Stránka 1 z 15
Pokyn děkana Fakulty informatiky č. 1/2023
K ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍ KONTROLY A OBĚHU ÚČETNÍCH DOKLADŮ NA FI
(ve znění účinném od 1. 1. 2023)
Podle § 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů
(zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o vysokých školách“),
v návaznosti na příslušná ustanovení zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě
a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen „zákon o finanční kontrole“), vyhlášku
Ministerstva financí ČR č. 416/2004 Sb., kterou se výše uvedený zákon provádí (dále jen vyhláška),
zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o účetnictví“)
a směrnici Masarykovy univerzity Zajištění finanční kontroly a směrnici Masarykovy univerzity Řízení
projektů vydávám tento pokyn.
Část první
Úvodní ustanovení
Článek 1
Předmět úpravy
(1) Pokyn upravuje systém finanční kontroly na Fakultě informatiky Masarykovy univerzity (dále jen
FI), jejímž předmětem jsou veškeré příjmy a výdaje, věci, práva a jiné majetkové hodnoty FI.
Finanční kontrola má za cíl zajistit finanční řízení a nakládání s veřejnými prostředky tak, aby byly
vynaloženy hospodárně, účelně a efektivně.
(2) V souladu s § 25 odst. 2 zákona o finanční kontrole stanoví tento pokyn rozsah pravomocí
a odpovědnosti vedoucích a ostatních zaměstnanců FI při nakládání s veřejnými prostředky,
konkretizuje schvalovací postupy a odpovědnost za realizaci výdajů z veřejných prostředků.
(3) Finanční kontrola není pouze jednorázová kontrolní akce, ale jedná se o nepřetržitý proces
v každodenní činnosti zaměstnanců na všech úrovních řízení.
Článek 2
Definice pojmů
(1) Veřejnými prostředky se pro účely tohoto pokynu rozumí finanční prostředky ze státního
rozpočtu, z rozpočtů územních samosprávných celků, z jiných státních fondů, z rozpočtů jiných
států a obdobná plnění.
(2) Finanční kontrola je součástí systému vnitřního řízení FI při nakládání s veřejnými prostředky FI
a je prováděna při přípravě finančních operací před jejich schválením (předběžná kontrola), při
průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání (průběžná
kontrola), při vyúčtování a při následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení
dosažených výsledků a správnosti hospodaření (následná kontrola).
a) Předběžná kontrola je prováděna při přípravě finančních operací před jejich schválením
a zahrnuje kontrolu činností předcházejících vlastní operaci. V případě zjištění nedostatků
se tyto operace pozastaví až do doby, kdy dojde k úplnému odstranění těchto nedostatků.
Stránka 2 z 15
V předběžné kontrole se prověřuje oprávněnost jednotlivých operací z hlediska správnosti
a úplnosti podkladových materiálů.
b) Průběžná kontrola je kontrola činností v průběhu uskutečňovaných operací, která zajišťuje
úplný a přesný průběh operací v návaznosti na předem dohodnuté smluvní či jiné
podmínky, až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování. Průběžná kontrola také sleduje
plnění opatření přijatých k odstranění nedostatků nebo zjištěných rizik.
c) Následná kontrola zahrnuje kontrolu po ukončení a následném vyúčtování finančních
operací. Cílem je zjistit, zda údaje o hospodaření s veřejnými prostředky uvedené
v účetnictví, údaje uvedené ve výkazech o hospodaření a údaje uvedené v evidenci majetku
věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných finančních prostředků, zda tyto údaje
odpovídají skutečnostem rozhodným při hospodaření s veřejnými finančními prostředky,
zda přezkoumávaná operace byla uskutečněna v souladu s právními předpisy, v částkách
schválených rozpočty, v souladu s uzavřenými smlouvami. Rovněž se ověřuje, zda náklady
nebo výdaje byly vynaloženy hospodárně, efektivně a účelně. V případech účelových dotací,
které jsou předmětem zúčtování se státním rozpočtem, se kontrola může zaměřit na to, zda
byly použity ke stanovenému účelu, včetně předložení vyúčtování dotace poskytovateli a
termínu předložení vyúčtování dotace, a zda byly splněny podmínky pro jejich poskytnutí.
Předmětem kontroly je rovněž plnění opatření přijatých k odstranění, zmírnění nebo
předcházení rizik zjištěných při předběžné a průběžné kontrole a účinnost přijímaných
opatření.
Předběžnou kontrolu provádějí a zajišťují zaměstnanci FI, pověření děkanem pro působnost
příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního. Průběžná a následná kontrola je
zajišťována zejména všemi vedoucími zaměstnanci jako součást systému řízení a kontroly.
Součástí systému finanční kontroly na FI jsou i kontroly prováděné příslušnými útvary RMU,
jak pravidelně, tak namátkově.
(3) Cíle finanční kontroly:
a) Hlavním cílem finanční kontroly je ochrana veřejných prostředků proti rizikům,
nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních
předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky
nebo trestnou činností.
b) Včasné a spolehlivé informování o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných
operacích, o průkazném účetním zpracování.
c) Zajištění hospodárného, efektivního a účelného výkonu činností FI.
(4) Správností finanční a majetkové operace (dále jen „operace“) se rozumí její soulad s právními
předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností.
(5) Hospodárností se rozumí takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co
nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů.
(6) Efektivností se rozumí takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného
rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na
jejich plnění.
