Směrnice rektora č. 4/2009 Řízení a správa projektů na Masarykově univerzitě Jana Musilová, Jaroslav Andrle Důvody novelizace směrnice č. 8/2005 Směrnice byla konstruována s ohledem na nejčastěji zastoupené typy projektů: - výzkumné záměry - výzkumná centra a centra základního výzkumu - běžné projekty výzkumu a vývoje (GAČR, GA AVČR, resortní) 2 Výrazný nástup projektů ,,nového" typu, zejména financovaných z EU (ESF, 7RP,...), z hlediska - objemu finančních prostředků - nároků na spolufinancování a předfinancování - vlastní procedury řízení a správy projektů - požadavků udržitelnosti Nové rozdělení kompetencí mezi příslušná pracoviště MU Směrnice Řízení a správa projektů na MU č. 4/2009 Stanovuje pravidla pro předkládání, řízení, správu a evidenci projektů na MU Určuje role subjektů (investorů, příjemců, partnerů, dodavatelů, řešitelů, liniových vedoucích, VHS, kvestora, 3 Určuje role subjektů dodavatelů, řešitelů, liniových vedoucích, VHS, kvestora, rektora atd.), činností, funkce, kompetence a povinnosti souvisejících s projekty na HS Vychází z dosud platné legislativy /zákon o podpoře VaV (č. 130/2002 Sb.), rozpočtová pravidla (č. 218/2000 Sb.), vyhláška o finančním vypořádání vztahů se státním rozpočtem (č. 52/2008 Sb.), zákon o finanční kontrole ve veřejné správě (č. 320/2001 Sb.)/ Kompetence související se správou a řízením projektů na MU (1) Příslušná pracoviště MU (OPP, OVaV a CZS) koordinují a metodicky řídí činnosti související s projekty dle příslušnosti stanovené v přílohách 1a a 1b směrnice a v číselníku ISEP a poskytují metodickou podporu při plánování, přípravě a realizaci projektů. 4 realizaci projektů. EO, OF, PrO a IO (RMU) koordinují a metodicky řídí činnosti související s projekty v záležitostech účetních, ekonomických, právních a investic. Odpovědní funkcionáři /kvestor (za OPP), prorektor pro VaV (za OVaV) a prorektor pro SVV (za CZS)/ odpovídají za koordinaci výše uvedených činností dle OŘ MU a vyjadřují souhlas s předložením dokumentace projektů k podpisu rektorovi cestou příslušných pracovišť MU. Kompetence související se správou a řízením projektů na MU (2) Odbor projektové podpory (OPP) - projekty strukturálních fondů EU, - projekty finančních mechanismů EHP, - projekty grantových schémat poskytovatelů z ČR mimo výzkum a vývoj a rozvojové projekty. Odbor pro vědu a výzkum (OVaV) - projekty programových rámců účelové podpory a institucionální podpory VaV 5 - projekty programových rámců účelové podpory a institucionální podpory VaV poskytovatelů z ČR - projekty řešené s podporou FRVŠ - projekty Programu rektora na podporu tvůrčí činnosti studentů - evropské a ostatní zahraniční projekty zahrnující zejména projekty rámcových programů EU, - projekty Středoškolské odborné činnosti Centrum zahraničních studií (CZS) - projekty mobilit EK v Programu celoživotní učení a jeho podprogramech (studijní pobyty, vzdělávací programy) - projekty jednotlivých aktivit v rámci Fondu pro podporu spolupráce škol spadajícím pod program FM EHP Kompetence související se správou a řízením projektů na MU (3) PŘEHLED PROGRAMŮ ADMINISTROVANÝCH NA MU TYPY PROGRAMŮ A PROJEKTŮ Programy výzkumu a vývoje dle číselníku Informačního systému výzkumu a vývoje OVaV FRVŠ OVaV Výzkumné záměry OVaV Ostatní programy výzkumu a vývoje OVaV Projekty podpory specifického výzkumu OVaV 6 Projekty podpory specifického výzkumu OVaV Projekty středoškolské odborné činnosti OVaV Program rektora na podporů tvůrčích činností studentů OVaV Zahraniční rozvojová spolupráce ČR OPP Programy mimo oblast výzkumu a vývoje