IRO Porada – 19. 5. 2023, 9:00, 322 Kom2 Přítomni: PřF, ESF, FSS, PrF, LF, FI, FF, FaF, PdF Agenda: – Duplicita v projektech – Newcomers scholarship – MUST Week na fakultách – Ostatní o Zrušení E+ pobytu po nominaci o Grilování 29.6.2023 Duplicita projektu – Audit z DZS a systémová opatření (V. Osouchová) – V případě, že bude zachycena duplicita v portálu EU bude označena MU jako „red flag institution“ – Stalo se, že byl podán projekt jak v ČR, tak v Německu. Jednoduše proto, že byl úspěšný. DZS chce po nás systémové změny. – Podávání projektů na více místech je ale běžná praxe, kvůli nízké úspěšnosti projektů – Ve fázi podávání projektů není potřeba nic kontrolovat – Vytvoří se manuály a bude probíhat vzdělávání pro ty, co píšou projekty, aby se nedělo, že by nás EK na tom mohla nachytat. EK netrestá přímo toho, co podává projekt, ale instituce – Řešitel bude muset prohlásit a potvrdit, že projekt se neřeší na více místech – Řeší se jaká technologie se bude využívat – problém, protože v projektech se často opakují informace – např. o univerzitě, tím pádem by duplicita byla vždy – Zvažuje se, že by se nastavila duplicita na procenta – například, že projekty se v softwaru na duplicitu nesmí podobat na víc jak 70% – Připravuje se metodika týkající se této problematiky Newcommers‘ scholarship (A. Hykl) – Celkový počet založených přihlášek: 231 – Celkový počet uzavřených: 161 – Celkový počet k hodnocení: 154 – Vyřazena úroveň PhD, také vyřazena kategorie „Upper-middle income countires (56 zemí) – Stipendia budou přiřazována poměrným systém dle počtu přihlášek na fakultu – na minimálně jedno stip. má nárok ta fakulta, kde je aspoň jedna kvalitní přihláška (min. 60b ze 100b) – Graf přihlášek dle fakult – viz. Prezentace – Země – vede Pákistán a Ghana, následuje Bangladéš, Nigérie a Indie – Jak se prokazuje ekon. situace – nepřijímáme výpisy z b.ú., jelikož se s tím dá manipulovat. Prokazuje se těžko – např. prohlášením komunity, daňovým přiznáním, doklady o tom, že jsou sirotci atd. – vulnerable situation – ESF – Do budoucna potřeba začít řešit země a pravost dokumentů – zkušenosti s falšováním dokumentů, zrovna tyto země jsou v tom výborné – FF – změnit newcommers scholarship na merit scholarship, třeba po prvním roce za dobré výsledky – sice by museli první rok platit a dokázat to zafinancovat, ale poté by jim stip. ulevilo s náklady, ESF souhlasí – spíše stip. pro excelentní studenty o Nakonec po ujasnění dohoda na ponechání pravidel alá aktuální Newcomers Scholarships – Určit seznam zemí pro které je stipendium vhodné, aby se nečerpalo na země, kde to není potřeba a zároveň stipendium šlo lépe využívat jako marketingový nástroj. Jak země vybrat? Řídit se MŠMT? Napasovat na marketingovou strategii? – Úkol: vytipovat žádoucí země s ohledem na marketingovou strategii, s ohledem na to, kde dostanou vízum, s ohledem na kvalitu studentů, ideálně už pro další VŘ (listopad 2023) – Hykl – také zachytili falšované dokumenty – u těch co byly falšované špatně – Harmonogram procesu VŘ – viz. prezentace – Finální rozhodnutí o přidělení stipendia k 31. 5. 2023 MUST Week na fakultách (M. Vašek) – Jsou fakulty ochotny přijít konzultovat s kolegy z MUST weeku? – Pátek od 9:30-10:30 na KOM2 místnosti, kde toto bude možné – MV pošle seznam přijíždějících a fakulty projeví případně zájem o setkání s konkrétními lidmi – Zjistí se také zájem od kolegů z MUST weeku – Prosíme o vyjádření se Ostatní Zrušení pobytu po nominaci (J. Strýčková) – Hodně případů potvrzení nominací, ale během pár dnů se omlouvali, že nikam nepojedou z různých důvodů – Do budoucna důležité vědět, kdo pojede a kdo ne, možnost znovu zavedení formuláře – Je zájem o formulář ze