(7) Účelností se rozumí takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení
cílů při plnění stanovených úkolů.
(8) Závazkem se rozumí učinění právního úkonu, kterým FI vzniká závazek k výdaji nebo jinému
plnění.
(9) Nárokem se rozumí učinění právního úkonu, kterým FI vzniká nárok na příjem nebo jiné plnění.
Stránka 3 z 15
Článek 3
Příkazce operace
(1) Příkazce operace odpovídá za prověření účetních dokladů po stránce věcné, zejména za:
a) správnost určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého nároku, resp. správnost určení
věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku a soulad výše závazku s individuálním nebo
limitovaným příslibem,
b) hospodárné, efektivní a účelné vynakládání finančních prostředků, dodržení výše
a předepsané struktury rozpočtu,
c) nezbytnost uskutečnění operace pro plnění stanovených úkolů,
d) soulad připravované operace s platnou legislativou a podmínkami kontrahující osoby nebo
poskytovatele,
e) věcnou správnost a úplnost podkladů k provedení operace – připravuje informace potřebné
pro správné zaúčtování účetního případu (smlouvy, jiná dokumentace),
f) vymezení rizik, včetně rizika personálního propojení u veškerých závazků, která se mohou
v průběhu operace vyskytnout, a také za přijetí opatření k odstranění nebo zmírnění rizik.
(2) Příkazce operace je z pohledu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
osobou odpovědnou za účetní případ, tzn. že odpovídá za věcný obsah a věcnou správnost
daného účetního případu či účetního záznamu – garantuje svým podpisovým záznamem, že
věcný obsah účetního případu či účetního záznamu odpovídá skutečnosti a je věcně správný
(tj. ověřuje uskutečnění, rozsah, včasnost a hospodárnost dodávky či poskytnuté/přijaté služby,
ověřuje plnění ve vazbě na objednávku nebo smlouvu, ověřuje cenu ve vztahu k dodacím
a kvalitativním podmínkám).
(3) Příkazcem operace je na základě pověření děkana FI obvykle řešitel projektu v souladu
s ustanoveními směrnice MU Řízení projektů, v případě prostředků z příspěvku na vzdělávací
činnost nebo institucionální podpory vedoucí pracoviště.
Článek 4
Správce rozpočtu
(1) Správce rozpočtu odpovídá za prověření účetních dokladů z hlediska přípustnosti účetní
operace:
a) prověřuje, zda připravovaná operace není v rozporu s právními předpisy a vnitřními
normami MU,
b) kontroluje, zda připravovaná operace je v souladu se závaznými ukazateli zdroje
financování a v souladu s podmínkami použití takového finančního zdroje,
c) provádí kontrolu rozsahu oprávnění příkazce operace k připravované účetní operaci,
d) posuzuje finanční dopad operací na použitelné zdroje v příslušném rozpočtovém období
a potřebu zajištění zdrojů pro další rozpočtové období,
e) posuzuje efektivnost a hospodárnost schvalované operace.
(2) Shledá-li správce rozpočtu při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup
a oznámí své zjištění příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady
o oprávněnosti svého postupu; operaci lze uskutečnit až po odstranění nedostatků.
Stránka 4 z 15
(3) Správcem rozpočtu ve vztahu k dané zakázce je vedoucí pracoviště odpovědný za správu
příslušného rozpočtu nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu děkanem FI. Správcem rozpočtu
je obvykle tajemník FI.
Článek 5
Hlavní účetní
(1) Hlavní účetní odpovídá za prověření účetních dokladů po stránce formální a kontrolu rozsahu
oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu k dané účetní operaci:
a) ověřuje úplnost náležitostí účetních dokladů, včetně správného očíslování, zapsání
a zaúčtování,
b) ověřuje soulad údajů o věřiteli/dlužníkovi, výši a splatnosti vzniklého závazku/nároku s údaji
ve vydaném pokynu,
c) zkontroluje, zda u připravované operace byla provedena předepsaná kontrola příslušným
příkazcem operace, příp. správcem rozpočtu,
d) odpovídá za komplexnost příloh,
e) ověřuje správnost provedených oprav, pokud jsou provedeny,
f) provádí přezkoušení sběrných dokladů ve vazbě na prvotní doklady,
g) při využití sběrných účetních dokladů ověřuje shodnost s původními prvotními doklady (zda
jsou v nich shrnuty stejnorodé hospodářské nebo účetní operace nejvýše za jeden
kalendářní měsíc),
h) odpovídá za soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby v rámci případného limitu
pro určené a stanovené období,
i) posuzuje jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle
zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví, souvisejících účetních rizik, které se
mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami,
hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění,
j) v případě zjištění skutečností majících charakter trestné činnosti neprodleně uvědomí
děkana a tajemníka FI.
(2) Shledá-li hlavní účetní nedostatky v dokladech, pozastaví operaci a vyrozumí příkazce operace
a tajemníka FI. Toto vyrozumění musí obsahovat důvody pozastavení, případně další zdůvodnění
stanoviska hlavního účetního. Operaci lze uskutečnit až po odstranění nedostatků.
(3) Hlavním účetním je vedoucí zaměstnanec pracoviště odpovědný za vedení účetnictví nebo jiný
zaměstnanec pověřený k tomu děkanem FI. Hlavním účetním je obvykle vedoucí Ekonomického
oddělení FI.
