HR AWARD FA MU - ACTION PLAN - GANTT CHART LAST UPDATE: dd.mm.yyyy ACTION Nr. AKCE č. "ACTION PLAN - PROPOSED ACTIONS (individual steps, outputs, indicators) AKČNÍ PLÁN - navrhované akce (jednotlivé kroky, výstupy, indikátory)" RESPONSIBLE PERSON/UNIT Odpovědná osoba/oddělení DEADLINE Dokončení January 21 February 21 March 21 April 21 May 21 June 21 July 21 August 21 September 21 October 21 November 21 December 21 January 22 February 22 March 22 April 22 May 22 June 22 July 22 August 22 September 22 October 22 November 22 December 22 January 23 February 23 March 23 April 23 May 23 June 23 July 23 August 23 September 23 October 23 November 23 December 23 January 24 February 24 March 24 April 24 May 24 June 24 July 24 August 24 September 24 October 24 November 24 December 24 January 25 February 25 March 25 April 25 May 25 June 25 July 25 August 25 September 25 October 25 November 25 December 25 CURRENT STATUS Stav plnění 1. MU ACADEMIC AND PROFESSIONAL EMPLOYEE CODE OF ETHICS / Etický kodex akademických a odborných pracovníků MU *Vice-dean for Research and Development *Lawyer *HR Award Team /*Proděkan pro výzkum a rozvoj *Právník *HR Award tým 12/31/2021 1.1  Cooperation with the MU Rector´s Office on updating the MU academic and professional employee code of ethics / Spolupráce s rektorátem MU na aktualizaci stávajícího Etického kodexu 9/30/2021 1.2  Realized information campaign / Realizována informační kampaň 12/31/2021 Number (time series) of incidents solved: / Počet (časové řady) incidentů řešených: * by MU Research Ethics Committee /* Etickou komisí pro výzkum MU * by MU Ethics Committee /* Etickou komisí MU * by MU Equal Opportunities Panel /* Panelem pro rovné příležitosti MU "* Based on the MU directive ""Processing and registration of complaints at MU"" /* Na základě směrnice MU ""Vyřizování a evidence stížností, podnětů a peticí na MU""" 2.       SYSTEM OF JOB POSITIONS AND JOB TITLES / Systém pracovních pozic a míst *HR Award Team *Head of Personnel Office /*HR Award tým *Vedoucí personálního odd. 12/31/2021 2.1  Internal rule created (link to existing document) / Vytvořen vnitřní předpis (odkaz na existující dokument) 12/31/2021 % of employees with job description / % zaměstnanců s popisem pracovního místa Volume of teaching hours counted per one R1-R4 / Velikost pedagogických úvazků přepočtených na jednoho R1-R4 3.       CAREER MANAGEMENT / Řízení pracovní kariéry *HR Award Team *Head of Personnel Office /*HR Award tým *Vedoucí personálního odd. 12/31/2021 3.1  Career regulation FA MU created (link to existing document) / Vytvořen Kariérní předpis FF MU (odkaz na existující dokument) 12/31/2021 4. RECRUITMENT AND SELECTION / Nábor a výběr *HR Award Team *Head of Personnel Office /*HR Award tým *Vedoucí personálního odd. 12/31/2022 4.1  Cooperation with the MU Rector´s Office on the creation of a university-wide OTM-R policy / Spolupráce s rektorátem MU na tvorbě OTM-R politiky MU 6/30/2021 4.2  Cooperation with the MU Rector´s Office on updating the Regulations on Competitive Selection Procedures at MU / Spolupráce s rektorátem MU na aktualizaci Řádu výběrového řízení MU 3/31/2022 4.3  """Job opportunities"" tab on the FA MU website created (link to an existing page) / Vytvořena záložka ""Pracovní příležitosti"" na webových stránkách FF MU (odkaz na existující stránku)" 3/31/2021 4.4  Internal methodology including forms and templates (link to existing document) / Vytvořena interní metodika včetně formulářů a šablon (odkaz na exitující dokument) / 6/30/2022 4.5  OTM-R training implemented / Zavedeno vzdělávání o oblasti OTM-R / 9/30/2022 4.6  "System set up for the regular quarterly evaluation of trends in key areas of recruitment and selection = openness, transparency and merit evaluation / Nastaven systém pro pravidelné čtvrtletní vyhodnocování trendů v klíčových oblastech náboru a výběru = otevřenost, transparentonost a hodnocení zásluh" 12/31/2022 Level of satisfaction of senior employees and successful candidates with the recruitment