ISEPISEP
Změny v návrhovém a projektovém editoru
Markéta Zálešáková
Informační systém pro evidenci projektů
* systém pro řízení a správu projektů, která je částí informačního
systému MU (provázanost s ekonomicko-správním intranetem Inet
MU a ekonomickým informačním systémem MU - EIS Magion)
* slouží k elektronické evidenci údajů o projektech, k plánování a
řízení projektů a k archivaci elektronické části projektové
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 2
řízení projektů a k archivaci elektronické části projektové
dokumentace
* navazuje na směrnici rektora č.4/2009 ,,Řízení a správa projektů na
Masarykově univerzitě"
* skládá se ze 8 částí: Informace o systému ISEP MU, Evidence výzev k podávání
projektů, Evidence návrhů projektů MU, Evidence projektů MU, Projektové zakázky,
Registr auditů a kontrol projektů, Komunikace a Číselníky
* ISEP naleznete v aplikaci INET
Zadávání návrhu projektu/ realizovaného projektu
Editor návrhů projektů / Editor realizovaných projektů:
* povinné zadávat návrhy/ projekty vyžadující podpis rektora
* na základě rozhodnutí HS (v souladu s článkem 4 směrnice rektora
č.4/2009) zadávání návrhů/ projektů vyžadujících pouze podpis
vedoucího HS (IGA, GA ČR, GA AV ČR, Program rektora, komerční
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 3
vedoucího HS (IGA, GA ČR, GA AV ČR, Program rektora, komerční
projekty a účelově určené nedotační projekty)
Pozor !!!
Projekty podané v rámci specifického výzkumu mají zvláštní
postavení ­ jednotlivé projekty vyžadují podpis vedoucího HS, rektor
podepisuje pouze soupis přijatých projektů. Vkládání těchto
návrhů/projektů do ISEP je povinné.
Povinně se do ISEP vkládají také návrhy/projekty Programu rektora.
Práva v ISEP
1) nulové právo (bez přístupu k údajům v ISEP)
2) právo ke čtení (pasivní přístup k údajům v ISEP)
3) právo k zápisu (aktivní přístup k údajům v ISEP)
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 4
A) Individuální (navrhovatel/ řešitel, zadavatel/ administrátor; další osoby pověřené
navrhovatelem/ řešitelem)
B) Hromadná (osoby pověřené kvestorem/ vedoucím HS)
- na úrovni HS (hlavní HS nebo další HS; vedení, VaV, EO, PersO)
- na úrovni celé MU (vedení, funkcionáři, interní audit, kontrola, VaV, EO, PersO)
Více informací o individuálních a hromadných právech v ISEP naleznete v dokumentovém
serveru IS MU.
Struktura Editoru návrhů projektů (ENP)
Základní údaje Informace o návrhu projektu, jeho navrhovateli, řešitelském pracovišti na
MU, roli MU, investorovi a programovém rámci. Stručná anotace.
Rozpočet Předpokládaný rozpočet návrhu projektu rozčleněný na položky (MU/ ostatní
účastnící se subjekty) a rozpočet přijatý investorem.
Příjemci/Partneři Výběr ostatních subjektů mimo MU účastnících se projektu.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 5
Lidé Výběr osob účastnících se projektu ­ a to na MU a na subjektech mimo MU.
Dokumenty Úložiště elektronické dokumentace návrhu projektu.
Schvalování Generování evidenčních záznamů 3a a 3b. Stavy návrhu. Schvalování návrhu.
Uzavření návrhu a jeho překopírování mezi realizované projekty.
Práva Přidělení individuálních přístupových práv do konkrétního návrhu projektu
dalším, tzv. delegovaným osobám, vybraným navrhovatelem.
Struktura Editoru realizovaných projektů (ERP)
Základní údaje Informace o realizovaném projektu, jeho řešiteli, řešitelském pracovišti na
MU, roli MU, investorovi a programových rámcích.
Popis Popisné informace o projektu (obory, akronym, anotace, výsledky, web).
Příjemci/Partneři Výběr ostatních subjektů mimo MU účastnících se projektu.
Lidé Výběr osob účastnících se projektu ­ a to na MU a na subjektech mimo MU.
Rozpočet Uznaný rozpočet projektu rozčleněný na položky (MU - hlavní a další HS/
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 6
Rozpočet Uznaný rozpočet projektu rozčleněný na položky (MU - hlavní a další HS/
ostatní účastnící se subjekty).