OPP Rozvojové projekty OPP Strukturální fondy - operační programy OPP Komerční projekty OPP Mobility CZS TYPY PROGRAMŮ EVROPSKÉ UNIE / EVROPSKÉ KOMISE Vzdělávací a výukové programy CZS Rámcové programy OPP Komunitární programy OPP OSTATNÍ TYPY PROJEKTŮ Projekty NATO OPP Projekty nadací a fondů OPP Projekty územních samosprávných celků ČR OPP Projekty Fondu rozvoje CESNETu OPP FAKULTY OP VaVpI M. Dvořáková, R. Gnida Ekonom Právník Personalista Investice FC-poradce Strategie Vedoucí ­ L. Šebelová kvestor Liniové řízení, metodické řízení AOS Admini- strativně odborný servis AOS OPP 7 FAKULTY OP VpK A. Biskupová, L. Vojáčková Národní rámce mimo VaV R. Danielová CEITEC J. Blecha, O. Hradil, Z. Novotná Studium Strategie Další rámce Metodické řízení akademické problematiky koordi- nátoři Rozvoj FAKULTY Admini- strativně odborný servis AOS Výzkumné záměry, FRVŠ J. Andrle Odbor financování Ekonomický odbor Personální odbor Právní odbor OPP Vedoucí ­ J. Andrle Prorektor VaV Liniové řízení, metodické řízení AOS OVaV agenda projektů 8 FAKULTY Centra 1M,LC, mezinárodní M. Zálešáková Program rektora, resorty M. Hlavatá Programy EU I. Čornejová koordi- nátoři FAKULTY Admini- strativně odborný servis AOS projekty Bilateral agreements M. Glogar Odbor financování Ekonomický odbor Personální odbor Právní odbor Ředitel ­ T.D.Sparling Prorektor SVV Liniové řízení, metodické řízení AOS CZS agenda projektů 9 FAKULTY projekty CESP, ISEP, TESOL, CELTA, FM EHP M. Vašek programy Erasmus T. Muchová, L. Durcová, M. Dibelková Erasmus Mundus External Window A. Al Khatib koordi- nátoři Kompetence související se správou a řízením projektů na HS Specifikovaná pracoviště HS koordinují a řídí činnosti související s projekty v součinnosti s příslušnými pracovišti MU a poskytují podporu při 10 s příslušnými pracovišti MU a poskytují podporu při plánování, přípravě a realizaci projektů. Vedoucí HS odpovídá za specifikaci pracovišť na HS a za zajištění jejich činnosti při koordinaci, řízení a podpoře projektů. Typy ustanovení ve směrnici Pojmy, definice, terminologie (PDT) nekonzistentnost terminologie jednotlivých programových rámců, poskytovatelů a předpisů RP OP VZ 11 poskytovatelů a předpisů Systém řízení projektů (SŘP) řídicí kompetence a odpovědnosti Evidence a dokumentace (EAD) dokumentace návrhu, přijatého a realizovaného projektu, ukončeného projektu Informační systém evidence projektů - ISEP GAČR ... a další Vymezení pojmů (1) MU je smluvním partnerem (právnickou osobou uváděnou ve smlouvách) všech projektů Rektor (nebo osoba jím pověřená) výhradně zastupuje MU. Výjimkou jsou projekty specifikované Statutem MU 12 MU. Výjimkou jsou projekty specifikované Statutem MU (příloha 8) a nedotační projekty realizované výhradně HS Vedoucí HS (nebo osoba jím pověřená, pokud investor pověření jiné osoby akceptuje) zastupuje MU u typů projektů specifikovaných Statutem MU a u nedotačních projektů realizovaných výhradně HS Vymezení pojmů (2) ­ typy financování Základní hledisko ­ vstup dotace do projektu prostřednictvím poskytovatele Dotace ­ prostředky poskytnuté adresně na projekt z veřejných rozpočtů 13 projekt nedotační účelový dotační prostředky veřejné neveřejné nedotační komerční Čl. 2 odst. 1 c) až f), i) až l) Vymezení pojmů (3) ­ typy financování - příklad 1 Základní hledisko ­ vstup dotace do projektu prostřednictvím poskytovatele Dotace ­ prostředky poskytnuté adresně na projekt z veřejných rozpočtů 14 Centra1M dotační prostředky MŠMT podnik Vymezení pojmů (4) ­ typy financování - příklad 2 Základní hledisko ­ vstup dotace