Metodický list Centra zahraniční spolupráce č. 1/2024 EVIDENCE ZAHRANIČNÍCH POBYTŮ STUDENTŮ MASARYKOVY UNIVERZITY A UZNÁVÁNÍ JEJICH VÝSLEDKŮ Článek 1 Obecná ustanovení Tento metodický list upravuje postup při evidenci zahraničních pobytů studentů MU (dále jen zahraničních pobytů) definovaných podle směrnice rektora č. 2/2024. Článek 2 Evidence v Informačním systému Masarykovy univerzity 1) Každý student je povinen svůj zahraniční pobyt evidovat v aplikaci Informačního systému MU (dále „IS“) „Evidence údajů o zahraničních pobytech a jejich uznání“ (dále jen „Evidence pobytu“) před začátkem zahraničního pobytu. 2) Záznam v Evidenci pobytu zahrnuje informace o délce a místě pobytu jako jsou země, město, a instituce. Dále evidence obsahuje informace o formě zahraničního pobytu (fyzická, virtuální, kombinovaná), typu pobytu (studijní, pracovní, ostatní) a názvu mobilitního programu, v jehož rámci student vyjíždí do zahraničí. 3) Student musí poskytnout dokumenty prostřednictvím aplikace Evidence pobytu k žádosti o evidenci zahraničního pobytu. Dokumenty musí být potvrzené pověřenou osobou fakulty za evidenci. V případě evidence pobytů studentů doktorského studia je touto osobou školitel*ka, případně další děkanem pověřená osoba. Na jejich základě mu bude jeho zahraniční pobyt evidován v IS: Před zahájením zahraničního pobytu: a. plán zahraničního pobytu (Foreign activity plan) Po ukončení zahraničního pobytu: b. zpráva ze zahraničního pobytu (Foreign activity report) 4) V případě, že se daný zahraniční pobyt na MU uznává (viz čl. 3), požadované informace i dokumenty pro evidenci pobytu jsou nahrazeny informacemi a dokumenty, které jsou použity k uznávání výsledků zahraničních pobytů na MU (viz dále). 5) Lhůta na doplnění evidence pobytu po jejím ukončení o potřebné dokumenty je stanovena na 30 dní od posledního dne zahraničního pobytu. V případě, že se výsledky zahraničního pobytu na MU uznávají, použijí se termíny pro doložení dokumentů pro proces uznání výsledků zahraničního pobytu. Článek 3 Uznání výsledků zahraničního pobytu 1) O uznání výsledků ze zahraničního pobytu musí student požádat prostřednictvím „Evidence pobytu“. 2) Student musí požádat o uznání všech úspěšných výsledků zahraničního pobytu, které jsou potvrzeny na příslušných dokumentech, viz dále. 3) Student musí poskytnout následující dokumenty prostřednictvím aplikace Evidence pobytu k žádosti o uznání výsledků. Na jejich základě mu bude jeho zahraniční pobyt evidován a budou mu uznány výsledky ze zahraničního pobytu ve formě zapsání předmětů na MU. Při určení vhodných dokumentů se postupuje podle požadavků a pravidel jednotlivých mobilitních programů. V ostatních případech se postupuje podle požadavků studijního nebo zahraničního oddělení fakulty/MU: Před zahájením zahraničního pobytu: a. studijní smlouva (Learning Agreement for Studies), která musí být potvrzena studentem, zahraniční institucí a pověřenou osobou fakulty za uznání. Studijní smlouva může být upravena nebo doplněna během zahraničního pobytu (a opět potvrzena studentem, zahraniční institucí a pověřenou osobou fakulty za uznání). a b. plán zahraničního pobytu (Foreign activity plan), který musí být potvrzen studentem, zahraniční institucí a pověřenou osobou fakulty za uznání. Plán zahraničního pobytu se zároveň se studijní smlouvou dokládá pouze v případě, kdy student během svého studijního pobytu pracuje na své závěrečné práci. nebo c. smlouva o pracovním plánu (Learning Agreement for Traineeship), která musí být potvrzena studentem, zahraniční institucí a pověřenou osobou fakulty za uznání. nebo d. plán zahraničního pobytu (Foreign activity plan) pouze v případě, že není povinen dokládat ani studijní smlouvu ani smlouvu o pracovním plánu. Tento dokument musí být potvrzen studentem a pověřenou osobu za evidenci. V případě evidence pobytů studentů