ISEP
Markéta Zálešáková
Informační systém pro evidenci projektů
* systém pro řízení a správu projektů, která je částí informačního
systému MU (provázanost s ekonomicko-správním intranetem Inet
MU a ekonomickým informačním systémem MU - EIS Magion)
* slouží k elektronické evidenci údajů o projektech, k plánování a
řízení projektů a k archivaci elektronické části projektové
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 2
řízení projektů a k archivaci elektronické části projektové
dokumentace
* navazuje na směrnici rektora č.4/2009 ,,Řízení a správa projektů na
Masarykově univerzitě"
* skládá se ze 8 částí: Informace o systému ISEP MU, Evidence výzev k podávání
projektů, Evidence návrhů projektů MU, Evidence projektů MU, Projektové zakázky,
Registr auditů a kontrol projektů, Komunikace a Číselníky
* ISEP naleznete v aplikaci INET
Zadávání návrhu projektu/ realizovaného projektu
Editor návrhů projektů / Editor realizovaných projektů:
* povinné zadávat návrhy/ projekty vyžadující podpis rektora
* na základě rozhodnutí HS (v souladu s článkem 4 směrnice rektora
č.4/2009) zadávání návrhů/ projektů vyžadujících pouze podpis
vedoucího HS (IGA, GA ČR, GA AV ČR, Program rektora, komerční
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 3
vedoucího HS (IGA, GA ČR, GA AV ČR, Program rektora, komerční
projekty a účelově určené nedotační projekty)
Pozor !!!
Projekty podané v rámci specifického výzkumu mají zvláštní
postavení ­ jednotlivé projekty vyžadují podpis vedoucího HS, rektor
podepisuje pouze soupis přijatých projektů. Vkládání těchto
návrhů/projektů do ISEP je povinné.
Povinně se do ISEP vkládají také návrhy/projekty Programu rektora.
Práva v ISEP
1) nulové právo (bez přístupu k údajům v ISEP)
2) právo ke čtení (pasivní přístup k údajům v ISEP)
3) právo k zápisu (aktivní přístup k údajům v ISEP)
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 4
A) Individuální (navrhovatel/ řešitel, zadavatel/ administrátor; další, tzv. delegované
osoby pověřené navrhovatelem/ řešitelem)
B) Hromadná (osoby pověřené kvestorem/ vedoucím HS)
- na úrovni HS (hlavní HS nebo další HS; vedení, VaV, EO, PersO)
- na úrovni celé MU (vedení, funkcionáři, interní audit, kontrola, VaV, EO, PersO)
Více informací o individuálních a hromadných právech v ISEP naleznete v dokumentovém
serveru IS MU v části Metodická podpora ISEP.
Struktura Editoru návrhů projektů (ENP)
Základní údaje Informace o návrhu projektu, jeho navrhovateli, řešitelském pracovišti na
MU, roli MU, investorovi a programovém rámci. Stručná anotace.
Rozpočet Předpokládaný rozpočet návrhu projektu rozčleněný na položky (MU/ ostatní
účastnící se subjekty) a rozpočet přijatý investorem.
Příjemci/Partneři Výběr ostatních subjektů mimo MU účastnících se projektu.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 5
Lidé Výběr osob účastnících se projektu ­ a to na MU a na subjektech mimo MU.
Dokumenty Úložiště elektronické dokumentace návrhu projektu.
Schvalování Generování evidenčních záznamů 3a a 3b. Stavy návrhu. Schvalování návrhu.
Uzavření návrhu a jeho překopírování mezi realizované projekty.
Práva Přidělení individuálních přístupových práv do konkrétního návrhu projektu
dalším, tzv. delegovaným osobám, vybraným navrhovatelem.
Struktura Editoru realizovaných projektů (ERP)
Základní údaje Informace o realizovaném projektu, jeho řešiteli, řešitelském pracovišti na
MU, roli MU, investorovi a programových rámcích.
Popis Popisné informace o projektu (obory, akronym, anotace, výsledky, web).