strany fakult ke zrušení pobytu? – PrF – ano, studenti zabírají místo, poté ruší, což způsobuje komplikace – nevyžadují formulář, ale nějaké potvrzení, aby věděli, jaký to má důvod – FI – důvod zrušení je důležitý – zdravotní, rodinné a jiné vážné důvody ok, ale pokud si špatně spočítají kredity, peníze nebo si to prostě rozmyslí, měl by student být „sankciován“ při dalším VŘ – JS – pokud dáme povinnost studentům vyplnit formulář s podpisem oborového koordinátora, očekáváme snížení bezdůvodně zrušených mobilit, – VO – zkušenost z formulářů – vyplňují jen poctiví, těm, kterým to je jedno, na to stejně kašlou – JS – MOB vyhotoví seznam studentů, kteří zrušili bez udání důvodů a rozešle oborovým koordinátorům – studentům by se to mělo odrazit v dalším výběrovém řízení – Udělat to v ISOIS tak, abychom opravdu studentům dali najevo, že nominace je závazná a oni si to uvědomili – Důležité je informovat studenty o tom, že pokud zruší, může je to znevýhodnit – PrF to napřímo komunikuje – FSS – chtějí papír – pokud papírem student zruší nominaci lze ještě donominovat náhradníka, pokud nic není tak na to kašlou – PrF – pojďme středem – žádný papír, ale elektronicky – ESF – spíše prevence, přidat „klikátko,“ že si student uvědomuje že když zruší nominaci, může být sankciován později – JS – nastavíme v ISOIS výhružné „klikátko“ a notifikace na IRO – než se stihne zavést, tak papírově Vratky SUPO po ukončení pobytu (V. Osouchová) – Studenti mimo Evropu – po ukončení a odjezdu jím zůstávají částky v SUPO – Vratky automaticky po zadání b.ú. – Stává se, že studenti zadávají čísla účtu špatně, UVT se distancuje, pokud nastane problém, Účtárna neposílá, pokud zachytí, jelikož jsou to zbytečné poplatky, ročně jde o 20-30 kusů, musí se vrátit do koruny úplně vše, i když jde o drobné – ESF informuje studenty, aby si zbytky ze SUPO vyzvedávali na pokladně – Problém je se studenty, kteří nevybrali a už jsou pryč a musí to jít převodem – Malé částky lze darovat univerzitě, ale musí o té možnosti vědět – Kdo se bude starat o studenty, kteří mají špatné číslo? o Paní Kalábové dáme email iroint@czs.muni.cz, Může kontrolovat MV, fakulty si budou rozebírat dané studenty a oslovovat je STT pro zaměstnance (FF) – VŘ pro STT/STA – doplnit do ISOIS automatický notifikace uchazečům po schválení přihlášky ze strany fakulty (N. Maráková) – Proběhne kontrola práv – Realizované mobility STA/STT – jak vyfiltrovat v ISOIS? o Pouze vybrané přihlášky jsou modrou barvou o Přihlášky s nahraným Mobility agreementem jsou zelenou barvou o Pro filtrování realizovaných mobilit nutno ve filtru vybrat ´potvrzení schváleno´ -> ano Doplňkové kolo Erasmus+ studijní pobyty – Vypadá to špatně s ohledem na peníze – momentálně máme z prvního kola VŘ o cca 400 studentů víc, než za celý loňský rok (tedy víc přihlášených, než je odhadovaný rozpočet) – Koncem května/začátkem června budeme vědět víc o přiděleném rozpočtu na 2023/24 – Pokud se vypíše, N. Maráková dá vědět, bude to asi spíš před létem a bude se týkat pouze jarních pobytů – Speciální kolo pro krátkodobé PhD – jednou to přijde – N. Maráková – BIP/STT – pro přihlášky na BIPy, o které si fakulty žádaly v lednu 2023 bude otevřený zvlášť cyklus v ISOIS až podle toho, které budou schválené. Pokud chce někdo vyjet na neplánovaný/neschválený BIP, ať si podá přihlášku během standardního VŘ na STT Grilování 29.6. (J. Motyčka) – Vše dle plánu – Momentálně dimenzováno na 160 hostů – Prosba o zapojení fakult – nějaké pokrmy, možná mini-studijní fair pro studenty z LŠ, prosba o zjištění zápůjčky party stanů a pivních setů – PrF se poptá a dá vědět – CZS pošle tabulku pro zapsání toho, co můžou fakulty zajistit za jídlo Evidence incoming