Příprava veletrhu z pohleduPříprava veletrhu z pohledu
organizátoraorganizátora
Ing. Věra Menšíková
Veletrhy Brno, a.s.
ředitelka projektůředitelka projektů
SALIMA, MBK, INTECO, VINEX
3/2008
2
Základní postup při přípravě veletrhu
1. Plánování veletrhu - koncepce
2. Příprava a organizace2. Příprava a organizace
3. Průběh veletrhu
4. Vyhodnocení, koncepce nového4. Vyhodnocení, koncepce nového
ročníku
1. Plánování veletrhu - koncepce1. Plánování veletrhu - koncepce
1.A Základní charakteristika veletrhu
(v případě 1. ročníku)
1.B Definice cílových skupin vystavovatelů,1.B Definice cílových skupin vystavovatelů,
předpokládaný počet a velikost výstavní plochy
1.C Plán návštěvnosti, cílové skupiny1.C Plán návštěvnosti, cílové skupiny
1.D Rozpočet projektu
4
1.A Základní charakteristika
Název komplexu veletrhů:Název komplexu veletrhů:
název SALIMA
podtitul Mezinárodní potravinářské veletrhypodtitul Mezinárodní potravinářské veletrhy
4 odborné veletrhy a 2 speciální projekty pokrývající kompletně potravinářskou výrobu a zpracování
Loga:
26. mezinárodní26. mezinárodní
potravinářský veletrhpotravinářský veletrh
4. mezinárodní veletrh4. mezinárodní veletrh
mlynářství,mlynářství,
pekařství a cukrářstvípekařství a cukrářství
23. mezinárodní veletrh23. mezinárodní veletrh
zařízení pro obchod, hotelyzařízení pro obchod, hotely
a veřejné stravovánía veřejné stravování
13. mezinárodní vinařský13. mezinárodní vinařský
veletrhveletrh
Záštita: MZe ČR, PK ČR, SZIF ČR
Odborná garance: odborné asociace jednotlivých oborůOdborná garance: odborné asociace jednotlivých oborů
5
1.A Základní charakteristika
Délka veletrhuDélka veletrhu
obvykle 2 - 5 dní podle velikosti a typu akce
podle cílové skupiny návštěvníků ne/zahrnuje
víkendové dny (Trade, Public)
Termín konání veletrhu (vč. dnů v týdnu)Termín konání veletrhu (vč. dnů v týdnu)
stanovuje se na dva roky dopředu
vychází ze zvyklostí a historievychází ze zvyklostí a historie
upravuje se podle svátků v ČR i EU a podle
konkurenčních veletrhů v tuzemsku a zahraničí
reflektuje možnosti kalendáře BVVreflektuje možnosti kalendáře BVV
6
1.B Vystavovatelé
Plán počtu vystavovatelů a rozsahPlán počtu vystavovatelů a rozsah
výstavní plochy + výběr pavilonů
historie ­ z minulých ročníkůhistorie ­ z minulých ročníků
rychlost vývoje v odvětví ­ např. vývoj technologie
výroby je pomalejší ­ firmám stačí vystavovat novinkyvýroby je pomalejší ­ firmám stačí vystavovat novinky
1 x ročně, nebo dokonce ve dvou- a víceleté periodicitě,
naopak módní trendy se mění velice rychle, proto senaopak módní trendy se mění velice rychle, proto se
veletrhy módy konají 2x ročně
situace v odvětví ­ rozsah a úspěšnost akce je závislá
na situaci v odvětví ­ veletrh je zrcadlem dané branžena situaci v odvětví ­ veletrh je zrcadlem dané branže
konkurenční akce ve spádovém teritoriu
Příklad:Příklad:
- plocha potravinářských veletrhů SALIMA 2008 = 23.000 m2
- 1.056 firem- 1.056 firem
- obsazeno 10 pavilonů brněnského výstaviště
7
1.C Návštěvníci
Plán návštěvnostiPlán návštěvnosti
počet návštěvníků, prognóza na každý den
veletrhuveletrhu
Cílové skupiny (segmentace dle odbornosti
a kompetencí)a kompetencí)
Stanovení dnů pro odborníky B2BStanovení dnů pro odborníky B2B
a event. pro laickou veřejnost B2C
8
Cílové skupiny návštěvníků
>>> Základní rozdělení <<<>>> Základní rozdělení <<<
B2B ­ business to business
B2C ­ business to customersB2C ­ business to customers
B2B ­ business to businessB2B ­ business to business
odborník z potravinářského průmyslu (výroba potravin, potravinářské
a obalové technologie, pekařské a mlynářské produkty a technologie,a obalové technologie, pekařské a mlynářské produkty a technologie,