Příjemci/Partneři Výběr ostatních subjektů mimo MU účastnících se projektu.
Lidé Výběr osob účastnících se projektu ­ a to na MU a na subjektech mimo MU.
Rozpočet Uznaný rozpočet projektu rozčleněný na položky (MU - hlavní a další HS/
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 6
Rozpočet Uznaný rozpočet projektu rozčleněný na položky (MU - hlavní a další HS/
ostatní účastnící se subjekty).
Ekonomika Bankovní výpis. Účetní sestavy ­ zakázky vázané ke konkrétnímu projektu.
Dokumenty Úložiště elektronické dokumentace realizovaného a ukončeného projektu a
projektu v období udržitelnosti.
Audity Informace o auditu včetně dokumentů externích kontrol a interního +
externího auditu (,,zápis" pouze interní audit MU, ,,čtení" pouze omezený
počet osob).
Schvalování Generování evidenčních záznamů 3c a 4. Datum podepsání pověření řešitele.
Práva Přidělení individuálních přístupových práv do konkrétního projektu dalším,
tzv. delegovaným osobám, vybraným řešitelem.
Změny v ISEP
Editor návrhů projektů
* záložka Rozpočet (nová struktura rozpočtu: návrhový rozpočet a rozpočet přijatý
investorem)
* záložka Schvalování (stavy návrhů, schvalování a uzavírání návrhu, převod návrhu
mezi realizované projekty)
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 7
* záložka Práva (přidělení individuálních práv delegovaným osobám)
Editor realizovaných projektů
* záložka Rozpočet (strukturou se shoduje s Editorem realizovaných projektů)
* záložka Ekonomika (bankovní výpis, obratová výsledovka)
* záložka Schvalování (generování evidenčních záznamů)
* záložka Práva (přidělení individuálních práv delegovaným osobám)
Vyhledávání návrhů a projektů
Editor návrhů projektů: https://inet.muni.cz/app/proj/navrh_find
Editor realizovaných projektů: https://inet.muni.cz/app/proj/projektlist
Založení nového návrhu /
projektu
Návrh může založit kdokoliv, projekt smí
založit pouze osoby s hromadnými právy.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 8
Vyhledávání podle parametrů
V ERP je navíc možno vyhledávat dle
zákazek a oborů.
Seznam vyhledaných návrhů /
projektů
Ikonou ,,i" je možno otevřít konkrétní
záznam.
založit pouze osoby s hromadnými právy.
Základní údaje
Základní informace o projektu
označení návrhu / projektu (registrační kód návrhu / kód MU)
místo uložení listinné dokumentace
role MU v projektu (příjemce, příjemce-koordinátor, partner,
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 9
role MU v projektu (příjemce, příjemce-koordinátor, partner,
jiná účast)
HS / součást MU (hlavní / další)
kategorizace projektu (na základě výběru investora,
programového rámce a případně podprogramu)
předfinancování projektu
platnost a zveřejnění projektu
Popis (pouze v ERP)
Popisné údaje o projektu
Oproti ENP se v ISEP navíc objevují položky ,,klíčová
slova", ,,www stránky projektu" a ,,výsledky", dále je
možno zvolit obor, ve kterém je projekt řešen.
Informace z této záložky se vypisují na www.muni.cz v
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 10
Informace z této záložky se vypisují na www.muni.cz v
části věnované projektům, pokud je v Základních
údajích zatrženo ,,zveřejnit na www.muni.cz".
Proto je vhodné vyplňovat českou i anglickou mutaci
textu.
Do pole ,,Anotace" se při kopírování návrhu mezi
realizované projekty převede text z pole ,,Stručná
anotace projektu" (v záložce Základní údaje v ENP).
V záložce ,,Stručná anotace projektu" a ,,Anotace" by
měl být uveden zdroj financování, pokud je
návrh/projekt vložen pod ,,jiný dotační/nedotační
projekt v oblasti VaV/mimo oblast VaV".
Příjemci / Partneři
Informace o subjektech mimo MU, účastnících
se řešení projektu
Vybírá se ze seznamu již vložených subjektů, který je možno
na požádání doplnit na adrese isep-inet@ics.muni.cz
(do emailu je nutno uvést název a IČO/DIČ subjektu, jeho
adresu a webové stránky).
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 11
adresu a webové stránky).
Je nutno zvolit, v jaké roli se subjekt na projektu podílí jediný
nebo jeden z více příjemců (pokud má projekt více
příjemců, jeden z nich může být stanoven příjemcemkoordinátorem),
partner nebo jiný účastník .
Příjemce obdrží finance přímo od investora a partner od
příjemce, se kterým spolupracuje. Subjekt s jinou účastí může
být např. organizace podílející se na projektu bez finanční
účasti.
Lidé
Informace o osobách podílejících se na řešení
projektu
Vkládají se zaměstnanci MU a osoby působící na ostatních
subjektech.
Lidé na MU mohou vystupovat v roli řešitel (případně
odpovědný řešitel & řešitel) nebo další řešitel, administrátor a
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 12
odpovědný řešitel & řešitel) nebo další řešitel, administrátor a
člen realizačního týmu.
Lidé z ostatních subjektů mohou vystupovat v roli
odpovědné osoby (případně odpovědný řešitel & odpovědná
osoba), kontaktní osoby nebo člena realizačního týmu.
Chybějící osobu působící na MU je třeba doplnit do centrální
evidence osob na MU, v níž se lidé na MU vyhledávají.
Chybějící osobu z jiného subjektu může doplnit kterýkoliv
uživatel ISEP sám (vkládá se jméno s tituly a kontaktní údaje,
které se uloží pro další využití seznamu osob mimo MU).
Ekonomika (pouze v ERP)
Informace o bankovních výpisech a
o bankovních spojeních
Pouze u projektů, kterým investor předepisuje
povinnost zřídit si samostatný bankovní účet
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 13
Obratové výsledovky
u zakázek, které jsou přiřazeny k danému
realizovanému projektu
Přiřazení bankovních účtů a zakázek k projektům provádějí příslušná ekonomická oddělení.
Dokumenty
Projektová dokumentace
k návrhu / projektu
U vkládaného dokumentu je před jeho
nahráním nutno označit fázi řešení projektu
(návrh; realizace, ukončení nebo
udržitelnost) a typ dokumentu a nakonec
vepsat název dokumentu.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 14
vepsat název dokumentu.
Vkládá se veškerá dokumentace k návrhu /
projektu, která se řadí do přehledného
seznamu.
Zde se dají jednotlivé dokumenty měnit
nebo mazat. Do tří měsíců od smazání lze
dokument vrátit mezi aktivní.
K projektové dokumentaci se vztahuje Metodický pokyn č.1/2010 OVaV, uložený v
dokumentovém serveru IS MU v části Metodická podpora ISEP.
Audity (pouze v ERP)
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 15
Informace o provedených projektových kontrolách a auditech včetně dokumentace
Údaje vkládá pouze Odbor interního auditu MU přes aplikaci ,,Registr auditů a kontrol projektů".
Právo zápisu v záložce Audity má pouze Odbor interního auditu MU, práva ke čtení jsou omezená (pouze vedení,
funkcionáři, kontrola a vedoucí pracovníci VaV, EO a PersO).
Odbor interního auditu vkládá dokumenty k externím kontrolám a interním a externím auditům. Řešitel vkládá
dokumenty k interním hodnocením a evaluacím (do záložky Dokumenty). Dokumentace interních kontrol
prováděných pracovišti RMU se prozatím do ISEP nevkládají.
Práva
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 16
Přidělení individuálních přístupových práv k návrhu / projektu delegovaným osobám
Využívá se v případě, že navrhovatel (v ENP) nebo řešitel (v ERP) chtějí, aby další osoby měly přístup do záznamu o
jeho návrhu nebo realizovaném projektu.
Pozn.: Automaticky je nastaven přístup pro osoby vystupující v konkrétním záznamu v roli navrhovatele a zadavatele
návrhu v případě ENP a pro řešitele a administrátora u ERP.