Část druhá
Předběžná kontrola
Článek 6
Předběžná kontrola před vznikem závazku
(1) Před vznikem závazku (tj. před předáním objednávky dodavateli, před uskutečněním pracovní
cesty, před uzavřením/změnou pracovní smlouvy, před zadáním odměny do PaMS, před
Stránka 5 z 15
vydáním rozhodnutí o přiznání stipendia, před uzavřením smlouvy, před poskytnutím
jednorázové zálohy, před provedením nákupu za hotové, před platbou „fakultní“ kartou, apod.)
zajišťují předběžnou finanční kontrolu průkazně příkazce operace a správce rozpočtu.
(2) Je-li pro uzavření závazku nutné vyhlásit veřejnou zakázku, probíhá schvalovací postup před
vyhlášením veřejné zakázky. Schvalovaný předpokládaný závazek obsahuje jako požadovanou
výši finančních prostředků k zajištění předpokládanou cenu zakázky bez určení dodavatele. Je-li
nabídková cena vítězného uchazeče vyšší než předpokládaná cena nebo dojde-li k podstatné
změně obchodních podmínek v průběhu zadávacího řízení, je nutné před uzavřením smlouvy
s vybraným dodavatelem provést schvalovací proces znovu.
(3) Schvalovacím postupem příkazce operace před vznikem závazku se prověřuje a schvaluje:
a) nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů
pracoviště a tím i FI,
b) správnost operace, zejména dodržení právních předpisů, kritérií hospodárnosti, účelnosti a
efektivnosti, dodržení podmínek a postupu pro zadávání veřejných zakázek a u závazků
financovaných z veřejných zdrojů i dodržení účelu a podmínek použití stanovených
poskytovatelem,
c) doložení připravované operace věcně správnými a úplnými doklady,
d) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních a právních rizik, která se
při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout.
(4) V případě zjištění nedostatků pozastavuje příkazce operaci až do doby odstranění nedostatků.
(5) Je-li kontrolní postup ukončen, příkazce operace potvrdí podklad k přípravě závazku a předá jej
k předběžné kontrole správci rozpočtu.
(6) Schvalovacím postupem správce rozpočtu před vznikem závazku se prověřuje a schvaluje:
a) soulad připravované operace se schválenými náklady/výdaji, programy, projekty,
uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s prostředky FI,
b) zda připravovaná operace odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy
pro financování činnosti FI,
c) zda byla prověřena souvislost s rozpočtovými riziky, zejména v souvislosti s dopadem na
zdroje financování použitelné v příslušném rozpočtovém období a s potřebou zajištění
zdrojů pro financování v dalších rozpočtových obdobích, a zda byla stanovena opatření
k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik,
d) zda připravovaná operace byla ověřena příslušným příkazcem operace v rozsahu jeho
oprávnění k tomuto úkonu.
(7) Shledá-li správce rozpočtu při předběžné kontrole připravované operace nedostatky, přeruší
schvalovací postup a oznámí své zjištění příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží
další doklady o oprávněnosti svého postupu. Pokud pro připravovanou operaci správce rozpočtu
stanoví omezující podmínky, uvede je písemně.
(8) Schválení připravované finanční operace správcem rozpočtu je pro účely finančního řízení
dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravované závazku konkrétnímu věřiteli
v předpokládané výši a předpokládaném termínu jeho plnění (dále jen individuální příslib).
Individuální příslib se vztahuje na konkrétní operaci a na z této operace vyplývající závazek.
(9) K zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti, které je nutno
zabezpečovat operativně, může příkazce operace předložit správci rozpočtu návrh na kontrolní
zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel
a výše není předem známa. Podpis správce rozpočtu na návrhu příkazce operace je pro účely
Stránka 6 z 15
finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků
v jím stanoveném limitu výdajů a určeném období (tzv. limitovaný příslib – viz formulář v příloze
č. 9). Správce rozpočtu je povinen předat potvrzený limitovaný příslib příkazci operace, kopii
potvrzeného limitovaného příslibu předá také na Ekonomické oddělení FI. Výše, struktura
a účelovost plánovaných výdajů/nákladů rozpočtu včetně návrhu doby platnosti limitovaného
příslibu je součástí příslušných přiložených formulářů stejně jako případná další omezení
a podmínky. Jednotlivé operace prováděné v rámci limitovaného příslibu probíhají bez dalšího
schvalovacího postupu předběžné kontroly před vznikem závazku. Osoba pověřená zajištěním
operací v rámci limitovaného příslibu je povinna každý měsíc předložit osobám pověřeným
výkonem finanční kontroly vyúčtování limitovaného příslibu (viz formulář v příloze č. 10).
U limitovaných příslibů na zajištění výukové činnosti prostřednictvím dohod o pracích konaných
mimo pracovní poměr, limitovaného příslibu na zajištění kampaní propagujících studium na FI
na e-portálech, limitovaného příslibu na poštovné hrazené prostřednictvím frankovacího stroje
a limitovaného příslibu na zajištění pracovnělékařských prohlídek není nutné předkládat měsíční
vyúčtování limitovaného příslibu; správce rozpočtu provádí kontrolu čerpání sestavami z PaMS,
resp. na základě sestav z frankovacího stroje, resp. na základě bankovního výpisu.
Článek 7
Předběžná kontrola po vzniku závazku
(1) Předběžnou kontrolu po vzniku závazku (tj. před uhrazením faktury, před vyúčtováním pracovní
cesty, před vyúčtováním nákupu za hotové, apod.) zajišťují schvalovací postupy vykonávané
v působnosti příkazce operace a hlavního účetního.