doktorského studia je touto osobou školitel*ka, případně další děkanem pověřená osoba. (čl. 2, odst. 3). Po ukončení zahraničního pobytu jsou to následující dokumenty: a. výpis známek (Transcript of Records)/potvrzení o absolvování zahraničního pobytu realizovaného na základě studijní smlouvy (Certificate); a b. potvrzení o délce zahraničního pobytu (Confirmation of Study Period); a c. zpráva ze zahraničního pobytu (Foreign activity report), pouze v případě, kdy student během svého studijního pobytu pracoval na své závěrečné práci. nebo d. potvrzení o realizaci zahraničního pobytu realizovaného na základě smlouvy o pracovním plánu (Traineeship Certificate). Potvrzení musí být opět potvrzeno studentem, zahraniční institucí a pověřenou osobou fakulty za uznání. nebo e. Zpráva ze zahraničního pobytu realizovaného na základě plánu zahraničního pobytu (Foreign activity report). Zpráva musí být opět potvrzena studentem a pověřenou osobou za evidenci. 4) Převedení všech úspěšných výsledků ze zahraničního pobytu je provedeno ve formě zapsání a ukončení daného předmětu v IS podle informací, které vyplývají z dokumentů nutných k uznání předmětů ze zahraničního pobytu. Uznání výsledků se aplikuje pouze na úspěšně ukončené aktivity/předměty ze zahraničního pobytu. 5) Převod uznaných předmětů do studijní evidence studenta provede odpovědné pracoviště příslušné fakulty (obvykle studijní nebo zahraniční oddělení fakulty) po ukončení všech vyžadovaných kroků ze strany studenta a pověřené osoby za evidenci/uznávání. 6) V případě potřeby si odpovědné pracoviště fakulty vyžádá souhlas pověřené osoby za evidenci/ uznávání. 7) Lhůty, ve kterých musí student poskytnout dané dokumenty (čl. 3, odst. 3) jsou následující: a. Změny studijní smlouvy do 5 týdnů od začátku zahraničního pobytu b. Potvrzení o délce zahraničního pobytu, potvrzení o realizaci zahraničního pobytu a zpráva ze zahraničního pobytu do 30 dnů od ukončení zahraničního pobytu c. Výjimky představují případy, kdy zahraniční instituce nevydává výpis známek ve výše uvedené lhůtě; v tom případě musí student dokument doložit neprodleně po jeho vydání hostitelskou institucí. Článek 4 Způsob uznání zahraničních pobytů 1) Zahraniční pobyt musí být studentovi plně uznán podle dokumentů specifikovaných v čl. 3, odst. 3. Uznávají se jen úspěšně ukončené zahraniční pobyty, resp. úspěšně ukončené předměty ze zahraničního pobytu. 2) V případě uznání zahraničních pobytů realizovaných pomocí studijní smlouvy, výpisu známek a potvrzení o délce pobytu musí student požádat o uznání zahraničního pobytu dvěma možnými způsoby: a) uznání za předměty MU vypsaných jako povinné nebo povinně volitelné. V tomto případě je předmět uznán dle studijního plánu MU, tzn. kreditová hodnota je přidělena v kreditové hodnotě předmětu MU. Klasifikace předmětu je uznána dle získané klasifikace z hostitelské instituce (v případě odlišného systému klasifikace je převedena na škálu používanou na MU). Student může požádat o uznání pouze takového předmětu, který je vypsán ve studijním katalogu předmětů MU. b) uznání za předměty povinně volitelné nebo volitelné. Takto uznané předměty se v IS nově vytvoří a přebírají informace o předmětu hostitelské instituce z doložených dokumentů (název, jazyk výuky, převedená kreditová hodnota a klasifikace). Současně s předmětem uznána jeho klasifikace i kreditová hodnota z hostitelské instituce. Výše kreditové hodnoty nesmí být snížena ani navýšena v případě použití systému ECTS na hostitelské instituci. Výjimkou jsou kredity s desetinou hodnotou, u nichž se použije matematické zaokrouhlení. 