process / Míra spokojenosti vedoucích pracovníků a úspěšných kandidátů s náborovým procesem Number of trained employees involved in recruitment and selection / Počet proškolených zaměstnanců zapojených do náboru a výběru Proportion of applicants: / Podíl uchazečů: * coming from outside the university/faculty /* přicházející z prostředí mimo univerzitu/fakultu * coming from abroad /* přicházející ze zahraničí * meeting the requirements for the advertised vacancy /* splňujících požadavky na inzerovanou pozici * from under-represented groups /* z nedostatečně zastoupených skupin Proportion of job offers published on Euraxess / Podíl pracovních nabídek zvěřejňovaných na Euraxess Number of channels for advertising job offers / Počet kanálů pro zveřejňování pracovních nabídek Statistics on the composition of selection committees / Statistika složení výběrových komisí OTM-R complaint statistics / Statistika stížností v oblasti OTM-R 5.       ADAPTATION PROCESS / Adaptační proces *HR Award Team *Head of Personnel Office /*HR Award tým *Vedoucí personálního odd. 9/30/2022 5.1  Internal rule created (link to existing document) / Vytvořen vnitřní předpis (odkaz na existující dokument) 9/30/2022 5.2  "Handbook for new employees, including links to information sources on the website created (link to an existing document and pages) / Vytvořena příručka pro nového zaměstnance včetně odkazů na informační zdroje na webových stránkách (odkaz na existující dokument a stránky)" 9/30/2022 5.3  Series of topics for introductory training created (including e-learning) / Vytvořena série témat pro vstupní školení (včetně e-learningu) 9/30/2022 5.4  Role of the informal adaptation guide implemented / Zavedena role neformálního průvodce adaptací 9/30/2022 5.5  Evaluation of the adaptation process at the end of the trial period implemented / Zavedeno vyhodnocení adaptačního procesu ke konci zkušební doby 9/30/2022 Number of trained employees providing the adaptation process / Počet proškolených zaměstnanců zajišťujících adaptační proces 6.       EMPLOYEE EVALUATION / Hodnocení zaměstnanců *Steering Committee *HR Award Team *Head of Personnel Office /*Dohlížecí komise *Vedoucí personálního odd. *HR Award tým 12/31/2023 6.1  Tool for obtaining feedback created / Vytvořen nástroj pro získávání zpětné vazby 9/30/2022 6.2  Internal rule created (link to existing document) / Vytvořen vnitřní předpis (odkaz na existující dokument) 6/30/2023 6.3  "Evaluation contains individual development goals, on the basis of which the training and development of individuals takes place / Hodnocení obsahuje individuální rozvojové cíle, na jejichž základě probíhá vzdělávání a rozvoj jednotlivců" 12/31/2023 "Number of employees evaluated / Počet zaměstnanců, u nichž proběhlo hodnocení" Number of employees with set development goals / Počet zaměstnanců s nastavenými rozvojovými cíli 7.       EMPLOYEE TRAINING AND DEVELOPMENT SYSTEM / Systém vzdělávání a rozvoje zaměstnanců *HR Award Team *Head of Personnel Office /*HR Award tým *Vedoucí personálního odd. 12/31/2023 7.1  Cooperation with the MU Rector´s Office on the system setting of training and development of employees at MU / Spolupráce s rektorátem MU na systémovém nastavení vzdělávání a rozvoje zaměstnanců na MU 12/31/2022 7.2  Implementation of the training and development system staffed / Personálně zabezpečena realizace systému vzdělávání a rozvoje 3/31/2023 7.3  Internal rule created (link to existing document) / Vytvořen vnitřní předpis (odkaz na existující dokument) 12/31/2023 7.4  Standard offer of training – key topics and formats created / Vytvořena standardní nabídka vzdělávání - klíčová témata a formáty 12/31/2023 7.5  "Tools for evaluating the effectiveness of training events (questionnaire, statistics) created / Vytvořeny nástroje pro vyhodnocování efektivity vzdělávacích akcí (dotazník, statistiky)" 12/31/2023 Number of topics in the form of e-learning / Počet témat ve formě e-learningu Number and scope of R1-R4 trainings according to the topic / Počet a rozsah školení R1-R4 dle tématu 8.       