do projektu prostřednictvím poskytovatele Dotace ­ prostředky poskytnuté adresně na projekt z veřejných rozpočtů 15 Fond - JCMMFond - JCMM SOČ nedotační účelový prostředky Vymezení pojmů (5) ­ typy financování - příklad 3 Základní hledisko ­ vstup dotace do projektu prostřednictvím poskytovatele Dotace ­ prostředky poskytnuté adresně na projekt z veřejných rozpočtů 16 MUMU Program RektoraMU nedotační účelový prostředky MŠMT interní MŠMT Vymezení pojmů (6) - investoři (1) Kdo dává a dostává prostředky INVESTOR poskytovatel = investor veřejných prostředků investor neveřejných prostředků 17 prostředků prostředků PŘÍJEMCE ,,DODAVATEL" DOTACE ÚČEL ÚPLATA ,,REALIZÁTOR" PROJEKTU Realizace za úplatu: vztah investora jako odběratele a realizátora projektu jako dodavatele Čl. 2 odst. 1 g), h), n) až q) Vymezení pojmů (7) - investoři (2) Kdo dává a dostává prostředky INVESTOR poskytovatel MŠMT investor neveřej prostředků Lachema 18 Lachema MU = příjemce DOTACE ÚČEL ,,REALIZÁTOR" PROJEKTU Vymezení pojmů (8) ­ příjemci a partneři Kdo dává a dostává dotační prostředky POSKYTOVATEL 19 PŘÍJEMCE 1 PŘÍJEMCE 2 PŘÍJEMCE N.......... KOORDINÁTOR 1) partner 1 prvního příjemce partner 2 prvního příjemce partner 1 N-tého příjemce 1) Koordinátor nemusí být stanoven, nevyžadují-li to pravidla poskytovatele. Vymezení pojmů (9) ­ role osob Řešitel: zaměstnanec MU, který odpovídá MU komplexně a nedělitelně za projekt, resp. za odpovídající část projektu, v němž je MU partnerem, nebo jedním z více příjemců. Odpovědný řešitel & řešitel: osoba, která odpovídá investorovi projektu komplexně a nedělitelně za projekt, v němž reprezentuje MU za podmínky, že MU je příjemcem-koordinátorem, nebo jediným příjemcem celého projektu 20 MU je příjemcem-koordinátorem, nebo jediným příjemcem celého projektu Další řešitel: zaměstnanec MU, který odpovídá za řešení příslušných částí projektu VHS, je-li projekt realizovaný na MU řešen ve spolupráci více HS Odpovědný řešitel & odpovědná osoba: osoba, která reprezentuje jiný subjekt v roli příjemce-koordinátora, nebo jediného příjemce projektu, a zároveň odpovídá investorovi projektu komplexně a nedělitelně za projekt jako celek Vymezení pojmů (10) ­ role osob Odpovědná osoba: osoba, zastupující subjekt vně MU, který je v roli partnera, nebo jednoho z více příjemců, je-li projekt řešen ve spolupráci dalších subjektů vně MU, Administrátor: pověřený pracovník MU, který vede administrativu příslušné části projektu 21 příslušné části projektu Kontaktní osoba: osoba vázaná k některému subjektu, který se podílí na řešení projektu vně MU, a zajišťující komunikaci týkající se řešení projektu Člen realizačního týmu: osoba spolupracující na projektu. Vymezení pojmů (11) ­ řešitelé řešitel odpovědný řešitel další řešitel POSKYTOVATEL UK­ příjemce (odpovědný řešitel & odpovědná osoba 22 LF (další řešitel 1) PřF (další řešitel 2) MU ­ partner (řešitel 1)) 1) Podílí-li se více HS, může být další řešitel některého z nich řešitelem. Jako další řešitel odpovídá vedoucímu HS, jako řešitel rektorovi. Vymezení pojmů (12) ­ příjemci, partneři a řešitelé - příklad 1 * řešitel * odpovědný řešitel * další řešitel POSKYTOVATEL MU ­ příjemce LF (další řešitel) 23 MU ­ příjemce (odpovědný řešitel & řešitel 1) VUT ­ partner (odpovědná osoba) PřF (další řešitel) IBA (další řešitel) 1) Podílí-li se více HS, může být další řešitel některého z nich řešitelem. Jako další řešitel odpovídá vedoucímu HS, jako řešitel rektorovi. Vymezení pojmů (13) ­ příjemci, partneři a řešitelé - příklad 2 MŠMT poskytovatel Centrum