titlemaster_med ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Doc. Ing. Ivan Hálek, CSc Ing. Petr Smutný,PhD CO JE TO ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nJe to vysoce účinný nástroj řízení tvorby hodnoty – konkrétního výsledku v době rychlých změn– za rizika a nejistoty n nMá ucelený charakter – umožňuje řídit tvorbu hodnoty od začátku až do konce n nVychází z nápadu - záměru, užívá plánu a umožňuje realizaci jedinečného výsledku n nUmožňuje dosáhnout požadované kvality výstupu s minimálními náklady, v nejkratším čase s týmovou organizační strukturou v proměnlivém prostředí CO JE TO PROJEKT nPROJEKT JE n nProstorově a časově ohraničený soubor technologicky a organizačně souvisejících činností, jehož účelem je dosažení: nstanoveného cíle (kvality) npři zadaném čase, npři zadaných zdrojích a nákladech n n n n n n n n ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI PROJEKTŮ nZadaný (objednaný) zadavatelem ve prospěch vlastníka – zadavatele, investora n nZaložený na stavební dokumentaci n nOrganizovaný a realizovaný zhotovitelem a dalšími podzhotoviteli n nVždy se jedná o jedinečné, více neopakované dílo n ŘÍZENÍ PROJEKTŮ n nJe soubor postupů, nástrojů a metod, použitých pro vytvoření konkrétního jedinečného výsledku při respektování n nVěcných souvislostí – technologických vazeb mezi jednotlivými činnostmi – projektová dokumentace n nOrganizačních souvislostí – volby podzhotovitelů podle jejich schopností, dovedností a vybavenosti n nČasových souvislostí – začátku projektu, délek trvání činností, a konce projektu n nFinančních souvislostí – nákladů na zdroje, činnosti a jejich změny n ZÁKLADNA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nŘízení projektů je jedinečný sled aktivit a úkolů, který má vlastnosti tzv. trojimperativu: lJe dán specifický cíl(projektovou dokumentací); lJe definována časová omezení na zhotovení; lJe stanoven rámec pro čerpání zdrojů na zhotovení; n n r21 Překážky splnění podmínek trojimperativu - kvalita nProblémy s provedením (kvalitou) l lpříliš ambiciózní výchozí předpoklady; lšpatná komunikace mezi investorem a zhotovitelem; neúplná smlouva; lchyby zhotovitele při plánování či realizaci. n Překážky splnění podmínek trojimperativu- čas nProblémy s časem lnedostatek zdrojů; lnadměrný důraz na kvalitu provedení. n r23 Překážky splnění podmínek trojimperativu- náklady n nProblémy s náklady ldůsledek řešení časových skluzů; lpříliš optimistické počáteční odhady; lchyby při kalkulaci; n ODLIŠNOSTI ŘÍZENÍ PROJEKTŮ OD KLASICKÉHO ŘÍZENÍ nŘízení projektů se liší od řízení v systémech se stálými strukturami v lDočasnosti organizační struktury lPodřízení metod specifičnostem cíle lPřidělování zdrojů podle vývoje daného projektu. n VÝHODY ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nDůsledné přiřazení odpovědnosti za jednotlivé fáze projektu; nZdroje jsou přidělovány a uvolňovány podle potřeby => flexibilita; nVytváří se podmínky pro sledování skutečného průběhu realizace projektu; vyhodnocují se rozdíly oproti plánu; nUplatnění systémového přístupu ve všech fázích návrhu i realizace projektu. n RIZIKA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ nNutnost plánovat a oceňovat jednotlivé činnosti v předstihu před jejich realizací; nV průběhu realizace se objevují nepředvídatelné překážky; nČasto až v průběhu realizace se objevují specifické požadavky zákazníků; nŘešení nepředvídaných překážek vede k nutnosti organizačních změn v průběhu realizace projektu; n DRUHY PROJEKTŮ nPODLE VÝSLEDKU PROJEKTU nStavby nTechnická zařízení, výrobní provozy nKomplexy infrastruktury, energetická síť, nAkce – sportovní utkání, výstavy nVýzkumné