(2) Jestliže konečná výše závazku převyšuje výši schválenou schvalovacím postupem před vznikem
závazku, uplatní se ustanovení o schvalovacích postupech před vznikem závazku, tzn. že součástí
schvalovacího postupu je také vyjádření příslušného správce rozpočtu.
(3) Schvalovacím postupem příkazce operace po vzniku závazku se prověřuje a schvaluje:
a) správnost určení věřitele,
b) druh, výše a splatnost vzniklého závazku,
c) soulad výše závazku s částkou uvedenou v objednávce nebo smlouvě.
(4) Schvalovacím postupem hlavního účetního po vzniku závazku se prověřuje a schvaluje:
a) zda připravovaná operace byla ověřena příslušným příkazcem operace v rozsahu jeho
oprávnění k tomuto úkonu,
b) soulad údajů o věřiteli, druhu, výši a splatnosti závazku s údaji ve vydaném pokynu
k zajištění platby,
c) jiné skutečnosti týkající se účetního případu a související s riziky v souvislosti se zapojením
cizích zdrojů, zálohami, hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich
vyloučení nebo zmírnění.
(5) Zjistí-li hlavní účetní, že při přípravě operace nebyl dodržen schvalovací postup před vznikem
závazku (zejména nebyla-li vystavena objednávka či uzavřena smlouva) nebo nebyla vykonána
předběžná kontrola před vznikem závazku, oznámí tuto skutečnost přímému nadřízenému
příkazce operace, který přijme opatření k prověření této nekontrolované operace a jejímu
doplnění o chybějící stupeň finanční kontroly a k následnému zabezpečení řádného výkonu
předběžné kontroly.
Stránka 7 z 15
(6) Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí
své zjištění příkazci operace, u operací v rámci limitovaného příslibu též správci rozpočtu,
s uvedením důvodů a případně doloží další doklady o oprávněnosti svého postupu.
(7) Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, je možné závazek uhradit.
Článek 8
Předběžná kontrola před vznikem nároku
(1) Před vznikem nároku (tj. např. před uzavřením smlouvy vztahující se k tzv. vlastní činnosti, apod.)
zajišťuje předběžnou finanční kontrolu příkazce operace. Schvalovací postup může být doplněn
i o správce rozpočtu.
(2) Schvalovacím postupem příkazce operace před vznikem nároku se prověřuje:
a) soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli pracoviště,
b) správnost operace, zejména dodržení právních předpisů a kritérií hospodárnosti, účelnosti
a efektivnosti (provedení kalkulace ceny apod.),
c) přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních nebo jiných
rizik, které se při uskutečňování operace mohou vyskytnout,
d) doložení operace věcně správnými a úplnými podklady.
(3) Neshledá-li příkazce operace při předběžné kontrole připravované operace nedostatky, schválí
nárok na příjem a podklady o nároku (zejména smlouvu apod.) předá hlavnímu účetnímu
k budoucímu vystavení pohledávky (faktury), přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění
vymáhání pohledávky. U dílčích plateb na základě jednoho smluvního vztahu je nutno tento
postup dodržet vždy před přijetím první platby.
(4) V případě nedostatků příkazce operace vrací předpokládaný nárok k doplnění. V případě
zamítnutí předpokládaného nároku tuto skutečnost oznámí odpovědné osobě a ta musí
přijmout všechna další opatření (informovat odběratele, jinou organizaci apod.).
Článek 9
Předběžná kontrola po vzniku nároku
(1) Po vzniku nároku (tj. např. před předáním pohledávky odběrateli) zajišťují předběžnou finanční
kontrolu příkazce operace a hlavní účetní. Součástí schvalovacího procesu může být i správce
rozpočtu.
(2) Schvalovacím postupem příkazce operace po vzniku nároku se prověřuje a schvaluje správnost
určení dlužníka, druh, výše a splatnost vzniklého nároku.
(3) Schvalovacím postupem hlavního účetního po vzniku nároku se prověřuje a schvaluje:
a) zda připravovaná operace byla ověřena příslušným příkazcem operace v rozsahu jeho
oprávnění k tomuto úkonu,
b) správnost určení poskytovatele, resp. dlužníka, druh, výše a splatnost nároku,
c) jiné skutečnosti související s účetními riziky.
(4) Shledá-li hlavní účetní při předběžné kontrole nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí
své zjištění příkazci operace s uvedením důvodů a případně doloží další doklady o oprávněnosti
svého postupu.
Stránka 8 z 15
(5) Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, zajistí zaúčtování konkrétního příjmu/výnosu ve výši
splatného nároku.
(6) Shledá-li hlavní účetní nedostatky, přeruší schvalovací postup a písemně oznámí své zjištění
příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého
postupu.
Článek 10
Organizace předběžné kontroly na FI
(1) Požadavek zákona o účetnictví na vedení správného, úplného, průkazného, srozumitelného
a přehledného účetnictví je zajištěno formou tzv. zakázek v EIS Magion.
(2) Ekonomické oddělení FI přiděluje číslo zakázky a zadává veškeré údaje potřebné k založení
zakázky včetně příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního do EIS Magion, obvykle
na základě rozhodnutí poskytovatele o poskytnutí dotace, resp. po ukončení kontroly věcné a
formální správnosti návrhu smlouvy, apod.