základního výzkumu (LC) Centrum Eduarda Čecha pro algebru a geometrii 24 MÚ AV ČR - příjemce 2 (odpovědná osoba) UK V PRAZE - příjemce 3 (odpovědná osoba) MU - příjemce 1 (odpovědný řešitel & řešitel) koordinátor Z hlediska terminologie LC: MU - příjemce-koordinátor (řešitel) MÚ AV ČR - příjemce (řešitel) UK v Praze - příjemce (řešitel) Vymezení pojmů (14) ­ příjemci, partneři a řešitelé - příklad 3 Výzkumné centrum (1M) Institut teoretické informatiky MŠMT poskytovatel UK V PRAZE - příjemce Z hlediska terminologie programu 1M: UK v Praze - příjemce (řešitel) ÚI AV ČR - spolupříjemce (řešitel) MU - spolupříjemce (řešitel) MÚ AV ČR - spolupříjemce (řešitel) 25 UK V PRAZE - příjemce (odpovědný řešitel & odpovědná osoba) MU - partner 2 (řešitel) ÚI AV ČR - partner 1 (odpovědná osoba) MÚ AV ČR - partner 3 (odpovědná osoba) (řešitel) Vymezení pojmů (15) ­ příjemci, partneři a řešitelé - příklad 4 projekt GAČR Z hlediska terminologie GAČR: UK v Praze - příjemce (řešitel) MU - spolupříjemce (spoluřešitel) GAČR poskytovatel UK V PRAZE ­ příjemce (odpovědný řešitel & odpovědná osoba) 26 (spoluřešitel)odpovědná osoba) MU ­ partner (řešitel) PřF (další řešitel) LF (další řešitel) Vymezení pojmů (16) ­ příjemci, partneři a řešitelé - příklad 5 EC poskytovatel UPSALLA UNIVERSITY - příjemce Z hlediska terminologie programu FP7: Upsalla University - beneficiary (coordinator) Imperial College - co-beneficiary (applicant/researcher) MU - co-beneficiary (applicant / researcher) projekt FP7 27 UPSALLA UNIVERSITY - příjemce (odpovědný řešitel & odpovědná osoba) Imperial College partner 2 (odpovědná osoba) MU - partner 1 (řešitel) University of Bologna - partner 3 (odpovědná osoba) researcher) University of Bologna co-beneficiary (applicant / researcher) SŘP ­ kompetence a odpovědnost Řešitel: odpovědnost za projekt jako celek, resp. za odpovídající část projektu, a to komplexně a nedělitelně včetně případné finanční škody Přímý nadřízený řešitele: poskytnutí podmínek k řešení projektu v souladu s cíli Ekonom HS: osoba pověřená finanční kontrolou (zákon o FK) 28 Ekonom HS: osoba pověřená finanční kontrolou (zákon o FK) Vedoucí HS: zajištění podmínek pro řešení projektu i mimo přímou linii řízení, odpovědnost za finanční otázky, zejména za spolufinancování a předfinacování Pracovník PP: formální a věcná kontrola dokumentace projektu a odpovědnost za archivaci Odp. funkcionář: OVaV (pror.), OPP (kvestor), CZS (pror.): zhodnocení z hlediska strategie MU, dosažitelnosti cílů v kontextu zdrojů a výše financování, posouzení udržitelnosti, posouzení rizik Kvestor: výsledné posouzení finančních aspektů (finanční rizika, předfinancování a spolufinancování,...), strategie MU Rektor: odpovědnost za MU Dokumentace projektů (1) Dokumentací projektu (plánování, příprava, realizace, ukončení, popř. období udržitelnosti) se rozumí: - dokumentace návrhu projektu, včetně příloh - dokumentace přijatého a realizovaného projektu - dokumentace ukončeného projektu 29 Dokumentace je vedena elektronicky v ISEP. Specifikované části dokumentace a části požadované investorem jsou vedeny také v listinné podobě. Místo uložení stanoví vedoucí HS, příslušný údaj je obsažen v pověření řešitele (příloha 5). Pozn.: ISEP je systém sloužící k elektronické evidenci údajů o projektech, k plánování a řízení projektů a k archivaci elektronické části projektové dokumentace. Dokumentace projektů (2) Dokumentace návrhu projektu evidenční záznam návrhu projektu, část A (příloha 3a-1 /národní investoři/ nebo 3a-2 /zahraniční investoři/ (Průvodka se generuje