titlemaster_med ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Doc. Ing. Ivan Hálek, CSc Ing. Petr Smutný,PhD CO JE TO ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nJe to vysoce účinný nástroj řízení tvorby hodnoty – konkrétního výsledku v době rychlých změn– za rizika a nejistoty n nMá ucelený charakter – umožňuje řídit tvorbu hodnoty od začátku až do konce n nVychází z nápadu - záměru, užívá plánu a umožňuje realizaci jedinečného výsledku n nUmožňuje dosáhnout požadované kvality výstupu s minimálními náklady, v nejkratším čase s týmovou organizační strukturou v proměnlivém prostředí CO JE TO PROJEKT nPROJEKT JE n nProstorově a časově ohraničený soubor technologicky a organizačně souvisejících činností, jehož účelem je dosažení: nstanoveného cíle (kvality) při zadaném nčase, nzdrojích a nákladech n n n n n n n n ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI PROJEKTŮ nZadaný (objednaný) zadavatelem ve prospěch vlastníka – zadavatele, investora n nZaložený na stavební dokumentaci n nOrganizovaný a realizovaný zhotovitelem a dalšími podzhotoviteli n nVždy se jedná o jedinečné, více neopakované dílo n ŘÍZENÍ PROJEKTŮ n nJe soubor postupů, nástrojů a metod, použitých pro vytvoření konkrétního jedinečného výsledku při respektování n nVěcných souvislostí – technologických vazeb mezi jednotlivými činnostmi n nOrganizačních souvislostí – volby podzhotovitelů podle jejich schopností, dovedností a vybavenosti n nČasových souvislostí – začátku projektu, délek trvání činností, a konce projektu n nFinančních souvislostí – nákladů na zdroje, činnosti a jejich změny n ZÁKLADNA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nŘízení projektů je jedinečný sled aktivit a úkolů, který má vlastnosti tzv. torjimperativu: lJe dán specifický cíl; lJe definována časová omezení působnosti; lJe stanoven rámec pro čerpání zdrojů na realizaci. n n r21 Překážky splnění podmínek trojimperativu - kvalita nProblémy s provedením (kvalitou) lšpatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem; lpříliš ambiciózní výchozí předpoklady; lchyby dodavatele při plánování či realizaci. n Překážky splnění podmínek trojimperativu- čas nProblémy s časem lnedostatek zdrojů; lnadměrný důraz na kvalitu provedení. n r23 Překážky splnění podmínek trojimperativu- náklady n nProblémy s náklady l„soutěž lhářů“ ldůsledek řešení časových skluzů; lpříliš optimistické počáteční odhady; lchyby při kalkulaci; n ODLIŠNOSTI ŘÍZENÍ PROJEKTŮ OD KLASICKÉHO ŘÍZENÍ nŘízení projektů se liší od řízení v systémech se stálými strukturami v lDočasnosti organizační struktury lSpecifičnosti cíle a uplatnění metod lPřidělování zdrojů podle konkrétních potřeb daného projektu. n VÝHODY ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nDůsledné přiřazení odpovědnosti ve všech fázích projektu; nZdroje jsou přidělovány a uvolňovány podle potřeby => flexibilita; nVytváří podmínky pro sledování skutečného průběhu realizace projektu oproti plánu; nUplatnění systémového přístupu ve všech fázích návrhu i realizace projektu. n RIZIKA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nnutnost plánovat a oceňovat jednotlivé činnosti v předstihu před jejich realizací nv průběhu realizace se objevují nepředvídatelné překážky nspecifické požadavky zákazníků se často objevují až v průběhu realizace; nnutnost častých organizačních změn v průběhu realizace projektu n DRUHY PROJEKTŮ nPODLE VÝSLEDKU PROJEKTU nBudovy nZařízení, výrobní provozy nKomplexy infrastruktury, energetická síť, nAkce – sportovní utkání, výstavy nVýzkumné a vývojové úkoly nPODLE OBLASTI VYUŽITÍ nVnější – neopakované vytvoření produktu pro zákazníka, dodavatele, odběratele nVnitřní – pro zlepšení vlastností produktu nebo jeho vytváření ve vlastní firmě PROJEKT JAKO PROCES s32 ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU nMezi začátkem a koncem prochází projekt různými fázemi nazývanými fáze životního cyklu projektu: nKoncepční - iniciační – vede ke vzniku a zahájení projektu nPlánovací – v ní se definují cíle a výběr nejlepší varianty dosažení cíle projektu nRealizační – v jejím průběhu se koordinují lidské a další zdroje pro uskutečnění plánu a současně se monitoruje postup a odchylky od plánu aby mohly být učiněny kroky k nápravě nPředávací – závěrečná, ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli n ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU s25 PRŮBĚH DÍLČÍCH PROCESŮ V PROJEKTU s35 STANOVENÍ CÍLŮ PROJEKTU ncíl projektu = nová hodnota, která je výsledkem projektu n nS.M.A.R.T. (Specicic, Measurable, Assignable, Realistic, Time-bound) n => kritéria dosažení úspěchu n nzakládací listina projektu lformalizuje existenci projektu lpřiděluje manažerovi projektu pravomoci pro použití zdrojů ldefinuje odpovědnost manažera za naplnění požadavků projektu n NÁKLADY PROJEKTU npředběžný rozpočet projektu n =>stanovení ceny projektu ncena z pohledu dodavatele = náklady + zisk ncena z pohledu zákazníka = rozhodování o návratnosti ncenové strategie lstrategie nejnižší nabídky lc. s. často leží mimo odpovědnost proj. manažera n =>podklad pro uzavření kontraktu mezi zákazníkem a dodavatelem – hlavním zhotovitelem n ZPŮSOB POŘÍZENÍ Z HLEDISKA DODAVATELE PROJEKTU – HLAVNÍHO ZHOTOVITELE nnákup činností vs. vlastní realizace lpořizovací náklady lkapacity pro realizaci lorganizační nároky lrizika změn n UZAVŘENÍ KONTRAKTU MEZI HLAVNÍM ZHOTOVITELEM A PODZHOTOVITELi ndohoda o provedení určitého pracovního výkonu nebo o dodávce produktu /služby nkontrakty založené na nákladových cenách lprokázané náklady + proměnná částka lnetlačí dodavatele ke snižování nákladů lzákazník musí mít silné kontrolní pravomoci nkontrakty založené na pevné ceně lcena zahrnuje i přiměřenou rezervu lčasto bývá doplněna o cílovou odměnu n PLÁNOVACÍ FÁZE PROJEKTU nPlánovací fáze spočívá v detailním stanovení postupu, nvyjádřeném: n nSledem jednotlivých činností a jejich vzájemných n vazeb nStanovením časů realizace a požadavků na zdroje nNávrhem rozpočtu a peněžních toků nVyjádřením projektu vhodným modelem - například n Ganttovým diagramem (uplatněním síťové analýzy) nVýběrem vhodných dodavatelů nPřípravou a uzavíráním smluv s dodavateli PLÁNOVÁNÍ PROJEKTU CO JE TŘEBA PLÁNOVAT ? ntechnologii a metody nzdroje nnáklady nčas n PODROBNÝ ROZPIS PRACÍ nvychází z definice předmětu projektu nrozepisuje požadovaný produkt do logické hierarchie úloh (činností) nje důležitým východiskem pro řízení všech tří složek trojimperativu Þrozpis úseků práce (kdo co dělá?) Þčasový rozvrh projektu (kdy?) Þplán čerpání nákladů (rozpočet) n PLÁNOVÁNÍ ČASU ndefinuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat. nnástroje: lúsečkové grafy (Ganntův diagam) n+ přehlednost n+ jednoduchost konstrukce n- neukazují závislosti mezi úkoly (činnostmi) n- změna v délce jedné činnosti