VÝSTUPNÍ MATERIÁL CRP DEPO 2023 3 Výstupní materiál CRP Koordinovaný rozvoj ekonomických aplikací vysokých škol, část DEPO 2023 Cíl materiálu Tento materiál shrnuje obsahové výsledky části projektu DEPO, týkající se elektronizace postupů orgánů veřejné moci. Navazuje na analýzy z roku 2022, kdy výsledná brožura je dostupná na https://is.muni.cz/ auth/do/rect/metodika/crp_depo_2022/CRP_DEPO_2022_vystupni_brozura.pdf V rámci projektu bylo stanoveno pět dílčích výstupů, a to: 1. Elektronizace činností, ve kterých VVŠ vystupuje jako OVM 2. Dopad zrušení RČ na systémy a fungování VVŠ 3. Jmenný rejstřík jako samostatná funkční část elektronického systému spisové služby a aktualizace osob 4. Informační systém veřejné správy – legislativní základ a praktické dopady 5. eDoklady a jejich využití pro VVŠ Výstupní materiál je potom v souladu s výše uvedeným strukturován následovně: 4 Obsah Výstupní materiál CRP Koordinovaný rozvoj ekonomických aplikací vysokých škol, část DEPO 20233 Cíl materiálu  3 Kontext a úvod projektu a jeho výstupů5 Elektronizace činností, ve kterých VVŠ vystupuje jako OVM7 Proces přijímacího řízení  7 Současný stav a proces  7 Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace  8 Sociální stipendia  12 Současný stav a proces  12 Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace  14 Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace (tzv. nostrifikace)  15 Současný stav a proces  15 Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace  17 Proces dle § 54a ZVŠ  18 Současný stav a proces  18 Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace  19 Otevřené otázky  19 Závěry  22 Dopad zrušení RČ na systémy a fungování VVŠ23 Legislativní základ  23 Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech  24 Zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech  25 Zákon č. 182/2006 Sb., insolvenční zákon 26 Novela zákona o občanských průkazech zákonem č. 430/2023 Sb.  26 Závěry  26 Problematika jmenného rejstříku27 Právní úprava 27 Co je jmenný rejstřík 28 Údaje vedené ve jmenném rejstříku 29 Jak jmenný rejstřík funguje 30 Povinnosti při správě jmenného rejstříku 30 Povinnost vést jmenný rejstřík 30 Evidence záznamů ve jmenném rejstříku 30 Přístup ke jmennému rejstříku 31 Jmenný rejstřík a ověřování údajů z autoritativních zdrojů dat 31 Vícečetné záznamy  33 Výmaz záznamu ze jmenného rejstříku 33 Informační systém veřejné správy (ISVS) 34 Legislativní základ a praktické dopady na VVŠ 34 eDoklady a jejich využití pro VVŠ35 Legislativní základ eDokladů dle zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby novelizovaného zákonem č. 1/2024 Sb., s účinností dne 20. 1. 2024  35 Aplikace eDoklady a možné využití pro potřeby VVŠ  36 Závěr projektu 40 Přehled použitých zkratek 41 5 Kontext a úvod projektu a jeho výstupů V roce 2022 byly v rámci CRP DEPO 2022 provedeny analýzy nutné k dalšímu postupu v této oblasti a na tyto analýzy a výstupy bylo v roce 2023 navázáno tímto projektem. Za klíčové pro tento materiál považujeme ustanovení zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, který stanoví, že uživatel služby má právo využívat digitální službu a orgán veřejné moci má povinnost tuto digitální službu poskytovat. OVM nevyžaduje údaje vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému, které mu jsou zpřístupněné pro výkon agendy nebo na základě souhlasu uživatele služby. Uživatel služby má právo prokázat nebo osvědčit právní skutečnost odkazem na údaje vedené v základním registru nebo AIS, které jsou OVM zpřístupněné pro výkon agendy, nebo výpisem z informačního systému veřejné správy, v elektronické podobě, který zaručuje věrohodnost původu a neporušenost obsahu výpisu. Uživatel služby není povinen pro uplatnění svého práva, splnění povinnosti nebo doložení právní skutečnosti, která se ho týká, předkládat rozhodnutí, doklad, průkaz, osvědčení nebo poskytnout jiný údaj, pokud prokázal svoji totožnost a údaje o něm nebo o jeho právech, povinnostech nebo právních skutečnostech, které se ho týkají, jsou vedeny v základním registru nebo AIS a jsou OVM zpřístupněné pro výkon agendy. Předloží-li uživatel služby dokumenty v elektronické podobě, OVM není oprávněn žádat tytéž dokumenty v listinné podobě. VVŠ tedy v činnostech, ve kterých vystupuje jako OVM musí plnit povinnosti plynoucí mj. ze zákona o právu na digitální služby. Klient (uchazeč/student) by neměl opakovaně vypisovat a uvádět údaje, které jsou již v základních registrech dostupné a VVŠ v těchto oblastech, kde vystupuje jako OVM musí umět z těchto registrů a jiných AIS čerpat a údaje si zjistit. Vzhledem k tomu, že se jedná o zákonnou povinnost, nebude se moci VVŠ tohoto jakýmkoliv způsobem zprostit. Je nutné provést kroky s tímto související a do roku 2025 vše potřebné nastavit ve všech informačních systémech, včetně EIS a PAMS. Obsah výše uvedených ustanovení přináší základní změny, které je nutno do procesů VVŠ implementovat. Tématem tohoto roku bylo zmapování procesů, ve kterých VVŠ vystupuje jako OVM, aby bylo zřejmé, jaké údaje od osob VVŠ získává a potřebuje a které by si tedy měla zjistit prostřednictvím napojení na základní registry či jiné AIS. Jednalo se o mapování čtyř procesů ve studijní oblasti – přijímací řízení, sociální stipendia, nostrifikace a proces dle § 54a ZVŠ. Následně musí na tyto analýzy a zmapování navazovat část programátorská, kdy je třeba systémy přizpůsobit všem požadavkům a dle toho nastavit i workflow, avšak toto bude předmětem dalších let. Dalším tématem byla novelizace zákona č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, kdy uplynutím 31. prosince 2024 měla skončit povinnost zápisu rodného čísla do občanského průkazu. S tím je spojeno také doporučení pro nevyužívání rodného čísla jako identifikátoru osoby v jednotlivých informačních systémech, tedy mapování systémů a s tím spojených změn na užívání pouze bezvýznamového směrového identifikátoru osoby mezi jednotlivými informačními systémy VVŠ. Jmenný rejstřík je samostatnou funkční částí elektronického systému spisové služby určený pro automatické zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v elektronickém systému spisové služby, případně i o dalších osobách, jichž se týkají a u nichž byla shledána potřeba je ve jmenném rejstříku evidovat. Jmenný rejstřík neodmyslitelně patří k celému tématu digitalizace, jelikož má mj. zásadní vliv na doručování a evidenci kontaktních informací o adresátech a odesílatelích dokumentů, které souvisí s činností VVŠ. Výstup týkající se informačních systémů veřejné správy byl zaměřen především na legislativní analýzu a její dopady. Zároveň byl dán prostor zapojeným VVŠ k dotazům a sdílení praxe související s tímto tématem. 6 Aplikace eDoklady je vnímána jako pilotní projekt české národní implementace EUDI Wallet, kdy by tímto měla být dána možnost, mít doklady dostupné v digitální podobě v mobilním telefonu a zároveň mít pod kontrolou, které údaje jsou sdíleny. Přestože se jedná o zkušební projekt a v první fázi budou elektronizovány doklady jako např. občanský průkaz nebo řidičský průkaz, vnímáme zde potenciál také pro vedení informace, zda je či není osoba studentem, případně obecně elektronizaci ISIC a jiných studentských karet pro celou EU a tím pomoci studentům při jednotlivých životních situacích. 7 Elektronizace činností, ve kterých VVŠ vystupuje jako OVM VVŠ je svým postavením tzv. „hybrid“, tedy v některých činnostech vystupuje jako subjekt soukromého práva a nedopadají na ni takové povinnosti, jako když jedná z pozice OVM. S tím je spojen dopad povinností, které plynou ze ZPDS. Pokud tedy VVŠ jedná jako OVM, musí poskytnout klientovi/studentovi/ uchazeči možnost učinit úkony digitálně a neměla by tyto uživatele nutit zadávat údaje, které má ze zákona povinnost si zjistit ze základních registrů nebo prostřednictvím jiných AIS. V rámci tohoto výstupu bylo tedy nutné zmapovat procesy, ve kterých VVŠ vystupuje jako OVM a zjistit, které údaje či dokumenty jsou od osob vyžadovány a které z nich si bude muset VVŠ zjišťovat sama. Vybrali jsme studijní procesy, konkrétně proces přijímacího řízení, udělování sociálního stipendia, nostrifikace a proces dle § 54a ZVŠ. Je třeba dodat, že řada procesů je již na většině vysokých školách elektronizována. Hlavním cílem tedy bylo zaměřit se na nutné úpravy tak, aby s příchodem nové legislativy byly jednotlivé VVŠ schopny dostát svým povinnostem a poskytnout digitální službu v rozsahu, který nová legislativa přináší. V rámci analýzy jsme dospěli k tomu, že byť jsou VVŠ z podstaty zákona orgány veřejné moci mající stejnou působnost dle § 6 ZVŠ, značně se liší technické nastavení procesů, což plyne z toho, že každá VVŠ využívá jiné IS, a to jak pro studijní agendu, tak např. pro spisovou službu. O systémech personálních, ekonomických či ubytovacích ani nemluvě. Do nastavení elektronických procesů na VVŠ je třeba vždy brát do úvahy regulaci zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví. Problematiky spisové služby se přímo týká kapitola o jmenném rejstříku. V rámci této kapitoly mapující procesy jsme se proto popisu přesahu do spisové služby záměrně vyhnuli. Obecně lze však říci, že pro jednotlivá řízení nebo procesy popsané níže by měly být založeny samostatné spisy či související spisy ve spisové službě či v samostatné evidenci dokumentů. Navíc VVŠ aktuálně diskutují jednotnou podobu typového studijního spisu. IS VVŠ je univerzitní administrativní komplexní soubor technologií, softwaru, dat a lidí, který slouží k efektivní správě, výuce, výzkumu a dalším činnostem na dané vysoké škole. Je určen ke zveřejňování informací a slouží ke sběru, uchovávání, zpracování a šíření informací v rámci vysoké školy a zejména pro správu uchazečů o studium, studentů, osob s přerušeným studiem, absolventů a studijních potřeb na všech součástech VVŠ. V IS VVŠ se provádí autentizované operace, což znamená, že osoba, která v daném systému jedná a vystupuje, je ztotožněna a do IS se přihlašuje s jedinečnou identifikací a autentizací. Jakýkoliv úkon v tomto systému činí tedy za sebe až po přihlášení a IS je schopen ověřit a zjistit, jaký úkon, kdy a např. z jaké IP adresy byl proveden. Pro provedení jednotlivých digitálních úkonů již není požadováno další ověření/ztotožnění uživatele. PROCES PŘIJÍMACÍHO ŘÍZENÍ Současný stav a proces Proces přijímacího řízení může být a zpravidla již je uskutečňován v elektronické podobě. Zájemce o studium si prostřednictvím informačního systému založí přihlášku do studia daného studijního programu a vyplní údaje, kterými jsou zejména identifikační osobní údaje (jméno a příjmení, rodné číslo, bylo-li 8 přiděleno, adresa místa trvalého pobytu v ČR, případně bydliště mimo ČR; cizinec dále uvede také datum narození, pohlaví, bydliště v ČR a státní občanství) a také volitelné údaje (např. telefonní číslo, e-mail). V případě, že je možné, aby byl uchazeč přijat do studia bez složení přijímací zkoušky, a uchazeč o tuto možnost stojí, musí také vložit dokumenty potvrzující skutečnost k prominutí přijímací zkoušky. Jedná se např. o certifikáty dokazující znalost určitého jazyka, diplomy nebo ocenění z olympiád, případně práce v rámci středoškolské odborné činnosti. Podáním přihlášky je osoba vyzvána k zaplacení poplatku za přihlášku. Pozvánka na přijímací zkoušku je zaslána prostřednictvím IS. V případě, že je osoba přijata bez povinnosti vykonat přijímací zkoušku na základě doložených údajů/dokumentů, je tento krok vynechán. Po vykonání přijímací zkoušky je, stanoví-li tak vnitřní předpis vysoké školy a uchazeč s tímto způsobem doručení předem na přihlášce souhlasil, prostřednictvím IS zasláno oznámení o návrhu na přijetí s výzvou ke vložení maturitního vysvědčení nebo v případě, že osoba do studia nemůže být přijata z jakéhokoliv důvodu, je zasláno rozhodnutí o nepřijetí do datové schránky nebo na adresu trvalého pobytu (případně na korespondenční adresu, byla-li zadána). Rozhodnutí je podepsáno a zasíláno elektronicky nebo listině na adresu uvedenou v přihlášce. Pokud jsou splněny všechny podmínky pro přijetí do studia, je vydáno rozhodnutí o přijetí do studia, které je elektronicky podepsáno a doručeno prostřednictvím IS. Proti rozhodnutí o ne/přijetí mohou uchazeči podat odvolání v souladu se zákonem. Odvolání je posouzeno a je vydáno rozhodnutí, které je zasíláno v souladu se zákonem (elektronicky, listině, případně prostřednictvím IS). Zápis do studia může probíhat elektronicky s využitím Identity občana, pokud se osoba neztotožnila již při zakládání přihlášky ke studiu. Dojde k ověření již zadaných údajů a případně upozornění, že některé údaje jsou v rozporu. Dojde také k aktualizaci údajů. Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace I. Vyplňování osobních identifikačních údajů Aby zájemce o studium nemusel vyplňovat osobní údaje, které po něm jsou v přihlášce požadovány a které o něm už stát eviduje, může si zvolit založení přihlášky přes Identitu občana. Jako příklad je níže uveden IS Masarykovy univerzity. Dílčí operace se mohou v závislosti na IS jednotlivých VVŠ odlišovat. 