Poradenský proces - Diagnóza Eva Švandová Cíl diagnózy n zkoumání problému n identifikace faktorů a sil, které problém způsobují, n příprava všech potřebných informací pro rozhodnutí, jak orientovat práci k vyřešení problému n důkladné prověření důležitých vztahů mezi daným problémem, globálními cíli a výkonovými výsledky dosaženými zadavatelskou organizací, n zjistit zákazníkův potenciál k provedení změn a efektivnímu vyřešení problému Podniková diagnostika n je vědní disciplínou n Diagnóza = poznání, rozpoznání, stanovení, určení X n Diagnostika = nauka o rozpoznávání a jeho metodách n Terapeutika podniku je nauka o způsobech léčení podnikových bolestí i nemocí, n Kent a Gannt definovali 7 podnikových mikrobů: q 1. přeceňování vlastních schopností, q 2. přehnaná ctižádostivost, q 3. těžkopádnost, q 4. lehkomyslnost, q 5. nedostatek vytrvalosti, q 6. tvrdohlavost, q 7. protekcionářství n KENT, W.; GANNT, H. L. Investigating an Industry: A Scientific Diagnosis of the Diseases of Management. New York : John Wiley and Sons, 1914. Diagnostika podniku založená na poznatcích medicíny n Třídění podnikových nemocí podle vývojové fáze podniku q dětské nemoci q nemoci středního věku q nemoci stáří n Třídění podnikových nemocí dle příčin jejich vzniku q krize v důsledku nedostatku zdrojů q krize účelnosti na výstupu q poruchy činnosti funkčních útvarů podniku n Třídění dle zdroje příčin jejich vzniku q způsobené vnitřními vlivy q způsobené vnějšími vlivy Diagnostická činnost n definice rámce a vymezení nezbytných faktů n zjišťování faktického stavu n analýza fakt n zpětná vazby zákazníka Koncepční rámec diagnózy n „přeformulování“ problému n zjistit: q problém q příčiny problému q další podstatné vztahy q zákazníkův potenciál řešit problém q možné směry další akce Problém n typy problému: Ø korektivní Ø progresivní Ø tvůrčí n dimenze problému: Ø podstata Ø organizační nebo fyzické umístění Ø „vlastnictví“ problému Ø absolutní a relativní rozsah Ø časová perspektiva Ø zpět Strukturování podniku pro potřeby diagnostiky n model tří oblastí q primární oblast q sekundární oblast q terciární oblast n model dvou oblastí q operační komponenty q administrativně řídící komponenty n model pěti oblastí q operační jádro q operační podpora q organizační podpora q top management q middle management Vymezení nezbytných faktů n plán na shromažďování dat n vymezení obsahu údajů n s jakou mírou podrobnosti n za jaký časový úsek budou data zkoumána n šíře záběru získávaných dat n organizace a uspořádání údajů Zjišťování faktického stavu n zdroje faktů q záznamy q události a podmínky q vzpomínky n problémy při vyhledávání zaznamenaných dat n metody k získávání informací q pozorování q zvláštní zpráva q dotazníky q setkání k shromažďování dat q průzkumy postoje zaměstnanců q odhady Informace získávané pozorováním q plán továrny, skladů a kanceláří; q tok operací, materiálů a lidí; q pracovní metody; q pracovní tempo a disciplína; q pracovní podmínky; q postoje a chování vyšších a středních řídících pracovníků, mistrů, štábních specialistů a dělníků; q mezilidské a meziskupinové vztahy Analýza faktů n editace údajů n klasifikace dat dle kritérií (dle času, místa, odpovědnosti, struktury, ovlivňujících faktorů) n analýza dat Analýza dat n statistické metody n matematické modelování n grafické techniky n cílem je určení vztahů, proporcí a trendů, definovat vztahy, které jsou významné a nikoliv nahodilé n podílové ukazatele – vyjádření vztahů Zpětná vazba na klienta n Poskytuje informace, které mohou: q sdělit mu něco nového a významného