Přístup může přidělit pouze navrhovatel nebo řešitel, a to jen zaměstnancům MU.
Delegovaným osobám lze přiřadit práva pasivní (čtení) nebo aktivní (zápis). V případě ERP se právo zápisu týká pouze
záložek, do kterých má aktivní přístup řešitel. Ostatní jsou přístupny jen ke čtení.
Rozpočet Údaje o rozpočtu návrhu / projektu
Rozpočet se vkládá primárně do ENP, v případě překopírování projektu se
informace převedou do ERP.
V rozpočtu návrhů se vyžadují dvě verze ­ navrhovaný rozpočet a
investorem přijatý rozpočet (jeho vyplnění je nutné, pokud návrh byl přijat
investorem k řešení).
Rozpočet realizovaného projektu umožní vytvoření tolika verzí, ke kolika změnám
v rozpočtu dojde.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 17
Rozpočet tvoří několik rozpočtových období, z nichž období řešení se objevuje
u všech projektů. Předfinancování a období udržitelnosti systém
automaticky nastaví jen u programových rámců, které předfinancování nebo
udržitelnost vyžadují.
Do rozpočtu se vyplňují částky rozdělené na INV a NEI.
Za MU se vkládají položky za jednotlivé roky, u ERP navíc rozdělené na
jednotlivá hospodářská střediska spolupracující na projektu na základě dohody o
spolupráci. Za ostatní subjekty se vkládají částky celkově za všechny roky
řešení projektu, ale zvlášť za každý subjekt mimo MU.
Rozpočet návrhu mohou upravovat osoby s individuálními i hromadnými právy,
práva k zápisu v rozpočtu realizovaného projektu mají pouze osoby s
hromadnými právy (VaV, EO, funkcionáři).
Struktura rozpočtu
Předfinancování
MU Předfinancování z veřejných zdrojů
MU Předfinancování z neveřejných zdrojů
Období řešení
MU Investor
V případě, že rozpočet projektu v
době podání návrhu neexistuje,
zatrhne se příslušné tlačítko,
a poté se vyplní důvod, proč
není rozpočet znám.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 18
MU Investor
MU Spolufinancování z veřejných zdrojů
MU Spolufinancování z neveřejných zdrojů
MU Neuznatelné náklady
Ostatní subjekty Investor
Ostatní subjekty Finanční účast
Ostatní subjekty Neuznatelné náklady
Období udržitelnosti
MU Financování z veřejných zdrojů
MU Financování z neveřejných zdrojů
Schvalování
Schvalování návrhu projektu a realizovaného projektu
Generování evidenčních záznamů 3a a 3b (v ENP) a
evidenčních záznamů 3c a 4 (v ERP)
Vložení data, kdy řešitel s vedoucím HS podepsal pověření řešitele
(v ERP)
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 19
Více informací o projektové dokumentaci a potřebných evidenčních záznamech naleznete v dokumentovém
serveru IS MU v části Metodická podpora ISEP.
Stavy návrhu projektu a jeho schvalování (v ENP)
- rozpracovaný návrh
- návrh v procesu schvalování
- uzavřený návrh
- realizovaný návrh
Překopírování návrhu projektu mezi realizované projekty (v ENP)
Kód MU
Vaše podněty, názory a komentáře
V případě věcných nebo metodických dotazů se prosím
obracejte na Odbor pro vědu a výzkum RMU:
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 20
na vedoucího odboru Ing. Andrleho
(andrle@rect.muni.cz)
nebo na metodičku k ISEP Mgr. Zálešákovou
(zalesakova@rect.muni.cz)
Na Ústav výpočetní techniky se prosím obracejte
s náměty k vývoji ISEP
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 21
(isep@ics.muni.cz)
nebo s technickými dotazy a se žádostmi o doplnění subjektů
spolupracujících s MU
(isep-inet@ics.muni.cz)
Děkuji Vám za pozornost
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 22
Děkuji Vám za pozornost
a prosím o Vaše dotazy