(3) Nezbytným podkladem pro otevření zakázky je:
a) u projektů jejich evidence v Informačním systému evidence projektů v INETu,
b) u tzv. komerčních zakázek kalkulace ceny zpracovaná v souladu s metodickým listem MU
o kalkulaci ceny.
(4) Děkan je povinen svým písemným pověřením stanovit k jednotlivým zakázkám FI příkazce
operací, správce rozpočtu a hlavního účetního. Pověření, která současně slouží jako podpisové
vzory, jsou uložena u tajemníka FI. Průběžnou aktualizaci příkazců operací, správců rozpočtu
a hlavních účetních u jednotlivých zakázek v EIS Magion zajišťuje Ekonomické oddělení FI.
(5) Osoby vystupující v procesu finanční kontroly na pozicích příkazce operace, správce rozpočtu
a hlavního účetního jsou povinny buď písemně pověřit jednoho svého zástupce, který je
zastupuje v době jejich nepřítomnosti, anebo přijmout taková opatření, která umožní provést
finanční kontrolu i v době jejich nepřítomnosti na pracovišti.
(6) Osoby vystupující v procesu finanční kontroly mohou v průběhu schvalovacího procesu přizvat
k podpůrnému vyjádření další osoby. Tímto se však nezbavují zodpovědnosti za provedení řídicí
kontroly ve své působnosti.
(7) Vůči zaměstnancům, kteří zavinili kontrolou zjištěné nedostatky, mohou být podle míry zavinění
a závažnosti nedostatků přijata opatření ve smyslu příslušných ustanovení zákona č. 262/2006
Sb., Zákona zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a předpisů MU.
(8) Příkazce operace nemůže být zároveň správcem příslušného rozpočtu ani zástupcem tohoto
správce rozpočtu.
(9) Schválení operace vždy musí obsahovat datum, jméno, podpis pověřené osoby a označení její
funkce v procesu řídicí kontroly, aby byla zajištěna průkaznost operací v čase (auditní stopa).
(10) Schvalovací procesy mohou probíhat v listinné i elektronické podobě a jsou vzájemně
zastupitelné. Protože podkladem pro schvalovací proces jsou většinou účetní doklady, musí
schvalovací proces respektovat požadavky na náležitosti účetních dokladů.
(11) Při použití systému řídicí kontroly v elektronické podobě je schvalovací proces podporován
systémy EIS Magion a INET prostřednictvím automaticky generovaných mailových zpráv na
určené adresy příkazce operace, správce rozpočtu a případně dalších schvalovatelů. Záznamy
o elektronických podpisech jsou ukládány k příslušným dokladům v EIS Magion nebo v INETu.
Stránka 9 z 15
(12) Při použití elektronických prostředků ve schvalovacích postupech řídící kontroly nemusí podpis
povinných osob splňovat podmínky stanovené zákonem o službách vytvářejících důvěru pro
elektronické transakce. Při použití informačního systému ve schvalovacích postupech řídicí
kontroly podpis povinných osob nahrazuje nezměnitelný záznam v informačním systému.
Článek 11
Objednávky
(1) Dodávky zboží, prací a služeb v hodnotě do 50.000,- Kč bez DPH jsou obvykle zajišťovány formou
objednávky vystavené pověřeným zaměstnancem v EIS Magion. Podkladem pro vystavení
objednávky je úplná technická a cenová specifikace, přesná identifikace dodavatele (včetně IČ,
DIČ), kontaktní osoba dodavatele a číslo zakázky – zdroje financování pro krytí výdajů, případně
doložení provedení průzkumu trhu a výběru nejvhodnější nabídky v souladu s pravidly
poskytovatele zdroje financování.
(2) Na dodávky dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, na stavební práce, poskytování
služeb v delším časovém horizontu, anebo vyžaduje-li to povaha předmětu zakázky nebo
pravidla poskytovatele zdroje financování nebo hodnota plnění je vyšší než 50.000,- Kč bez DPH,
je nutné uzavřít smluvní vztah v písemné formě (např. kupní smlouvu nebo smlouvu o dílo).
Postup přípravy a uzavírání smluvních vztahů se řídí Opatřením děkana k uzavírání a evidenci
smluv na FI.
(3) Ve výjimečných případech, dovoluje-li to povaha předmětu objednávky, je možné se souhlasem
tajemníka vystavit objednávku i na plnění s hodnotou vyšší než 50.000,- Kč bez DPH. Postup se
řídí Opatřením děkana k uzavírání a evidenci smluv na FI.
(4) Komplexně schválená objednávka je pověřeným zaměstnancem odeslána dodavateli a bude
sloužit pro potřeby rozpočtování zakázek a jako podklad pro likvidaci došlých faktur.
Článek 12
Faktury
(1) Všechny daňové doklady musí být ihned po jejich převzetí od dodavatele/poskytovatele služeb
předány (případně zaslány na adresu ekon@fi.muni.cz) k dalšímu zpracování na Ekonomické
oddělení FI, které také zajistí provedení předběžné řídicí kontroly u výdajů po vzniku závazku,
provede zaúčtování a další související operace, včetně případného zavedení do evidence
majetku. Případné sankce nebo penále plynoucí z pozdního předání daňových dokladů na
Ekonomické oddělení FI budou předány k projednání škodní komisi MU a budou předepsány
k úhradě zaměstnanci odpovědnému za pozdní předání daňového dokladu (faktury).
(2) Daňové doklady (faktury) na stavební práce zpracovává Ekonomický odbor RMU. Tyto faktury
přebírá tajemník FI, který zajistí předání faktury na Ekonomický odbor RMU k dalšímu
zpracování.