9 Při zakládání přihlášky se předvyplní jméno a příjmení. 10 Po založení přihlášky se doplní další osobní údaje – stát trvalého pobytu a adresa. V této fázi je potřeba využít napojení na základní registry, a to jak v případě, kdy osoba využije přihlášení se přes Identitu občana, tak i v případě, kdy uchazeč poskytne dostatek údajů pro ztotožnění. Po zadání sady údajů, které jsou jedinečné pro jednu osobu, mohou být zbývající údaje doplněny ze základních registrů. Nicméně ze základních registrů není možno doplnit jakékoliv údaje, např. rodné číslo, které je povinný údaj pro vedení přihlášky ke studiu, musí být vloženo uchazečem a ze základních registrů se pouze ověří jeho správnost. II. Dokumenty, díky kterým je uchazeč přijat bez přijímací zkoušky Některé studijní programy umožňují, aby byl uchazeč přijat do studia bez absolvování přijímací zkoušky, a to např. na základě certifikátů, diplomů či ocenění nebo aktivní studentské odborné činnosti. Vzhledem k tomu, že pro prominutí přijímací zkoušky mohou být požadována nejrůznější potvrzení či splnění skutečnosti, je nutné rozdělit, zda požadované potvrzení/dokument vzniká z činnosti OVM či nikoliv. Pokud dokument vzniká z činnosti jiného OVM, domníváme se, že by měla mít VVŠ dle dikce ZPDS a kladení důrazu na digitalizaci a princip „once only“ možnost zjistit jeho skutečnost a obsah a uživatel jej nebude muset obstarávat. Příkladem může být středoškolská odborná činnost či státní jazyková zkouška nebo i předchozí dosažené vzdělání. Pokud ovšem dané dokumenty nevznikají z činnosti některého OVM, o jejich existenci se VVŠ žádným způsobem nemůže dozvědět, a proto pokud je chce uchazeč uplatnit a čerpat výhody, musí je aktivně ke své přihlášce přiložit. 11 III. Doložení předchozího vzdělání V budoucnu by uchazeč neměl předchozí vzdělání (maturitní vysvědčení, předchozí vysokoškolské vzdělání) dokládat, ale VVŠ by si tyto informace měla ověřit a dle toho upravit další postup. Jde o typický příklad, kdy uživatel služby není povinen pro uplatnění svého práva, splnění povinnosti nebo doložení právní skutečnosti, která se ho týká, předkládat rozhodnutí, doklad, průkaz, osvědčení nebo poskytnout jiný údaj, pokud prokázal svoji totožnost a údaje o něm nebo o jeho právech, povinnostech nebo právních skutečnostech, které se ho týkají, jsou vedeny v základním registru nebo AIS a jsou OVM zpřístupněny pro výkon agendy. Zde zatím spatřujeme velkou míru nejistoty vzhledem k tomu, že dosud neexistuje registr či AIS obsahující údaje o absolvování maturitní zkoušky. Stejná logika by měla být u prokazování předchozího dosaženého vzdělání, půjde-li o vzdělání dosažené na české VVŠ. Tento údaj by měl být dostupný z tzv. SIMS. Ani zde však v tuto chvíli nepanuje jistota, že bude možné údaje automaticky čerpat. Tyto informace (dosažené SŠ vzdělání v ČR, dosažené VŠ vzdělání v ČR a dosažené SŠ a VŠ vzdělání v zahraničí) by měl poskytovat na MŠMT nově budovaný informační systém eEdu, který by měl být dostupný v roce 2026. IV. Odvolání proti rozhodnutí Odvolání proti jakémukoli rozhodnutí VVŠ by mělo být umožněno jako digitální úkon prostřednictvím IS VVŠ, a to se zachováním všech obsahových náležitostí, které jsou uvedené v ustanovení § 37 odst. 2 SŘ. Odvolání tedy musí zahrnovat údaje o tom, proti kterému rozhodnutí směřuje, v jakém rozsahu jej napadá a v čem je spatřována neshoda s právními předpisy nebo nesprávnost rozhodnutí nebo řízení, jež mu předcházelo. Jak plyne z výše uvedeného nebude ani v budoucnu možné odvolání „na jeden klik“. V praxi je možné podat blanketní odvolání, tedy neobsahující odvolací důvod, nicméně toto musí být vždy doplněno. V. Doručování V případě doručování elektronicky do datové schránky nebo listině budou adresy ověřovány přes základní registry a případně aktualizovány dle skutečnosti. Ověření přes ZR, a to nejen adresy, je provedeno v den vyhotovení rozhodnutí a také v den odeslání rozhodnutí. Co tedy VVŠ potřebuje čerpat ze základních registrů a AIS pro správné fungování v rámci příjímacího řízení: —— NIA a ZR – uchazeče je potřeba ztotožnit (NIA, IdentitaObcana.cz), aby byla jistota, kdo se hlásí a následně ZR umožňuje si objednat notifikaci změn poskytnutých údajů z NIA a jejich vyzvedávání —— Registr studentů a absolventů středních škol MŠMT – rok složení maturitní zkoušky, IZO absolvované střední školy, kód absolvovaného studijního oboru, —— SIMS MŠMT – údaje o předchozím studiu na české VŠ —— Registr nostrifikací MŠMT – údaje o předchozích studiích v zahraničí yy OSOBA – údaje z A3791 a body uvedené jako „x“ označují položky, které potřebujeme přidat: —— 3791-7-1 .. JMENO A PRIJMENI —— 3791-7-2 .. RODNE_CISLO_ UCHAZECE —— 3791-7-3 .. ADRESA_TRVALEHO_POBYTU —— 3791-7-4 .. DATUM_NAROZENI —— 3791-7-5 .. POHLAVI —— 3791-7-6 .. BYDLISTE_V_CR 12 —— 3791-7-7 .. STATNI_OBCANSTVI —— 3791-7-x .. MISTO_NAROZENI_STAT_OBCANSTVI yy STUDIUM —— 3791-7-x .. STREDNI_SKOLA —— 3791-7-15 .. ROK_MATURITNI_ZKOUSKY —— 3791-7-16 .. OBOR_STREDNI_SKOLA yy DALŠÍ —— 3791-7-19 .. DATUM_POSLEDNI_AKTUALIZACE SOCIÁLNÍ STIPENDIA Současný stav a proces Legislativní základ § 91 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách „2) Stipendia hrazená z dotace nebo z příspěvku mohou být studentům přiznána a) za vynikající studijní výsledky, b) za vynikající výzkumné, vývojové a inovační, umělecké nebo další tvůrčí výsledky přispívající k prohloubení znalostí, c) na výzkumnou, vývojovou a inovační činnost podle zvláštního právního předpisu. d) v případě tíživé sociální situace studenta, e) v případech zvláštního zřetele hodných. 3) Stipendium podle odstavce 2 písm. d) se přiznává též studentům, kteří mají nárok na přídavek na dítě podle zvláštního právního předpisu, jestliže rozhodný příjem v rodině zjišťovaný pro účely přídavku na dítě nepřevyšuje součin částky životního minima rodiny a koeficientu 1,5. Stipendium se přiznává po standardní dobu studia na deset měsíců v akademickém roce; měsíční výše stipendia odpovídá jedné čtvrtině výše základní sazby minimální mzdy za měsíc, s tím, že takto určená výše stipendia se zaokrouhluje na celé desetikoruny nahoru. Nárok na stipendium prokazuje student písemným potvrzením vydaným na jeho žádost orgánem státní sociální podpory, který přídavek přiznal, že příjem rodiny zjišťovaný pro účely přídavku na dítě za třetí kalendářní čtvrtletí roku nepřevýšil součin částky životního minima rodiny a koeficientu 1,5. Potvrzení pro účely přiznání stipendia platí po dobu 21 měsíců od uplynutí čtvrtletí, za které byl příjem rodiny zjišťován. Nárok na stipendium může student uplatnit za určité časové období pouze jednou.“ 1. Sociální stipendium v případě tíživé sociální situace studenta (dle § 91/3 ZVŠ) Sociální stipendium se přiznává studentovi, který: a) má nárok na přídavek na dítě podle § 17 zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, jestliže rozhodný příjem v rodině zjišťovaný pro účely přídavku na dítě za třetí kalendářní čtvrtletí roku nepřevyšuje součin částky životního minima rodiny a koeficientu 1,5, b) v době trvání tohoto stipendijního programu nepřekročí standardní dobu studia v žádném ze studijních programů studovaných na vysoké škole v České republice, a který c) prokáže nárok na sociální stipendium platným písemným potvrzením vydaným na jeho žádost orgánem státní sociální podpory, který přídavek na dítě přiznal. Tímto potvrzením se rozumí potvrzení, které vydá orgán státní sociální podpory na celé stipendijní období nebo na jeho část. 13 Student uplatňuje nárok podáním originálu nebo úředně ověřené kopie písemného potvrzení vydaného orgánem státní sociální podpory, které přiznává přídavek na dítě a prokazuje, že příjem rodiny zjišťovaný pro účely přídavku na dítě za třetí kalendářní čtvrtletí roku nepřevýšil součin částky životního minima rodiny a koeficientu 1,5. IS ověří podmínku standardní doby studia prostřednictvím matriky studentů. Při splnění podmínek pro získání stipendia je studentovi vydáno rozhodnutí o přidělení stipendia. Rozhodnutí je elektronicky podepsáno a zasláno prostřednictvím IS v souladu s § 69a ZVŠ. Rozhodnutí o neudělení stipendia se vydává minimálně, jen v případě, že student doloží dokument z ÚP, který nesplňuje podmínky stanovené ZVŠ. IS studentům umožní podat žádost (potvrdit splnění podmínek) pouze pokud splňují podmínku věku a standardní doby studia. Odvolání proti rozhodnutí je samozřejmě možné, ale v tomto případě nevyužitelné. Pokud student nesplňuje podmínky, nelze mu stipendium přiznat. Pokud podmínky splňuje, je mu přiznáno. 2. Sociální stipendium v případě tíživé situace (dle § 91/2 e) ZVŠ) Stipendium se přiznává studentům, kteří se náhle ocitli v nezaviněné obzvláště tíživé životní situaci. Student o toto stipendium žádá elektronicky prostřednictvím IS a obsahuje jméno, příjmení a číslo studenta, jeho bydliště, důvod podání žádosti a přílohy dokládající tíživou životní situaci studenta (úmrtní listy, výpisy z účtu, zdravotní zprávy apod.). Vyhotovené rozhodnutí je podepsáno elektronicky a je studentovi doručeno prostřednictvím IS v souladu s § 69a ZVŠ. Rozhodnutí o neudělení stipendia se vystavuje, pokud je zjištěno, že situace studenta není obzvláště tíživá. Odvolání je samozřejmě možné dle zákona. 3. Ubytovací stipendium (dle § 91 odst. 2 e) ZVŠ) Podmínky pro udělení tohoto stipendia jsou: yy Student a) je zapsán ve studijním programu v prezenční formě studia; b) je v takovém studijním programu zapsán jako ve svém prvním studijním programu na vysoké škole v České republice, ledaže je zapsán ve svém prvním magisterském studijním programu navazujícím na studijní program bakalářský, jde-li o absolventa bakalářského studijního programu, nebo ve svém prvním doktorském studijním programu, jde-li o absolventa magisterského studijního programu; c) nepřekročil standardní dobu studia stanovenou pro kterýkoli ze studijních programů, v nichž je souběžně zapsán; d) nemá trvalé bydliště na území místa sídla VVŠ; e) není příjemcem stipendia podle stipendijního programu vyhlášeného ministrem školství, mládeže a tělovýchovy v souladu s § 91 odst. 6 zákona; f) potvrdil splnění výše uvedených podmínek a vyjádřil svůj zájem být příjemcem ubytovacího stipendia, a to vše v určené aplikaci v informačním systému VVŠ. Splnění podmínek nároku na stipendium na podporu ubytování podle odstavce 1 se ověřuje na základě údajů v matrice studentů. 14 Při splnění podmínek pro získání stipendia je studentovi vydáno rozhodnutí o přidělení stipendia. Rozhodnutí je elektronicky podepsáno příslušným prorektorem a zasláno prostřednictvím IS v souladu s § 69a ZVŠ. Rozhodnutí o neudělení stipendia je vydáno, pokud student podá žádost, ale v době vydání rozhodnutí nesplňuje podmínky pro přiznání. Odvolání je možné a je vyhověno, pokud student prokáže, že v době vydání rozhodnutí podmínky splňoval – např. trvalé bydliště mimo sídlo VVŠ. VVŠ si může zavést také svoje vlastní sociální programy, které nemají oporu přímo v ZVŠ. Tyto programy jsou upraveny vnitřním předpisem VVŠ, předpisem VVŠ nebo předpisy fakult. V takovém případě je diskutabilní postavení VVŠ jako OVM a lze se domnívat, že k dokumentům či údajům, které bude vyžadovat pro prokázání nároku, nebude mít zákonné zmocnění a nebude si tedy moci potřebné informace opatřit samovolně. Student bude muset tyto informace či dokumenty obstarat a předat VVŠ sám. Může se jednat například o rodné listy dítěte, těhotenské průkazky, průkazy ZTP, ZTP/P nebo rozhodnutí/potvrzení OSSZ o zdravotním pojištění, ale také např. o potvrzení ÚP o rozhodném příjmu, ovšem zde se nebude postupovat dle zákona, ale dle vnitřního předpisu VVŠ. Z pohledu studenta jako uživatele služby se toto dost možná bude zdát nesystematické. Reálně totiž bude docházet k tomu, že u jednoho typu stipendia bude VVŠ schopna si zajistit patřičné doklady sama a u druhého nikoli. Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace 1. Dokument z úřadu práce Vzhledem k tomu, že ÚP jsou OVM, musí být schopny údaje o přídavcích na dítě a příjmu rodiny předat a potvrdit napřímo jinému OVM, a tak studenti již nebudou povinni nosit potvrzení z ÚP, která potvrzují příjem rodiny pro zisk stipendia. 2. Dokumenty, kterými student prokazuje tíživou situaci Pro prokázání tíživé situace jsou využívány dokumenty jako úmrtní listy, výpisy z účtu, zdravotní zprávy apod. Dokumenty či údaje prokazující tíživou životní situaci buď nevznikají z činnosti OVM nebo pokud vznikají, nemůže VVŠ presumovat, o které údaje či dokumenty se jedná. Zde tedy s největší pravděpodobností zůstane povinnost prokazování a dokládání na studentovi, který si o tento typ stipendií bude žádat. 3. Odvolání proti rozhodnutí Odvolání proti jakémukoli rozhodnutí VVŠ by mělo být umožněno jako digitální úkon prostřednictvím IS VVŠ, a to se zachováním všech obsahových náležitostí, které jsou uvedené v ustanovení § 37 odst. 2 s. ř. Odvolání tedy musí zahrnovat údaje o tom, proti kterému rozhodnutí směřuje, v jakém rozsahu jej napadá a v čem je spatřována neshoda s právními předpisy nebo nesprávnost rozhodnutí nebo řízení, jež mu předcházelo. Jak plyne z výše uvedeného nebude ani v budoucnu možné odvolání “na jeden klik”. V praxi je možné podat blanketní odvolání, tedy neobsahující odvolací důvod, nicméně toto musí být vždy doplněno. 4. Doručování V případě doručování elektronicky do datové schránky nebo listině budou adresy ověřovány přes základní registry a případně aktualizovány dle skutečnosti. Ověření přes ZR, a to nejen adresy, je provedeno v den vyhotovení rozhodnutí a také v den odeslání rozhodnutí. Co tedy VVŠ potřebuje čerpat ze základních registrů a AIS pro správné fungování v rámci řízení o sociálních stipendií: 15 yy Sociální stipendium – ÚP – údaj, zda příjem rodiny zjišťovaný pro účely přídavku na dítě za třetí kalendářní čtvrtletí roku nepřevýšil součin částky životního minima rodiny a koeficientu 1,5 dle § 91 odst. 3 zákona č. 111/1998 Sb. yy Ubytovací stipendium – SIMS MŠMT – údaj o předchozích a souběžných studiích studenta yy Doktorské stipendium – SIMS MŠMT yy Rodný list dítěte yy Průkaz ZTP, ZTP/P nebo rozhodnutí/potvrzení OSSZ o zdravotním pojištění yy Potvrzení ÚP, odbor státní sociální podpory (např. potvrzení o pobírání sociálního příplatku), případně jiným přiměřeným způsobem – podmínkou je, aby rozhodný příjem v rodině za kalendářní rok 2022 nepřevyšoval součin částky životního minima rodiny a koeficientu 3,0 (životní minimum je stanoveno zákonem č. 110/2006 Sb.) UZNÁVÁNÍ ZAHRANIČNÍHO VYSOKOŠKOLSKÉHO VZDĚLÁNÍ A KVALIFIKACE (TZV. NOSTRIFIKACE) Současný stav a proces Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace v České republice (tzv. nostrifikace) je procedura akademického uznávání jednotlivého konkrétního zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace získaného žadatelem, tj. absolventem zahraniční vysoké školy; procedura představuje správní řízení vedené na základě žádosti podané žadatelem podle § 89 a § 90 ZVŠ ve spojení se SŘ. Orgány rozhodující o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace Veřejná vysoká škola, která má akreditovaný obsahově obdobný studijní program, může rozhodovat o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace. Příslušnou VVŠ je možné vyhledat např. v přehledu akreditovaných studijních programů MŠMT ČR. Řízení o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace Řízení se zahajuje na žádost absolventa zahraniční vysoké školy. Osvědčení o uznání vysokoškolského vzdělání nebo jeho části v České republice vydává buď ministerstvo, jestliže je Česká republika vázána mezinárodní smlouvou se zemí, kde je zahraniční vysoká škola zřízena a uznána, a ministerstvo je touto smlouvou k uznání zmocněno, nebo v ostatních případech veřejná vysoká škola, která uskutečňuje obsahově obdobný studijní program. V rámci řízení jde o proces akademického uznávání jednotlivého konkrétního zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace získaného žadatelem, tj. absolventem zahraniční vysoké školy, přičemž toto řízení představuje správní řízení vedené na základě žádosti podané žadatelem. V souladu s ustanovením § 90a odst. 2 ZVŠ je vyměřen poplatek ve výši 3 000 Kč za úkony spojené s řízením o žádosti o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace při podání této žádosti veřejné vysoké škole. Nebude-li poplatek za podání žádosti uhrazen v době doručení žádosti, bude žadatel vyzván, aby tento poplatek zaplatil. Neučiní-li tak ve stanovené lhůtě, řízení ve věci dané žádosti bude bez dalšího usnesením zastaveno v souladu s ustanovením § 66 odst. 1 písm. c) SŘ a VVŠ se touto žádostí nebude dále zabývat. 16 Žádost se podává písemně a obsahuje: yy Identifikační údaje —— Jméno a příjmení, příp. dřívější příjmení —— Pohlaví —— Státní občanství —— Datum a místo narození —— Adresa trvalého pobytu žadatele —— Doručovací adresa a kontaktní údaje žadatele yy Údaje o zástupci žadatele na základě plné moci —— Jméno a příjmení —— E-mail —— Ulice a číslo domu —— Město —— PSČ —— Stát yy Údaje o zahraničním vzdělání (o jehož uznání se žádá) —— Název zahraniční vysoké školy —— Adresa sídla zahraniční vysoké školy —— Stát sídla zahraniční vysoké školy —— Webová adresa zahraniční vysoké školy —— Název absolvovaného studijního programu/oboru —— Datum zahájení studia —— Datum ukončení studia —— Standardní doba studia —— Stupeň zahraničního vzdělání, o jehož uznání se žádá Povinné součásti žádosti K písemné žádosti žadatel musí doložit následující podklady: yy Originál nebo úředně ověřenou kopii zahraniční vysokoškolské kvalifikace – to znamená diplomu nebo jinak nazvaného obdobného oficiálního dokladu o ukončení studia, yy originál nebo úředně ověřenou kopii dodatku k diplomu s informací o obsahu a rozsahu vzdělání (tzv. „Diploma Supplement“, „Příloha k diplomu“, „Transcript of Academic records“ apod.), yy originál nebo úředně ověřenou kopii písemné plné moci v případě, že je žadatel v řízení zastoupen jím zvoleným zmocněncem, yy úředně ověřenou kopii dokladu o změně jména nebo příjmení (např. oddací list), pokud je zahraniční diplom nebo dodatek k diplomu vydán s uvedením jiného jména nebo příjmení, než je jméno a příjmení žadatele. VVŠ ukončí řízení o žádosti vydáním rozhodnutí – tj. osvědčení o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a zahraniční vysokoškolské kvalifikace – diplomu, a to s časově neomezenou platností pro území České republiky. Rozhodnutí se vydává v základní lhůtě do 30 dnů od přijetí žádosti, lhůta může být prodloužena o dalších 30 dní zejména v případech složitějšího nebo časově náročnějšího ověřování podkladů žádosti. Lhůta vyřízení žádosti se zpravidla rovněž prodlužuje z důvodu vad, nedostatků, popř. neúplnosti podané žádosti, které je nutno v řízení odstranit. VVŠ může žádost rozhodnutím zamítnout. V takovém případě má žadatel právo podat odvolání ve lhůtě 15 dní ode dne doručení rozhodnutí v souladu s poučením obsaženým přímo v rozhodnutí. Odvolání se podává k VVŠ, odvolacím správním orgánem je MŠMT, rozhodnutí MŠMT o odvolání je konečné. 17 Žadatelé požívající mezinárodní ochrany Uznávání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace žadatelů, kterým byla v České republice nebo v jiném členském státu Evropské unie poskytnuta mezinárodní ochrana formou azylu nebo doplňkové ochrany, nebo na kterou je na základě mezinárodních závazků České republiky třeba pohlížet jako na uprchlíka nebo vyhnance, nebo osobu v podobné situaci jako uprchlíci, je řešena ustanovením § 90 odst. 4 ZVŠ. Výhradně u těchto žadatelů ZVŠ připouští doložení podkladů, které jsou součástí žádosti o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace formou jejich nahrazení čestným prohlášením žadatele o skutečnostech jinak prokazovaných těmito podklady nebo vyšší formou ověření těchto podkladů. Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace 1. Dokumenty prokazující studium Vzhledem k tomu, že se ve většině případů jedná o uznávání zahraničního vzdělávání a žadateli jsou často cizinci, VVŠ se nebudou moci dostat k údajům o osobách či studiích v rámci jiných států EU či v rámci celého světa. Proto bude muset žadatel všechny potřebné dokumenty ve většině případů doložit. VVŠ by ale měla být schopna čerpat z registru nostrifikací, který spravuje MŠMT a údaje, které jsou uvedeny zde by si VVŠ měla být schopna zjistit a žadatel je nemusí dokládat. Ministerstvo vnitra vede evidenci azylantů a osob požívajících doplňkové ochrany, kterým byl vydán průkaz o povolení k pobytu a pokud by VVŠ byla schopna z této evidence informace o azylu nebo doplňkové ochrany ověřovat, nebylo by třeba tuto skutečnost jakkoliv jinak dokládat a rovnou by mohlo být zahájeno řízení dle pravidel pro tuto situaci. 2. Odvolání proti rozhodnutí Do budoucna by mělo být umožněno učinit odvolání také jako digitální úkon. 3. Doručování V případě doručování elektronicky do datové schránky nebo listině budou adresy ověřovány přes základní registry a případně aktualizovány dle skutečnosti. Ověření přes ZR, a to nejen adresy, je provedeno v den vyhotovení rozhodnutí a také v den odeslání rozhodnutí. Vzhledem k tomu, že v základních registrech (konkrétně v registru obyvatel) jsou vedeny dle § 17 ZZR pouze referenční údaje o: —— státních občanech České republiky, —— cizincích, kteří pobývají na území České republiky v rámci trvalého pobytu anebo na základě dlouhodobého víza nebo povolení k dlouhodobému pobytu, —— občanech jiných členských států Evropské unie, občanech států, které jsou vázány mezinárodní smlouvou sjednanou s Evropským společenstvím, a občanech států, které jsou vázány smlouvou o Evropském hospodářském prostoru, a jejich rodinných příslušnících, kteří pobývají na území České republiky v rámci trvalého pobytu nebo kterým byl vydán doklad o přechodném pobytu na území České republiky delším než 3 měsíce, —— cizincích, kterým byla na území České republiky udělena mezinárodní ochrana formou azylu nebo doplňkové ochrany, —— jiných fyzických osobách, u nichž jiný právní předpis vyžaduje agendový identifikátor fyzické osoby a stanoví, že tyto fyzické osoby budou vedeny v registru obyvatel, dostane se VVŠ pouze k údajům o těchto osobách, takže pokud se jedná o osobu, která nespadá pod žádný bod výše, nemůže VVŠ tohoto postupu využít a údaje získat. 18 Co tedy VVŠ potřebuje čerpat ze základních registrů a AIS pro správné fungování v rámci řízení o uznávání zahraničního vzdělávání: U16675 a U16648 žádost o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace Registr Nostrifikací MŠMT – údaje o předchozích studiích v zahraničí Evidence azylantů a osob požívajících doplňkové ochrany – údaje o evidování osoby yy Osoba: —— 3791-9-1 .. JMENO —— 3791-9-2 .. PRIJMENI —— 3791-9-3 .. TITUL_PRED_JMENEM —— 3791-9-4 .. TITUL_ZA_JMENEM —— 3791-9-5 .. DATUM_NAROZENI —— 3791-9-6 .. MISTO_NAROZENI —— 3791-9-7 .. STAT_NAROZENI —— 3791-9-8 .. STAT_OBCANSTVI —— 3791-9-9 .. STAT_BYDLISTE —— 3791-9-10 .. ULICE —— 3791-9-11 .. CISLO_DOMOVNI —— 3791-9-12 .. OBEC —— 3791-9-13 .. PSC —— 3791-9-14 .. STREDNI_SKOLA —— 3791-9-15 .. ROK_MATURITNI_ZKOUSKY —— 3791-9-16 .. OBOR_STREDNI_SKOLA yy Studia: —— 3791-9-17-1 .. FAKULTA_STUDIA —— 3791-9-17-2 .. STUDIJNI_PROGRAM —— 3791-9-17-3 .. STUPEN_TERCIALNIHO_STUDIA —— 3791-9-17-4 .. FORMA_STUDIA —— 3791-9-17-5 .. DATUM_ZAPISU —— 3791-9-17-6 .. DATUM_UKONCENI —— 3791-9-17-7 .. FINANCOVANI —— 3791-9-17-8 .. ZPUSOB_UKONCENI_STUDIA —— 3791-9-17-9 .. ZISKANY_TITUL —— 3791-9-17-10 .. DIPLOM_ID PROCES DLE § 54A ZVŠ Současný stav a proces Legislativní základ § 54a ZVŠ (1) Student, který předloží vysoké škole nebo fakultě potvrzení o tom, že je sportovním reprezentan- tem České republiky ve sportovním odvětví, vydané sportovní organizací zastupující toto sportovní odvětví v České republice, má v souvislosti s touto skutečností právo na úpravy průběhu studia, které studentovi umožní účast na reprezentaci a nezbytnou přípravu. 19 Žádost se podává standardně a použije se úprava zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu. O žádosti rozhoduje pověřená osoba a vydává rozhodnutí se všemi náležitostmi dle zákona. Studenti jsou v rozhodnutí taktéž poučeni o opravných prostředcích. K žádosti se povinně dokládá potvrzení sportovního svazu o zařazení do reprezentace v aktuálním období a harmonogram plánovaných sportovních soutěží. Změny oproti současnému stavu vlivem digitalizace 1. Potvrzení o tom, že je osoba sportovním reprezentantem Vzhledem k tomu, že sportovní organizace zastupující jednotlivá sportovní odvětví v České republice jsou také OVM, musí být schopny informaci o reprezentaci v daném sportovním odvětví předat a potvrdit napřímo jinému OVM, a tak studenti již nebudou povinni nosit potvrzení o reprezentaci pro možnost úpravy studia. 