Masarykova univerzita v Brně Fakulta informatiky podávání a realizace projektů VaV na FI Pokyn děkana č. 01/2005 Článek I. Předmět úpravy 1. Pokyn specifikuje podmínky předkládání a následné realizace projektů VaV na FI. Článek II. Předkládání a schvalování návrhů projektů 1. Návrh projektu musí obsahovat kompletní dokumentaci v souladu s pravidly poskytovatele, o jehož finanční prostředky se navrhovatel uchází. 2. Dokumentaci projektu připravuje navrhovatel, který současně zodpovídá za formální správnost, proveditelnost a soulad cílů projektu s posláním a cíli FI MU. 3. Návrh projektu -- jeho kompletní dokumentaci předá navrhovatel na Oddělení vědy a výzkumu FI: a) minimálně šest pracovních dnů před datem uzávěrky poskytovatele v případě projektů, které podepisuje rektor MU, b) minimálně tři pracovní dny před datem uzávěrky poskytovatele v případě projektů, které podává přímo FI. Nedodrží-li navrhovatel uvedený termín, není FI schopna garantovat včasné zajištění veškerých požadovaných formálních náležitostí -- podpis děkana FI a následně podpis rektora MU. 4. Navrhovatel předkládá návrh projektu (kompletní dokumentaci) děkanovi fakulty prostřednictvím Oddělení vědy a výzkumu na FI. Všechny návrhy projektů předkládané děkanovi musí být parafovány tajemníkem fakulty -- na tzv. košilce -- viz příloha č. 1. Článek III. Rozpočet projektu 1. Rozpočet projektu zahrnuje: a) neinvestiční rozpočet ve struktuře požadované poskytovatelem, b) investiční rozpočet. 2. Navrhovatel současně vyplní jako podklad pro další zpracování ekonomickým oddělením tabulku předpokládaných nákladů -- příloha č. 2. V případě víceletých projektů navrhovatel uvede rozpočet jak pro jednotlivé roky, tak souhrnnou kalkulaci, vč. rozpisu požadovaného příspěvku fakulty. 3. Rozpočet projektu je jedním z hlavních smluvních dokumentů projektu a po podpisu smlouvy se stává právně závazný. Jakékoliv změny v rozpočtu obvykle podléhají schválení poskytovatele finančních prostředků. O tuto změnu je navrhovatel povinen poskytovatele včas požádat. 4. Spolufinancování projektu je navrhovatel povinen projednat s vedením FI již v období přípravy návrhu projektu. Navrhovatel projektu předloží vedení FI již jako součást návrhu projektu časový a objemový plán množství finančních prostředků potřebných pro spolufinancování projektu, včetně návrhu zdroje a způsobu jejich financování v dostatečném časovém předstihu před podáním projektu. 5. Finanční prostředky mohou být využity pouze a výhradně pro dosažení cílů projektu, na který byly prostředky přiděleny. 6. Navrhovatel projektu je dále povinen se seznámit s uznatelnými a neuznatelnými náklady specifikovanými v pravidlech projektu, případně ve smlouvě, a používat finanční prostředky pouze pro uznatelné náklady. 7. Finanční prostředky projektu mohou být využívány pouze v době od podepsání smlouvy do termínu ukončení projektu stanoveném ve smlouvě, není-li stanoveno poskytovatelem jinak. Článek IV. Realizace projektu 1. Projekt, resp. smlouvy vyplývající z realizace projektu schvaluje: a) rektor v případě projektů financovaných z účelové dotace, resp. smluv o přidělení účelové dotace (např. FRVŠ, rozvojové a transformační projekty MŠMT, výzkumné záměry, ... ); b) děkan FI v případech projektů, u nichž je pravomoc jednání a rozhodování delegována rektorem na děkana (viz statut MU, příloha č. 8, bod 1a - Grantová agentura České republiky, Grantová agentura Akademie věd České republiky a rezortní grantové agentury -- např. IGA); c) děkan FI v případech projektů financovaných z rozpočtu FI (interní projekty, apod.). 