Adobe Systems MPV_PVVS Projekty ve veřejné správě Realizace a ukončení projektů ESIF David Póč, Oddělení pro strategii a projektovou podporu Adobe Systems Realizace projektu (1) •Výstupy hodnocení + doklady + podepsání právního aktu (přezkumy rozhodnutí ad.) • •Vytvoření funkčního systému v rámci organizace • •Spolupráce s poskytovatelem podpory (změnové režimy ad.) • •Spolupráce s partnery (podepsaná partnerská smlouva a co dále), typy partnerství • •Dodávání dokumentů při zahájení projektu • •Využívání IS KP/MS2014+ • •Nastavení oblasti veřejné podpory, příjmy projektu ad. Adobe Systems Realizace projektu (2) •Fungování týmu (změny, externí odborníci…) • •Vykazování výstupů (karty účastníka ad.) • •Kontroly projektu (kontrola na místě, administrativní kontrola, práce s implementační strukturou…) • •Veřejné zakázky (vytvoření systému, výběrová řízení, povinnosti zadavatele ad.) • •Plánování akcí/aktivit (specifikace investičních projektů) • •Monitorování výstupů (možnosti změn, procesy řízení…) • •Specifikace jednotlivých OP – např. problematika finančních milníků Adobe Systems Realizace projektu (3) •Čerpání rozpočtu (problematika přímých, nepřímých/paušálních nákladů…), lhůty, limity ad. • •Spolufinancování – finanční plnění, věcné příspěvky ad. • •Monitorovací zprávy – průběžná zpráva o realizaci projektu (ZoR), závěrečná zpráva o realizaci projektu (ZZoR), průběžná zpráva o udržitelnosti projektu (ZoU), závěrečná zpráva o udržitelnosti projektu (ZZoU) • •Problémy – uznatelné náklady, publicita, komunikace, zveřejňování informací, partneři, struktura a forma vykazování, projektový a finanční manažeři poskytovatele, investiční záměry Adobe Systems Ukončování projektu •Téma udržitelnosti •Archivace materiálů •Vnitřní postupy •Nakoupené vybavení a práce s ním •Stavební projekty • •Problematika hospodářské činnosti (hospodářská soutěž, vykazování ad.) • •Monitorovací zprávy + kontroly (komunikace s implementační strukturou…) •Problémy – chybějící dokumenty (obálky ad.), zprávy a jejich podání/vypořádání, práce s výstupy… Adobe Systems Udržitelnost veřejného projektu ̶Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výsledky projektu. K udržení výsledků projektu se příjemce podpory zavazuje ve smlouvě o financování, ve které každý operační program blíže specifikuje dobu udržitelnosti. Výstupy projektu musí být udrženy v nezměněné podobě zpravidla po dobu tří až pěti let od dne ukončení fyzické realizace projektu (typicky ERDF projekty). ̶ ̶Naplňování a udržení hodnot výstupů může být předmětem kontroly ze strany příslušných institucí. Při nesplnění povinnosti udržitelnosti může být žadatel v krajním případě požádán o vrácení dotace nebo její části. ̶ ̶Projekt je ukončen a začíná fáze provozu. O vývoji této fáze je nutné informovat poskytovatele dotace, a to prostřednictvím monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti. Zpráva je typicky předkládána průběžně v období pěti let od ukončení realizace projektu 1x ročně do 30 dnů od data „výročí“ ukončení realizace projektu. ̶ ̶Majetek je nutné pojistit a doložit pojistnou smlouvu včetně její přílohy, popřípadě novou pojistku a doklad o zaplacení pojistného. Tuto skutečnost prokazuje příjemce již v rámci závěrečné žádosti o platbu. V době předložení monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti tedy příjemce prostřednictvím příslušných dokumentů doloží, že majetek je i nadále pojištěn. Adobe Systems Udržitelnost veřejného projektu (2) ̶Poskytovatel dotace v rámci kontroly v době udržitelnosti projektu, kterou označujeme jako ex-post kontrolu, provede prostřednictvím příslušných dokumentů kontrolu, zda jsou výstupy projektu používány za účelem, který byl deklarován v žádosti o dotaci, tedy zda například veřejné prostranství plní funkci místa pro setkávání občanů, komfortního zázemí pro pořádání kulturních, sportovních a dalších aktivit. ̶ ̶Dále se ověřuje, zda nedochází k porušení podmínek Smlouvy o poskytnutí dotace a dalších pravidel, za kterých byla projektu poskytnuta podpora, v uvedeném případě se sleduje, zdali jsou pořádané akce v souladu s plánovaným programem, který byl doložen v žádosti o dotaci, zda jsou uzavřeny nájemní smlouvy a smlouvy o výpůjčkách pro provozovatele těchto akcí, zdali aktivity nenaplňují znaky veřejné podpory, zdali jsou dodrženy monitorovací indikátory. ̶ ̶Často je doplněno monitorovací návštěvou ze strany poskytovatele. ̶ ̶Některé projekty v době udržitelnosti dosahují určité výše příjmů, které v době přípravy byly plánovány, ale také ty, které vznikly neočekávaně. V této situaci je nutné tyto příjmy vyčíslit ve vztahu k přijaté dotaci a dokládat spolu s monitorovací zprávou o udržitelnosti projektu výpočet finanční mezery v aplikaci (např. CBA). ̶ ̶Problematika výpočtu tzv. finanční mezery. Adobe Systems Udržitelnost veřejného projektu (3) ̶Indikátory jsou důležitým měřitelným prvkem projektu, ke kterému jste se zavázali ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Jejich hodnoty byly ze strany poskytovatele dotace ověřeny v době před proplacením závěrečné Žádosti o platbu, a to s výjimkou těch indikátorů, jejichž naplnění je možno zajistit nejpozději do roka od ukončení projektu, např. pracovních míst. ̶ ̶Indikátory jsou středem pozornosti i v době udržitelnosti, ve které pro vás, jako provozovatele vzniklé infrastruktury, získávají další rozměr svého významu, neboť jejich udržení v deklarované míře ovlivňuje mimo jiné také výši provozních výdajů. Je tedy nutné, aby tedy kupříkladu byla zachována „míra provozu“/“objem provozu“ u kupříkladu nové infrastruktury ad. ̶ ̶Nutnost počítat s reinvesticemi ze strany např. obecního rozpočtu, aby bylo možné využití daných výstupů projektu zajistit i v rámci fáze udržitelnosti. ̶ ̶Opět nezapomeňte na kontroly na místě, poskytovatelé běžně provádí 1x ročně a zkoumá se „věcné“ využití výstupů v době udržitelnosti – je nutné mít prokazatelnou „evidenci“ kupříkladu vázánou na počet osob (např. obecní knihovna a její rezervační systém) ̶ ̶ Adobe Systems Udržitelnost projektu – „účetní“ a další kroky u jednotlivých příjemců ̶Nutnost archivace většiny dokladů i 10 let po obdržení závěrečné platby projektu ̶ ̶Pozor na publicitu projektu – např. udržování informačních desek – Manuály publicity ad. ̶ ̶Pozor na propagaci akcí – používat logolinky i po skončení projektu ad. ̶ ̶Pozor na vazbu na následující veřejné projekty (výpočty finanční mezery, dvojí financování ad.) ̶ ̶ Děkuji za pozornost! V prezentaci byly použity materiály MŠMT, www.msmt.cz