CAREER COUNSELLING SYSTEM / Systém kariérního poradenství *HR Award Team *Head of Personnel Office /*HR Award tým *Vedoucí personálního odd. 3/31/2023 8.1  Cooperation with the MU Rector´s Office on the creation of a university-wide career guidance system for researchers / Spolupráce s rektorátem MU na vytvoření celouniverzitního systému kariérního poradenství pro výzkumníky 12/31/2022 8.2  Realized information campaign / Realizována informační kampaň 3/31/2023 Number of performed consultations R1-R4 / Počet realizovaných konzultací R1-R4 Satisfaction rate with career centre services / Míra spokojenosti se službami kariérního centra 9.    SUPERVISION SYSTEM FOR EARLY-STAGE RESEARCHERS / Systém supervize pro začínající výzkumníky *Vice-dean for Research and Development *HR Award Team * Head of Personnel Office /*Proděkan pro výzkum a rozvoj *HR Award tým * Vedoucí personálního odd. 6/30/2024 9.1  Pilot workshop for mentoring performed / Realizován pilotní workshop k mentoringu 12/31/2022 9.2  Internal rule created (link to existing document) / Vytvořen vnitřní předpis (odkaz na existující dokument) 12/31/2023 9.3  Each new R1 and R2 employee is informed of their supervisor in job description upon the start of their employment / Každý nový zaměstnanec R1 a R2 je informován o svém supervizorovi v popisu svého pracovního místa při nástupu do zaměstnání 6/30/2024 Number of researchers trained in the supervisory role / Počet výzkumníků proškolených v supervizní roli 10.       PHD STUDIES / Doktorské studium *Vice-dean for Research and Graduate Studies *HR Award Team /*Proděkan pro vědu a doktorské studium *HR Award tým 12/31/2023 10.1  Cooperation with the MU Rector´s Office on the revision of the university-wide concept of PhD studies and on the creation of PhD studies standards / Spolupráce s rektorátem MU na revizi celouniverzitní koncepce PhD studia a na vytvoření standardů PhD studia 6/30/2022 10.2  Questionnaire survey for PhD students performed / Realizováno dotazníkové šetření pro PhD studenty 6/30/2021 10.3  PhD studies handbook created / Vytvořena příručka PhD studia 9/30/2021 10.4  Pilot training workshops for PhD students performed / Realizovány pilotní vzdělávací workshopy pro PhD studenty 12/31/2022 10.5  PhD study standards taking into account faculty specifics created / Vytvořeny standardy PhD studia zohledňující fakultní specifika 6/30/2023 10.6  Cross-sectional subjects in fields with common intersections implemented / Zavedeny průřezové předměty u oborů se společnými průniky 12/31/2023 10.7  Freshers training (skills needed for research activities) is mandatory for all PhD students / Školení Freshers (dovednosti potřebné pro výzkumnou činnost) je povinné pro všechny studenty PhD 12/31/2023 PhD day realised once per semester for the last years of Mgr. and first years of PhD programmes / 1x semestr realizován PhD den pro poslední ročníky Mgr. a první ročníky PhD Number of realised workshops and webinars for trainers / Počet realizovaných workshopů a webinářů pro školitele Number of PhD students involved in grants / Počet PhD studentů zapojených do grantů 11.       POSTDOCTORAL POSITIONS (POSTDOC) / Postdoktorandské pozice (postdoc) *Vice-dean for Research and Development *HR Award Team * Head of Personnel Office /*Proděkan pro výzkum a rozvoj *HR Award tým * Vedoucí personálního odd. 6/30/2022 11.1  "Cooperation with the MU Rector´s Office on the creation of a university-wide postdoc strategy (position definition, area of employment, conditions and system of care for foreign postdoc) / Spolupráce s rektorátem MU na vytvoření celouniverzitní strategie postdoc (definice pozice, oblast zaměstnávání, podmínky a systém péče o zahraniční postdoc)" 9/30/2021 11.2  Postdoc positions and rules for postdoc employment are defined in the System of job positions and job titles FA MU / Pozice postdoc a pravidla pro zaměstnávání postdoc definovány v Systému pracovních pozic a míst FF MU 12/31/2021 