VYSOKÁ ŠKOLA: MASARYKOVY UNIVERZITA Rozvojový projekt na rok 2010 Formulář pro závěrečnou zprávu Program: 7. Program na podporu odstraňování slabých stránek a/nebo podporu silných stránek vysoké školy_ Podprogram: c) podprogram na podporu odstraňování slabých a/nebo podporu silných stránek vysoké školy založené na analýze specifických priorit vysoké školy, předchozího vývoje a současného stavu, které nelze financovat z operačních programů _=_===== Název projektu: Nové aplikace e-administrativy pro studenty, učitele a vědecké pracovníky Období řešení projektu: Od: 1.1.2010 Do: 31.12.2010 Dotace (v tis. Kč) Celkem: V tom běžné finanční prostředky: V tom kapitálové finanční prostředky: Požadavek 7 757 7 757 0 Čerpáno 7 757 7 757 0 ZÁKLADNI INFORMACE Hlavní řešitel Kontaktní osoba Jméno: prof. RNDr. Ivana Černá, CSc. Ing. Jitka Brandejsová i Podpis: ^)/y^-s -P Fakulta/Součást Fakulta informatiky Fakulta informatiky Adresa/Web: Botanická 68a, 602 00 Brno, www.fi.muni.cz Botanická 68a, 602 00 Brno, www.fi.muni.cz Telefon: 549 491 041 549 493 233 E-mail: cerna(S),fi. m un i .cz brandeisova(5),fi.muni.cz Jméno rektora: prof. PhDr. Petr Fiala, Ph.D., LL.M Podpis: Datum: 2 6 -M- 2011 Razítko školy: ZPRÁVA 0 PRŮBĚHU ŘEŠENÍ PROJEKTU Cíle projektu Uveďte předem stanovené cíle a u každého z nich uveďte, do jaké míry byl splněn, případně důvod, proč splněn nebyl. Cílem projektu bylo vytvořit nové aplikace v Informačním systému Masarykovy univerzity, a tím odstranit slabé stránky Masarykovy univerzity. Tyto aplikace pro podporu evidence a zpracování žádostí studentů, pro ukládaní odborných a vědeckých článků a pro podporu ekonomické agendy v Obchodním centru nebyly součástí Informačního systému MU a jejich vývojem došlo ke značnému zjednodušení a urychlení univerzitních procesů. i Při realizaci byly splněny tyto konkrétní cíle: j I) Aplikace Podpora ekonomické agendy Obchodního centra Masarykovy univerzity. - splněno. | Uvedený cil byl zcela splněn. K rozvoji ekonomické agendy v Obchodním centru došlo zejména v těchto | oblastech: I 1. Poplatky za studium a inventury I Pro agendu poplatků za studium (která je spuštěna na všech fakultách) byla v Obchodním centru MU J implementována nová funkcionalita. Vyměřený poplatek, který řádně nabyde právní moci, vytváří | j pohledávku v Obchodním centru MU i v případě, že dosud nepřišla žádná platba. V této souvislosti došlo ke změně aplikace "Dokladová inventura pohledávek" sloužící pro zobrazení dosud neuhrazených pohledávek. Díky novému způsobu výpočtu tak aplikace umožňuje on-line zpracování kontroly velkého Imnožství pohledávek, a tím i častější a snadnější provádění inventury. 2. Položkové členění dobropisů Položkové členění dobropisů z externího ekonomického software bylo nově navázáno na aplikaci Souhrnné dobropisy, konkrétně na Sestavu předpisů dobropisů souhrnně, čímž bylo umožněno v této souhrnné sestavě každý zaúčtovaný dobropis vyhledat a zobrazit si jeho položkové členění (tj. seznam objednávek a jejích položek, které byly do dobropisu zahrnuty). 3. Napojení externích systémů na Obchodní centrum MU Nově OC MU umožňuje propojit externí konferenční systémy tak, že zákazník na jedné stránce vyplní jak údaje o svém příspěvku tak údaje o platbě, které externí konferenční systém zpracuje a vyhodnotí ve tvaru odpovídajícím účetnímu zavedení konference do OC MU, a poté vloží objednávku automaticky tak, že zákazník pouze obdrží na stránce konference údaje o platbě včetně odkazu na platbu kartou. Toto řešení bylo pilotně vyzkoušeno na Přírodovědecké fakultě, Právnické fakultě a Fakultě informatiky. Tento mechanismus tak umožňuje napojit na účetnictví akce, které jsou jinak spravované samostatně přímo na fakultních webových stránkách. Vedle konferencí je možné tento mechanismus použít také pro prodej dalších služeb jako je ubytování a další kulturní akce (plesy, koncerty apod.). 