3) V případě uznání zahraničních pobytů realizovaných pomocí smlouvy o pracovním plánu nebo plánu zahraničního pobytu a potvrzení o realizaci zahraničního pobytu nebo zprávy ze zahraničního pobytu musí student požádat o uznání za předměty MU vypsaných jako povinné, povinně volitelné nebo volitelné. V tomto případě je předmět uznán dle studijního plánu MU, tzn. kreditová hodnota je přidělena v kreditové hodnotě předmětu MU. Student může požádat o uznání pouze takového předmětu, který je vypsán ve studijním katalogu předmětů MU. 4) V případě, že zahraniční instituce nepoužívá systém ECTS, jsou klasifikace předmětu a uznávané kreditové hodnoty přepočítány na ECTS dle převodní tabulky, která je součástí výpisu známek nebo je poskytnuta hostitelskou institucí nebo je všeobecně akceptována. V případech nejasností nebo ostatních případech je o klasifikaci a uznávané kreditové hodnotě oprávněna rozhodnout pověřená osoba za evidenci/uznání. 5) Způsob uznání musí být stanoven ve studijní smlouvě nebo ve smlouvě o pracovním plánu/potvrzení o realizaci zahraničního pobytu nebo plánu zahraničního pobytu/zprávě ze zahraničního pobytu. Článek 5 Závěrečná ustanovení 1) Student, který se rozhodne evidovaného zahraničního pobytu nezúčastnit, pobyt ukončí dříve nebo změní data tohoto pobytu, je povinen tuto informaci neprodleně sdělit pověřené osobě za evidenci/uznávání a dohodnout se na dalším postupu. Zároveň student změní informaci o délce pobytu na zahraniční instituci v Evidenci pobytu a informuje odpovědné pracoviště fakulty a organizátora zahraniční pobytu na MU (v případě, že ho MU organizuje). 2) Metodický list nabývá účinnosti dnem 01. 08. 2024. 3) Metodický pokyn ředitele Centra zahraniční spolupráce č.1/2014 je nahrazen tímto metodickým listem dnem nabytí jeho účinnosti. Evidenční záznamy, procesy uznávání a žádosti o uznání předmětů ve spojitosti se studijními nebo pracovními pobyty podané před platností tohoto listu se řídí původním listem. 4) Tento metodický list se neuplatňuje na studenty společných akreditovaných programů (Joint/Double/Multiple Degree), individuálních kontraktů (studium pod dvojím vedením apod.) a podobných typů programů na MU, jejichž pobyt na zahraniční instituci se uskutečňuje právě ve spolupráci se zahraničními institucemi těchto společných akreditovaných programů a ukončuje se ziskem společného diplomu nebo více diplomů. 5) Dokumenty, které jsou přílohou této směrnice, jsou vzorové dokumenty a mohou být nahrazeny jinými dokumenty, které ale musí obsahovat stejné informace, které jsou nutné k doložení evidence nebo uznání výsledků zahraničního pobytu na MU. Přílohy: Dokumenty pro evidenci zahraničního pobytu MU 1) Plán zahraničního pobytu (Foreign activity plan) 2) Zpráva ze zahraničního pobytu (Foreign activity report) Dokumenty pro uznávání výsledků zahraničního pobytu studentů MU pro program Erasmus+: 3) Studijní smlouva (Learning Agreement for Studies), včetně jejích změn 4) Smlouva o pracovním plánu (Learning Agreement for Traineeship), včetně jejích změn 5) Plán zahraničního pobytu (Foreign activity plan) 6) Zpráva ze zahraničního pobytu (Foreign activity report) 7) Potvrzení o délce studijního pobytu (Confirmation of Study Period) 8) Potvrzení o realizaci pracovního pobytu (Traineeship Certificate) Dokumenty MU pro uznávání výsledků ze zahraničního pobytu pro ostatní mobility mimo Erasmus+: 9) Studijní smlouva (learning Agreement for Studies), včetně jejích změn 10) Plán zahraničního pobytu (Foreign activity plan) 11) Smlouva o pracovním plánu (Learning Agreement for Traineeship), včetně jejích změn 12) Potvrzení o délce studijního pobytu (Confirmation of Study Period) 13) Potvrzení o realizaci pracovního pobytu (Traineeship Certificate) 14) Zpráva ze zahraničního pobytu (Foreign activity report) Všechny dokumenty jsou akceptovatelné i v elektronické formě, popř. jako verifikovatelný databázový záznam. V Brně dne 01. 08. 2024 Ředitelka Centra zahraniční spolupráce MU Ing. Violeta Osouchová Ing. Violeta Osouchová Digitálně podepsal Ing. Violeta Osouchová Datum: 2024.10.07 15:51:13 +02'00'