11.3  Postdoc position included in the Career regulation FA MU / Pozice postdoc zahrnuta do Kariérního předpisu FF MU 12/31/2021 11.4  Rules for recruitment to postdoc positions included in the internal methodology for recruitment and selection / Pravidla pro nábor na pozice postdoc zahrnuta v interní metodice pro nábor a výběr 6/30/2022 11.5  Information leaflet and separate website for postdoc positions on the FA MU website created / Vytvořen informační leták a samostatná stránka pro pozice postdoc na webu FF MU 6/30/2022 Number of employees in postdoc positions / Počet zaměstnanců na pozicích postdoc Proportion of postdoc newcomers from other universities out of the total number of postdocs / Podíl postdoc příchozích z jiných univerzit z celkového počtu postdoc Duration of postdoc engagement at FA MU / Délka působení postdoc na FF MU 12.       GENDER BALANCE / Rovnováha pohlaví *Steering Committee *HR Award Team *Head of Personnel Office /*Dohlížecí komise *HR Award tým *Vedoucí personálního odd. 9/30/2022 12.1  Cooperation with the MU Rector´s Office on the creation of a university-wide gender balance policy / Spolupráce s rektorátem MU na vytvoření celouniverzitní politiky rovnováhy pohlaví 12/31/2021 12.2  Places for employees’ children in kindergarten provided / Zajištěna místa pro děti zaměstnanců ve školce 12/31/2021 12.3  "Questionnaire survey conducted in order to find out the reasons for the lack of interest of women in participating in managing authorities, in a scientific career, in PhD studies, etc. / Realizováno dotazníkového šetření za účelem zjištění důvodů neprojeveného zájmu žen o účast v řídících orgánech, o vědeckou kariéru, o studium PhD atd." 3/31/2022 12.4  Gender balance policy created at FA MU (link to existing document) / Vytvořena politika rovnováhy pohlaví na FF MU (odkaz na existující dokument) 9/30/2022 Statistics on the representation of men and women at different levels and in management positions / Statistiky zastoupení mužů a žen na různých úrovních a ve vedoucích funkcích Analyses of equal pay for men and women / Analýzy rovnosti v odměňování mužů a žen Number of lectures and workshops on gender and the number of trained employees / Počet přednášek a workshopů na téma gender a počet proškolených zaměstnanců 13.    SUBMITTING AND PROCESSING COMPLAINTS / Podávání stížností *Steering Committee *HR Award Team /*Dohlížecí komise *HR Award tým 12/31/2024 13.1  "In cooperation with the MU Rector´s Office and representatives of other faculties, a proposal for the concept of mediation services at MU was prepared as part of a well-being strategy / Ve spolupráci s rektorátem MU a zástupci ostatních fakult zpracován návrh koncepce mediačních služeb na MU jako součást well-being strategie" 12/31/2024 13.2  Concept draft of mediation services at MU prepared as part of a well-being strategy / Zpracován návrh koncepce mediačních služeb na MU jako součást well-being strategie 12/31/2024 Number of meetings of representatives of faculties and the MU Rector´s Office focused on the creation of a proposal for mediation services / Počet setkání zástupců fakult a rektorátu MU zaměřených na tvorbu návrhu mediačních služeb 14.    ADMINISTRATIVE SUPPORT FOR RESEARCHERS / Administrativní podpora výzkumníků *Faculty Bursar *Dean's Office Department Heads *HR Award Team /*Tajemník *Vedoucí děkanátních pracovišť *HR Award tým 12/31/2024 14.1  Methodology created and pilot phase of project support for demanding projects implemented through the provision of a comprehensive support service with an overlap into several professional areas / Vytvořena metodika a realizována pilotní fáze projektové podpory pro náročné projekty prostřednictvím poskytnutí komplexního podpůrného servisu s přesahem do několika odborných oblastí 12/31/2021 14.2  Added and updated websites of support departments / Doplněny a aktualizovány webové stránky podpůrných pracovišť 12/31/2022 14.3  Training events for administrative and technical employees supporting scientific research work implemented / Realizovány vzdělávací akce pro administrativní a technické pracovníci podporující vědecko-výzkumnou práci 12/31/2022 14.4  Procedures of key agendas created and published to employees / Vytvořeny procesní postupy klíčových agend a zveřejněny zaměstnancům 12/31/2024 Regular report on the process of electronic agendas / Pravidelný report o postupu elektronizace agend 15.    