4. Pokladna OC V rámci vývoje nových agend OC MU byla do testovacího provozu spuštěna agenda "Pokladna OC". Jedná se o sadu aplikací a účetních postupů, které umožní přijímat do OC MU také platby pokladnou jednodušším způsobem, než je tomu v případě přijetí pokladnou v externím ekonomickém systému. Agenda Pokladna OC MU se hodí v případě, že bezhotovostní platba do OC není možná vůbec, neboje hotovostních operací velké množství najednou (tvoří se fronty) a je potřeba je urychlit. V souvislosti s tím Ipak OC podporuje tisk zjednodušeného daňového dokladu a přesně evidované účtování o hotovosti, takže je možné přijetí hotovosti svěřit organizátorům akce, kteří nemají přímý přístup do Pokladny externího ekonomického systému, ale mají přímý přístup k Internetu resp. k OC MU. 5. Zpracování závazků Součástí OC MU je nyní také agenda správy závazků vůči klientům. Závazky vznikají s rozvojem OC MU stále ve větší míře zejména v případech, kdy je nabízená služba zrušena a vrací se peníze zpět zákazníkům, nebo kdy zákazník omylem pošle vyšší částku. Správa závazků umožňuje nevrátit peníze přímo klientovi, ale na jeho přání použít vrácenou částku na úhradu jiné služby v rámci OC tak, aby bylo příslušné zaúčtování provedeno automaticky. Tím došlo k výraznému snížení ručních účetních operací. 6. Podpora prodeje zboží Prodej zboží prostřednictvím OC MU se zaměřuje v největší míře na prodej knih z nabídky Nakladatelství Masarykovy univerzity a nabídky jednotlivých fakult. V rámci vyšší podpory prodeje tohoto zboží bylo do Obchodního centra implementováno vyhledávání v textech nabídek, které umožňuje snadnější orientaci v nabídce zboží. ISoučasně je k dispozici plná podpora plateb, které je nutné hradit prostřednictvím OC MU do systému SUPO (například prodej kaucí za ubytování zahraničních studentů na kolejích MU). Rovněž byla doimplementována možnost autorizované opravy objednávek a založení nové objednávky v případě, že zákazník udělá chybu v základních údajích objednávky nebo v případě, kdy je nutné vytvořit novou objednávku i v době, kdy je prodej již ukončen. V rámci rozvoje OC MU došlo i k přejmenovávání typů věcí u prodeje karet studenta pro kombinované a celoživotní studium na obecnější typy. 2) Aplikace Evidence a zpracování žádostí studentů. - splněno. Byla vyvinuta agenda Evidence a zpracování žádostí studentů. Její součástí je komplexní zpracování papírových a elektronických dokumentů, které obsahuje jednak evidenci jednotlivých dokumentů, ale i správu procesů, které s nimi mají být provedeny. Agenda má několik částí, podle toho, kdo bude s agendou pracovat. Jednou z nich je správa spisů určená pro úředníky, pro osoby s právem rozhodovat nebo pro osoby pověřené rozhodováním o příslušném spisu. Tato část agendy umožňuje pracovníkům zakládat spisy a vkládat do nich jednotlivé úkony, spravovat jednotlivé spisy, provádět hromadné operace se spisy a kontrolovat spisy. Ke každému spisuje tak možné evidovat název spisu, číslo jednací, kdo má odpovědnost za vyřízení, kdo spis aktuálně vyřizuje, číslo spisu, rok založení spisu, kdo kdy provedl poslední změnu, jaký byl poslední úkon ve spisu a atributy spisu. Ke každému spisuje možné nastavení různých stavů žádosti (podání žádosti, převzetí žádosti, vyřízení žádosti atp.). Zároveň byly vyvinuty další aplikace pro pracovníky podatelen a výpraven papírových dokumentů, které umožňují zpracovávat papírové verze dokumentů bez nutnosti přístupu do jednotlivých spisů. Do této oblasti spadá evidence papírových dokumentů pomocí čárových kódů, které umožňují automatické přiřazení dokumentu do spisu pomocí hromadného zavádění a rozpoznání dokumentu přímo v Informačním systému MU. Pro žadatele (typicky pro studenty) byla vytvořena sekce, která jim umožňuje použít aplikaci za jejich osobu, tj. přímo mohou zadat elektronickou žádost a nahlížet do všech elektronických spisů vedených na jejich osobu. Aplikace byly vytvořeny tak, aby podávání a vyřizování žádostí nebylo omezeno jen na několik typů žádostí, aleje možné vyřizovat libovolný typ žádosti (žádost o snížení nebo prominutí poplatků za studium, žádost o uznání předmětů absolvovaných v jiném studiu, žádost o výjimečný zkouškový termín aj.), čímž je umožněna i plná elektronická podpora agendy poplatků za studium. Součástí agendy je také archivace žádostí pro zpětné dohledání. Vzhledem ke komplexnosti této problematiky je do budoucna plánovaný další rozvoj této agendy. 