2. Odvolání proti rozhodnutí Do budoucna by mělo být umožněno učinit odvolání také jako digitální úkon prostřednictvím IS. 3. Doručování V případě doručování elektronicky do datové schránky nebo listině budou adresy ověřovány přes základní registry a případně aktualizovány dle skutečnosti. Ověření přes ZR, a to nejen adresy, je provedeno v den vyhotovení rozhodnutí a také v den odeslání rozhodnutí. OTEVŘENÉ OTÁZKY Smyslem nové legislativy je, aby uživatel digitální služby poskytované OVM o sobě nepředával údaje, či informace, které orgány veřejné moci již mají. VVŠ je v řadě svých činností OVM, kdy jako OVM rozhoduje o právech a povinnostech fyzických osob, toto správní rozhodování je regulováno zákonem o vysokých školách, přičemž subsidiárně se použije správní řád. VVŠ jako OVM vystupují v řadě činností, u nichž dost možná podle některých výkladů chybí explicitní zákonné zmocnění pro přístup k údajům, jež jsou evidovány v jiném AIS. O výše uvedeném svědčí záznamy ve stanoviscích k oprávnění na údaje správce poskytující agendy nebo AIS. Uvedený příklad byl žádostí o údaj o čerpání peněžité pomoci v mateřství u studentky, s níž je vedeno řízení o přerušení studia (dle vnitřních předpisů VVŠ jde o to, že pokud je studium přerušeno z důvodu mateřství, nezapočítává se doba přerušení do celkové doby studia, což má poté vliv na vyměření poplatku za studium), kdy požadavek na získání údaje o čerpání peněžité pomoci v mateřství (PPM) byl zamítnut takto: „Žadatel nově doplnil v souladu s ustanovením § 116 odst. 1 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, v žádosti ustanovení zákona, o který svůj požadavek žadatel opírá takto: „Nárok na PPM je potřebný údaj o studentech, kteří mají nárok na přerušení studia po dobu uznané doby rodičovství dle § 54 odst. 2 zákona č.111/1998 Sb., o vysokých školách, či o studentech, kteří mají nárok na poskytnutí studijní úlevy po dobu čerpání mateřské dovolené dle §54a odst.1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách. Žádost je podávána na základě § 5 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech.“ Ustanovení § 54 odst. 2 zákona o vysokých školách stanoví, že […] Ustanovení § 54a odst. 1 zákona o vysokých školách stanoví, že […] Podle zjištění ČSSZ […] Vysoká škola poté sama stanoví „uznanou dobu rodičovství“ […] Lze uzavřít, že pokud byla čerpána PPM, pak může zřejmě škola připustit jako doklad i potvrzení o nároku na PPM, ale právní úprava to nestanoví a v praxi jsme se s tím nesetkali – podobné potvrzení by se v současné době vystavovalo ad hoc a pouze na žádost pojištěn- 20 ce; nárok by pojištěnka rovněž mohla doložit výstupem ze služby ePortálu ČSSZ. S ohledem na to, že VŠ běžně vyžadují doložit rodný list dítěte, jsme toho názoru, že je třeba napojení na tuto příslušnou agendu, která ovšem do gesce ČSSZ nespadá. Současně je třeba připomenout, že z titulu studia účast na nemocenském pojištění nevzniká a pro to, aby vůbec přicházel v úvahu nárok na PPM u studentky, by tedy byla nutná účast na nemocenském pojištění z titulu výkonu výdělečné činnosti (v odpovídající délce). I z tohoto důvodu se odůvodnění MŠMT nejeví jako přiléhavé. Na základě doplněné žádosti tedy ČSSZ neshledává požadavek přístupu agendy A3791 k údajům A1029 oprávněným. Poznámka zadavatele: Vzhledem k omezené délce pole pro vložení textu bylo stanovisko zkráceno […] Kompletní stanovisko věcné správy agendy lze získat vyžádáním na mailové adrese frantisek.vitek@mpsv.cz.“ Dle našeho názoru obsah zdůvodnění zamítnutí výše vede k podezření, zda vůbec dochází k pochopení smyslu legislativy, když je uveden argument, že pojištěná mohla něco doložit výstupem z ePortálu. Samotným smyslem zákona o právu na digitální služby je totiž to, aby občan nemusel úřadu dokládat potvrzení od jiného úřadu. Zcela neoddiskutovatelně a explicitně je zákonné zmocnění pro požadavek určitých údajů od určitého OVM upraveno např. u ustanovení § 91 odst. 3 ZVŠ, který stanoví podmínky pro poskytnutí sociálního stipendia a jejich doložení. Zákon zde operuje s písemným potvrzením vydaným na žádost orgánem státní sociální podpory. Dle našich informací pokusy si o tento údaj ze strany MŠMT jako ohlašovatele agendy požádat, neproběhly úspěšně. Takto postavené zákonné zmocnění představuje konstrukt, kdy je v zákoně explicitně vyjmenováno, k jakým informacím, z jakých registrů či agendových informačních systémů může být v rámci výkonu agendy čerpáno, reálně jde o stovky paragrafů v desítkách zákonů. Dle našeho názoru je východiskem zákonné zmocnění vykládat mnohem šířeji a uvažovat o něm i u dalších řízení, která jsou vedena VVŠ jako OVM ve vztahu k fyzickým osobám. Umožňuje-li zákon v dané věci řízení vést a umožňuje-li stanovit VVŠ podmínky pro toto řízení a jsou-li tyto podmínky splnitelné doložením osvědčení či jiného dokumentu či údaje, s nímž již nějaký OVM disponuje, dává smysl, aby se VVŠ k tomuto údaji dostaly. Pouze takto může být naplněna logika poskytování digitální služby. Pokud připustíme jiný výklad, dojdeme k tomu, že v menší části činností, kde VVŠ vystupuje jako OVM, poskytne digitální službu bez dalšího, vše potřebné pro rozhodnutí si o fyzické osobě získá z registrů či agendových systémů. V té větší části by VVŠ nebyla schopna digitální službu poskytnout, protože v zákoně absentuje zákonné zmocnění. Otázkou je, zda toto je v souladu se smyslem právní úpravy, a zda jsou takto šetřena práva fyzických osob? Jsou tedy současná zákonná zmocnění dostatečná pro zisk všech údajů a informací? Je nutné konstatovat, že v rámci všech řízení, kde VVŠ vystupuje jako OVM a kde dle našeho názoru existuje zákonné zmocnění pro zisk údajů, je vedeno řízení podle správního řádu. V tuto chvíli neexistuje reálný důvod či materiální podklad pro to, u jakých řízení existuje explicitní zákonné zmocnění. Je třeba poukázat na to, že např. u přijímacího řízení, které se dotýká největšího okruhu osob, není zcela jasné, zda je zákonné zmocnění pro čerpání informace o vykonané maturitní zkoušce dostačující či nikoliv. Pokud by bylo nutné explicitní zákonné zmocnění (jak je tomu u § 91/3 ZVŠ), byla by jedinou cestou novelizace zákona o vysokých školách, kde by u každé jedné činnosti VVŠ jako OVM bylo uvedeno, na základě jakých podkladů je řízení vedeno, a kdo je původcem těchto dokladů (jako u sociálního stipendia – písemné potvrzení orgánu státní sociální podpory). Tzn. u přijímacího řízení například uchazeč prokázání složení maturitní zkoušky prokáže výpisem z registru maturitních zkoušek nebo vysoká škola je oprávněna si informaci o složení maturitní zkoušky ověřit z registru studentů a absolventů středních škol. Je pravdou, že sám zákon o digitálních službách říká „Uživatel služby není povinen pro uplatnění svého práva, splnění povinnosti nebo doložení právní skutečnosti, která se ho týká, předkládat rozhodnutí, do- 21 klad, průkaz, osvědčení nebo poskytnout jiný údaj, pokud prokázal svoji totožnost a údaje o něm nebo o jeho právech, povinnostech nebo právních skutečnostech, které se ho týkají, jsou vedeny v základním registru nebo agendovém informačním systému a jsou orgánu veřejné moci zpřístupněné pro výkon agendy.“ Pokud MŠMT jako ohlašovatel agendy pro VVŠ zaregistruje všechny jednotlivé agendy, kde VVŠ vystupuje jako OVM v Katalogu služeb jako digitální a VVŠ identifikují údaje, které pro tuto agendu potřebují, je zřízení přístupu k těmto údajům obligatorní. Jiným pohledem na věc je pohled stojící na znění ustanovení § 51 odst. 6 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech – údaje o agendě, písm. b) číslo a název právního předpisu a označení jeho ustanovení, na jehož základě orgán veřejné moci působí nebo na jehož základě je soukromoprávní uživatel údajů oprávněn k využívání údajů vedených v základních registrech nebo agendových informačních systémech. Teoreticky tedy ustanovení ZVŠ jsou zmocněním pro VVŠ, aby působily jako OVM a dalšího zmocnění není třeba. Příklady údajů, které VVŠ v rámci svých činností OVM potřebuje pro dané řízení, a kterými disponují jiné OVM. yy U15225 Podání přihlášky na vysokou školu —— NIA – ověření a získání ověřených údajů o adrese, datové schránce atd., —— Registr studentů a absolventů středních škol MŠMT – rok absolvování maturity, IZO absolvované střední školy, kód absolvovaného studijního oboru, —— SIMS MŠMT – údaje o předchozím studiu na VŠ yy U15201 Podání žádosti o studijní úlevy —— OSSZ – doba mateřské dovolené —— ÚP – doba rodičovské dovolené yy U15207 Žádost o úpravu průběhu studia sportovního reprezentanta —— ??? MŠMT – údaje o reprezentaci yy U16334 Oznámení změn kontaktních údajů —— ROB – údaje o adrese a datové schránce yy U22054 Oznámení ztráty zdravotní způsobilosti yy U15250 Žádost o přiznání stipendia —— Sociální stipendium – OSSZ – údaj, zda příjem rodiny zjišťovaný pro účely přídavku na dítě za třetí kalendářní čtvrtletí roku nepřevýšil součin částky životního minima rodiny a koeficientu 1,5 dle §91 odst. 3 zákona č. 111/1998 Sb. —— Ubytovací stipendium – SIMS MŠMT – údaj o předchozích a souběžných studiích studenta —— Doktorské stipendium – SIMS MŠMT yy U16675 a U16648 žádost o uznání zahraničního vysokoškolského vzdělání a kvalifikace —— Registr Nostrifikací MŠMT – údaje o předchozích studiích v zahraničí Údaje, které VVŠ potřebují v agendě A3791 z agendového systému MPSV byly MŠMT předány již začátkem roku 2023 a dle našich informací byly MPSV předány. Další problematickou oblastí je, že ZVŠ dává VVŠ možnost velkou část řízení specifikovat vnitřními předpisy. Jde o živý mechanismus, kdy například u stipendií či přijímacího řízení se mohou podmínky pro splnění v čase měnit. Bude tak docházet k rozšiřování okruhu údajů, k nimž bude potřebovat mít VVŠ přístup. Je tedy otázkou, jak lze s tímto pracovat. 22 Zřejmě se v těchto případech, kdy ZVŠ dává VVŠ možnost si upravit své podmínky řízení (konkrétně např. § 49 ZVŠ – Vysoká škola nebo fakulta může stanovit další podmínky přijetí ke studiu týkající se určitých znalostí, schopností nebo nadání nebo prospěchu ze střední školy, popřípadě vyšší odborné školy nebo vysoké školy; …) nevyhneme změně legislativy. Buď se stanoví explicitní výčet podmínek a údajů, ke kterým bude mít VVŠ přístup a bude mít na tyto údaje ono zákonné zmocnění, nebo se uvede obecné zákonné zmocnění, které bude dávat VVŠ právo si žádat o údaje potřebné k řádnému vedení správního řízení v souladu se zákonem o právu na digitální služby. „Vyjednání“ přístupu k údajům v jiných agendových systémech je v kompetenci MŠMT jako ohlašovatele agendy. Budou-li přístupy k údajům zamítány je otázkou, zda je ambicí úprava v rámci novely ZVŠ ve smyslu uvedení všech zákonných zmocnění, či zda MŠMT a VVŠ rezignují a digitální služby poskytnout pouze tam, kde jim budou údaje zpřístupněny (což nyní vypadá, že bude minimum činností VVŠ jako OVM). Velkou míru nejistoty spatřujeme ale také v neexistenci registru či agendového informačního systému obsahujícího údaje o ukončení středoškolského vzdělání a půjde-li o vzdělání dosažené na české VVŠ, měla by být tato informace dostupná v tzv. matrice studentů, ale ani zde v tuto chvíli nepanuje jistota, že bude možné údaje čerpat. Vzhledem k tomu, že se navíc jedná o jednu oblast – školství, což je v gesci jediného ministerstva, domníváme se, že právě správné sdílení informací mezi institucemi zajišťujícími vzdělání by mohl a měl být první krok pro naplnění zákona. ZÁVĚRY Již nyní jsou procesy na VVŠ z velké míry elektronizovány. S novou legislativou však jsou na VVŠ kladeny poměrně velké nároky (stejně jako na ostatní OVM). Má-li VVŠ poskytovat digitální služby ve smyslu připravované legislativy, jsou nezbytné technické úpravy. VVŠ jsou v podstatě připraveny nebo minimálně na přípravách pracují. Otázkou je, zda jsou připraveny ostatní orgány veřejné moci, které jsou u uvedených procesů v roli „původce“ údajů, které by měla mít VVŠ ke své činnosti k dispozici, a které jsou uvedeny výše. Nutná je součinnost, nastavení a podpora i na úrovni ministerstev, aby mohlo dojít k naplňování zákona o právu na digitální službu a na uživatele nebyl kladen nárok obstarávání informací či dokumentů, se kterými již stát disponuje a může je tedy využít. Problematiku poskytování digitálních služeb na VVŠ je nutné vyhodnocovat i z pohledu charakteru těchto služeb. Klasický uživatel přichází k většině orgánů veřejné moci jednou či dvakrát za život, kdežto uživatel – student „žije“ s VVŠ jako OVM několik let kontinuálně a případná nekonzistence v přístupu k poskytování digitálních služeb může být více než kde jinde riziková. 