INTERNAL COMMUNICATION / Interní komunikace *Vice-dean for Publishing and Public Relations *Dean's Office Department Heads *HR Award Team /*Proděkan pro ediční činnost a vztahy s veřejností *Vedoucí děkanátních pracovišť *HR Award tým 12/31/2022 15.1  Method of informing employees about new and updated internal regulations/documents set / Stanoven způsob informování zaměstnanců o nových a aktualizovaných interních předpisech/dokumentech 12/31/2021 15.2  Communication channels and their target groups set / Nastaveny komunikační kanály a jejich cílové skupiny 6/30/2022 15.3  Signposts on the FA MU website for easy access to information according to the issue created / Vytvořeny rozcestníky na webových stránkách FF MU pro snadný přístup k informacím dle problematiky 12/31/2022 15.4  "Information sources updated, especially the FA MU website / Aktualizovány informační zdroje, především webové stránky FF MU" 12/31/2022 15.5  Tools for getting feedback from employees set up / Nastaveny nástroje pro získávání zpětné vazby od zaměstnanců 12/31/2022 Number of implemented events for informal communication and meetings / Počet realizovaných akcí pro neformální komunikaci a setkávání 16.    USE OF ENGLISH LANGUAGE / Používání anglického jazyka "*Faculty Bursar *Department Heads /*Tajemník *Vedoucí všech ústavů, kateder, pracovišť" 6/30/2023 16.1  English language training for employees of support offices provided / Zajištěna výuka anglického jazyka pro zaměstnance podpůrných oddělení 9/30/2021 16.2  Relevant internal communication takes place in Czech and English / Relevantní interní komunikace probíhá v českém a anglickém jazyce 12/31/2021 16.3  "Internal regulations, relevant information and public documents are available in Czech and English / Vnitřní předpisy, relevantní informační a veřejné dokumenty jsou k dispozici v českém a anglickém jazyce" 12/31/2021 16.4  Content of the websites of individual FA MU departments is in Czech and English / Obsah webových stránek jednotlivých pracovišť FF MU je veden v českém a anglickém jazyce 6/30/2023 Number of training events implemented in English / Počet vzdělávacích akcí realizovaných v anglickém jazyce 17.    ACADEMIC SENATE / Akademický senát *Chairman of the Academic Senate /*Předseda Akademického senátu 6/30/2023 17.1  "Website of the Academic Senate of the FA MU updated, information added to strengthen the presentation of its significance / Aktualizována webová stránka Akademického senátu FF MU, doplněny informace pro posílení prezentace jeho významu" 6/30/2021 17.2  Interactive platform for the presentation of the candidate and their election programme with the possibility of public discussion created / Vytvořena interaktivní platforma pro představení kandidáta a jeho volebního programu s možností veřejné diskuze 6/30/2023 17.3  Information campaign for academics and students in the period of elections and candidacies implemented / Realizována informační kampaň pro akademiky a studenty v období voleb a kandidatur 6/30/2023 Number of papers on events in the Academic Senate of the FA MU on social networks / Počet příspěvků o dění v Akademickém senátu FF MU na sociálních sítích 18.    USE OF SPACE AT FA MU / Využití prostor na FF MU *Faculty Bursar /*Tajemník 12/31/2022 18.1  Analysis of the use of faculty spaces prepared / Vypracována analýza využití prostor fakulty 12/31/2021 18.2  "Proposal for spatial modifications, time sharing of offices, home office created / Vypracován návrh na prostorové úpravy, časové sdílení pracoven a kanceláří, home office" 12/31/2022 FF MU – vytvořena standardní nabídka klíčových témat