1 Využití autorižované konvéržé na Masarykové univéržité v ramci éléktronižacé agénd pomocí Úradovny v IS MÚ Obsah Úvod ........................................................................................................................................................ 2 Výkladová část......................................................................................................................................... 3 Co je to konverze?............................................................................................................................... 3 Jak určovat formu dokumentu? .......................................................................................................... 3 Kvalifikovaný elektronický podpis....................................................................................................... 4 Elektronický systém datových schránek.............................................................................................. 4 Praktická část........................................................................................................................................... 5 Elektronická forma jako základní forma dokumentů vzniklých na MU............................................... 5 Výsledky a přínosy využívání autorizované konverze ......................................................................... 5 Studijní spisy studentů ........................................................................................................................ 5 Popis procesu automatizované konverze z elektronické do listinné podoby v novém rozhraní........ 6 Příklady automatizované konverze ......................................................................................................... 7 2 Úvod Zákon č. 499/2004 Sb. zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ukládá veřejnoprávnímu původci vést tzn. elektronickou spisovou službu. Výkon elektronické spisové služby však neznamená pouze elektronickou evidenci, tzn. přidělení čísla jednacího, výkonem elektronické spisové služby se rozumí komplexní správa dokumentů, které vznikají na Masarykově univerzitě nebo jsou Masarykově univerzitě doručeny. V praxi to znamená, že jednotlivé dokumenty a spisy je nejen nutné elektronicky evidovat, ale veškerou manipulaci s nimi provádět od jejich vzniku až po jejich vyřazení ve skartačním řízení prostřednictvím elektronického systému spisové služby, a to výhradně v elektronické podobě. Legislativa k naplnění tohoto cíle zavedla několik nástrojů, které mají plně elektronické fungování spisové služby umožnit. Jedná se o autorizovanou konverzi dokumentů, kvalifikovaný elektronický podpis a elektronický systém datových schránek. Tyto nástroje jsou dostačující k plné elektronizaci jakékoliv úřadu. Plnou aplikační podporou výše uvedených nástrojů v Úřadovně Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je nyní možné přistoupit k elektronizaci prakticky jakékoliv agendy na Masarykově univerzitě. K těmto nástrojům byly navíc do Úřadovny přidány nové nástroje pro hromadné zpracování dokumentů, jednodušší generování dokumentů a možnost pracovat s takřka libovolným zdrojem dat. Tento dokument má poskytnout základní informaci o současných možnostech Úřadovny a přinést vysvětlení výše uvedených pojmů. 3 Výkladová část Co je to konverze? Konverze je: a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě či datovém souboru do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze. Dokument, který provedením konverze vznikne, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. Doložka o provedení konverze se ukládá do centrálního úložiště ověřovacích doložek. Dokumenty v datové zprávě nebo datovém souboru, které jsou vstupem nebo výstupem konverze, lze uložit do úschovny dokumentů CzechPOINT. Konverzi mohou provádět orgány veřejné moci pro vnitřní potřebu zdarma, jedná se o tzv. konverze z moci úřední. V tomto režimu funguje Masarykova univerzita. Konverzi dále provádějí za úplatu kontaktní místa veřejné správy (CzechPOINT), jedná se o tzv. konverzi na žádost a je určena pro veřejnost. Jak určovat formu dokuméntu? V rámci výkonu spisové služby pracujeme se dvěma typy dokumentů – doručenými a vlastními, ty mohou být ve formě digitální nebo listinné. Doručené dokumenty V případě doručeného dokumentu v digitální podobě nelze formu dokumentu v žádném případě měnit (ani v případě autorizované konverze). V případě doručeného dokumentu v analogové podobě: a) je-li provedena autorizovaná konverze – forma digitální, b) je-li proveden prostý sken – forma analogová (listinná). Vlastní dokumenty Dokument vytvořený na Masarykově univerzitě v digitální podobě v PDF s kvalifikovaným podpisem (forma dokumentu digitální). Dokument odesílaný v listinné podobě je v elektronickém systému spisové služby uložen v digitální podobě s kvalifikovaným podpisem, adresát dostává autorizovanou konverzi (forma dokumentu digitální). 