se (automaticky) nepromítne do zbývající části hramonogramu lsíťové grafy nP.E.R.T. – dobu trvání stanovují na základě optimistických realistických a pesimistických variant odhadů trvání činností. nG.E.R.T – zdokonalení metody PERT nC.P.M. – založena na analýze tzv. kritické cesty = nejdelšího sledu úkolů, který neobsahuje žádné časové rezervy. n+ souhrnně prezentují souvislosti n+ umožňují hledat alternativy n+ mají definovanou kritickou cestu n- složitost n- nepřehlednost n ROZPOČET PROJEKTU nčasově fázový plán reprezentovaný peněžními nebo pracovními jednotkami. nplán čerpání zdrojů: lv celkovém souhrnu lv rozpisu do detailních položek lv časovém fázování podle předpokladu postupu čerpání nmetody: viz specializované předměty n ALOKACE ZDROJŮ ndůvody lumožňuje dlouhodobě efektivní využití zdrojů lzamezí konfliktu při použití konkrétního zdroje nkompromis mezi časem a náklady lmetoda uhlazení použití zdrojů – vyhladí špičky využití pracovních sil v dílčích úsecích => ovlivňuje délku projektu lmetoda umístění zdrojů – hledá nejkratší možnou kritickou cestu vzhledem k limitovaným zdrojům. n REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU nRealizační fáze projektu zpravidla vyžaduje největší núsilí a největší náklady. Spočívá v řízení a kontrole nprojektovaných prací. nŘízení probíhá v reálném čase podle plánu nKontrolují se odchylky od plánu způsobené n nepředvídatelnými rušivými vlivy, ale také chybami v koncepční fázi projektu nNa základě odchylek v čase, nákladech či kvalitě se přijímají korekční opatření. nProblémem řízení realizační fáze je skutečnost, že odchylky jsou na sobě vzájemně závislé a korekce času, nákladů a kvality představují optimalizační úlohu DRUHY ZÁJMOVÝCH SUBJEKTŮ nK nejdůležitějším z nich patří: nZákazník – objednavatel (uživatel) výstupu nInvestor – poskytuje finanční zdroje na projekt nZhotovitel – odpovědný za vytvoření díla/projektu nProjektový manažér – zodpovědný za realizaci projektu na operativní úrovni nČlenové projektového týmu – pracovníci nVládní instituce, nevládní organizace, místní správa nJednotliví občané n ZHOTOVITEL DELEGUJE PROJEKTOVÉHO MANAŽERA nProjektový manažer je nejdůležitější osobou, která odpovídá za celý projekt. n nVhodná osoba pro funkci manažera je ta, která má nZnalosti o řízení projektů – má vlastnosti manažera nMá odborné znalosti – má vlastnosti experta nUmí pracovat s týmy, vést lidi – má vlastnosti lídra nJe motivována dotahovat věci do konce n n n n MANAŽER SESTAVUJE PROJEKTOVÝ TÝM nProjektový tým – sehraný tým pracovníků s minimálními konfliktními vztahy, zaměřený a motivovaný dosáhnout cíle projektu. n nTým musí být motivován na dosažení cíle nV týmu musí být vytvořena atmosféra důvěry a odhodlání dosáhnout očekávaného výsledku nČlenové týmu musí mít možnost projevit svůj názor - týmově analyzovat a řešit problémy n KONTROLA PRŮBĚHU PROJEKTU r11 KONTROLA PRŮBĚHU PROJEKTU nje součástí řízení projektu nprobíhá ve všech třech dimenzích trojimperativu lkontrola provedení (kvality) lkontrola časového postupu prací lkontrola čerpání nákladů n PŘEDÁVACÍ FÁZE PROJEKTU nZávěrečná, předávací fáze - ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli n nHodnocení průběhu projektu ! lnaplnění cílů lhodnocení kvality výstupu i procesů lkvantifikace rizik, která nastala (odhad možného opakování) l nAkceptace = schválení výstupů projektu n Děkuji za pozornost n n j0195384