a vývojové úkoly nPODLE OBLASTI VYUŽITÍ nVnější – neopakované vytvoření produktu pro zákazníka - investora nVnitřní – pro zlepšení vlastností produktu nebo výrobní technologie ve vlastní firmě PROJEKT JAKO PROCES s32 ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU nMezi začátkem a koncem prochází projekt různými fázemi nazývanými fáze životního cyklu projektu: nKoncepční - iniciační – vede ke vzniku a zahájení projektu (tvorba projektové dokumentace; výběrové řízení; výběr zhotovitele;) – investor - zhotoviteli nPlánovací – v ní se definují cíle a výběr nejlepší varianty dosažení cíle projektu - zhotovitel nRealizační – v jejím průběhu se koordinují lidské a další zdroje pro uskutečnění plánu a současně se monitoruje postup a odchylky od plánu aby mohly být učiněny kroky k nápravě - zhotovitel nPředávací – závěrečná, ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli – zhotovitel - investorovi n FÁZE KONCEPČNÍ STANOVENÍ CÍLŮ PROJEKTU INVESTOREM ncíl projektu = nová hodnota, která je výsledkem realizace projektu – určuje investor n nkritéria k dosažení úspěchu, která investor uplaňuje, mají být n S.M.A.R.T. (specifická pro daný projekt, měřitelná, zdůvodněná, realistická, a provedená v nejlepším možném čase) n nzakládací listina projektu lformalizuje existenci projektu lstanoví pravomoci zhotovitele pro použití zdrojů ldefinuje odpovědnost zhotovitele za naplnění požadavků projektu n FÁZE KONCEPČNÍ CELKOVÉ NÁKLADY PROJEKTU nstanovení ceny projektu (strategie přístupu ke stanovení předběžného rozpočtu projektu) ncena z pohledu investora = rozhodování o návratnosti investice ncena z pohledu dodavatele = optimalizace zisku s ohledem na nejvyšší naději na získání práva realizovat projekt (příslib mimořádné kvality, bonusů pro investora apod.) n =>nejdůležitější podklad pro uzavření kontraktu mezi investorem (zákazníkem) a dodavatelem (hlavním zhotovitelem) n FÁZE PLÁNOVACÍ Činnost hlavního zhotovitele po podpisu smlouvy s investorem n nCO JE TŘEBA PLÁNOVAT ? n nTechnologii a metody řízení projektu (v souladu s projektovou dokumentací) nOrganizaci prací a jejich nositele nNáklady (v limitech smluvní ceny projektu) nČas (v limitech smluvní ceny projektu) n FÁZE PLÁNOVACÍ Podrobný rozpis prací podle předepsané technologie nvychází z definice předmětu projektu nrozepisuje zhotovování produktu do logické návaznosti činností n nje důležitým východiskem pro řízení všech tří složek trojimperativu Þrozpis úseků práce (kdo co dělá?) Þčasový rozvrh projektu (kdy?) Þplán čerpání nákladů (rozpočet) n FÁZE PLÁNOVACÍ Stanovení detailního postupu nDetailní postup je vyjádřen: nSledem jednotlivých činností a jejich vzájemných vazeb nStanovením časů realizace jednotlivých činností (konkrétně jejich začátkem a koncem) – Toho se dosahuje vyjádřením projektu vhodným modelem - n Ganttovým diagramem nebo uplatněním síťové analýzy nStanovením požadavků na zdroje. Zvážení variantního použití vlastních kapacit a kapacit podzhotovitelů nNávrhem rozpočtu a peněžních toků nVýběrem vhodných dodavatelů - podzhotovitelů nPřípravou a uzavíráním smluv s dodavateli FÁZE PLÁNOVACÍ Sled jednotlivých činností ndefinuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat. nnástroje: lúsečkové grafy (Ganttův diagam) n+ přehlednost n+ jednoduchost konstrukce n- neukazují závislosti mezi úkoly (činnostmi) n- změna v délce jedné činnosti se (automaticky) nepromítne do zbývající části hramonogramu lsíťové grafy nP.E.R.T. – dobu trvání stanovují na základě optimistických realistických a pesimistických variant odhadů trvání činností. nC.P.M. – založena na analýze tzv. kritické cesty = nejdelšího sledu úkolů, který neobsahuje žádné