2. Vedoucí projektu (navrhovatel) zodpovídá za: a) řízení projektu tak, aby bylo dosaženo stanovených cílů a výstupů projektu ve stanoveném čase, kvalitě a v rozsahu přidělených finančních zdrojů, včetně dodržení rozpočtu investičních a neinvestičních finančních prostředků; b) hospodárné vynakládání finančních prostředků; c) vedení a archivaci kompletní dokumentace projektu -- veškeré materiály k projektu je povinen průběžně předávat na Oddělení vědy a výzkumu FI; d) vypracování průběžných a závěrečných zpráv, vč. jejich obsahové a formální správnosti; e) respektovaní upřesňujících pravidel řízení a hospodaření, vnitřních předpisů MU a legislativy ČR při realizaci projektu, jakož i v souladu s podmínkami použití účelových prostředků; f) provedení výběrových řízení v souladu s platným zákonem o veřejných zakázkách; g) podepisování veškerých platebních příkazů zakázky; h) v případě, že pravidla projektu stanovují povinnost vést výkaz činnosti nebo evidovat produktivní čas, poskytující přehled vykonávaných činností a počet odpracovaných hodin na projektu, je vedoucí projektu povinen takový výkaz ("timesheet") pravidelně za stanovené období zpracovávat; i) povinností vedoucího projektu je písemně o každé změně v projektu poskytovatele informovat, poskytnout její zdůvodnění a požádat o případné schválení takové změny; neschválené změny bez ohledu na jejich význam vedou obvykle k rozhodnutí poskytovatele omezit financování projektu, případně žádat o vrácení adekvátní části finančních prostředků, které jsou se změnou spojeny. 3. Dokumentace projektu je vedena na Oddělení vědy a výzkumu FI a obsahuje: a) projekt, vč. smlouvy; b) průběžné a závěrečné zprávy, hodnocení; c) závěrečné vyúčtování (obratová výsledovka). 4. Všechny projekty musí být v ekonomickém systému MU vedeny jako samostatné ekonomické zakázky (dále jen "zakázka") a v účetnictví sledovány odděleně. Na tuto zakázku jsou účtovány veškeré výnosy i náklady související s realizací projektu. V některých případech může být zřízena více než jedna zakázka pro daný projekt (např. jiná pro evidenci spolufinancování). 5. Před otevřením zakázky Ekonomickým oddělením musí řešitel předat EO FI: a) kopie projektu podepsaná rektorem, resp. děkanem FI; b) kopie smlouvy podepsaná rektorem, resp. děkanem FI; c) rozpočet projektu. 6. Neposkytne-li vedoucí projektu (navrhovatel) Ekonomickému oddělení FI včas kompletní uvedené podklady, není Ekonomické oddělení povinné otevřít příslušnou zakázku a umožnit čerpání poskytnutých prostředků. 7. Aby mohlo být zahájeno čerpání mzdových prostředků na příslušné zakázce, poskytne vedoucí projektu Personálnímu oddělení FI písemný návrh čerpání mzdových prostředků a OON schválený děkanem fakulty. Tento návrh obsahuje podrobně rozpracovanou tabulku mzdových prostředků tak, jak byla naplánována a schválena v projektu. Návrh obsahuje jmenovitý seznam řešitelů a předpokládané měsíční čerpání mzdových prostředků, včetně specifikace mzdové složky (výše úvazku a od toho se odvíjející tarifní mzda, osobní příplatek, odměna). Pro čerpání OON je podstatný údaj, zda jde o dohodu o provedení práce (bez odvodů) nebo o dohodu o činnosti (včetně odvodů). 8. Vedoucí projektu (navrhovatel) povinen aktualizovat tabulku předpokládaných nákladů -- příloha č. 2 -- v souladu s případnými změnami financování projektu ze strany poskytovatele. Článek V. Závěrečná ustanovení 1. Výkladem jednotlivých ustanovení a průběžnou aktualizací tohoto pokynu pověřuji tajemníka fakulty. 2. Kontrolu dodržování vykonávají vedoucí Ekonomického oddělení FI, vedoucí Oddělení vědy a výzkumu FI a vedoucí Personálního oddělení FI. 3. Pokyn nabývá účinnosti dnem 1. února 2005. V Brně dne 31. ledna 2005 Jiří Zlatuška děkan FI