(3) Faktury pro odběratele (pohledávky) vystavuje pověřený zaměstnanec Ekonomického oddělení
FI na základě přijaté objednávky nebo smlouvy, obvykle po předání předávacího protokolu
potvrzujícího provedení díla, resp. poskytnutí služby, apod.
Stránka 10 z 15
Článek 13
Pracovní cesty a cestovní náhrady
(1) Problematiku pracovních cest a poskytování cestovních náhrad komplexně řeší směrnice MU
Cestovní náhrady.
(2) Na pracovní cestu vysílá zaměstnance FI jeho přímý nadřízený, který v souladu s příslušnými
ustanoveními zákoníku práce také stanoví podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši
cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních
úkolů, způsob dopravy a ubytování.
(3) Vyslání na pracovní cestu se realizuje vyplněním elektronického formuláře plánu cesty v INETu
nebo vyplněním papírového formuláře (viz příloha č. 11, resp. 12).
(4) Cestovní příkaz musí být vyplněn s dostatečným předstihem, který umožní schválení přímým
nadřízeným a předběžnou finanční kontrolu před vznikem závazku. V případě nutné
bezhotovostní platby spojené s pracovní cestou (např. platba konferenčního poplatku, platba
letenky, objednávka ubytování prostřednictvím internetu, apod.) je nezbytnou podmínkou
realizace platby schválení pracovní cesty přímým nadřízeným a také příslušná finanční kontrola.
(5) V případě pracovní cesty do zahraničí je FI povinna poskytnout zaměstnanci zálohu, maximálně
však do výše předpokládaných výdajů, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha
nebude poskytnuta. Žádost o poskytnutí zálohy je součástí elektronického i listinného formuláře
a musí být schválena (a u listinné formy i předána na Ekonomické oddělení FI) nejméně
10 pracovních dnů před termínem, ve kterém zaměstnanec požaduje poskytnutí zálohy.
Pověřený zaměstnanec Ekonomického oddělení FI (obvykle pokladní) jednou týdně vyzvedne na
základě schválených cestovních příkazů zálohu v příslušné valutové měně na valutové pokladně
MU. Zaměstnanec, požadující zálohu vyšší než je ekvivalent 80.000,- Kč, je povinen si tuto zálohu
sám vyzvednout na valutové pokladně MU, stejně jako zaměstnanec, jemuž nevyhovuje termín
výběru v příslušném termínu, resp. neodevzdá včas vyplněný příkaz k pracovní cestě do zahraničí
na Ekonomické oddělení FI. V odůvodněných případech může být záloha poskytnuta na účet
zaměstnance v souladu se směrnicí MU Cestovní náhrady.
(6) Zaměstnanec je povinen vyúčtovat pracovní cestu do 10 pracovních dnů po jejím ukončení. Na
cizojazyčných dokladech předložených k vyúčtování je zaměstnanec povinen uvést český překlad
informací rozhodujících pro zúčtování cestovních náhrad. Součástí podkladů k vyúčtování
pracovní cesty je zpráva z pracovní cesty, ve které je nutné, zejména v případech financování
pracovní cesty z účelových dotací, prokázat souvislost pracovní cesty se zdrojem financování.
(7) Nevyčerpanou zálohu vrací zaměstnanec na pokladně FI v měně, kterou byl vybaven. Pokud byla
zaměstnanci poskytnuta záloha nižší, než činil jeho nárok, doplácí FI zaměstnanci doplatek
v české měně, a to obvykle společně se mzdou v nejbližším možném výplatním termínu.
Článek 14
Platby kartou
(1) Podmínky a postup při požadavku na úhradu závazků platební kartou FI se řídí Opatřením děkana
Použití platební karty Fakulty informatiky.
Stránka 11 z 15
Článek 15
Hotovostní operace
(1) V odůvodněných případech lze nákup běžných provozních potřeb v celkové ceně do 10.000,- Kč
bez DPH zajistit nákupem za hotové na základě zjednodušeného daňového dokladu. Podmínkou
je písemný souhlas příkazce operace a správce rozpočtu na formuláři „Písemný záznam
o provedení předběžné řídicí kontroly u výdajů“ (viz příloha č. 7) s vyznačením maximální výše
individuálního příslibu.
(2) Proplacení hotovostního nákupu je možné po předložení zjednodušeného daňového dokladu
(paragonu), který bude opatřen všemi údaji dle zákona o účetnictví a zákona o DPH.
(3) Zaměstnanec, který nákup realizoval, doplní na formulář „Písemný záznam o provedení
předběžné řídicí kontroly u výdajů“ pro koho a k jakému účelu byl nákup realizován a zajistí
provedení předběžné řídicí kontroly u výdajů po vzniku závazku.
(4) Zjednodušený daňový doklad (paragon) společně s dokladem o provedení předběžné kontroly
u výdajů je nutné neprodleně předat na Ekonomické oddělení FI k dalšímu zpracování.
(5) Ekonomické oddělení FI přijme ke zpracování pouze ty doklady, které obsahují všechny uvedené
údaje a podpisy.
(6) Hotovostní výdaje na základě tzv. nepojmenovaných smluv (§ 1746 odst. 2 Občanského
zákoníku) budou podloženy formulářem „Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly
u výdajů po vzniku závazku“ (viz příloha č. 5).