3) Aplikace Úložiště odborných a vědeckých článků - splněno. Tento cíl byl splněn. Pro budování univerzitního Úložiště odborných a vědeckých článků (akademických pracovníků, doktorandů, studentů vyšších ročníků atp.) byla zvolena nadstavba agendy Evidence publikačních záznamů v Informačním systému MU. Nyní je možné vkládat články, rozpoznávat je do textové podoby (OCR), archivovat, zpřístupňovat a vyhledávat. K jednotlivým publikačním záznamům je také možné vkládat libovolné množství multimediálních dat (ať už plné texty, tak jakékoli další soubory typu videí nebo doprovodného obrazového materiálu). Aby mohly být do systému zavedeny také díla podléhající omezenému režimu zveřejňování, lze využít sofistikovaného systému přístupových práv. Navíc lze samotné zveřejnění díla v systému automaticky odložit do doby, kdy vyprší platnost omezeného přístupu (např. dle licenční smlouvy). K plnému textu publikace lze nastavit, jakou licencí Creative Commons se má řídit šíření díla. Licence Creative Commons (http://www.creativecommons.cz/) je soubor veřejných licencí, jejichž prostřednictvím autor plošně uzavírá se všemi potencionálními uživateli díla smlouvu, na základě které jim poskytuje některá svá práva k dílu a jiná si vyhrazuje. V publikacích, stejně jako v přiložených dokumentech, lze vyhledávat. Využívání úložiště odborných a vědeckých článkuje však vždy závislé na vůli autorů a na vyřešení autorskoprávních otázek. 4) Nápovědy, metodiky a postupy. - splněno. V Informačním systému MU vzniklo pro dané nově vzniklé aplikace 24 nápovědních otázek ve 2 nápovědních celcích. Dále vznikly následující metodiky a postupy: Postup objednání semestru LLM v OC pro účastníky LLM https://is.muni.cz/auth/do/fi/is/nav/Studenti LLM a 0C-v2-NEPREDAN0 RASKOVE.doc?info Návod na editaci publikačních záznamů a zakládání nových https://is.muni.cz/auth/do/1433/is/nav/Editace_publikacnich_zaznamu_a_zakladani_nowch.doc7info Tvorba nové rozšířené nápovědy k Publikacím https://is.muni.cz/auth/help/ucitel/publikace Návod na editaci publikačních záznamů a zakládání nových https://is.muni.cz/auth/do/1433/is/nav/Editace_publikacnich_zaznamu_a zakladani_novych.doc?info Tvorba nové rozšířené nápovědy k Publikacím https://is.muni.cz/auth/help/ucitel/publikace Návod pro Mendelovo muzeum (editace balení, editace nabídky) https://is.muni.cz/auth/do/fi/is/nav/navodMM.doc Postup objednání semináře Finanční gramotnosti https://is.muni.cz/auth/www/184643/esf/manualFinGram.pdi7info 5) Ostrý provoz aplikací. - splněno. Uvedené aplikace byly vyvinuty a spuštěny. Všechny chyby nalezené po spuštění aplikací byly řádně opraveny ke spokojenosti uživatelů. 6) Zhodnocení projektu 2010 a závěr pro další období. - splněno. Projekt byl splněn v celém rozsahu. Aplikace, které dosud v Informačním systému MU neexistovaly, byly naprogramovány a úspěšně nasazeny do provozu. Do dalšího období je však nutné v rozvoji těchto aplikací pokračovat, aby neustále odpovídaly potřebám uživatelů a mohly tak lépe snižovat administrativní náročnost úkonů. Plnění kontrolovatel ných výstupů Uveďte stanovené kontrolovatelné výstupy projektu a do jaké míry byly splněny, případně důvod, proč splněny nebyly. Všechny kontrolovatelné výstupy byly splněny. Konkrétně: 1) Implementovaná verze Podpory ekonomické agendy OC (aplikace 3). Výstup byl zcela splněn. Podpora ekonomické agendy OC byla implementovaná. 2) Implementovaná verze Evidence a zpracování žádostí studentů (aplikace 1). Výstup byl zcela splněn. Evidence a zpracování Žádostí studentů byla implementovaná do Informačního systému MU. 3) Implementovaná verze Úložiště odborných a vědeckých článků (aplikace 2). Výstup byl zcela splněn. Úložiště odborných a vědeckých článků bylo do Informačního systému MU implementováno. 4) Testovací provoz aplikace 3. Výstup byl zcela splněn. 5) Testovací provoz aplikace 2. Výstup byl zcela splněn. 6) Testovací provoz aplikace 1. Výstup byl zcela splněn. 