23 Dopad zrušení RČ na systémy a fungování VVŠ Proces utlumování rodných čísel je tématem již několika předchozích let. Platná právní úprava na začátku tohoto roku počítala s tím, že od 1. ledna 2025 dojde k plnému nahrazení rodného čísla bezvýznamovými klientskými identifikátory a bezvýznamovými směrovými identifikátory při získávání informací o dlužnících z insolvenčního rejstříku. Úřad pro ochranu osobních údajů poukazuje na to, že vývoj od roku 2009 nesměřuje ke zrušení rodného čísla, ale k útlumu jeho používání a dlouhodobě zastává názor, že uvádění rodného čísla v občanských průkazech vede k možnému zneužití tohoto údaje. I přes výše uvedené důvody bylo přistoupeno k novele zákonů, které předpokládaly nezapisování rodných čísel do občanských průkazů případně využívání rodných čísel pro potřeby insolvenčního řízení a vyhledávání v insolvenčním rejstříku. K tomu předkladatel zákona uvádí, že předkládaný návrh zákona by neměl bránit postupnému utlumování rodných čísel ve veřejném sektoru. Dále předkladatel poukazuje na to, že návrh zákona je předkládán mimo jiné z důvodu nepřipravenosti soukromého sektoru na neuvádění rodných čísel v občanských průkazech. Konečně předkladatel uvádí, že vnímá obavy týkající se možného zneužití rodného čísla, ovšem zároveň upozorňuje na to, že návrh zákona je předkládán na základě politického rozhodnutí.1 Informační systém ORG jako součást systému základních registrů zajišťuje procesy spojené s identifikací fyzických osob a se zabezpečením jejich osobních údajů. Pro zajištění ochrany osobních údajů tak dojde k náhradě dosavadního používání rodného čísla jako univerzálního identifikátoru fyzické osoby systémem bezvýznamových identifikátorů. Tyto identifikátory se pro jednotlivé agendy nebo skupiny agend liší a neumožní tak při znalosti jednoho identifikátoru vyhledávat údaje o fyzické osobě v agendě jiné. V prostředí VVŠ je nutné již nyní pracovat s tím, že studenty a uchazeče budou VVŠ vykazovat nikoliv přes rodné číslo, ale přes agendový identifikátor fyzické osoby (dále jen „AIFO“). Z logiky systémů vyplývá, že pro identifikaci osob bude třeba znát AIFO a pomocí specifického systému základních registrů (ORG) bude docházet k převodu AIFO jedné agendy na AIFO druhé agendy. Je třeba také uvést, že MŠMT zavádí nový informační systém „eEdu“, který by na konci roku 2026 měl obsahovat i Registr žáků (včetně studentů VŠ). Tento systém má být plně napojen na Informační systém základních registrů (dále jen „ISZR“) a Informační systém sdílené služby (dále jen „ISSS“), který představuje základní rozhraní propojeného datového fondu veřejné správy. Legislativní základ Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel umožňuje správním úřadům rodná čísla evidovat v činnostech vyplývajících z jejich zákonem stanovené působnosti a také pokud je to nezbytné pro vymáhání soukromoprávních nároků nebo pro předcházení vzniku nesplácených pohledávek. Původně bylo uzákoněno, že jen do 31. prosince 2024 bude možné v insolvenčním rejstříku vyhledávat pomocí rodného čísla. Toto ale zrušil zákon č. 430/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech. Dle ZEO je rodné číslo identifikátorem fyzické osoby, který splňuje podmínky pro jeho přidělení podle tohoto zákona. VVŠ v oblastech, kde nepůsobí jako OVM řeší v této souvislosti především otázku, jak s rodnými čísly nakládat u fyzických osob v rámci soukromoprávních vztahů. Rodné číslo je, jak je uvedeno i výše, jed- 1 Čerpáno z Portálu informačního systému ODok Úřadu vlády ČR. 24 noznačný identifikátor osoby, který ale ovšem nese také další informace (datum narození, informaci o pohlaví osoby), které by se neměly, pokud to není nezbytné, shromažďovat a evidovat, jelikož se jedná o osobní citlivé údaje. Zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech § 17e „(1) Přestupku se dopustí právnická osoba, která a) neoprávněně nakládá s rodným číslem (§ 13 odst. 9), nebo b) neoprávněně využívá rodná čísla (§ 13c odst. 1). § 13 (9) Rodné číslo je oprávněna užívat nebo rozhodovat o jeho využívání v mezích stanovených zákonem (dále jen „nakládat s rodným číslem“) výlučně fyzická osoba, které bylo rodné číslo přiděleno (dále jen „nositel rodného čísla“), nebo její zákonný zástupce; jinak lze rodné číslo využívat jen v případech stanovených v § 13c tohoto zákona. § 13c (1) Rodná čísla lze využívat jen a) jde-li o činnost ministerstev, jiných správních úřadů, orgánů pověřených výkonem státní správy, soudů, vyplývající z jejich zákonem stanovené působnosti, nebo notářů pro potřebu vedení Centrální evidence závětí, b) stanoví-li tak zvláštní zákon, c) pokud je to nezbytné pro vymáhání soukromoprávních nároků nebo pro předcházení vzniku nesplácených pohledávek, jsou-li přijata konkrétní opatření k ochraně práv a svobod subjektu údajů, která odpovídají stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i různě pravděpodobným a závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, nebo d) se souhlasem nositele rodného čísla nebo zákonného zástupce.“ § 13c ZEO ve svém odst. 1 stanovuje omezeným výčtem výjimky, resp. stanovuje, za jakých podmínek je možné využívat rodná čísla, která představují relativně vysoce citlivý identifikátor osoby. Jako k výjimce by se mělo k tomuto ustanovení přistupovat, a tedy smysl i jazyk zákona vykládat spíše restriktivně. Využití rodného čísla v případech, kdy je VVŠ v postavení OVM Dle § 13c ZEO platí, že rodná čísla lze využívat v případě, jde-li o činnost orgánů pověřených výkonem státní správy nebo na základě zvláštního zákona. ZVŠ uvádí několik případů, kdy má být rodné číslo využíváno. Připravovaná novela ZVŠ s (dělenou) účinností od roku 2025 navíc počítá s širokým využitím rodného čísla u uchazečů, studentů a dalších kategorií osob. Stejně tak veškeré státní výkaznictví dle ZVŠ a vyhlášky č. 277/2016 Sb., výkaz U6-99 Uchazeč, matrika SIMS, či matrika CŽV je založena na rodných číslech, tedy v těchto všech případech VVŠ sbírá a eviduje rodná čísla v souladu se zákonem a zároveň je tato evidence a předávání údajů na rodných číslech jako jednoznačném identifikátoru postavené a jakýkoliv zásah do struktury by představoval procesní a ekonomickou náročnost na celý systém. Využití rodného čísla v případech, kdy není VVŠ v postavení OVM Kromě požadavků zákona je třeba brát v úvahu také povinnosti plynoucí pro správce těchto osobních údajů z nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále jen „obecné nařízení“). Obecné nařízení stanoví správci povinnost zřetelně definovat účel zpracování osobních údajů, což platí také ve 25 vztahu ke všem jednotlivým osobním údajům, které jsou ve smlouvě obsaženy. Každý takový účel by měl být legitimní a souladný se zásadami obecného nařízení, zejména zásadou minimalizace. Tato zásada stanoví, že osobní údaje by měly být shromažďovány pouze v nezbytném rozsahu a pro konkrétní účely, které jsou přiměřené k danému zpracování. Při dodržování zásady minimalizace by měla VVŠ pečlivě posoudit, zda využití rodných čísel ve všech smluvních vztazích skutečně odpovídá nezbytným účelům a zda nelze dosáhnout stejných cílů s nižší mírou identifikace a tím minimalizovat riziko zneužití údajů a chránit soukromí jednotlivců, resp. subjektů údajů. Aby správce mohl zpracovávat osobní údaje, musí stanovit, kromě účelu zpracování, také právní titul dle čl. 6 obecného nařízení. Dle čl. 6 odst. 1 písm. b) lze zpracovávat osobní údaje nezbytné pro plnění smlouvy, s ohledem na výše uvedené, nelze ale obecně říci, že je rodné číslo nezbytné pro plnění všech smluv s VVŠ (spíše není), vždy bude záležet na kontextu a zejména rizicích spojených s uzavřením konkrétní smlouvy pro subjekty údajů. V úvahu, jako varianta právního titulu zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. b), připadá zpracování osobních údajů pro účely oprávněného zájmu správce (odpovídá terminologicky nejvíce péči řádného hospodáře) dle čl. 6 odst. 1 písm. f), kdy tento oprávněný zájem univerzity musí převážit nad zájmy nebo základními právy a svobodami subjektu údajů. K určení toho, zda oprávněné zájmy správce převažují nad oprávněnými zájmy a právy a svobodami subjektu údajů, slouží tzv. balanční test neboli test proporcionality. Kdykoliv, kdy se správce chystá zpracovávat osobní údaj na základě právního titulu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) oprávněný zájem, musí identifikovat příslušný záměr zpracovávat jednotlivé osobní údaje (např. rodné číslo) a prověřit jeho oprávněnost a nezbytnost ve vztahu k účelu, rozsahu a cíli zpracování. Zpracovávání rodného čísla může být legitimní, pokud správce zřetelně dokáže, že existuje reálné ohrožení, které tuto potřebu zdůvodňuje (oprávněný zájem nemůže být spekulativní nebo vysoce nepravděpodobný). Taková potřeba může být odvozena například ze statistik, nebo specifických rizik spojených s daným smluvním typem. V souladu s výše uvedeným se domníváme, že jsou smluvní vztahy, u kterých má obecně VVŠ oprávněný zájem dle obecného nařízení ke sběru tohoto druhu osobního údaje, abychom předešli vzniku nesplácených pohledávek. Nicméně musí být transparentně a jasně určeno a zdůvodněno, jaké vztahy to jsou. Důvodem pro používání rodného čísla je zejména to, že ostatní údaje jsou v čase proměnlivé a pro kombinaci „jméno, příjmení, datum narození“ existuje 3 ‰ osob v ROB, které nejsou určeny jednoznačně, což je však více než 30 000 osob. V úvahách o smysluplném nakládání s rodným číslem v prostředí VVŠ u činností, kde VVŠ není OVM, lze říci, že se jedná o dlouhodobější smluvní vztahy např. nájemní nebo vztahy založené smlouvou o ubytování, případně také smlouvou o výpůjčkách v knihovnách vzhledem k hodnotě knih a případnému vzniku pohledávek z pokut za pozdní vrácení knih. Zároveň v případě rizikových smluvních vztahů, kdy by hrozil vznik pohledávek a odůvodnění bude podloženo testem proporcionality, lze tento údaj sbírat a evidovat. Nutnost evidovat rodné číslo pro účely efektivního vymáhání nesplacených pohledávek plyne ze skutečnosti, že zejména insolvenční rejstřík, ale i řada dalších registrů a databází, stojí na rodném čísle jako jediném jedinečném identifikátoru dané fyzické osoby. Rodné číslo je ve většině případů neměnné, tedy je jednoznačné i pokud dojde ke změně jména, příjmení, bydliště apod. a právě pro dlouhodobější vztahy, kde může dojít ke vzniku pohledávek je jeho použití nejjistější z pohledu péče řádného hospodáře. Zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech § 72 Přechodná ustanovení „(10) V občanském průkazu vydaném podle tohoto zákona do 31. prosince 2024 se jako údaj o držiteli občanského průkazu uvede rovněž rodné číslo. Rodné číslo se v občanském průkazu uvede v podobě bezprostředně čitelné nebo vnímatelné člověkem a rovněž ve strojově čitelné podobě v nosiči dat.“ 26 Zákon č. 182/2006 Sb., insolvenční zákon „§ 432 Přechodné ustanovení (5) Do 31. prosince 2024 je možné získávat informace o dlužnících z insolvenčního rejstříku zadáním údaje nebo kombinace údajů, které se zapisují do seznamu dlužníků; po tomto datu již není možné získat informace s využitím rodného čísla, ale s využitím bezvýznamového klientského identifikátoru insolvenčního rejstříku nebo bezvýznamového směrového identifikátoru.“ Novela zákona o občanských průkazech zákonem č. 430/2023 Sb. Změna zákona o občanských průkazech 1. V § 5 odst. 1 písm. a) se za bod 7 vkládá nový bod 8, který zní: „8. rodné číslo,“. 4. V § 72 se odstavec 10 zrušuje. Změna insolvenčního zákona 3. V § 432 se odstavec 5 včetně poznámky pod čarou č. 75 zrušuje. ZÁVĚRY Rušení rodných čísel v informačních systémech VVŠ se minimálně odsouvá na neurčito. V případech, kdy vystupuje VVŠ jako OVM na základě zákona, využívá RČ v souladu s těmito zákony. V ostatních případech, především v soukromoprávních vztazích, tam kde hrozí, že by nám protistrana mohla dlužit a bude účel využití podložen testem proporcionality, se domníváme, že může VVŠ rodné číslo sbírat a evidovat. Pokud stát někdy v budoucnu opět přistoupí k tomu, že znemožní vyhledávání v insolvenčním rejstříku přes rodná čísla a umožní se vyhledávání přes BSI, tak budou mít jednotlivé subjekty, tedy i VVŠ zhruba rok na to, aby z IS odstranily rodná čísla a nahradily je BSI. A zejména bude nutné, aby byly VVŠ schopny BSI pro občana získávat a přes BSI spojovat identitu osoby napříč IS VVŠ. —— 27 Problematika jmenného rejstříku Tento metodický návod si klade za cíl vysvětlit problematiku jmenného rejstříku s ohledem na legislativní požadavky a potřeby vysokých škol a popsat povinnosti, které (nejen) vysoké školy při tvorbě a správě jmenného rejstříku mají.  Pro účely této kapitoly se výrazem: yy „zákon“ rozumí zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů, yy „vyhláška“ se rozumí vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů, yy „nařízením“ se rozumí Nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) yy „NSESSS“ se rozumí Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. PRÁVNÍ ÚPRAVA V českém právním prostředí je jmenný rejstřík upraven zákonem (§ 64, odst. 4 až 7): 4) Určení původci vedou jako samostatnou funkční část evidenční pomůcky jmenný rejstřík určený pro automatické zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenční pomůcce případně i o a jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají a u nichž původce shledal potřebu jejich vedení ve jmenném rejstříku. 5) Určení původci vedou ve jmenném rejstříku o odesílateli dokumentu, adresátu dokumentu nebo jiné osobě, jíž se dokument týká a u níž určený původce shledal potřebu jejího vedení ve jmenném rejstříku, alespoň a) jméno, popřípadě jména, a příjmení, jde-li o fyzickou osobu, b) jméno, popřípadě jména, a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se zpravidla k této osobě nebo druhu podnikání, jde-li o podnikající fyzickou osobu nezapsanou v obchodním rejstříku, c) obchodní firmu nebo název, jde-li o podnikající fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku nebo právnickou osobu, d) identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, e) identifikátor datové schránky, pokud byla zřízena, f) bezvýznamový identifikátor pro potřeby výkonu spisové služby, g) odkaz na dokument, jehož je osoba odesílatelem, adresátem nebo se jí jinak týká a u něhož určený původce shledal potřebu vedení odkazu, případně odkaz na spis, jehož je takový dokument součástí. 