a tiskne v ISEP.) evidenční záznam návrhu projektu, část B (příloha 3b) návrh projektu včetně příloh /vyjma příloh jako zakládající listiny, výpisy 30 návrh projektu včetně příloh /vyjma příloh jako zakládající listiny, výpisy z rejstříku, jmenování rektora atd./ soupis kontraktů uzavíraných v případě realizace projektu (Dokumenty jsoucí k dispozici v listinné podobě, naskenovat a uložit do ISEP ve formátu pdf.) Pozn.: V ISEP budou uloženy předlohy kontraktů společné pro určitý typ projektů/rámce. V případě návrhů projektů specifikovaných Statutem MU a nedotačních projektů realizovaných výhradně HS lze od zadání návrhu projektu a soupisu kontraktů upustit v případě písemného rozhodnutí vedoucího HS. Dokumentace projektů (3) Dokumentace přijatého a realizovaného projektu V případě, že je projekt přijat a realizován, je řešitel povinen doplnit dokumentaci v ISEP do 15 dnů po obdržení rozhodnutí. evidenční záznam projektu se souhrnnými údaji (příloha 3c) kopie pověření řešitele (příloha 5) /sken v pdf/ přijatý projekt (návrh projektu se zahrnutím změn) včetně příloh a) rozpočet dotačního projektu schválený poskytovatelem na dobu řešení projektu v členění: - uznané náklady (INV, NEI) v položkovém členění 31 - uznané náklady (INV, NEI) v položkovém členění - dotace (INV, NEI) v položkovém členění - výše předfinancování a kofinancování b) náklady účelového nedotačního projektu hrazené investorem v položkové členění kontrakty (s investory, s partnery, apod.) /sken v pdf/ žádosti o změny v projektu a rozhodnutí o nich údaje o finančních operacích: - aktuální stav na zakázkách - roční vyúčtování - účetní doklady o nákladech a výnosech průběžné, resp. monitorovací zprávy zprávy pro interní evaluaci zápisy z věcných i finančních kontrol a auditů další podklady (vydefinované metodickým listem) Dokumentace projektů (4) Dokumentace ukončeného projektu kompletní dokumentace realizovaného projektu aktuální k datu jeho ukončení (musí být uzavřeny všechny zakázky projektu) závěrečné vyúčtování 32 závěrečné vyúčtování závěrečná zpráva (požaduje-li investor) závěrečné hodnocení (zápis ze závěrečné kontroly) zápisy z auditů monitorovací zprávy v období udržitelnosti Pozn.: Výčet, místo uložení a odpovědnost osob a pracovišť za její archivaci jsou uvedeny v příloze 7. Údaj o místu uložení stanoví vedoucí HS v pověření řešitele (příloha 5). Dokumentace projektů (5) Informační systém evidence projektů - editor návrhů projektů - editor realizovaných projektů Systém pro řízení a správu projektů slouží - k elektronické evidenci údajů o projektech - k plánování a řízení projektů 33 - k archivaci elektronické části projektové dokumentace Databáze systému ISEP obsahuje - centrální číselníky, centrální pokyny a informace - identifikační údaje projektů - údaje o projektech (financování, partneři, kontroly a audity, kontrakty,...) - údaje o výsledcích projektů Výstupy z ISEP - neveřejné dokumenty, přehledy a sestavy (součást INET) - veřejné přehledy o projektech (součást www.muni.cz) Formuláře k dokumentaci Evidenční záznam návrhu projektu, část A (příloha 3a-1, 3a-2) - národní investoři - zahraniční investoři /tisk z ISEP/ Podpisy záznamu A: - navrhovatel - ekonom HS - vedoucí HS (vedoucí pracoviště) - odpovědný funkcionář 34 Evidenční záznam návrhu projektu, část B (příloha 3b) Evidenční záznam projektu se souhrnnými údaji (příloha 3c-1, 3c-2) - národní investoři - zahraniční investoři Žádost o změny v projektu (příloha 4) Pověření řešitele (příloha 5) - odpovědný funkcionář Význam podpisů na evidenčním záznamu, část