zaměstnanců v ISOIS (N. Maráková) – Nejsou tam všichni a pak to zkresluje statistiky – Někteří to tam dávají, někteří ne, na FF hraje roli financování, na FSS je to nárazově, FI nemají k zadávání motivaci, ESF např. nedává PPSŘ – Problém je, že když je potřeba vykazovat počty zaměstnanců a hostů, tak nemáme přesný čísla – FI potřebuje motivaci z vedení, aby zadávali kolegy do ISOIS N. Maráková: Celouniverzitní smlouvy s EDUC – partneři to nechtěj podepisovat na celouniverzitní úrovni, takže se to bude drobit na fakulty. D. Staňková: Jsou v EDUCu prostředky na výjezdy zájemců mimo E+? – Ne. Musí to souviset s konkrétní aktivitou v projektu, ne náhodný Staff Week Směrnice – udpate (N. Maráková) – Stále chybí podklady z RMU – Proběhne schůzka s IS techniky – 19.05.2023 o Schůzka proběhla, diskutovaly se body a připomínky, které RMU sesbíralo na schůzce se zástupci z fakult. Vyjasnili jsme si některé menší úpravy v IS, plynoucí ze schůzky zmíněné výše, další schůzka s IS techniky ale bude určitě potřeba (neprobraly se významné změny v IS, které souvisejí se změnou směrnice). – Snaha zjistit, jestli můžeme do IS doplnit kódy pro rozlišení pouze evidovaných a evidovaných a uznávaných mobilit (ideálně budeme potřebovat 3 kódy?) – Momentálně to vypadá tak, že kód 51 zůstane pro mobility v zahraniční (pro mobility, které se budou evidovat a uznávat, propisovat do DS, matriky a manažerských dat) – Další typy mobilit (např. PhD jen na pár dní), které chceme jen evidovat – snaha doplnit jiným kódem (např. 52?) – chceme je evidovat, ale není třeba je uznávat nebo dávat do diploma supplementu apod. Mělo by se propisovat do manažerských dat, ale ne do matriky. – COIL kurzy – další kód? Studenti vyjíždějí fyzicky do zahraničí, ale nic se už neuznává, protože student má zapsán kurz odpovídající COIL kurzu v IS o Fyzická komponenta by se evidovala klasicky, virtuální ne? – Je virtuální mobilita mobilita? Je potřeba ji evidovat nebo se bude uznávat přes Úřadovnu jako kurz jiné univerzity? M. Hrazdílková: Studijní programy v IS nejsou přiřazeny pracovišti, ale garantovi – problém, protože někteří mají úvazky na více katedrách. V praxi ke garantovi i garantující pracoviště, stejně jako je to u kurzů. Chce, aby program měl přiřazené garantující pracoviště. Využijí fakulty v IS informaci, jakým pracovištěm je program garantován? Spíše ne, Míša bude mít Excel. M. Hrazdílková: FF KOS MUS (a ostatní) a CST KOS MUS (pro přijíždějící výměnné programy) – akreditace končí v roce 2024. Je tedy otázkou, jestli půjde akreditace obnovit nebo se bude muset administrace výměnných studentů dělat jiným způsobem (jako třeba FSS, které je zapisuje přímo do řádných programů. Bude se muset najít způsob, jak se o to postarat. Původně nastavoval dr. Šmíd, podobnou agendu teď dělá David Taranza z RMU. J. Nesvadbová: Hodnocení veletrhů, nějaká zpráva o zkušenostech, o spolupráci s dodavatelem, předání kontaktů na studenty, domlouvání se o společném výjezdu atd. Chceme to? Chceme to. – Vytvoří se formulář na IRO Sharepointu, do jehož výsledků uvidí všichni členové. R. Brolíková: Jaká jsou přesně pravidla pro Green Erasmus? Jak je to se sdíleným autem? Spolujízda se nevyplatí? Některé aplikace umí generovat dokument, který lze použít – např. BlaBlaCar. - V případě, že zaměstnanec využije spolujízdu přes aplikaci, která umí generovat potvrzení o realizované spolujízdě, je možné jej použít pro žádost o GE. - Pokud jede zaměstnanec spolujízdou s jiným zaměstnancem a v cestovním příkazu jsou označení jako spolucestující, také je možné žádat o GE. - V jiných případech (spolujízda s rodinnými příslušníky, přáteli apod.) není možné o GE žádat. další IRO porada: 7. září v 9:00, KOM2