Ekonomika Bankovní výpis. Účetní sestavy ­ zakázky vázané ke konkrétnímu projektu.
Dokumenty Úložiště elektronické dokumentace realizovaného a ukončeného projektu a
projektu v období udržitelnosti.
Audity Informace o prováděných auditech včetně dokumentů externích kontrol a
interního + externího auditu (,,zápis" pouze interní audit MU, ,,čtení" pouze
omezený počet osob).
Schvalování Generování evidenčních záznamů 3c a 4. Datum podepsání pověření řešitele.
Práva Přidělení individuálních přístupových práv do konkrétního projektu dalším,
tzv. delegovaným osobám, vybraným řešitelem.
Změny v ISEP
Editor návrhů projektů
* záložka Rozpočet (nová struktura rozpočtu: návrhový rozpočet a rozpočet přijatý
investorem)
* záložka Schvalování (stavy návrhů, schvalování a uzavírání návrhu, převod návrhu
mezi realizované projekty)
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 7
mezi realizované projekty)
* záložka Práva (přidělení individuálních práv delegovaným osobám)
Editor realizovaných projektů
* záložka Rozpočet (strukturou se shoduje s Editorem návrhů projektů)
* záložka Ekonomika (bankovní výpis, obratová výsledovka)
* záložka Schvalování (generování evidenčních záznamů)
* záložka Práva (přidělení individuálních práv delegovaným osobám)
ERP / Ekonomika
Přístup ,,zápis": osoby s hromadnými právy (VaV, EO, funkcionáři)
Zatím však záložka neobsahuje editovatelné údaje.
V záložce Ekonomika jsou u
vybraných typů projektů k dispozici
bankovní výpisy.
Týká se jen projektů, kterým investor
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 8
Týká se jen projektů, kterým investor
předepisuje povinnost zřídit si samostatný
bankovní účet.
Dále se u všech projektů zobrazují
obratové výsledovky u zakázek,
které jsou přiřazeny k danému
realizovanému projektu.
Přiřazení bankovních účtů a zakázek k projektům provádějí příslušná ekonomická oddělení.
ERP / Schvalování
přístup ,,zápis": osoby s hromadnými právy (VaV, EO, funkcionáři; vedení)
Do záložky se vkládá datum, kdy vedoucí
HS vystavil řešiteli pověření řešitele
(příloha 5 Směrnice rektora č.4/2009).
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 9
Dále se zde generuje evidenční záznam 4 (změnová průvodka). Před jeho vystavením je
třeba vyplnit charakteristiku změny nebo změn v projektu a ke kterému roku řešení projektu se
změna vztahuje.
Více informací o projektové dokumentaci a ISEP naleznete v dokumentovém serveru IS MU.
V záložce se generuje evidenční
záznam 3c, do níž se generuje datum
pověření řešitele.
ENP a ERP / Práva
Přístup ,,zápis": ENP - navrhovatel
ERP - řešitel
Pokud navrhovatel chce, aby k jeho návrhu měly vedle zadavatele návrhu přístup další osoby,
může jim přidělit individuální práva. Stejně tak řešitel může přidat individuální práva ke svému
projektu dalším osobám vedle administrátora.
Zde se bude zobrazovat seznam
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 10
Přístup může navrhovatel nebo
řešitel přidělit pouze
zaměstnancům MU.
Lze přiřadit práva pasivní
(čtení) nebo aktivní (zápis).
V případě ERP se právo zápisu
týká pouze záložek, do kterých
má aktivní přístup řešitel.
Ostatní jsou přístupny jen ke
čtení.
Zde se bude zobrazovat seznam
delegovaných osob, tedy osob
s přidělenými individuálním právy
ke konkrétnímu návrhu nebo
projektu
ENP a ERP / Rozpočet
Přístup ,,zápis": ENP - osoby s individuálními i hromadnými právy
ERP - osoby s hromadnými právy (VaV, EO, funkcionáři)
Rozpočet se primárně vyplňuje do ENP, odkud se částky přenesou spolu s ostatními údaji do
ERP, pokud bude návrh přijat a projekt na MU řešen (a tedy záznam o návrhu překopírován).
V případě, že rozpočet projektu
v době podání návrhu
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 11
v době podání návrhu
neexistuje, zatrhne se příslušné
tlačítko a poté se vyplní důvod,
proč není rozpočet znám.