6) Určení původci mohou vést ve jmenném rejstříku o odesílateli dokumentu nebo adresátu dokumentu, který je fyzickou osobou, a o jiné fyzické osobě, jíž se dokument týká a u níž určený původce 28 shledal potřebu jejího vedení ve jmenném rejstříku, aniž by byl vyžadován jejich souhlas, údaje spadající do minimálního souboru osobních identifikačních údajů jedinečně identifikujících fyzickou nebo právnickou osobu podle přímo použitelného předpisu Evropské unie upravujícího rámec interoperability, nejde-li o údaje podle odstavce 5. 7) Určený původce vymaže údaje o fyzické osobě vedené ve jmenném rejstříku nejpozději po uplynutí tří let ode dne předání dokumentů a spisů, ke kterým se údaje o fyzické osobě vztahovaly, archivu nebo jejich zničení. a vyhláškou (§ 25): (1) Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku. (2) Veřejnoprávní původce vybere při odeslání dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku. (3) V případě, že veřejnoprávní původce shledá potřebu vedení údajů ve jmenném rejstříku o jiné osobě, jíž se dokument týká a která není osobou uvedenou v odstavci 1 nebo 2, ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku. (4) Veřejnoprávní původce vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě podle odstavců 1 až 3. (5) Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu. Co je jmenný rejstřík Jmenný rejstřík je samostatnou funkční částí elektronického systému spisové služby, nebo samostatné evidence dokumentů, (případně jiné evidenční pomůcky v případě vedení spisové služby v listinné podobě), určený pro automatické zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v elektronickém systému spisové služby, případně i o dalších osobách, jichž se dokumenty, nebo spisy týkají a u nichž byla shledána potřeba je ve jmenném rejstříku evidovat. Jmenný rejstřík slouží zejména k systematickému zpracování informací, jejich organizaci a vyhledávání. Jmenný rejstřík musí umožnit zpracování údajů minimálně o těchto typech osob: a) fyzická osoba, b) právnická osoba, c) organizační složka a organizační jednotka právnické osoby, d) organizační složka státu, e) vnitřní organizační jednotka organizační složky státu, pokud je této vnitřní organizační jednotce zákonem svěřena vlastní oblast působení, f) podnikající fyzická osoba, g) zahraniční osoba a organizační složka zahraniční osoby, h) svěřenský fond. Jmenný rejstřík je tedy v prvé řadě nástroj, kterým se naplňují povinnosti nařízení při výkonu spisové služby. 29 Údaje vedené ve jmenném rejstříku Zákon (§ 64, odst. 5) uvádí povinné údaje ve jmenném rejstříku: a) jméno, popřípadě jména, a příjmení, jde-li o fyzickou osobu, b) jméno, popřípadě jména, a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se zpravidla k této osobě nebo druhu podnikání, jde-li o podnikající fyzickou osobu nezapsanou v obchodním rejstříku, c) obchodní firmu nebo název, jde-li o podnikající fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku nebo právnickou osobu, d) identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, e) identifikátor datové schránky, pokud byla zřízena, f) bezvýznamový identifikátor pro potřeby výkonu spisové služby, g) odkaz na dokument, jehož je osoba odesílatelem, adresátem nebo se jí jinak týká a u něhož určený původce shledal potřebu vedení odkazu, případně odkaz na spis, jehož je takový dokument součástí. Podle prováděcího nařízení Komise (EU) 2015/1501 ze dne 8. září 2015 o rámci interoperability podle čl. 12 odst. 8 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (zejména příloha prováděcího nařízení) minimální soubor údajů pro fyzické osoby musí obsahovat tyto povinné atributy: a) současné (současná) příjmení, b) současné jméno (jména), c) datum narození, d) jedinečný identifikátor vytvořený odesílajícím členským státem v souladu s technickými specifikacemi pro účely přeshraniční identifikace a pokud možno následně neměnný (např. číslo pasu, občanského průkazu). Dále je možné zaznamenat o fyzické osobě tyto další údaje: a) jméno (jména) a příjmení při narození; b) místo narození, c) současná adresa, d) pohlaví. Minimální soubor údajů pro právnické osoby musí obsahovat všechny tyto povinné atributy: a) současný oficiální název; b) jedinečný identifikátor vytvořený odesílajícím členským státem v souladu s technickými specifikacemi pro účely přeshraniční identifikace a pokud možno následně neměnný. Dále je možné dále zaznamenat o právnické osobě tyto další údaje: a) současná adresa, b) identifikační číslo pro účely DPH, c) daňové registrační číslo, d) identifikační kód uvedený v čl. 3 odst. 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/101/ES, e) identifikační kód právnické osoby uvedený v prováděcím nařízení Komise (EU) č. 1247/2012, f) registrační a identifikační číslo hospodářských subjektů (EORI), uvedené v prováděcím nařízení Komise (EU) č. 1352/2013 (3), g) číslo pro účely spotřebních daní stanovené v čl. 2 bodu 12 nařízení Rady (ES) č. 389/2012. Výše uvedené údaje má právo podle zákona (§ 64, odst. 6) veřejnoprávní původce ve jmenném rejstříku vést o adresátech, odesílatelích, případně dalších osobách, a to i bez souhlasu subjektů údajů. 30 JAK JMENNÝ REJSTŘÍK FUNGUJE Ve jmenném rejstříku jsou vždy ukládány: yy klíče, yy odkazy. Klíčem se rozumí zpravidla lexikální jednotky (jméno, příjmení, adresa, identifikátor datové schránky apod.). Odkaz je tvořen konkrétní vazbou mezi jmenným rejstříkem a dokumentem nebo spisem obsahujícím klíč. Odkazem byl měl být zpravidla identifikátor bez jakéhokoliv významu (identifikátor, při jehož použití nelze bez dalších údajů jednoznačně identifikovat osobu). POVINNOSTI PŘI SPRÁVĚ JMENNÉHO REJSTŘÍKU Zákon, vyhláška a NSESSS ukládají veřejnoprávním původcům množství povinností při správě jmenného rejstříku. Následující text přináší jejich výčet. Povinnost vést jmenný rejstřík Povinnost vést a spravovat jmenný rejstřík je adresována všem veřejnoprávním původcům, tedy i vysokým školám. Vysoká škola nemá možnost se vedení jmenného rejstříku vyhnout. Ustanovení vyhlášky (§ 25 odst. 1 a odst. 2) stanovuje povinnost veřejnoprávního původce vytvořit záznam ve jmenném rejstříku v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, nebo adresátovi. Protože při vedení spisové služby v elektronické podobě dochází k systematickému zpracování osobních údajů, umožňuje vyhláška zaznamenávat do jmenného rejstříku také osobní údaje dalších osob, jejichž osobní údaje jsou obsaženy v dokumentu. Toto ustanovení ovšem neposkytuje oprávnění k vedení osobních údajů jakýchkoliv dalších osob (§ 25 odst. 3). Povinnost vést jmenný rejstřík je navíc chápána tak, že jmenný rejstřík představuje ústřední nástroj každé evidenční pomůcky (spisová služba, samostatná evidence dokumentů) pro správu údajů o adresátech a odesílatelích, případně dalších osobách. V každé evidenční pomůcce by měl být tedy jmenný rejstřík pouze jeden, je možné i sdílení jmenného rejstříku mezi hlavní evidencí (spisovou službou) a samostatnými evidencemi. Evidence záznamů ve jmenném rejstříku Veřejnoprávní původce při zpracování doručeného dokumentu vždy ověřuje, zda ve jmenném rejstříku již záznam o osobě odesílatele existuje a pokud ano, vznikne automaticky vazba k evidovanému dokumentu (NSESSS 2.8.2). Vyhláška rovněž výslovně ukládá povinnost veřejnoprávním původcům udržovat údaje ve jmenném rejstříku aktuální (§ 25 odst. 5) a umožňuje využití dostupných datových zdrojů, v tomto případě se zejména jedná o registr obyvatel a registr osob informačního systému základních registrů (podrobnosti viz níže), a dále pak informační systém datových schránek, případně další informační systémy veřejné správy nebo jiné informační systémy veřejnoprávního původce. 31 V praxi výše uvedené znamená, že v případech, kdy ze známých údajů nelze ve jmenném rejstříku nalézt záznam o příslušné osobě, veřejnoprávní původce vytvoří nový záznam a to: 1. má-li veřejnoprávní původce k dispozici údaje, které umožňují ztotožnění, ověření provede a zaznamená údaje do záznamu jmenného rejstříku, 2. nemá-li veřejnoprávní původce k dispozici údaje, které umožňují ztotožnění, nebo se nepodaří osobu ztotožnit, dojde k vytvoření nového záznamu ve jmenném rejstříku bez ztotožnění osoby a záznam označí jako neztotožněný. Při odesílání dokumentu veřejnoprávní původce vybere adresáta ze jmenného rejstříku, pokud je v něm záznam o osobě adresáta uveden. Pokud adresát ve jmenném rejstříku uveden není, je veřejnoprávní původce povinen jej nejprve vytvořit. Elektronický systém spisové služby nesmí umožnit uživateli evidenci doručeného dokumentu bez nutnosti buď vybrat odesílatele ze jmenného rejstříku, nebo založení nového záznamu o odesílateli do jmenného rejstříku a teprve následně jej vybrat při evidenci dokumentu (NSESSS 2.8.1). Elektronický systém spisové služby musí také uživateli umožnit vytvoření vazby mezi osobou a dokumentem, případně spisem, a to až do doby vyřazení dokumentu, nebo spisu ve skartačním řízení (NSESSS 2.8.3, 2.8.5). Přístup ke jmennému rejstříku Elektronický systém spisové služby umožňuje vyhledávat ve jmenném rejstříku záznamy o právnických i fyzických osobách. Na vyhledávání právnických osob se nevztahují žádná omezení s ohledem na požadavky nařízení. Nicméně vyhledávání fyzických osob musí elektronický systém spisové služby podle oprávnění, které uživatel ve vztahu k jednotlivým záznamům má, a to buď: • na základě nastavených oprávnění, nebo, • existujících vazeb na dokumenty nebo spisy (NSESSS 2.8.6, 2.8.7). Výše uvedené souvisí s nastavením u jednotlivých veřejnoprávních původců. Zpravidla do jmenného rejstříku přidává jednotlivé osoby podatelna při příjmu dokumentů. Zpracovatelé následně jednou vložený záznam použijí pro odeslání. Uvedený postup odpovídá zásadám minimalizace zpracování osobních údajů – uživatel elektronického systému spisové služby nemá důvod přistupovat k jiným údajům než k těm, ke kterým má přístup díky dokumentům a spisům, které vyřizuje. Samozřejmě existují výjimky, a to zejména s ohledem na ty uživatele, kteří buď jmenný rejstřík spravují, případně vykonávají činnosti, které vyžadují plný přístup k údajům ve jmenném rejstříku, případně množině uživatelů. Jmenný rejstřík a ověřování údajů z autoritativních zdrojů dat Při tvorbě záznamu ve jmenném rejstříku uživatel musí mít možnost využití údajů z autoritativních zdrojů dat. V případě fyzických osob musí elektronický systém spisové služby umožnit ověřit údaje o fyzických osobách (NSESSS 2.8.10) v: a) Registru obyvatel informačního systému základních registrů, b) Informačním systému datových schránek. 32 Dále pak o ověření údajů o právnických osobách a fyzických osobách podnikajících alespoň (NSESSS 2.8.11) v: a) Registru osob informačního systému základních registrů, b) Informačním systému datových schránek. Uvedený požadavek představuje naplnění § 25, odst. 5 vyhlášky, který vymezuje rámec pro provedení pokusu o ztotožnění. Zmíněné základní autoritativní zdroje dat jsou pro účely spisové služby využívány veřejnoprávními původci na základě registrace agendy A9145 Spisová služba v AIS RPP Působnostní Informačního systému základních registrů v činnostní roli CR83065 Vedení jmenného rejstříku v rámci elektronického systému spisové služby. Hlavní funkcí pro přístup k Registru obyvatel prostřednictvím rozhraní je služba E05 RobCtiPodleUdaju, která umožní vyhledat vybrané údaje z Registru obyvatel na základě několika kritérií: a) AIFO – Agendový identifikátor fyzické osoby – neveřejný identifikátor osoby v rámci Registru obyvatel, b) adresa pobytu, c) datová schránka, d) jméno, e) příjmení, f) datum narození, g) místo narození, h) doklad, občanství. Výsledkem vyhledání jsou údaje o každé hledané fyzické osobě v rozsahu: a) příjmení, jméno / jména, b) adresa místa pobytu, c) doručovací adresa, d) datum narození, e) místo a okres (stát) narození, f) čísla a druhy identifikačních dokladů a datum skončení jejich platnosti, g) záznam o zřízení datové schránky a identifikátor datové schránky. Popis uvedené služby a případné možné kombinace pro vyhledání údajů o fyzických osobách uvádí dokument nazvaný Popis eGON služby E05 – robCtiPodleUdaju v kapitole 6.1. Hlavní funkcí pro přístup k Registru osob prostřednictvím rozhraní je služba E22 RosCtiPodleUdaju, která umožní vyhledat vybrané údaje z Registru osob na základě: a) IČO, b) datová schránka, c) obchodní název. Výsledkem vyhledání jsou údaje o každé hledané osobě v rozsahu: a) IČO, b) datová schránka, c) obchodní název, d) sídlo, e) provozovna a statutární orgán. Popis uvedené služby uvádí dokument nazvaný Popis eGON služby E22 – rosCtiPodleUdaju. Přístup k uvedeným registrům je povolen příslušnému orgánu veřejné moci, v praxi tedy není možné, aby jeden systém zajišťoval společný přístup např. pro všechny vysoké školy. Každá vysoká škola tedy musí udržovat svůj přístup do Informačního systému základních registrů. 