(7) V případě sankcí a pokut, jejichž úhrada obvykle probíhá v hotovosti na pokladně Ekonomického
oddělení FI, nelze operativně zabezpečit schválení konkrétního příjmu příkazcem operace
a hlavním účetním před samotným příjmem hotovosti, je finanční kontrola po vzniku nároku
provedena až následně.
Článek 16
Stipendia
(1) Návrhy na výplatu stipendií jsou podávány v souladu se Stipendijním řádem Masarykovy
univerzity příslušnému proděkanovi podle stipendijního programu.
(2) Příkazcem operací u stipendií vyplácených ze stipendijního fondu FI bývá obvykle vedoucí
oddělení, do jehož kompetence spadá příslušný stipendijní program.
(3) Po zpracování návrhů na výplatu stipendií zajistí příslušné oddělení tisk souhrnných sestav, které
obratem předá k dalšímu zpracování Ekonomickému oddělení FI.
Článek 17
Pracovněprávní vztahy
(1) Uzavírání pracovněprávních vztahů a s nimi souvisejícím nakládáním se mzdovými prostředky
(stanovení mzdy a její úpravy, rozhodování a vyplácení odměn) je v souladu s ustanovením § 24
zákona o vysokých školách a dalších vnitřních předpisů MU v pravomoci děkana a tajemníka FI.
(2) Návrh na uzavření/změnu pracovní smlouvy, uzavření/změnu dohody o pracích konaných mimo
pracovní poměr (dále jen dohoda) podává s dostatečným předstihem (minimálně 5 pracovních
dnů před datem zahájení pracovního poměru, resp. práce konané mimo pracovní poměr)
Stránka 12 z 15
děkanovi FI, resp. tajemníkovi FI příkazce operace. Návrh na uzavření pracovněprávního vztahu
musí být schválen vedoucím pracoviště, na které bude nově přijímaný zaměstnanec zařazen.
Návrh na uzavření pracovní smlouvy/dohody musí obsahovat údaje uvedené na formulářích
„Návrh na uzavření/změnu pracovní smlouvy“ (viz příloha č. 17), resp. „Návrh na uzavření/změnu
dohody konané mimo pracovní poměr“ (viz příloha č. 18), včetně popisu činnosti přijímaného
zaměstnance v případě, že se jedná o neakademickou pracovní pozici. Pokud příkazce operace
navrhuje změnu pracovní smlouvy/dohody, musí návrh obsahovat všechny měněné údaje
včetně vyčíslení finančních dopadů změny.
(3) Pracovní výkazy k dohodám o pracích konaných mimo pracovní poměr jsou obvykle vyplňovány
a schvalovány elektronicky. V případě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr
týkajících se zajištění výuky může schválení příkazcem operace předcházet schválení osobou
přebírající vykonanou práci.
(4) Návrh na vyplacení odměny podává příkazce operace. Návrh na vyplacení odměny musí
obsahovat údaje uvedené ve formuláři „Návrh na vyplacení odměn“ (viz příloha č. 19),
nezbytnou součástí návrhu je řádné zdůvodnění návrhu na odměnu jednotlivě pro každou
odměňovanou osobu.
(5) Příkazci operace jsou při finanční kontrole nakládání se mzdovými prostředky odpovědni za
hospodárné, efektivní a účelné vynakládání mzdových prostředků, v souladu s právními
předpisy.
(6) Při hromadném vyplácení mzdových prostředků (úpravy mezd, výplata mimořádných odměn
apod.) lze zajistit předběžnou finanční kontrolu formou souhrnného záznamu přiloženého
k sumarizované sestavě.
(7) V případě dohod na zajištění výuky je možné využít institutu tzv. limitovaného příslibu (viz článek
č. 6), který předloží správci rozpočtu vedoucí pracoviště, jenž je současně příkazcem operace.
Součástí je odhad potřeby finančních prostředků na zajištění výukové činnosti formou dohod
v daném semestru.
(8) Zajištění finanční kontroly pro pracovněprávní oblast je zabezpečováno zaměstnanci, kteří jsou
oprávněni přijít do styku s osobními a mzdovými údaji o zaměstnancích.
Článek 18
Smluvní vztahy
(1) Příprava, kontrola a uzavírání smluvních vztahů se řídí Opatřením děkana k uzavírání a evidenci
smluv na FI.
(2) Smlouva může být uzavřena až po úspěšném ukončení předběžné kontroly.
Stránka 13 z 15
Část třetí
Průběžná a následná kontrola
Článek 19
Průběžná kontrola
(1) Průběžná kontrola je prováděna prostřednictvím vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů
FI nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při
hospodaření s veřejnými prostředky i s prostředky z vlastní činnosti.
(2) Předmětem průběžné kontroly je kontrola úplnosti a přesnosti operace, tj. kontrola činnosti
v průběhu operace:
a) od vzniku nároku nebo závazku po dokončení prací, dodávky apod. až ke konečnému
vypořádání,
b) od předání podkladů k uskutečnění operace hlavnímu účetnímu až do vyúčtování celkové
částky zaplacených příjmů k uspokojení celkové pohledávky nebo celkové částky
zaplacených výdajů, vyplývajících ze závazků a pokladního splnění a zaúčtování veškerých
příjmů nebo plateb.
(3) Cílem průběžné kontroly v procesu zpracování operací je ověřit, zda přezkoumávané operace
jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými
smlouvami nebi jinými rozhodnutími přijatými v rámci řízení a splňují kritéria hospodárnosti,
účelnosti a efektivnosti, odstranit nebo zmírnit provozní, finanční, právní nebo jiná rizika
a zajistit ochranu majetku a osob. Transparentnost pravidelné průběžné kontroly je
zabezpečena zejména režimem kontroly věcné správnosti a kontrolou pověřenými zaměstnanci
FI.