vinařské technologie a vína)
segment HORECA (vybavení a zařízení)
nákupčí, zástupce velkoobchodu, maloobchodunákupčí, zástupce velkoobchodu, maloobchodu
na veletrhu SALIMA tvoří 80% návštěvníků
B2C ­ business to customersB2C ­ business to customers
student VŠ, SŠ
návštěvník se zájmem o potraviny obecněnávštěvník se zájmem o potraviny obecně
na veletrhu SALIMA tvoří 20% návštěvníků
9
SALIMA - direct marketing na
návštěvníkynávštěvníky
Segmentovaná komunikace dle oborůSegmentovaná komunikace dle oborů
Potraviny - Potravinářské technologie ­ MBK - Inteco ­ VINEX ­
Obaly a balicí technologie ­ RETAIL - HORECA ­ ostatníObaly a balicí technologie ­ RETAIL - HORECA ­ ostatní
Decision makers na pozicích
Individuální podnikatel - Majitel, spolumajitel firmy- Člen vrcholového
vedení - Vedoucí ­ Specialista
Direct marketing na celkem 65.000 kontaktůDirect marketing na celkem 65.000 kontaktů
Zdrojové odborné databáze ­ REGINA, ostatníZdrojové odborné databáze ­ REGINA, ostatní
* ČR - 45.000
* Slovensko ­ 10.000ˇ Slovensko ­ 10.000
* Ostatní zahraničí ­ 10.000
10
SALIMA ­ direct mailing na návštěvníky
- případová studie- případová studie
Před veletrhemPřed veletrhem
Srpen 2007 - příloha k Check-in ­ žádost o vyznačení cílových skupin návštěvníků. Cíl: získat
info o cílových skupinách, o které mají zájem vystavovatelé
Říjen 2007 - obeslání návštěvníků s žádostí o vyznačení oborů, o které mají zájem. Cíl: získatŘíjen 2007 - obeslání návštěvníků s žádostí o vyznačení oborů, o které mají zájem. Cíl: získat
argumenty pro akvizici vystavovatelů
Listopad 2007 (druhá info) ­ obeslání ZZ a CzechTrade s informací o výsledcích průzkumu
ohledně cílových skupin návštěvníků. Cíl: Dát argumenty pro akvizici zahraničníchohledně cílových skupin návštěvníků. Cíl: Dát argumenty pro akvizici zahraničních
návštěvníků ­ potenciálních účastníků BUSSINESS POINT. (První obecné zadání na ZZ a
CzechTrade bylo provedeno v červenci 2007)
Zpracování db návštěvníků z různých zdrojů (REGINA, Albertina atd.)
Segmentace cílových skupin návštěvníků ­ do 10 skupin. Pro každou skupinu připraven dopisSegmentace cílových skupin návštěvníků ­ do 10 skupin. Pro každou skupinu připraven dopis
s argumenty zajímajícími jen tuto skupinu (+ přiložen prospekt). Cíl: poskytnout cílové skupině
informace a data, které ji zajímají ­ nezatěžovat ji nepodstatnými informacemi
Do zahraničí - universální dopis v A,N a R. Cíl: získat k návštěvě zahraniční odborníkyDo zahraničí - universální dopis v A,N a R. Cíl: získat k návštěvě zahraniční odborníky
Pro Slovensko byly upraveny dopisy zástupce. Cíl: získat návštěvníky a nabídnout jim
možnost organizované dopravy do Brna (autobusy). U Slovenska a Rakouska byl navíc
připraven bonusový program pro VIP návštěvníkypřipraven bonusový program pro VIP návštěvníky
Po skončení veletrhu
poděkovat návštěvníkům za návštěvu. Cíl: trvalý kontakt s ,,věrným" odborným návštěvníkem
zjistit z REGINA, kteří návštěvníci oproti 2006 nepřišli a pomocí jednoduchého dotazníkuzjistit z REGINA, kteří návštěvníci oproti 2006 nepřišli a pomocí jednoduchého dotazníku
ověřit důvody neúčasti. Cíl: zapracovat připomínky do koncepce veletrhu
11
1.D Rozpočet
Základní rozdělení rozpočtu:Základní rozdělení rozpočtu:
obchodní úsek - náklady obchodního týmu naobchodní úsek - náklady obchodního týmu na
získání zákazníků + výnosy
technický úsek - technické zabezpečení, provoztechnický úsek - technické zabezpečení, provoz
areálu
PR a reklama - náklady na propagaci (print,
outdoor, media)
úsek realizace - výstavba expozic
Dle požadavku organizátora na detailní členění
rozpočtu je možno rozlišit až ca 200 položek!rozpočtu je možno rozlišit až ca 200 položek!