4 Dokument odesílaný v listinné podobě je vytištěn a v listinné i v digitální podobě opatřen podpisy (forma dokumentu digitální). Pokud by byl podepsán pouze listinný, pak forma listinná. Kvalifikovaný éléktronický podpis Osoba, která právně jedná za MU, musí použít kvalifikovaný podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, který je uložený na kvalifikovaném prostředku pro vytváření elektronických podpisů. Kvalifikované certifikáty v ČR vydávají tři poskytovatelé kvalifikovaných certifikačních služeb: a) První certifikační autorita, a.s. (I.CA), b) Postsignum, c) eIdentity a.s. Podpisem se rozumí: a) kvalifikovaný elektronický podpis – použije se v případech, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým Masarykova univerzita právně jedná, b) kvalifikovaná elektronická pečeť – použije se v případech, nestanoví-li jiný právní předpis jako náležitost právního jednání obsaženého v dokumentu podpis, nebo tato náležitost nevyplývá z povahy právního jednání, Masarykova univerzita, jedná-li při výkonu své působnosti, zapečetí dokument v elektronické podobě kvalifikovanou elektronickou pečetí, c) kvalifikované elektronické časové razítko – použije se v případech, podepisuje-li nebo pečetí-li Masarykova univerzita elektronický dokument, kterým právně jedná, opatří podepsaný nebo zapečetěný elektronický dokument kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Eléktronický systém datových schránék Datová schránka je definována jako elektronické úložiště speciálního typu, které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci na straně jedné a fyzickými a právnickými osobami na straně druhé. Datová schránka je povinná pro orgány státní moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, dobrovolná je pro většinu podnikajících fyzických osob, zřídit si ji mohou i nepodnikající fyzické osoby. Orgány veřejné moci jsou povinny posílat dokumenty adresátům přednostně do datové schránky, majíli ji zřízenu, a vzhledem k právní fikci doručení tak mají subjekty, jimž schránka byla zřízena, de facto povinnost si z ní dokumenty vyzvedávat. Existují tři typy datových schránek: a) orgán veřejné moci, b) právnické osoby, c) fyzické osoby. Masarykova univerzita je sice právnickou osobou zřízenou zákonem, ale rozhodnutím Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy byla všechna školská zařízení povýšena na orgány veřejné moci. Z tohoto důvodu má Masarykova univerzita možnost využívat datové schránky v plném rozsahu pro doručování do všech typů datových schránek a to zdarma. 5 Praktická část Eléktronická forma jako žákladní forma dokuméntů vžniklých na MÚ Dokument vytvořený na Masarykově univerzitě vzniká v digitální podobě v PDF s kvalifikovaným podpisem. Pokud jen nutné dokument odesílat v listinné podobě je v elektronickém systému spisové služby uložen v digitální podobě s kvalifikovaným podpisem, adresát dostává autorizovanou konverzi. Úspěšné zavedení tohoto postupu vyžaduje několik základních předpokladů: a) Dokumenty musí být řádně evidované a elektronicky podepsané v Úřadovně. b) V příslušných agendách je dostupný úkon „Předání dokumentu k autorizované konverzi“, kterým bude označený dokument předán ke konverzi. c) Nastavení možnosti provádět autorizovanou konverzi pro vybrané osoby na příslušném hospodářském středisku a jejich zaškolení. Provedení konverze nepředstavuje žádnou složitou operaci. (Technicky se jedná o právo j_konverze.) d) Předpokladem k zavedení elektronického vyřizování je nutná znalost procesů a ochota účastníků procesu se na elektronickém vyřizování podílet. Řešení s sebou přináší navíc jasnou evidenci všech provedených kroků s ohledem na současnou legislativu. V praxi to znamená, že se již nejedná pouze o „papír“, ale v Úřadovně se všemi náležitostmi evidovaný dokument, se kterým je možné dále pracovat a u kterého je jasně doložitelné datum jeho