(4) Příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní jsou odpovědni za provádění periodické
průběžné kontroly v procesu zpracování operací a následné kontroly.
(5) Průběžná kontrola může být pravidelná nebo namátková.
(6) Zjistí-li osoby uvedené v odstavci 1 při výkonu průběžné kontroly, že s finančními prostředky je
nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí
své zjištění písemně děkanovi FI, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných
nedostatků.
Článek 20
Následná kontrola
(1) Následná kontrola je zajišťována vnitřním kontrolním systémem. V průběhu účetního období
tajemník FI určí oblasti kontroly a zaměstnance pověřené jejich provedením.
(2) Předmětem následné kontroly je prověřování zda:
a) údaje o hospodaření s finančními prostředky věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb finančních
prostředků;
b) údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro uskutečňování veřejných i jiných příjmů,
výdajů a nakládání s finančními prostředky;
c) přezkoumávané operace jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty,
programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebi jinými rozhodnutími přijatými v rámci
řízení a splňují kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti;
Stránka 14 z 15
d) přijatá opatření včetně opatření k odstranění, zmírnění nebo předcházení rizik jsou plněna.
(3) Cílem následné řídicí kontroly je zjistit, zda údaje o hospodaření s prostředky FI uvedené
v účetních knihách, výkazech hospodaření a v evidenci majetku věrně zobrazují zdroje, stav
a pohyb finančních prostředků a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným při
hospodaření s prostředky FI. Příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní zabezpečí
v rámci svých kompetencí následnou kontrolu operativně nebo na základě stanovených plánů
kontrolní činnosti.
(4) Následná kontrola může být pravidelná nebo namátková. Při pravidelné následné kontrole jsou
zkoumány a vyhodnocovány zejména výsledky hospodaření pracovišť a navazují na ni rozbory
hospodaření jak pracovišť, tak FI.
(5) Výsledky přezkoumání a vyhodnocení operací podle tohoto článku jsou podkladem
k prověřování přiměřenosti a účinnosti systému řídicí kontroly na FI.
Článek 21
Záznam o prováděné kontrole
(1) Dokladem o provedení předběžné finanční kontroly je elektronický záznam o průběhu finanční
kontroly v systému INET, případně v EIS Magion. V případě zajištění předběžné finanční kontroly
písemnou formou jsou dokladem vyplněné a podpisy oprávněných osob opatřené formuláře
v příloze tohoto pokynu, které jsou následně uloženy na Ekonomickém oddělení FI.
(2) K dokladování provedení průběžné nebo následné kontroly je doporučeno použít formuláře
vnitřního kontrolního systému v INETu.
Článek 22
Oprava zjištěné chyby
(1) Pokud průběžná nebo následná kontrola zjistí, že informace obsahují chyby, je nutné provést
opravu. Oprava se provádí v souladu s ustanoveními § 35 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,
ve znění pozdějších předpisů.
(2) Žádost o opravu údajů o zdrojích financování (přeúčtování mezi různými zakázkami) je
předkládána na Ekonomické oddělení FI. V žádosti musí být uvedeno zdůvodnění přeúčtování,
druh nákladů, částka k přeúčtování, původní a nový zdroje financování. Přeúčtování je možné
zrealizovat pouze na základě souhlasu příslušných příkazců operace, správců rozpočtu a hlavního
účetního.
Článek 23
Závěrečná ustanovení
(1) Ke dni účinnosti tohoto pokynu se zrušuje Pokyn děkana č. 01/2021 k zajištění finanční kontroly
a oběhu účetních dokladů na FI ve znění účinném od 1. července 2021.
(2) Výkladem jednotlivých ustanovení a průběžnou aktualizací pokynu pověřuji tajemníka FI.
(3) Kontrolu dodržování tohoto pokynu vykonává Ekonomické a Personální oddělení FI.
(4) Pokyn nabývá platnosti dnem zveřejnění.
Stránka 15 z 15
(5) Pokyn nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2023.
Jiří Zlatuška
děkan FI
podepsáno elektronicky
Přílohy:
1. Pověření příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního, vč. povinností osob
pověřených řešením a správou projektů
2. Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly u příjmů před vznikem nároku
3. Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly u příjmů po vzniku nároku
4. Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly u výdajů před vznikem závazku
5. Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly u výdajů po vzniku závazku
6. Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly u příjmů (pokladna)
7. Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly u výdajů (pokladna)
8. Písemný záznam o provedení předběžné řídicí kontroly (přeúčtování)
9. Limitovaný příslib
10. Vyúčtování limitovaného příslibu
11. Příkaz k zahraniční pracovní cestě
12. Příkaz k tuzemské pracovní cestě
13. Žádost zaměstnance o souhlas s použitím silničního motorového vozidla k pracovní cestě
14. Žádost zaměstnavatele o souhlas s použitím silničního motorového vozidla k pracovní cestě
15. Žádost o bezhotovostní převod zálohy na pracovní cestu na účet zaměstnance
16. Návrh na výplatu stipendia
17. Návrh na uzavření/změnu pracovní smlouvy
18. Návrh na uzavření/změnu dohody konané mimo pracovní poměr
19. Návrh na vyplacení odměn