33 Orgán veřejné moci nemůže do Informačního systému základních registrů přistupovat přímo pomocí libovolného systému, ale pouze pomocí systému, který je evidován jako Informační systém veřejné správy v rámci AIS RPP Působnostní Informačního systému základních registrů. Každý dotaz musí obsahovat informaci, jaký subjekt v rámci orgánu veřejné moci příslušný dotaz pokládá. Stejně tak musí být u každého dotazu uveden konkrétní uživatel v rámci subjektu. U každého dotazu musí být uvedeno, z jakého důvodu nebo za jakým účelem se orgán veřejné moci dotazuje. Konkrétní důvod musí být doložitelný a měl by být co nejkonkrétnější. Každá fyzická osoba může na žádost (např. pomocí Portálu občana) získat seznam důvodů, kvůli kterým se příslušný orgán veřejné moci v rámci dané agendy dotázal (pro každý dotaz samostatně). Příklad dotazu ID: 1 Název účelu: Ověření odesílatele dokumentu při aktualizaci Jmenného rejstříku Agenda: A9145 Spisová služba Agendová role: Vedení jmenného rejstříku v rámci elektronického systému spisové služby Šablona textu účelu: Ověření odesílatele dokumentu $x Příklad textu účelu: Ověření odesílatele dokumentu MUSS2793324 Způsob volání: ruční Funkce volání: ověření údajů Popis: Při evidenci doručeného dokumentu pověřená osoba s právem pro evidenci dokumentu nejprve ověří, zda je již odesílatel evidován ve Jmenném rejstříku. Pokud není nebo je evidován s neplatnými údaji a zároveň evidující osoba má právo spustit funkci pro aktualizaci Jmenného rejstříku, spustí pro tuto konkrétní osobu funkci pro aktualizaci, která zároveň provede ověření osoby v Registru obyvatel. Analogicky je možné tento účel využít pro přístup k Registru osob u právnických osob. Orgán veřejné moci při přístupu do uvedených registrů může využít ztotožnění a aktualizace údajů při každém příjmu, nebo odeslání dokumentu (NSESSS 2.8.13), případně je možné využít tzn. notifikační služby Informačního systému základních registrů, která umožňuje automatickou aktualizaci ztotožněných záznamů v případě, že došlo k jejich změně (NSESSS 2.8.13). Vícečetné záznamy Elektronický systém spisové služby musí umožnit správci jmenného rejstříku vyhledat automaticky záznamy, u kterých je podezření, že se jedná o násobnou evidenci téže osoby. Správce jmenného rejstříku musí být schopen prostředky elektronického systému spisové služby takové vícečetné záznamy sloučit (NSESSS 2.8.14). Výmaz záznamu ze jmenného rejstříku Záznamy o fyzických a právnických osobách ve jmenné rejstříku nezůstávají trvale – musí docházet k jejich pravidelnému výmazu, a to s ohledem na stav vyřizovaných dokumentů a spisů. K výmazu záznamu musí dojít nejdéle do 3 let od vyřazení dokumentu/spisu, na který je odkazováno (§ 64 odst. 7 zákona). Cílem smazání záznamu ze jmenného rejstříku je ochrana údajů subjektu, jehož údaje byly evidovány v dokumentu/spisu, který byl vyřazen z evidence ve skartačním řízení, případně mimo skartační řízení. K výmazu záznamů o fyzických a právnických osobách, které nemají vazbu na žádný dokument nebo spis ze jmenného rejstříku, může docházet v elektronickém systému spisové služby buď automaticky pomocí nastavení lhůty pro vymazání (NSESSS 2.8.15, 2.8.18), případně manuálně (NSESSS 2.8.16). 34 Informační systém veřejné správy (ISVS) LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD A PRAKTICKÉ DOPADY NA VVŠ Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy (dále jen „zákon o ISVS“) stanoví práva a povinnosti, které souvisejí s vytvářením, užíváním, provozem a rozvojem informačních systémů veřejné správy (dále jen „ISVS“). Se správou ISVS jsou spojeny některé významné povinnosti, např. povinnost vytvářet informační koncepci orgánu veřejné správy, řídit se Informační koncepcí České republiky2 a jejích navazujících dokumentů, ucházet se o stanovisko MV či DIA k projektu ISVS nebo povinnosti podle zákona č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti. Vzhledem k zákonem uloženým povinnostem, které se vztahují na každý ISVS, resp. jeho správu, jsou orgány veřejné správy postaveny před zásadní úkol identifikovat informační systémy, které jsou ISVS, u kterých vykonávají úlohu správce ve smyslu zákona o ISVS. Závěrem roku 2022 došlo ke změně zákona č. 471/2022 Sb. s novou specifikací „státní právnické osoby“. Na základě výše uvedeného jsme v rámci tohoto projektu provedli dotazování směrem k Digitální a informační agentuře s cílem vyjasnění specifického postavení VVŠ a reálným dopadům na jejich informační systémy. Dosavadní praxe ukazuje, že ne vždy je pro orgány veřejné správy snadné určit, které ze spravovaných informačních systémů jsou ISVS, popř. do jaké kategorie spadají. Pokud by např. významné informační systémy nebo systémy které realizují agendové povinnosti spadaly do kategorie zákona o ISVS nebo by se VVŠ daly zařadit pod pojem „státní právnické osoby“, musely by VVŠ nově zajištovat minimálně tyto povinnosti: 1. Předkládat agentuře k posouzení projekty určených informačních systémů. 2. Nechat si schválit uvedení do provozu každou novou službu určeného informačního systému. 3. Činit vazby informačních systémů pouze pomocí referenčního rozhraní. 4. Nezahajovat projekt či provoz služby bez souhlasného vyjádření agentury, jinak se poruší rozpočtová kázeň. 5. Vydávat a udržovat informační koncepci. 6. Spolupracovat s Digitální a informační agenturou. 7. Ohlásit ISVS do rejstříku ISVS. Výsledkem je skutečnost, že VVŠ nejsou subjektem povinným dle zákona o ISVS. Naše teze vychází z rozdílu mezi „založeným státem“ a „založeným zákonem“. Z vysokých škol do kategorie „založeno státem“ podléhají jen Policejní akademie, Univerzita obrany a Střední školy policie a Ministerstva obrany. Nadále však platí, že agendové informační systémy VVŠ jsou dle zákona č. 111/2009 Sb. ISVS, byť ne s výše uvedenými povinnostmi. V roce 2023 všechny VVŠ ve spolupráci s Cesnetem a DIA započaly práce na realizaci připojení do CMS, což je nezbytný předpoklad pro naplňování ZPDS s účinností 1. 2. 2025. V roce 2023 se díky činnosti ČVUT podařilo naplnit první cíle projektu SDG a propojit minimálně studijní IS na NIA. Cílem v roce 2023 bylo řešit i praktické dopady právních předpisů na ISVS, ale v roce 2023 po vyjasnění, nebyl vznesen žádný další konkrétní dotaz k této problematice. 2 https://archi.gov.cz/ikcr 35 eDoklady a jejich využití pro VVŠ Primárním záměrem této části projektu bylo zmapovat možná využití elektronické peněženky pro potřeby VVŠ a případné povinnosti, které z nové právní úpravy vyplývají. Dnes se mluví o dvou elektronických peněženkách. První představuje český projekt eDoklady a druhou evropský projekt EUDIW (EU Digital Identity Wallet, Evropská peněženka digitální identity) v rámci eIDAS 2.0. LEGISLATIVNÍ ZÁKLAD EDOKLADŮ DLE ZÁKONA Č. 12/2020 SB., O PRÁVU NA DIGITÁLNÍ SLUŽBY NOVELIZOVANÉHO ZÁKONEM Č. 1/2024 SB., S ÚČINNOSTÍ DNE 20. 1. 2024 Právo na využití digitálního stejnopisu průkazu § 9a „(1) Vyžaduje-li právní předpis nebo výkon působnosti prokázání totožnosti nebo jiné skutečnosti předložením průkazu, který je veřejnou listinou, nebo umožňuje-li právní předpis prokázání totožnosti nebo jiné skutečnosti předložením průkazu, který je veřejnou listinou, lze totožnost nebo jinou skutečnost prokázat digitálním stejnopisem průkazu; to neplatí, je-li průkaz vydáván v elektronické podobě. (2) Prokázání totožnosti nebo jiné skutečnosti digitálním stejnopisem průkazu je povinen umožnit orgán veřejné moci. Prokázání totožnosti digitálním stejnopisem průkazu je povinna umožnit osoba, které právní předpis ukládá povinnost ověřit totožnost předložením průkazu, který je veřejnou listinou. (3) Digitální stejnopis průkazu je oprávněna užít pouze osoba, která je držitelem průkazu. § 9b (1) Osoba, která je oprávněna užít digitální stejnopis průkazu, (dále jen „prokazující“) prokazuje totožnost nebo jinou skutečnost digitálním stejnopisem průkazu prostřednictvím mobilní aplikace pro prokazování. Ten, vůči komu lze prokázat totožnost nebo jinou skutečnost digitálním stejnopisem průkazu, (dále jen „ověřující“) zobrazuje digitální stejnopis průkazu prostřednictvím elektronické aplikace pro ověřování. (2) Totožnost nebo jinou skutečnost lze digitálním stejnopisem průkazu prokázat pouze za současné fyzické přítomnosti prokazujícího a ověřujícího nebo fyzické osoby, která je oprávněna za ověřujícího jednat. § 9c (1) Digitální stejnopis průkazu obsahuje údaje, které jsou v průkazu uvedeny v podobě bezprostředně čitelné nebo vnímatelné člověkem, a údaje o průkazu potřebné k prokázání totožnosti nebo jiné skutečnosti. (2) Poskytovatel elektronické aplikace pro ověřování umožní předání údajů obsažených v digitálním stejnopisu průkazu a údajů o digitálním stejnopisu průkazu ověřujícímu v elektronické podobě. § 9d (1) Poskytovatelem digitálního stejnopisu průkazu, mobilní aplikace pro prokazování a elektronické aplikace pro ověřování je Agentura. Poskytovatelem elektronické aplikace pro ověřování může být také jiný státní orgán. (2) Agentura stanoví po dohodě s ohlašovateli příslušných agend a správci příslušných informačních systémů veřejné správy seznam průkazů, jejichž digitální stejnopis si lze obstarat, a zveřejní jej na portáluveřejnésprávy.Agenturaumožníobstaratsialespoňdigitálnístejnopisobčanskéhoprůkazu. 36 § 9e (1) Poskytovatel digitálního stejnopisu průkazu umožní prokazování totožnosti nebo jiné skutečnosti digitálním stejnopisem průkazu prokazujícímu na základě jeho požadavku učiněného prostřednictvím mobilní aplikace pro prokazování s využitím prostředku pro elektronickou identifikaci vydaného v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace. (2) Poskytovatel digitálního stejnopisu průkazu alespoň jednou denně vystaví aktuální digitální stejnopis průkazu, zapečetí jej zaručenou elektronickou pečetí založenou na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť a zpřístupní jej prokazujícímu. (3) Poskytovatel digitálního stejnopisu průkazu ověří při prokazování totožnosti nebo jiné skutečnosti digitálním stejnopisem průkazu, zda zobrazovaný digitální stejnopis průkazu odpovídá digitálnímu stejnopisu průkazu naposledy zpřístupněnému prokazujícímu. (4) Nelze-li ověření podle odstavce 3 provést, má se za to, že digitální stejnopis průkazu a údaje v něm uvedené jsou platné a že nenastaly jiné skutečnosti, které brání prokázání totožnosti nebo jiné skutečnosti digitálním stejnopisem průkazu, a to po dobu 48 hodin od vystavení zobrazovaného digitálního stejnopisu průkazu poskytovatelem digitálního stejnopisu průkazu. § 9f (1) Ověřující, který umožní prokázání totožnosti nebo jiné skutečnosti digitálním stejnopisem průkazu, vyrozumí o této skutečnosti Agenturu. (2) Agentura na základě vyrozumění podle odstavce 1 umožní ověřujícímu zobrazit údaje uvedené v digitálním stejnopisu průkazu v aplikaci pro ověřování. (3) Ověřující, který přestal umožňovat prokázání totožnosti nebo jiné skutečnosti digitálním stejnopisem průkazu, vyrozumí o této skutečnosti Agenturu bez zbytečného odkladu. (4) Vyrozumění podle odstavců 1 a 3 se činí prostřednictvím elektronické aplikace spravované Agenturou.