A navrhovatel (řešitel) závazek převzetí komplexní a nedělitelné odpovědnosti za projekt, včetně období udržitelnosti, proveditelnost projektu v požadované kvalitě a termínech a řešení projektu podle předloženého návrhu a v souladu s platnou legislativou ČR a vnitřními normami MU. 35 ekonom HS osoba povařená finanční kontrolou podle zákona o finanční kontrole posouzení finančních aspektů návrhu, zejména předfinancování a kofinancování vedoucí HS závazek, že projekt je v souladu s koncepcí a cíli pracoviště navrhovatele i HS, garanci zajištění řešiteli podmínek k úspěšnému řešení projektu v rámci HS a odpovědnost za správné posouzení zdrojů financování a uspořádání majetkových vztahů k výsledkům projektu vedoucí pracoviště ­ kompetence vedoucího HS odpovědný funkcionář pravidlo ,,poslední parafy" Příprava, předkládání návrhů projektů (1) Projektovou podporu (konzultace) zajišťují specifikovaná pracoviště HS podle pravidel stavených VHS v součinnosti s PP MU, která jsou povinna poskytnout navrhovateli konzultaci do 3 pracovních dnů od jeho žádosti. Vedoucí HS si může před svým podpisem návrhu vyžádat prostřednictvím žádosti adresované kvestorovi písemné stanovisko odborů RMU (OF, EO, PO, IO) 36 žádosti adresované kvestorovi písemné stanovisko odborů RMU (OF, EO, PO, IO) k ekonomickým, právním nebo investičním záležitostem návrhu. Kvestor žádost vyřídí do 2 pracovních dnů. V případě kladného vyřízení žádosti, musí vedoucí HS danému odboru dodat podklady nejméně 5 pracovních dnů před požadovaným termínem vydání stanoviska, a to prostřednictvím PP MU. Příprava, předkládání návrhů projektů (2) Navrhovatel je povinen: vložit dokumentaci návrhu projektu do ISEP (jinak nebude rektorovi předložen) předložit v listinné podobě ke schválení a podpisu na úrovni MU: - průvodku návrhu projektu, část A - návrh projektu vypracovaný podle zadání investora, včetně příloh (netýká se např. 7FP) 37 příloh (netýká se např. 7FP) Návrh projektu musí být doručen na PP: v předepsaném počtu kopií nejméně 3 pracovní dny před termínem odeslání investorovi Pro vybrané typy projektů může být metodickým pokynem stanovena delší lhůta Pokud investor nevyžaduje návrh v listinné podobě s podpisem statutárního zástupce, doručí navrhovatel na PP MU listinnou verzi průvodky návrhu Příprava, předkládání návrhů projektů (3) Finální verze návrhu se předkládá rektorovi cestou PP MU. Předložení návrhu projektu rektorovi je podmíněno písemným souhlasem: - vedoucího HS, - osoby pověřenou finanční kontrolou, 38 - osoby pověřenou finanční kontrolou, - odpovědného funkcionáře /kvestor (za OPP), prorektor pro VaV (za OVaV) a prorektor pro SVV (za CZS)/ VHS schvaluje a podepisuje návrhy projektů: specifikovaných Statutem MU nedotačních projektů realizovaných výhradně HS Pozn.: Lhůty pro předložení návrhů projektů k podpisu jsou v kompetenci VHS. Předkládání návrhů projektů (4) Přijetí návrhu (registraci) stvrdí PP MU záznamem v ISEP PP MU odpovídají při předkládání návrhů projektů k podpisu rektorovi za: formální a věcnou kontrolu náležitostí návrhů 39 formální a věcnou kontrolu náležitostí návrhů (mimo projektů v kompetenci HS) zajištění procedury vedoucí k jejich včasnému podání investorovi, není-li dohodou s navrhovatelem stanoveno jinak Navrhovatel odpovídá za včasné předání schváleného a podepsaného návrhu investorovi, není-li dohodou s PP MU stanoveno jinak Realizace projektu Navrhovatel - předloží vedoucímu HS písemný návrh na ustanovení řešitele projektu. - doplní dokumentaci do ISEP do 15 dnů po obdržení rozhodnutí. - předá PP MU