časové rezervy. n+ souhrnně prezentují souvislosti n+ umožňují hledat alternativy n+ mají definovanou kritickou cestu n- složitost n- nepřehlednost n FÁZE PLÁNOVACÍ Možnost využití podzhotovitelů nZvážení variantního použití vlastních kapacit a kapacit podzhotovitelů lkapacity pro realizaci lpořizovací náklady lorganizační nároky lrizika změn n nVýběr vhodných dodavatelů - podzhotovitelů nPříprava smluv s dodavateli- podzhotoviteli n FÁZE PLÁNOVACÍ UZAVŘENÍ KONTRAKTU MEZI HLAVNÍM ZHOTOVITELEM A PODZHOTOVITELi ndohoda o provedení určitého pracovního výkonu nebo o dodávce produktu /služby nkontrakty založené na nákladových cenách lprokázané náklady + proměnná částka lnetlačí dodavatele ke snižování nákladů lzákazník musí mít silné kontrolní pravomoci nkontrakty založené na pevné ceně lcena zahrnuje i přiměřenou rezervu lčasto bývá doplněna o cílovou odměnu n FÁZE PLÁNOVACÍ Čerpání finančních zdrojů nčasově fázový plán reprezentovaný peněžními nebo pracovními jednotkami. nplán čerpání zdrojů: lv celkovém souhrnu lv rozpisu do detailních položek lv časovém fázování podle předpokladu postupu čerpání n n metody: viz specializované předměty n REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU nRealizační fáze projektu zpravidla vyžaduje největší núsilí a největší náklady. Spočívá v řízení a kontrole nprojektovaných prací. nŘízení probíhá v reálném čase podle plánu nKontrolují se odchylky od plánu způsobené n nepředvídatelnými rušivými vlivy, ale také chybami v koncepční fázi projektu nNa základě odchylek v čase, nákladech či kvalitě se přijímají korekční opatření. nProblémem řízení realizační fáze je skutečnost, že odchylky jsou na sobě vzájemně závislé a korekce času, nákladů a kvality představují optimalizační úlohu REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU DRUHY ZÁJMOVÝCH SUBJEKTŮ nK nejdůležitějším z nich patří: n nZákazník – uživatel výstupu nInvestor – poskytuje finanční zdroje na projekt a vstupní projektovou dokumentaci nZhotovitel – odpovědný za vytvoření díla/projektu nProjektový manažér – zodpovědný za realizaci projektu na úrovni hlavního zhotovitele nČlenové projektového týmu – pracovníci hlavního zhotovitele nVládní instituce, místní správa nNevládní organizace, nJednotliví občané n REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU PROJEKTOVÝ MANAŽER nProjektový manažer je nejdůležitější osobou, která odpovídá za celý projekt. n nVhodná osoba pro funkci manažera je ta, která má nZnalosti o řízení projektů – má vlastnosti manažera nMá odborné znalosti – má vlastnosti experta nUmí pracovat s týmy, vést lidi – má vlastnosti lídra nJe motivována dotahovat věci do konce n n n n REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU PROJEKTOVÝ TÝM nProjektový tým – sehraný tým pracovníků s minimálními konfliktními vztahy, zaměřený a motivovaný dosáhnout cíle projektu. n nTým musí být motivován na dosažení cíle nV týmu musí být vytvořena atmosféra důvěry a odhodlání dosáhnout očekávaného výsledku nČlenové týmu musí mít možnost projevit svůj názor - týmově analyzovat a řešit problémy n REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU KONTROLA PRŮBĚHU PROJEKTU nKotrola je součástí řízení projektu nprobíhá ve všech třech dimenzích trojimperativu lkontrola provedení (kvality) lkontrola časového postupu prací lkontrola čerpání nákladů n PŘEDÁVACÍ FÁZE PROJEKTU nZávěrečná, předávací fáze - ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli n nHodnocení průběhu projektu ! lnaplnění cílů lhodnocení kvality výstupu i procesů lkvantifikace rizik, která nastala (odhad možného opakování) l nAkceptace = schválení výstupů projektu n Děkuji za pozornost n n j0195384