ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Doc. Ing. Ivan Hálek, CSc Ing. Petr Smutný,PhD CO JE TO ŘÍZENÍ PROJEKTŮ n Je to vysoce účinný nástroj řízení tvorby hodnoty – konkrétního výsledku v době rychlých změn– za rizika a nejistoty n Má ucelený charakter – umožňuje řídit tvorbu hodnoty od začátku až do konce n Vychází z nápadu - záměru, užívá plánu a umožňuje realizaci jedinečného výsledku n Umožňuje dosáhnout požadované kvality výstupu s minimálními náklady, v nejkratším čase s týmovou organizační strukturou v proměnlivém prostředí CO JE TO PROJEKT PROJEKT JE Prostorově a časově ohraničený soubor technologicky a organizačně souvisejících činností, jehož účelem je dosažení: n stanoveného cíle (kvality) při zadaném n čase, n zdrojích a nákladech ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI PROJEKTŮ n Zadaný (objednaný) zadavatelem ve prospěch vlastníka – zadavatele, investora n Založený na stavební dokumentaci n Organizovaný a realizovaný zhotovitelem a dalšími podzhotoviteli n Vždy se jedná o jedinečné, více neopakované dílo ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Je soubor postupů, nástrojů a metod, použitých pro vytvoření konkrétního jedinečného výsledku při respektování n Věcných souvislostí – technologických vazeb mezi jednotlivými činnostmi n Organizačních souvislostí – volby podzhotovitelů podle jejich schopností, dovedností a vybavenosti n Časových souvislostí – začátku projektu, délek trvání činností, a konce projektu n Finančních souvislostí – nákladů na zdroje, činnosti a jejich změny ZÁKLADNA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Řízení projektů je jedinečný sled aktivit a úkolů, který má vlastnosti tzv. torjimperativu: l Je dán specifický cíl; l Je definována časová omezení působnosti; l Je stanoven rámec pro čerpání zdrojů na realizaci. Překážky splnění podmínek trojimperativu - kvalita n Problémy s provedením (kvalitou) l špatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem; l příliš ambiciózní výchozí předpoklady; l chyby dodavatele při plánování či realizaci. Překážky splnění podmínek trojimperativu- čas n Problémy s časem l nedostatek zdrojů; l nadměrný důraz na kvalitu provedení. Překážky splnění podmínek trojimperativu- náklady n Problémy s náklady l „soutěž lhářů“ l důsledek řešení časových skluzů; l příliš optimistické počáteční odhady; l chyby při kalkulaci; ODLIŠNOSTI ŘÍZENÍ PROJEKTŮ OD KLASICKÉHO ŘÍZENÍ n Řízení projektů se liší od řízení v systémech se stálými strukturami v l Dočasnosti organizační struktury l Specifičnosti cíle a uplatnění metod l Přidělování zdrojů podle konkrétních potřeb daného projektu. VÝHODY ŘÍZENÍ PROJEKTŮ n Důsledné přiřazení odpovědnosti ve všech fázích projektu; n Zdroje jsou přidělovány a uvolňovány podle potřeby => flexibilita; n Vytváří podmínky pro sledování skutečného průběhu realizace projektu oproti plánu; n Uplatnění systémového přístupu ve všech fázích návrhu i realizace projektu. RIZIKA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ n nutnost plánovat a oceňovat jednotlivé činnosti v předstihu před jejich realizací n v průběhu realizace se objevují nepředvídatelné překážky n specifické požadavky zákazníků se často objevují až v průběhu realizace; n nutnost častých organizačních změn v průběhu realizace projektu DRUHY PROJEKTŮ PODLE VÝSLEDKU PROJEKTU n Budovy n Zařízení, výrobní provozy n Komplexy infrastruktury, energetická síť, n Akce – sportovní utkání, výstavy n Výzkumné a vývojové úkoly PODLE OBLASTI VYUŽITÍ n Vnější – neopakované vytvoření produktu pro zákazníka, dodavatele, odběratele n Vnitřní – pro zlepšení vlastností produktu nebo jeho vytváření ve vlastní firmě PROJEKT JAKO PROCES ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU Mezi začátkem a koncem prochází projekt různými fázemi nazývanými fáze životního cyklu projektu: n Koncepční - iniciační – vede ke vzniku a zahájení projektu n Plánovací – v ní se definují cíle a výběr nejlepší varianty dosažení cíle projektu n Realizační – v jejím průběhu se koordinují lidské a další zdroje pro uskutečnění plánu a současně se monitoruje postup a odchylky od plánu aby mohly být učiněny kroky k nápravě n Předávací – závěrečná, ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU PRŮBĚH DÍLČÍCH PROCESŮ V PROJEKTU STANOVENÍ CÍLŮ PROJEKTU n cíl projektu = nová hodnota, která je výsledkem projektu n S.M.A.R.T. (Specicic, Measurable, Assignable, Realistic, Time-bound) => kritéria dosažení úspěchu n zakládací listina projektu l formalizuje existenci projektu l přiděluje manažerovi projektu pravomoci pro použití zdrojů l definuje odpovědnost manažera za naplnění požadavků projektu NÁKLADY PROJEKTU n předběžný rozpočet projektu =>stanovení ceny projektu n cena z pohledu dodavatele = náklady + zisk n cena z pohledu zákazníka = rozhodování o návratnosti n cenové strategie l strategie nejnižší nabídky l c. s. často leží mimo odpovědnost proj. manažera =>podklad pro uzavření kontraktu mezi zákazníkem a dodavatelem – hlavním zhotovitelem ZPŮSOB POŘÍZENÍ Z HLEDISKA DODAVATELE PROJEKTU – HLAVNÍHO ZHOTOVITELE n nákup činností vs. vlastní realizace l pořizovací náklady l kapacity pro realizaci l organizační nároky l rizika změn UZAVŘENÍ KONTRAKTU MEZI HLAVNÍM ZHOTOVITELEM A PODZHOTOVITELi n dohoda o provedení určitého pracovního výkonu nebo o dodávce produktu /služby n kontrakty založené na nákladových cenách l prokázané náklady + proměnná částka l netlačí dodavatele ke snižování nákladů l zákazník musí mít silné kontrolní pravomoci n kontrakty založené na pevné ceně l cena zahrnuje i přiměřenou rezervu l často bývá doplněna o cílovou odměnu PLÁNOVACÍ FÁZE PROJEKTU Plánovací fáze spočívá v detailním stanovení postupu, vyjádřeném: n Sledem jednotlivých činností a jejich vzájemných vazeb n Stanovením časů realizace a požadavků na zdroje n Návrhem rozpočtu a peněžních toků n Vyjádřením projektu vhodným modelem - například Ganttovým diagramem (uplatněním síťové analýzy) n Výběrem vhodných dodavatelů n Přípravou a uzavíráním smluv s dodavateli PLÁNOVÁNÍ PROJEKTU CO JE TŘEBA PLÁNOVAT ? n technologii a metody n zdroje n náklady n čas PODROBNÝ ROZPIS PRACÍ n vychází z definice předmětu projektu n rozepisuje požadovaný produkt do logické hierarchie úloh (činností) n je důležitým východiskem pro řízení všech tří složek trojimperativu Þ rozpis úseků práce (kdo co dělá?) Þ časový rozvrh projektu (kdy?) Þ plán čerpání nákladů (rozpočet) PLÁNOVÁNÍ ČASU n definuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat. n nástroje: l úsečkové grafy (Ganntův diagam) + přehlednost + jednoduchost konstrukce - neukazují závislosti mezi úkoly (činnostmi) - změna v délce jedné činnosti se (automaticky) nepromítne do zbývající části hramonogramu l síťové grafy n P.E.R.T. – dobu trvání stanovují na základě optimistických realistických a pesimistických variant odhadů trvání činností. n G.E.R.T – zdokonalení metody PERT n C.P.M. – založena na analýze tzv. kritické cesty = nejdelšího sledu úkolů, který neobsahuje žádné časové rezervy. + souhrnně prezentují souvislosti + umožňují hledat alternativy + mají definovanou kritickou cestu - složitost - nepřehlednost ROZPOČET PROJEKTU n časově fázový plán reprezentovaný peněžními nebo pracovními jednotkami. n plán čerpání zdrojů: l v celkovém souhrnu l v rozpisu do detailních položek l v časovém fázování podle předpokladu postupu čerpání n metody: viz specializované předměty ALOKACE ZDROJŮ n důvody l umožňuje dlouhodobě efektivní využití zdrojů l zamezí konfliktu při použití konkrétního zdroje n kompromis mezi časem a náklady l metoda uhlazení použití zdrojů – vyhladí špičky využití pracovních sil v dílčích úsecích => ovlivňuje délku projektu l metoda umístění zdrojů – hledá nejkratší možnou kritickou cestu vzhledem k limitovaným zdrojům. REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU Realizační fáze projektu zpravidla vyžaduje největší úsilí a největší náklady. Spočívá v řízení a kontrole projektovaných prací. n Řízení probíhá v reálném čase podle plánu n Kontrolují se odchylky od plánu způsobené nepředvídatelnými rušivými vlivy, ale také chybami v koncepční fázi projektu n Na základě odchylek v čase, nákladech či kvalitě se přijímají korekční opatření. Problémem řízení realizační fáze je skutečnost, že odchylky jsou na sobě vzájemně závislé a korekce času, nákladů a kvality představují optimalizační úlohu DRUHY ZÁJMOVÝCH SUBJEKTŮ K nejdůležitějším z nich patří: n Zákazník – objednavatel (uživatel) výstupu n Investor – poskytuje finanční zdroje na projekt n Zhotovitel – odpovědný za vytvoření díla/projektu n Projektový manažér – zodpovědný za realizaci projektu na operativní úrovni n Členové projektového týmu – pracovníci n Vládní instituce, nevládní organizace, místní správa n Jednotliví občané ZHOTOVITEL DELEGUJE PROJEKTOVÉHO MANAŽERA Projektový manažer je nejdůležitější osobou, která odpovídá za celý projekt. Vhodná osoba pro funkci manažera je ta, která má n Znalosti o řízení projektů – má vlastnosti manažera n Má odborné znalosti – má vlastnosti experta n Umí pracovat s týmy, vést lidi – má vlastnosti lídra n Je motivována dotahovat věci do konce MANAŽER SESTAVUJE PROJEKTOVÝ TÝM Projektový tým – sehraný tým pracovníků s minimálními konfliktními vztahy, zaměřený a motivovaný dosáhnout cíle projektu. n Tým musí být motivován na dosažení cíle n V týmu musí být vytvořena atmosféra důvěry a odhodlání dosáhnout očekávaného výsledku n Členové týmu musí mít možnost projevit svůj názor - týmově analyzovat a řešit problémy KONTROLA PRŮBĚHU PROJEKTU KONTROLA PRŮBĚHU PROJEKTU n je součástí řízení projektu n probíhá ve všech třech dimenzích trojimperativu l kontrola provedení (kvality) l kontrola časového postupu prací l kontrola čerpání nákladů PŘEDÁVACÍ FÁZE PROJEKTU n Závěrečná, předávací fáze - ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli n Hodnocení průběhu projektu ! l naplnění cílů l hodnocení kvality výstupu i procesů l kvantifikace rizik, která nastala (odhad možného opakování) n Akceptace = schválení výstupů projektu Děkuji za pozornost