je třeba
nevyplňovat – Obrázek 30).
Při manuálním vkládání hodnot pro každý indikátor (tedy nikoli přes export CSV souborem) je
nejprve nutné ze soupisu všech indikátorů vybrat indikátor, ke kterému se bude údaj importovat, a to
rozbalením pole „Zobrazit soupis všech indikátorů“ a kliknutím na ID daného indikátoru. Dále je
nutné v tabulce „Manuální vložení nebo editace záznamu“ vybrat učo daného zaměstnance a vložit
hodnotu zvoleného indikátoru. Z rozbalovacího seznamu je nutné poté vybrat buď pole „Rok“ nebo
pole „Období“, pro které bude tato hodnota indikátoru přidělována – nelze kombinovat. Po zadání
se zobrazí uložený záznam doplněného indikátoru (Obrázek 29).
U všech typů vložení budou po stisknutí odkazu „Nahrát“ data uložena a zobrazena v oddíle
„Uložené záznamy“ (Obrázek 29). Všechna uložená data se automaticky zobrazí u indikátorů
zvolené etapy hodnotitelem a použijí se pro výpočet bodového výsledku zaměstnanců.
Kontakty
Aplikaci EVAK spravuje Odbor pro akademické záležitosti RMU, pověřenou osobou je manažerka
pro akademické záležitosti Mgr. Tereza Dvořáková, e-mail: tdvorakova@rect.muni.cz,
tel.: 549 49 4108.
V případě technických problémů se můžete obrátit na svého fakultního IS-technika.
Dále je pro každou fakultu Masarykovy univerzity stanoven jeden koordinátor pro tuto agendu.
Aktuální kontakty naleznete na webových stránkách Odboru pro akademické záležitosti.
Příloha 1 str. 30/30
Příloha 1
Seznam notifikačních e-mailů
Která akce „spustí“
odeslání e-mailu
Komu, o co se jedná, příp.
přílohy, jsou-li?
Kdy, případně souhrnně jak
často
Jazyková
varianta
Začátek etapy Hodnoceným zaměstnancům Ihned čj+aj
Souhlas zaměstnance
s výsledky hodnocení
Hodnotiteli Ihned čj+aj
Souhlas zaměstnance
s výsledky hodnocení
Hodnotiteli Souhrnně 1x denně / 1x týdně
čj+aj
Nesouhlas se závěry Hodnotiteli Ihned čj+aj
Nesouhlas se závěry Personálnímu oddělení Ihned čj
Nesouhlas se závěry Hodnoceným zaměstnancům Ihned čj+aj
Finální zavření etapy
hodnocení – výzva
k ne/souhlasu
Hodnoceným zaměstnancům Ihned čj+aj
Vyjádření vedoucího HS Hodnotiteli Ihned čj+aj
Hodnocení je ukončeno Hodnoceným zaměstnancům
Ihned (poté, co odsouhlasí
závěr hodnocení)
čj+aj