o jeho organizaci; q informovat jej o přístupu, který zvolil poradce, a dosaženém pokroku; q zvýšit aktivní podíl klienta na řešení úkolu; q pomoci poradci setrvat ve správném směru nebo, v případě nutnosti, změnit orientaci zkoumání. Kauzální analýza n zjistit vztahy mezi podmínkami a událostmi n poskytuje klíč k plánování změny a zlepšení n Postup kauzální analýzy: q popis problému (identita, lokalizace, čas, rozsah) q vydělení jedinečných rysů problému q specifikace pravděpodobných příčin problému q testování příčin a jejich verifikace další metody: n kauzální řetězec n strom kauzálních vztahů n Ishikawův diagram – „rybí kost“ n kauzální diagnóza n Paretova analýza Strom kauzálních vztahů n Snížení tržeb je způsobeno q Poklesem cen n Růst konkurence n Vysoké zásoby na skladě q Změna nákupčího q Změna systému objednávek q Nižší poptávkou n Růst konkurence n Pokles kvality q Nový dodavatel q Nekvalitní technologie n Pokles kupní síly obyvatelstva q Hospodářská krize q Poklesem výroby n Porucha výrobního zařízení Stanovení kauzálního řetězce od posuzovaného následku k primární příčině zákazník zrušil kontrakt zboží nebylo dodáno v prodejním oddělení není objednávka prodejce nezaslal písemnou objednávku prodejce neznal svoje povinnosti prodejce je špatně seznámen s náplní své funkce prodejce je synovcem ředitele podniku Diagram příčin a následků n Ishikawův diagram, Cause-effect diagram, metoda rybí kost n Postup tvorby: • Nakreslit páteř ryby s problémem • Nakreslit kosti – možné příčiny • Ohodnotit váhami • Použít Pareto analýzu Kauzální diagnóza n Je třeba zaznamenat všechny změny (jevy), ke kterým došlo n U každého jevu pak zjišťujeme, zda je či není příčinou dalších jevů Postup: n Sepsat jevy do řádků a do sloupců n Vepsat do tabulky jedničku, jeli jev v řádku příčinou jevu ve sloupci n Součet v řádcích – příčinnost (P) n Součet ve sloupcích – následnost (N) n Ukazatel kauzality – N-P (N > 0, N <0) n Ukazatel centrality – N+P (důležitost) n Pokles tržeb n Růst konkurence n Pokles kvality n Změna dodavatele surovin n Změna dodavatele zařízení n Pokles výroby n zpět Metody kreativního myšlení Kreativní postup řešení • Definice problému – je, má být, kritéria • Analýza, sběr informací, tvorba variant řešení • inkubace, odstup od myšlenek • nelezení nového řešení • implementace Metody kreativního myšlení n intuitivní metody tvořivého myšlení q cílem je nahromadit co nejvíce nápadů q brainstorming q synektika q delfská metoda q metoda 6 klobouků n systematické metody tvořivého myšlení q metoda morfologické analýzy q metoda kinematického obrácení q metoda porovnávání funkcí q metoda stromu významnosti Brainstorming n důležitá definice problému n diskuse s odloženým hodnocením q zákaz kritiky q kvantita nad kvalitou q rozvíjení návrhů q rovnost účastníků n obdobou je brainwriting q 6 osob 3 způsoby řešení v 5 kolech q vysoká efektivnost – 15 – 20 % úspěšných návrhů Synektika n W.J.J. Gordon n hledání analogií, ne volné asociace n využití hlavně při vývoji nových produktů n přímá analogie, osobní analogie, fantastická analogie, symbolická analogie n z oblastí biologie, historie, technika, společnost, politika, ekonomika Metoda šesti myslících klobouků n zhodnocení již navržených řešení n každý z účastníků je zastáncem pouze jedné role n role dána barvou klobouku q bílá q červená q černá q žlutá q zelená q modrá Morfologická analýza n analýza jednotlivých prvků problému n stanovení možných variant jednotlivých prvků n následná kombinace jednotlivých variant řešení jednotlivých prvků Děkuji za pozornost