12
Náklady obchodního úseku
Tiskoviny akcí (vystavovatel)Tiskoviny akcí (vystavovatel)
Zápis databází
Cestovné
Reklamní předměty, cateringReklamní předměty, catering
Kopírování, poštovné, ochranné známky
Doprovodný program
Zahraniční zástupci - provizeZahraniční zástupci - provize
Konferenční činnost, tlumočení, překlady
...
13
Náklady technického úseku
Úklidové a čistící práceÚklidové a čistící práce
Ostraha
Manipulační práce
Prádelna, čistírnaPrádelna, čistírna
Odpady
Provoz WC a šaten
Instalopráce, elektropráceInstalopráce, elektropráce
Výtahy, eskalátory, topení
Výstavářské práce
..........
14
Náklady na public relations a reklamu
Tiskoviny akcí (návštěvníci)Tiskoviny akcí (návštěvníci)
Reklamní předměty pro novináře
Kopírování, poštovné
FotoslužbyFotoslužby
Internet
Placené články, publicita
Reklama (tištěná, outdoor, media) v ČR aReklama (tištěná, outdoor, media) v ČR a
zahraničí
Provoz tiskového střediskaProvoz tiskového střediska
15
Výnosy
Registrační poplatkyRegistrační poplatky
Pronájem výstavní plochy
Vstupné, katalogy
2. Příprava a organizace2. Příprava a organizace
veletrhuveletrhu
Pozn.: v přednášce uvádíme harmonogram přípravy veletrhuPozn.: v přednášce uvádíme harmonogram přípravy veletrhu
s jednoletou periodicitou
17
Veletržní tým
Ředitel projektuŘeditel projektu
Manažer
PR a reklamy
Vedoucí manažer
realizace
Marketingový
specialista
tvorba reklamní
kampaně,
komunikuje s médii,
zajišťuje výstavbu
stánků a služby
vystavovatelům
sleduje vývoj
jednotlivých oborů,
konkurenci, vytváří
argumenty a inovuje
komunikuje s médii,
je mluvčím projektu
vystavovatelům konkurenci, vytváří
argumenty a inovuje
koncepci veletrhu
Manažer doprovodného
programu
Tým obchodníků
programu
hledá atraktivní témata a
podobu programu, tvoří
koncepci DP, komunikuje
práce s vystavovateli - nábor,
umísťování do pavilonů, kontakt
se zástupci v zahraničí apod.
koncepci DP, komunikuje
s partnery DP apod. se zástupci v zahraničí apod.
18
Co dělá obchodní tým
Vyhodnocení posledního ročníku veletrhuVyhodnocení posledního ročníku veletrhu
Tvorba koncepce veletrhu
Tvorba databáze firem
12 ­ 9
měsíců
Tvorba databáze firem
zdroje kontaktů: interní databáze BVV ­
REGINA, asociace a sdružení, internet,
měsíců
před
veletrhem REGINA, asociace a sdružení, internet,
placené databáze ­ např. Albertina, kontakty
z odborných časopisů, zahraničních veletrhů
veletrhem
Tvorba tiskovin ­ náborové materiály
Firmám z databází se posílá CHECK - IN =Firmám z databází se posílá CHECK - IN =
náborový materiál s přihláškou k účasti na
veletrhu
9 ­ 7
měsíců veletrhuměsíců
19
Co dělá obchodní tým
Obchodníci komunikují s firmami = náborObchodníci komunikují s firmami = nábor
Druhy komunikace se zákazníkem:
osobní setkání
7 ­ 5
měsíců osobní setkání
telemarketing
hromadná komunikace (newslettery, faxy, maily,
měsíců
hromadná komunikace (newslettery, faxy, maily,
dopisy, check-in)
vyhodnocení náboru vystavovatelů6 měsíců vyhodnocení náboru vystavovatelů
dodatečný nábor vystavovatelů, telemarketing
6 měsíců
5 ­ 4 dodatečný nábor vystavovatelů, telemarketing
apod.