kontrakt, popř. další relevantní dokumentaci projektu (netýká se kontraktů od projektů specifikovaných Statutem MU a nedotačních projektů realizovaných výhradně HS), pokud je investor zaslal přímo navrhovateli 40 navrhovateli Vedoucí HS - ustanoví řešitele projektu písemným pověřením (příloha 5). - odpovídá za to, že pověřenému řešiteli v souladu s kontraktem projektu zajistí na HS potřebné podmínky k řešení projektu Pracovníci PP MU a pověření pracovníci HS - zodpovídají za aktivní spolupráci s kontaktními osobami investorů při procedurách vedoucích k uzavření kontraktu - mají povinnost předat uzavřené kontrakty nebo rozhodnutí poskytovatele bezodkladně navrhovateli Řízení změn v projektu Změny v projektech se člení na: zásadní (změny, na jejichž schválení si vyhrazuje právo investor, nebo změny v spolufinancování nebo předfinancování v kompetenci MU/ HS okrajové (změny vyplývající z pravidel formulovaných investorem) Žádosti o zásadní změny (mimo projektů specifikovaných Statutem MU 41 Žádosti o zásadní změny (mimo projektů specifikovaných Statutem MU a nedotačních projektů realizovaných výhradně HS) se předkládají rektorovi cestou PP MU. Náležitosti: - předepsaný počet kopií žádosti - průvodka (příloha 4) opatřená písemným souhlasem příslušného HS (podpis ekonoma HS, VHS) - dodání na PP nejméně 3 pracovní dny před termínem odeslání U projektů v kompetenci MU/HS ke změně dochází na základě rozhodnutí rektora resp. z rozhodnutí VHS na základě žádosti řešitele. Ukončení projektu Datem ukončení projektu se rozumí splnění posledního z požadavků ukončení projektu: naplnění cílů a výstupů schválení závěrečné zprávy 42 schválení závěrečné zprávy ukončení financování (všechny zakázky projektu musí být uzavřeny) Současně zanikají pověření vydaná v souvislosti s projektem (vyjma situace, kdy je požadována udržitelnost projektu). Archivace listinné dokumentace (1) Originál dokumentace Řešitel pověření řešitele Hospodářské středisko návrh projektu včetně příloh přijatý projekt včetně příloh 43 přijatý projekt včetně příloh všechna roční vyúčtování účetní doklady o nákladech a výnosech průběžné a monitorovací zprávy závěrečná vyúčtování závěrečná zpráva Příslušné pracoviště MU evidenční záznam návrhu projektu, část A kontrakty (investor, partneři) zprávy z kontrol, auditů, hodnocení investora (pouze zprávy externích posuzovatelů) Archivace listinné dokumentace (2) Kopie dokumentace Řešitel účetní doklady o nákladech a výnosech (u běžícího projektu) Hospodářské středisko evidenční záznam návrhu projektu, část A 44 evidenční záznam návrhu projektu, část A kontrakty (investoři, partneři) účetní doklady o nákladech a výnosech (u ukončeného projektu) zprávy z kontrol, auditů, hodnocení investora Příslušné pracoviště MU pověření řešitele přijatý projekt včetně příloh průběžné a monitorovací zprávy (pouze stránky s podpisy) závěrečné vyúčtování (pouze stránky s podpisy) závěrečná zpráva (pouze stránky s podpisy) Zvláštní ustanovení V případě komerčních projektů směrnice nestanoví povinnost evidence dokumentace v ISEP. Závěrečná a přechodná ustanovení 45 16. března 2009 nabytí platnosti a účinnosti směrnice do 1. července 2009 zavést do ISEP dokumentaci přijatých a realizovaných projektů, jejichž řešení bylo zahájeno před účinností této směrnice Netýká se projektů ukončených k 31. 12. 2008. Poděkování Janě Musilové Janě Foukalové Janě Kohoutkové 46 Markétě Zálešákové Ireně Šmahelové Martině Hlavaté Evě Petrželkové Lucii Šebelové Martinu Vaškovi (...) a to je vše. Děkuji za pozornost. 47 Děkuji za pozornost.