Rozpočet v ENP vyžaduje dvě verze:
navrhovaný rozpočet a investorem
přijatý rozpočet.
Rozpočet v ERP zachovává tolik verzí
rozpočtu, kolik úprav je třeba v něm
udělat.
Všechny verze rozpočtu systém
archivuje a lze mezi nimi libovolně
překlikávat.
Pokud má být návrh převeden mezi
realizované projekty, musí mít vyplněn
investorem přijatý rozpočet. Stejně tak pokud
návrh schválil investor, ale MU jej nepřijala k
řešení.
ENP a ERP / Rozpočet
Rozpočet se může skládat až ze tří částí:
předfinancování, období řešení, období udržitelnosti
Předfinancování - období před oficiálním zahájením řešení
projektu. V tomto období je po příjemcích požadováno vložení
financí do projektu, přičemž tyto náklady jim pak mohou být
navráceny, pokud byly investorem přijaty jako uznatelné náklady
projektu.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 12
projektu.
Období řešení - období mezi oficiálním zahájením a ukončením
řešení projektu. Na toto období obdrží příjemce od investora
finance na řešení projektu, u některých projektů je vyžadována
finanční účast příjemců (u MU je její finanční účast na řešení
projektu nazývána spolufinancování).
Období udržitelnosti - období po oficiálním ukončení řešení
projektu, v průběhu kterého je příjemce povinen ve stanoveném
rozsahu dosahovat výsledků a realizovat výstupy specifikované
v projektu.
POZOR! Nejedná se o zpětné financování projektu. To je refundace financí
vydaných MU V RÁMCI období řešení projektu (investor na projekt dodá zálohu,
ale další náklady hradí subjekt sám, dokud mu je investor zpětně neproplatí).
ENP a ERP / Rozpočet
Struktura rozpočtu
Předfinancování
MU Předfinancování HS z veřejných zdrojů
MU Předfinancování HS z neveřejných zdrojů
Období řešení
MU Investor
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 13
MU Investor
MU Spolufinancování HS z veřejných zdrojů
MU Spolufinancování HS z neveřejných zdrojů
MU Neuznatelné náklady
Ostatní subjekty Investor
Ostatní subjekty Finanční účast
Ostatní subjekty Neuznatelné náklady
Období udržitelnosti
MU Financování HS z veřejných zdrojů
MU Financování HS z neveřejných zdrojů
ENP a ERP / Rozpočet
Rozpočet má vždy období řešení. Předfinancování a období udržitelnosti se vztahují jen k
programovým rámcům, kde je předfinancování či udržitelnost vyžadována investorem (systém
automaticky propojuje na základě údajů vložených do Číselníku investorů).
Částky se do rozpočtu vkládají vždy rozdělené na INV a NEI.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 14
!!! Do rozpočtu se pod položku INVESTOR vždy vkládá částka, kterou subjekt obdrží od investora.
Na vepsanou částku nemá vliv vracení financí investorovi ani jejich převod do FÚUP apod.
Za MU se vkládají položky za jednotlivé roky, u ERP navíc rozdělené
na jednotlivá hospodářská střediska spolupracující na projektu na
základě dohody o spolupráci.
Za ostatní subjekty se vkládají částky celkově za všechny
roky řešení projektu, ale zvlášť za každý subjekt mimo MU.
Ostatní subjekty se zobrazují pouze v období řešení.
ENP / Schvalování
Přístup ,,zápis": návrh ve stavu ,,rozpracovaný"
osoby s individuálními právy,
osoby s hromadnými právy (VaV, EO, funkcionáři; vedení)
návrh v ostatních stavech
pouze osoby s hromadnými právy (VaV, EO, funkcionáři; vedení)
Stavy návrhů projektů
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 15
Rozpracovaný Editace návrhu
V procesu schvalování Schvalování návrhu
Uzavřený Neschválený na HS Uzavření návrhu
Neschválený na MU po jeho
Neschválený investorem zamítnutí
Schválený investorem, ale nepřijatý na MU nebo
Schválený investorem a přijatý na MU přijetí
Realizovaný Návrh převeden do ERP
ENP / Schvalování
Návrh ve stavu ,,rozpracovaný"
Návrh je otevřen pro úpravy.
Přístup ,,zápis": individuální práva - navrhovatel, zadavatel návrhu, delegované osoby
hromadná práva ­ VaV, EO, funkcionáři; vedení
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 16
!!Pozor!! Evidenční záznamy 3a a 3b se generují znehodnocené vodotiskem.