umísťování do pavilonů ­ provádí se na základě
5 ­ 4
měsíce
4 ­ 1 umísťování do pavilonů ­ provádí se na základě
oborů, důležitosti klienta, historie a zvyklostí
potvrzování účasti vystavovatelů ­ MOVE - IN
4 ­ 1
měsíc
potvrzování účasti vystavovatelů ­ MOVE - IN
20
Co dělá manažer PR a reklamy
všem vystavovatelům a novinářům posílávšem vystavovatelům a novinářům posílá
závěrečnou zprávu s vyhodnocením akce
z průzkumů a s odpovědním faxem, kterým
zjišťuje zájem firem o příští ročníkzjišťuje zájem firem o příští ročník
zajistí mediální partnerství s odbornými
časopisy a po celý rok informuje o novinkách
12 ­ 9
měsíců časopisy a po celý rok informuje o novinkách
a přípravě veletrhu
vytváří obsahovou stránku webu veletrhu ­
měsíců
před
veletrhem
průběžně po celý rok
tvoří databázi kontaktů (většinou novinářů, ale
i odborných návštěvníků), kterou průběžně
veletrhem
i odborných návštěvníků), kterou průběžně
informuje o novinkách a přípravě veletrhu
začíná kampaň na vystavovatele (inzeráty
s výzvou k účasti, komunikace cenového
zvýhodnění včasného přihlášení)
9 ­ 6
měsíců zvýhodnění včasného přihlášení)měsíců
21
Co dělá manažer PR a reklamy
Probíhá kampaň podporující nábor
5 ­ 3
Probíhá kampaň podporující nábor
vystavovatelů (inzerce motivující firmy
z méně zastoupených oborů, speciální
nabídky)
5 ­ 3
měsíce
nabídky)
začíná návštěvnická kampaň ­ předevšímzačíná návštěvnická kampaň ­ především
týdeníky a měsíčníky
vrcholí kampaň na návštěvníky (deníky,
6 týdnů
vrcholí kampaň na návštěvníky (deníky,
rozhlas, TV)
tiskové konference ­ většinou v Praze, Brně,tiskové konference ­ většinou v Praze, Brně,
Bratislavě, některých krajských městech a v
zahraničí (Vídeň, Budapešť)
14 dní
zahraničí (Vídeň, Budapešť)
22
Doprovodný program
je nedílnou součástí přípravy na veletrh a jehoje nedílnou součástí přípravy na veletrh a jeho
celkové koncepce
měl by kopírovat současné vývojové trendy oboruměl by kopírovat současné vývojové trendy oboru
Cíl: vzbudit pozornost cílových skupin
Odborná veřejnost ­ tematické konference, odbornéOdborná veřejnost ­ tematické konference, odborné
semináře, kontraktační akce
Obchodní partneři, vystavovatelé, VIP hosté ­Obchodní partneři, vystavovatelé, VIP hosté ­
společenské večírky, koktejl party
Novináři ­ tiskové konference, přednášky
Laická veřejnost ­ videoprojekce, soutěže, ankety,
taneční, hudební show
23
Příklad doprovodného programu
MEZINÁRODNÍ
KONFERENCEKONFERENCE
24
Příklad doprovodného programu
FOOD FORUM
Mezinárodní konference
BUDOUCNOST EVROPSKÉHO TRHU S POTRAVINAMI
Témata:Témata:
Společná zemědělská politika ve vazbě na globální trh
potravinpotravin
Bezpečnost a kvalita potravin z hlediska krizových situací a
obnovení důvěry spotřebitele
Na konferenci přítomni
ministři zemědělství a potravinářství z 11 evropských zemíministři zemědělství a potravinářství z 11 evropských zemí
Kongresová hala Holiday InnKongresová hala Holiday Inn
25
Jak vzniká konference
Výběr vhodného tématu ­ cíl: motivaceVýběr vhodného tématu ­ cíl: motivace
návštěvníků k návštěvě veletrhu
Získání kontaktu na odborníka z oboru, honorářZískání kontaktu na odborníka z oboru, honorář