vzniku a podpisu. Výslédky využívání autorižované konvéržé Doručené dokumenty jsou na vstupu převáděny do elektronické podoby a doručené listinné dokumenty je možné bez dalšího zničit. Vlastní elektronické dokumenty, které není možné vypravit v elektronické podobě, jsou převedeny do listinné podoby pouze pro odeslání. Ani v jednom z uvedených případů původci nezůstává žádné listinné vyhotovení. (Je však nutné, aby konverzí do elektronické podoby byl převeden celý dokument včetně příloh, případně obálky, a aby v obou případech byl převáděný dokument správně evidován se všemi metadaty.) V obou případech je jako forma dokumentu stanovena forma elektronická, tzn., že dokument následně vstupuje do elektronického skartačního řízení. Výstupy z obou typů konverze mají právní účinky originálu. Studijní spisy studéntů IS MU podporuje administrativu již nyní tak, aby bylo možné nezakládat papírové spisy studentů, ale všechny úkony a doklady evidovat elektronicky. Autorizovaná konverze řeší problematiku dokumentů, které je potřeba doručovat podle ZVŠ do vlastních rukou. Příklad: Rozhodnutí o ukončení studia bude vyhotoveno v elektronické podobě elektronickým podpisem děkana, za účel odeslání bude konvertováno do listinné podoby, bude vypraveno v listinné podobě a odesláno obálkou s dodejkou, originál v elektronické podobě s elektronickým podpisem zůstane v digitálním spisu. Dokumenty, které nepodléhají archivaci (různá potvrzení, lékařské zprávy, ...) lze podle úvahy naskenovat a vrátit. Důležité doklady pro studium (např. dokumenty UDR ) lze konvertovat a vracet. 6 Popis procesu automatizované konvéržé ž éléktronické do listinné podoby v novém rožhraní Vstupem automatizované konverze je elektronický PDF dokument. Dokument musí být opatřen uznávaným podpisem nebo pečetí. Webová služba provede kontrolu platnosti elektronických podpisů. V případě úspěšné kontroly připojí k PDF dokumentu doložku, dále všechny stránky opatří zajišťovacím prvkem a zaručenou elektronickou pečetí založenou na kvalifikovaném certifikátu. Informace o provedené konverzi se zapíše do Centrálního úložiště ověřovacích doložek. Webová služba vrátí klientské aplikaci vygenerovaný PDF dokument s doložkou a zajišťovacím prvkem. Webová služba automatizované konverze generuje částečný výstup, tzn. elektronický PDF dokument opatřený zajišťovacími prvky. Konečným výstupem automatizované konverze je listinný dokument s fyzickými zajišťovacími prvky, který vznikne vytištěním částečného výstupu. Přehled aplikačních rozhraní pro autorizovanou konverzi a) Rozhraní KzMÚ API 1 ve směru z listinné do elektronické podoby bylo nahrazeno rozhraním pro automatizovanou konverzi. b) Rozhraní KzMÚ API 1 ve směru z elektronické do listinné podoby bylo ze strany MV ČR k 1. 7. 2022 ukončeno bez náhrady. c) Rozhraní KzMÚ API 2 (formulářové rozhraní) umožňuje konverzi oběma směry s využitím zfo formulářů. d) Nové rozhraní, o které mohou žádat OVM (orgány veřejné moci), konverze je realizována na serverech CzechPoint, který nově spadá pod Digitální a informační agenturu. Listina pro autorizovanou konverzi Papír musí obsahovat kombinaci zajišťovacích prvků: viditelného opticky variabilního prvku – mikronásek, který je umístěn do zápatí papíru mimo oblast tisku, a giloš, který je umístěn v zápatí papíru, též mimo oblast tisku. Papír dodává pouze jedna firma, která vyžaduje potvrzení od Digitální a informační agentury, že uvedené OVM smí daný typ konverze provádět. Cena za uvedený papír je závislá na odebraném množství. Je nutné vést evidenci vydaných listin. Spojování výstupu konverze Spojení výstupu z automatizované́ konverze do jednoho svazku se neprovádí. Fyzické́ spojení je nahrazeno logickým spojením na každé́ straně̌ výstupu informací, že se jedná o výstup automatizované́ konverze z moci úřední, číslem doložky, datem konverze a stránkováním. Výstup z automatizované konverze rovněž není nutné podepisovat a razítkovat. Uvedená informace je dostačující k ověření úplnosti dokumentu. Případné ověření tohoto výstupu musí splňovat výše uvedené náležitosti, aby bylo zřejmé, že se jedná o výstup z automatizované autorizované konverze. Při vidimaci dojde ke spojení listů. 7 Příklady automatižované konverze Převedení jednoho dokumentu: Příklad hromadného převodu: 8 Příklad výstupu z automatizované konverze: 9 Příklad doložky o automatizované konverzi dokumentu do listinné podoby – z moci úřední