7) Korigovaná verze agend dle testovacího provozu. Výstup byl zcela splněn. Chyby, které agendy obsahovaly, byly odstraněny dle podnětů uživatelů a uživatelské podpory Informačního systému MU. 8) Nápovědy, metodiky a postupy. Výstup byl zcela splněn. 9) Ostrý provoz. Výstup byl zcela splněn. 10) Finální verze po korekcích a změnách na základě zhodnoceného stavu úrovně rozvoje agend a využití v praxi. Výstup byl zcela splněn. 11) Vypracování závěrečné zprávy včetně vyhodnocení projektu. Výstup byl zcela splněn. Všechny cíle i konkrétní výstupy projektu byly splněny. Nutnou se ukazuje další práce a zlepšování uvedených aplikací, aby docházelo k ještě většímu zjednodušování administrativní zátěže, jako i ke zvyšování konkurenceschopnosti Masarykovy univerzity._...... Změny v řešení Pokud došlo v průběhu řešení ke změnám, uveďte je, vysvětlete příčinu, v případě, že jste žádali o jejich povolení MŠMT, uveďte čj.vyřízeni této žádosti.__ Jednotlivé změny (přidejte řádky podle potřeby)_ Přesun finančních prostředků v souladu s pravidly čerpání: z položek 2.1 Mzdy, 2.3 Odvody a 2.6 Cestovní náhrady do položek 2.4 Materiální náklady, 2.5 Služby a 2.1 Stipendia. Zdůvodnění (případně č. j. vyřízení žádosti na MŠMT)_ Do projektu se v rámci studia zapojilo více studentů, než jsme původně očekávali. Díky tomu bylo možné přesunout část plánovaných prostředků z položky Mzdy do Stipendií. -Současně se během řešení ukázala nutnost nakoupit více vybavení a služeb - zejména výpočetní techniky pro realizační tým (podrobně v Bližším zdůvodnění Čerpání v jednotí. položkách) ,t_ 5 Přehled o pokračuj í-| cím projektu Pokud se jedná o pokračující projekt, uveďte, od kdy se realizuje a kolik finančních prostředků již bylo vyčerpáno. V případě, že je plánováno pokračování projektu v dalších letech, uveďte výhled do budoucna. Rok realizace Čerpání fin. prostředku 1 poznámka (případně výhled do budoucna) (souhrnný udaj) | \r r j t - - - Poznámka: V případě, že potřebujete sdělit další doplňující informace, uveďte je v příloze. Specifikace čerpání finanční dotace na řešení projektu (vyplnit za celý projekt) Přidělená dotace na řešení projektu - ukazatel I (v tis. Kč) Čerpání dotace (v tis. Kč) 1. Kapitálové finanční prostředky celkem 0 0 1.1 Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) 0 0 1.2 Samostatné věci movité (stroje, zařízení) 0 0 1.3 Stavební úpravy 0 0 2. Běžné finanční prostředky celkem 7757 7757 Osobní náklady: 2.1 Mzdy (včetně pohyblivých složek) 5391 5101 2.2 Odměny dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr 0 0 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu 1941 1663 Ostatní: 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) 50 362 2.5 Služby a náklady nevýrobní 25 190 2.6 Cestovní náhrady 100 87 2.7 Stipendia 250 354 3. Celkejn běžné a kapitálové finanční prostředky 7757 7757 Bližší zdůvodnění čerpání v jednotlivých položkách (přidejte řádky podle potřeby) Číslo položky (viz před-chozí tab.) Název výdaje a jeho zdůvodnění Částka (v tis. Kč) 2.1 Mzdy - vývojoví pracovníci (cca 14 osob). 2822 2.1 Mzdy - vedoucí programátorských týmů (3 osoby). 691 2.1 Mzdy — pracovníci uživatelské podpory (cca 9 osob). 1588 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu - k předchozím mzdám a odměnám._ 1663 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) související s projektem: bylo nutné pořízení výpočetní techniky a drobného materiálu pro realizační tým projektu (3 tiskárny, 4 aktivní síťové prvky, 9 počítačů, 2 notebooky, 5 monitorů) a kancelářské potřeby související s projektem._ 362 2.5 Služby a náklady nevýrobní související s projektem: náklady související s účastí pracovníků na konferencích, na pronájmy sálů a AV techniky pro potřeby realizace projektu; pro potřeby realizátorů bylo nutné zakoupit upgrade licencí sw WinPro 7.._ 190 2.6 Cestovní náhrady související s projektem: cestovné spojené s účastí pracovníků na tuzemských a zahraničních konferencích, seminářích a workshopech a výjezdním zasedání._ 87 2.7 Stipendia související s projektem: tvůrčí a mimořádné stipendium pro třináct studentůy, kteří se podíleli v rámci svého studia na rozvoji elektronické administrativy (spolupodíleli se na vývoji, analýzách). 354