Zajištění prostoru-sálu, techniky, event. tlumočení
Zařazení do doprovodného programu, tiskZařazení do doprovodného programu, tisk
pozvánek, rozsev na návštěvníky
3. Průběh veletrhu3. Průběh veletrhu
z pohledu obchodníka
z pohledu manažera doprovodného programu
z pohledu manažera PR a reklamyz pohledu manažera PR a reklamy
27
Průběh veletrhu
Obchodní manažerObchodní manažerObchodní manažerObchodní manažer
setkává se se zákazníky (vystavovateli) a
zjišťuje jejich potřeby a názory na veletrhzjišťuje jejich potřeby a názory na veletrh
řeší případné nedostatkyřeší případné nedostatky
provádí areálem VIP hostyprovádí areálem VIP hosty
Jiří Škrla - generální ředitel a.s. Veletrhy Brno a MarkosJiří Škrla - generální ředitel a.s. Veletrhy Brno a Markos
Kyprianou - komisař EU pro zdraví a ochranu
spotřebitele na veletrhu SALIMA 2006
28
Průběh veletrhu
Manažer doprovodného programuManažer doprovodného programuManažer doprovodného programuManažer doprovodného programu
koordinuje doprovodný program
koordinuje soutěže, seminářekoordinuje soutěže, semináře
spolupracuje s PR manažerem = publicita
doprovodného programudoprovodného programu
lobbying VIP návštěvníků doprovodného
programu
zajišťuje fotodokumentaci programuzajišťuje fotodokumentaci programu
zajišťuje plnění pro sponzory DP
29
Průběh veletrhu
Manažer public relations a reklamyManažer public relations a reklamyManažer public relations a reklamyManažer public relations a reklamy
setkává se s novináři, poskytuje rozhovory
médiímmédiím
koordinuje tým externích dopisovatelů a
fotografůfotografů
koordinuje online zpravodajství o veletrhu
každý den tvoří bulletiny se zprávami pro
vystavovatele a novináře
organizuje tiskové konference pro vystavovatele
4. Vyhodnocení veletrhu4. Vyhodnocení veletrhu
vyhodnocení jednání s vystavovateli
vyhodnocení práce jednotlivých členů týmu
bilance: statistiky,ekonomické ukazatelebilance: statistiky,ekonomické ukazatele
výsledky z průzkumů vystavovatelů a návštěvníků
vytvoření koncepce nového ročníkuvytvoření koncepce nového ročníku
31
Jednání s vystavovateli a průzkumy
Face to face rozhovory managementu a členů týmuFace to face rozhovory managementu a členů týmu
Průzkumy ,,ad hoc" marketingových specialistůPrůzkumy ,,ad hoc" marketingových specialistů
k zadaným tématům (např. nové oborové
uspořádání, jiný termín..)uspořádání, jiný termín..)
Průzkumy ESF MU ­ standardizované dotazníky pro
všechny projekty ­ možnost zařazení specifických
otázek k projektuotázek k projektu
Zpětná vazba = zpracování souhrnného přehledu +
zapracování připomínek vystavovatelů do novézapracování připomínek vystavovatelů do nové
koncepce
32
Hodnocení veletrhu a bilance
Hodnotící materiály pro management společnostiHodnotící materiály pro management společnosti
Příprava podkladů pro audit statistických údajůPříprava podkladů pro audit statistických údajů
Ekonomika ­ vyhodnocení ukazatelů plánu,Ekonomika ­ vyhodnocení ukazatelů plánu,
zdůvodnění rozdílů oproti plánu
A jsme zase na začátkuA jsme zase na začátku
Plánování veletrhu ....
Koncepce .....
Děkuji za pozornostDěkuji za pozornost