“ APLIKACE EDOKLADY A MOŽNÉ VYUŽITÍ PRO POTŘEBY VVŠ Dne 13. září 2023 byla vládou schválena novela ZPDS3 , jež zavádí právo prokázání totožnosti prostřednictvím digitálního stejnopisu průkazu. Toto využití je pro občany v rámci České republiky dobrovolné. V zahraničí se tímto způsobem občan České republiky prokázat nemůže. Prokazování totožnosti tímto způsobem bude možné vůči OVM a dále vůči subjektům, kterým právní předpis ukládá povinnost ověřit totožnost předložením průkazu, který je veřejnou listinou. Ostatní subjekty budou pouze oprávněny, nikoli povinny digitální stejnopis průkazu akceptovat. Znění legislativních změn je v doslovném přepisu uvedeno výše v tomto dokumentu. Povinnost umožnit ověření totožnosti a dalších údajů digitálně bude úřadům nabíhat dle harmonogramu daného přechodným ustanovením: yy Od 1. ledna 2024 budou mít tuto povinnost ústřední správní úřady, s výjimkou zastupitelských úřadů. yy Od 1. července 2024 státní orgány, které nejsou ústředními správními úřady, s výjimkou zastupitelských úřadů, a dále kraje a obce s rozšířenou působností. yy Od 1. ledna 2025 ostatní úřady a subjekty, které mají na základě právního předpisu povinnost ověřovat totožnost předložením průkazu. Tento termín je závazný i pro VVŠ. yy Subjekty, které se dobrovolně rozhodnou, že chtějí totožnost a další údaje ověřovat digitálně, mohou tak činit již od 1. ledna 2024. Mezi eDoklady a EUDIW je podstatný rozdíl. Aplikace eDoklady obsahuje v tuto chvíli jen jeden doklad, a to elektronickou verzi občanského průkazu. Zatím se nepočítá s tím, že by tam nějaké další doklady 3 https://www.dia.gov.cz/wp-content/uploads/2023/09/TZ_eDoklady_schvaleny_vladou.pdf 37 přibyly. A nepočítá se ani s tím, že tam přibydou nějaké další atributy. Evropská peněženka není založená na dokladech, ale na atributových certifikátech a na prezentaci atributových certifikátů, která je sestavená na míru danému informačnímu požadavku. To znamená, že ověřovatel posílá komplexní dotaz, jaká data by potřeboval, evropská digitální peněženka se podívá na to, jaké atributové certifikáty má k dispozici, sestaví jejich prezentaci, kterou uživatel před předáním odsouhlasí. Nevypadá to tedy, že by eDoklady bylo možno do budoucna v prostředí VVŠ využít pro nahrazení průkazu studenta či pro identifikaci jeho studia mimo školy v prostředí kultury, sportu, veřejné hromadné dopravě atd. Na rozdíl od EUDIW, kterou takto pravděpodobně použít půjde. Kdy se dočkáme EUDIW? V současné chvíli probíhá lingvistické vyčištění textu revize nařízení eIDAS a současně se pracuje rovněž na překladech revize nařízení eIDAS do jednotlivých jazyků. Pokud bude text revize nařízení eIDAS schválen na zasedání pléna Evropského parlamentu (indikativní termín zasedání pléna Evropského parlamentu je 26. února 2024) a následně také na Radě, tak zřejmě by mohl být výsledný text revize nařízení eIDAS vyhlášen v Úředním věstníku EU někdy v dubnu až v květnu 2024. Následně by pak revize nařízení eIDAS měla vstoupit v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku EU. Od tohoto data by měla Evropská komise do šesti měsíců vydat implementační akty, které budou stanovovat, jak má ekosystém „kolem“ evropských peněženek digitální identity fungovat. Poté, co vstoupí v platnost tyto implementační akty, budou mít členské státy 24 měsíců na to, aby zajistily poskytování alespoň jedné evropské peněženky digitální identity. Při započítání výše uvedených lhůt tak aktuálně vychází, že povinnost pro členské zajistit vydávání alespoň jedné peněženky vychází tak cca na 4Q roku 2026. Konkrétní podoba a technické náležitosti těchto dokladů jsou závislé na technických specifikacích elektronických dokladů, které v době vzniku této zprávy nebyly finalizovány. EUDIW by mimo údajů měla umožňovat i elektronický podpis vloženým certifikátem. Nahrazení průkazu studenta elektronickou formou v legislativní rovině vyloučeno není. ZVŠ vymezuje povinnost vydání (nikoliv ovšem opětovné vydávání) průkazu studenta po zápisu do studia, o jeho formě však nic neříká: § 57 Doklady o studiu „(1) Doklady o studiu ve studijním programu a o absolvování studia ve studijním programu jsou a) průkaz studenta, b) výkaz o studiu, c) vysokoškolský diplom, d) doklad o vykonaných zkouškách, e) potvrzení o studiu, f) dodatek k diplomu. (2) Průkaz studenta je doklad vydávaný vysokou školou, který student obdrží po zápisu do studia; uvedený doklad potvrzuje právní postavení studenta, které ho opravňuje využívat práv a výhod studenta vyplývajících z právních předpisů nebo z vnitřních předpisů vysoké školy.“ V případě využití digitální peněženky pro vystavení dokladu o průběhu studia je dále k diskusi technická forma zabezpečení primárního zdroje dat a z toho vyplývající odpovědnosti. Navrhované zpřístupnění dokladů přes Portál občana se může v tomto případě jevit nedostatečné, a to z důvodu přístupnosti pro zahraniční studenty, kteří mají na vydání dokladu nárok. Z hlediska praktické využitelnosti by bylo žádoucí poskytování dat do všech využitých peněženek v jednotném formátu např. dle European Learning Model (ELM), která je ve verzi 3 (březen 2023) s EUDIW kompatibilní. Konkrétní náležitosti případného poskytování dat (např. specifikace API, podepisování a důvěra, konkrétní náležitosti použití ELM) jsou k diskusi. 38 Dále, dle nařízení Evropského parlamentu4 , je jedna z navržených součástí evropské peněženky evidence dokladu o odborné kvalifikaci a titulech. S výjimkou obecně požadovaných atributů nejsou konkrétní náležitosti v době psaní tohoto textu specifikovány. Jedním ze zhotovitelů implementace EUDIW pro české prostředí je v současné chvíli určeno sdružení CZ.NIC, které pro výslednou implementaci plánuje své vlastní využití. Tento zhotovitel v současné chvíli očekává publikaci první verze referenční implementace5 . 20. ledna 2024 byla spuštěna aplikace eDoklady6 . Původním záměrem vzniku této aplikace bylo na státní úrovni s předstihem zpřístupnit implementaci evropské digitální peněženky EUDIW vyplývající z návrhu projednávaného nařízení eIDAS 2.0. Nicméně, z objektivních důvodů, tzn. dosavadní finalizace specifikace evropské peněženky nebylo možné tohoto záměru dostát a aplikace eDoklady ve správě DIA a NAKIT byla spuštěna s podporou digitálního stejnopisu OP. K ověření osoby (kontrolovaného) přes mobilní aplikaci eDoklady nainstalovanou na jejím mobilu dochází prostřednictvím kontrolní aplikace nainstalované na zařízení kontrolujícího. Tato zařízení komunikují prostřednictvím QR kódů a také pomocí bluetooth. Kontrolující si ve své aplikaci vybere, jaké informace od kontrolovaného požaduje. Kontrolující potvrdí, že tyto informace hodlá poskytnout a v mobilní aplikaci kontrolujícího se zobrazí poskytnuté informace a také fotografie kontrolovaného, aby bylo prokazatelné, že údaje opravdu patří kontrolovanému. DIA původně deklarovala, že v mobilní aplikaci eDoklady nebudou nikde zobrazitelné údaje občanského průkazu. Nakonec tyto informace zobrazitelná jsou a dokonce si je může uživatel jednoduše zkopírovat a někam (např. do webového formuláře) přenést. Tím je nepřímo umožněno, aby k ověření osoby došlo tím, že kontrolovaný kontrolujícímu jen ukáže obrazovku svého mobilu s příslušnými údaji. Takto ale kontrola zamýšlena není a po kontrolovaném není možné vyžadovat, aby kontrolujícímu takto údaje poskytnul. Kontrola má proběhnout mezi dvěma aplikacemi. Navíc takové ověření může být podvodné, protože kontrolovaný místo aplikace může na svém mobilu zobrazit jen podvodný obrázek předstírající, že jde o aplikaci. Kontrolu si můžete vyzkoušet ve své aplikaci eDoklady sami. Po volbě “Profil” - “Zkontrolovat cizí doklad” si vyberete jakou sadu údajů chcete od kontrolovaného získat, zvolte “Kontrola dokladu” a požádejte někoho, ať vám zobrazí QR kód ve své aplikaci eDoklady. Tj. aplikace kontrolujícího a kontrolovaného je ta samá. Jak bylo uvedeno, od 1. ledna 2025 se eDoklady budou týkat i VVŠ. Student či uchazeč si bude moci vybrat, zda se chce nechat ověřit plastovou kartičkou občanského průkazu nebo mobilní aplikací eDoklady a VVŠ se bude muset přizpůsobit. To ale platí jen u činností, kde VVŠ vystupuje jako OVM, např. studijní oblast. V jiných oblastech jako třeba knihovny, koleje apod. může kontrolující požadavek na ztotožnění přes eDoklady odmítnout a požadovat plastovou kartičku občanského průkazu. V oblastech mimo OVM totiž VVŠ vystupuje jako jakákoliv soukromá osoba, a tak není akceptace aplikace eDoklady povinná. VVŠ by si tedy do 1. ledna 2025 měly probrat místa, kde nyní studenty a uchazeče ztotožňují a rozhodnout se, jak toto budou činit do budoucna. Je samozřejmě možné každé studijní referentce zakoupit mobil a do něj nainstalovat aplikaci eDoklady a nechat je takto studenty a uchazeče kontrolovat. To by ale znamenalo značné počáteční náklady. Další z možností je, že se student ztotožní na počátku studia jen jednou, a to při vydání studentského průkazu, a v budoucnu budou VVŠ studenty ověřovat jen vůči tomuto průkazu. Možností je mnoho, záleží na tom, jakou škola zvolí. 4 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/HTML/?uri=CELEX:52021PC0281 5 https://eudiwalletconsortium.org 6 https://edoklady.gov.cz/ 39 Je třeba počítat s tím, že pokud při činnostech, kde VVŠ vystupuje jako OVM bude požadováno ověření občanským průkazem, že student či uchazeč po 1. lednu 2025 může sdělit, že se hodlá ověřit vůči mobilní aplikaci eDoklady a bude v právu – nezbyde než ho takto ověřit. 40 Závěr projektu Zavedení digitalizace je významným krokem směrem k moderní a efektivní správě, který přináší celou řadu výhod pro jednotlivé organizace a společnost jako celek. Obavy z nepřipravenosti celého systému a obecně z přístupu k digitalizaci zdůrazňují nutnost postupného a promyšleného implementačního procesu. Implementace elektronizace činností, ve kterých VVŠ vystupuje jako OVM, přináší nejen zvýšení efektivity a transparentnosti, ale i zjednodušení komunikace mezi občany a jednotlivými orgány veřejné moci, tedy v prostředí VVŠ většinou mezi studenty či uchazeči a VVŠ. Tato iniciativa však vyžaduje pečlivou koordinaci a spolupráci jednak mezi VVŠ, ale také mezi ostatními OVM, jejichž činnost vytváří údaje, které jsou jako zdroje potřebné pro činnosti VVŠ. Pouze kvalitní propojení představující efektivní předávání údajů zajistí efektivní digitalizaci. Jmenný rejstřík jako samostatná funkční část elektronického systému spisové služby a aktualizace osob přináší možnost sledování a evidování relevantních informací o odesílatelích či příjemcích dokumentu. Jeho implementace však vyžaduje nejen technologickou, ale také organizační připravenost. Je nezbytné zajistit napojení na základní registry a NIA a efektivní správu dat. Co se týče problematiky dalšího užívání rodných čísel jako jedinečného identifikátoru fyzické osoby, zde vnímáme do budoucna velké množství práce, zejména v rovině technické. V tuto chvíli dává smysl identifikovat procesy v prostředí VVŠ, ve kterých je použití rodného čísla nezbytné a v ostatních procesech používání rodných čísel omezit. Analýza informačních systémů veřejné správy ve vztahu k systémům VVŠ je jednoznačná. V budoucnu se bude nutné vypořádat s otázkami a problémy, které přinese implementace dané legislativy a samotné technické řešení připojování systémů. Aplikace eDoklady se stala vlajkovou lodí digitalizace v roce 2023 v České republice. V tuto chvíli lze shrnout, že pro činnosti VVŠ není nijak zásadně použitelná. Vnímáme však ambice a možnosti zejména z pohledu prokazování statusu studenta. Termín účinnosti legislativních změn týkajících se povinnosti VVŠ přijímat e-doklady bude dle platné legislativy zřejmě od 1. ledna 2025. Co se týče implementace nové legislativy v rámci jednotlivých VVŠ jako OVM, je nutné zdůraznit potřebu spolupráce mezi jednotlivými odvětvími. Zásadní je propojit technickou část s tou právní, dohlížet musí také například pracovníci spisové služby či pověřenci na ochranu osobních údajů. Bez této součinnosti jednotlivých oblastí není možné správně dané legislativní změny implementovat. Je otázkou, zda je efektivní provádět náročné analýzy na všech VVŠ, paralelně na DIA, ministerstvech a jednotlivých OVM. S vědomím toho, že procesy jsou napříč OVM rozlišné, je možné identifikovat základní principy, které by měly platit obecně. Stejně jako samotný proces analýz, tak identifikace potřebných výstupů pro implementaci je univerzálně přenositelný. 41 Přehled použitých zkratek AIFO – Agendový identifikátor fyzické osoby AIS – agendový informační systém BSI – bezvýznamový směrový identifikátor CMS – centrální místo služeb CRP – Centrální rozvojový projekt CŽV – Celoživotní vzdělávání ČSSZ – Česká správa sociálního zabezpečení DEPO – zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci DIA – digitální a informační agentura eDoklady – Elektronická peněženka ČR eEdu – nově budovaný informační systém MŠMT eGON – moderní, přátelský a efektivní úřad EIS – ekonomický informační systém EORI – jedinečný identifikátor pro následnou komunikaci s celními orgány všech členských států EU ES – Evropské společenství EU – Evropská unie EUDI Wallet (EUDIW, EDIW) - Elektronická peněženka EU IČO – Identifikační číslo osoby IP adresa – jednoznačný identifikátor síťového prvku v rámci počítačové sítě IS – informační systém ISIC – slevová karta studenta ISSS – Informační systém sdílených služeb ISVS – informační systém veřejné správy ISZR – Informační systém základních registrů IZO – Identifikátor střední školy MPSV – Ministerstvo práce a sociálních věcí MŠMT – Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy MV – Ministerstvo vnitra NIA – Národní bod pro identifikaci a autentizaci NSESSS – Národní standard pro elektronické systémy spisové služby OSSZ – Okresní správa sociálního zabezpečení OVM – orgán veřejné moci PAMS – personální a mzdový systém PPM – Peněžitá pomoc v mateřství RČ – rodné číslo ROB – registr obyvatel SDG – jednotná digitální brána (Single Digital Gateway) SŘ – zákon č. 500/2004 Sb., správní řád ÚP – úřad práce VVŠ – veřejná vysoká škola ZEO – zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech ZPDS – zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby ZR – Základní registry ZTP – průkaz zdravotně postižených – zvlášť těžké postižení ZTP/P – průkaz zdravotně postižených – zvlášť těžké postižení s průvodcem ZVŠ – zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách ZZR – zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech 42