V záložce Schvalování lze rozpracovaný návrh převést do stavu ,,v procesu
schvalování" a tím jej uzamknout pro další úpravy.
Obsah záložky poté bude obsahovat možné způsoby uzavření návrhu
a také možnost vrátit návrh do stavu ,,rozpracovaný" .
ENP / Schvalování
Návrh ve stavu ,,v procesu schvalování"
Návrh je uzamčen proti dalším úpravám.
Přístup ,,zápis": vrátit návrh do stavu ,,rozpracovaný", a tím umožnit editaci, mohou pouze
osoby s hromadnými právy (VaV, EO, funkcionáři)
Procesem schvalování návrhu je myšlena
kontrola a schválení podání návrhu na
HS (za úroveň HS - liniový vedoucí,
pověřený ekonomický pracovník, vedoucí
HS) a na RMU (za úroveň celá MU odpovědný
funkcionář a rektor) a
následně investorovi.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 17
Evidenční záznamy 3a a 3b se generují plnohodnotné.
Oprávněné osoby mohou návrh
převést zpět do stavu
,,rozpracovaný"
nebo jej uzavřít ­ dle toho, jestli
byl návrh přijat nebo zamítnut.
!!Pozor!! Návrh, který byl schválen
investorem, musí mít v ENP
vyplněn ,,investorem přijatý
rozpočet".
Platí i pro návrhy ve stavu ,,uzavřený".
ENP / Schvalování
Návrh ve stavu ,,uzavřený"
Návrh je uzamčen proti dalším úpravám.
"neschválený na úrovni HS" - při kontrole a schvalování návrhu na HS některý z pověřených pracovníků (liniový vedoucí,
pověřený ekonomický pracovník, vedoucí HS) podání návrhu investorovi zamítl.
"neschválený na úrovni MU" - při kontrole a schvalování návrhu na RMU odpovědný funkcionář nebo rektor podání návrhu
investorovi zamítl.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 18
"neschválený investorem" - návrh prošel kontrolou a schválením na HS a RMU (za úrovně HS a celá MU), ale nebyl schválen
investorem.
"schválený investorem, ale nepřijatý na MU" - návrh byl investorem přijat, ale podmínky k řešení projektu byly pozměněny
natolik, že MU přistoupení k projektu odmítlo.
"schválený investorem a přijatý na MU" ­ návrh byl
schválen investorem a s podmínkami investora pro
řešení projektu MU souhlasila, přistupuje tudíž
k řešení projektu.
Oprávněné osoby mohou návrh
převést zpět do stavu
,,rozpracovaný"
nebo jej uzavřít a případně přenést
mezi realizované projekty.
Návrh, který byl
schválen investorem,
musí mít vyplněn
,,investorem přijatý
rozpočet".
ENP / Schvalování
Návrh ve stavu ,,realizovaný"
Návrh je přenesen do realizovaných projektů, a nelze do něj již žádným způsobem zasahovat.
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 19
Kód MU
Návrh mohou mezi realizované projekty převést oprávněné osoby s hromadnými právy uzavřením návrhu ve stavu
,,schválený investorem a přijatý na MU",
vložením kódu MU přijatého návrhu projektu do pole ,,Vytvořit nový projekt" a
potvrzením tlačítka ,,Přenést do realizovaných projektů".
V hlavičce nového realizovaného projektu je umístěn odkaz na
návrh tohoto projektu. Stejně tak je v hlavičce návrhu uváděn
kód MU, pod kterým je tento návrh přijat k řešení na MU.
Vaše podněty, názory a komentáře
V případě věcných nebo metodických dotazů se prosím
obracejte na Odbor pro vědu a výzkum RMU:
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 20
na vedoucího odboru Ing. Andrleho
(andrle@rect.muni.cz)
nebo na metodičku k ISEP Mgr. Zálešákovou
(zalesakova@rect.muni.cz)
Na Ústav výpočetní techniky se prosím obracejte
s náměty k vývoji ISEP
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 21
(isep@ics.muni.cz)
nebo s technickými dotazy a se žádostmi o doplnění subjektů
spolupracujících s MU
(isep-inet@ics.muni.cz)
Děkuji Vám za pozornost
ISEP: Změny v návrhovém a projektovém editoru 22
Děkuji Vám za pozornost
a prosím o Vaše dotazy