Management II Projektové řízení 1. Projektové řízení • Projektový management (projektové řízení) je přístupem řízení při prosazování zásadních změn, které představují s ohledem na svou složitost, délku trvání a nutnost koordinace obtížný realizační úkol. • Projektové řízení se uplatňuje všude tam, kde: • je nutné implementovat významné změny • kde má management zájem na rychlé realizaci těchto změn • a zároveň kde je zřejmé, že k úspěšné realizaci změn je třeba překonat útvarovou uzavřenost a pružně zapojit pracovníky z různých útvarů. • Uplatnění projektového řízení: • projekty vývojové • projekty engineeringové • projekty manažerské • podnikatelské projekty 2. Základní pojmy • Projekt – specifický způsob dosažení změny, dočasná aktivita, která sjednocuje a organizuje úsilí různých odborností na vytvoření záměru. Jde zpravidla o jednorázový úkol se specifickými časovými a nákladovými cíli. • Projektové řízení (projektový management) – uplatnění specifických nástrojů, technik, znalostí a dovedností v projektových činnostech s cílem splnit úkoly stanovené projektem. • Plán projektu – formální, schválený dokument používaný pro řízení a kontrolu realizace projektu • Vedoucí projektu – osoba vybavená příslušnou působností, pravomocí a odpovědností, která organizuje a koordinuje úsilí k dosažení záměrů projektu. Měla by disponovat vhodnými osobními vlastnostmi. 2. Základní pojmy - pokračování • Projekt zahrnuje 3 dimenze - tzv. trojimperativ, a to: • věcnou - CO se musí udělat, (JAK kvalitně) • časovou - KDY se to má udělat • nákladovou - ZA KOLIK se to musí udělat, (spotřebovaná práce, finance) 3. Vlastnosti projektu • Před započetím rozsáhlejší pracovní činnosti je vhodné: • zpracovat projekt - vědět co, kdy, jak, kde, za kolik. • získat informace o potřebných zdrojích, časovém horizontu a požadované kvalitě • Možnost měnit průběh projektu s ohledem na neočekávané události • Dosažení požadovaných cílů • Lze určit stav i termín začátku, dobu trvání (která je konečná) a termín dokončení projektu • Projekty se zpravidla člení do dílčích procesů, které mohou probíhat paralelně, či následně • Koordinací procesů, jejich kontrolou i operativním řešením vzniklých problémů se zabývá právě projektový management. • Cílem projektového managementu je zajistit, aby projekty dodržely časový harmonogram, rozpočet a byly zpracovány v požadované kvalitě. 4. Náležitosti projektu • Činnosti nutné k realizaci projektu jsou obvykle jedinečné, časově omezené, nicméně je možné shrnout je do 4 základních etap: • vymezení a definování zadání projektu • plánování projektu • realizace projektu • předání a vyhodnocení projektu 5. Vymezení projektu • Je týmová analýza problému, který je třeba řešit, identifikují se potřeby a cíle, generují možná řešení, stanovuje strategie, hodnotí se úroveň rizika, odhadují se požadavky na zdroje. • Důvody pro vznik projektu mohou být: • externí – poptávka na trhu, požadavek zákazníka, legislativní změny • interní – řešení vývojového problému, implementace opatření zaměřeného na zlepšení podnikových procesů • Dříve, než se zpracuje definitivní podoba zadání projektu, je třeba provést vyhodnocení zvoleného návrhu. Vyhodnocení může být impulsem pro doplnění či upravení podkladů nebo pro postoupení návrhu přímo k dalšímu řízení. 6. Plánování projektu I. • Výstupem procesu plánování je plán projektu, vymezující jednotlivé dimenze projektu: • Určení věcné dimenze znamená • vymezit všechny činnosti nutné k naplnění projektu • stanovení pořadí jednotlivých činností a jejich návaznost • Plánování časové dimenze • určit časové intervaly, termíny začátku a dokončení jednotlivých činností • každé činnosti přiřazuje několik časových hodnot • Možné techniky ke stanovení celkového časového harmonogramu projektu. • Ganttovy diagramy • Síťové analýzy 6. Plánování projektu II. • Nákladová dimenze: • vymezení zdrojů nutných k realizaci jednotlivých činností • odhad nákladů • stanovení rozpočtu nákladů • Pro úspěšnou realizaci projektu je třeba stanovit i organizační dimenzi: • vymezit realizační týmy, stanovit kompetence a odpovědnost za realizaci celkového projektu, ale i za splnění jednotlivých dílčích činností. • Výstup etapy plánování projektu musí vyjasnit: • kdy začne a kdy skončí realizace projektu • jaké budou dílčí činnosti a jejich výstupy a jaký je celkový rozpočet projektu • které činnosti jsou „rizikové¨ • s jakými rezervami projekt počítá • které útvary a kteří pracovníci jsou odpovědni za realizaci projektu 7. Realizace projektu • Zahrnuje řízení a kontrolu projektu. • Řízení probíhá v reálném čase podle plánu a kontrolují se odchylky od plánu (v čase, nákladech či kvalitě). Na základě těchto zjištění se přijímají potřebná korekční opatření. • Východiskem pro realizaci projektu je dobře zpracovaný plán projektu. 8. Předání a vyhodnocení projektu I • Fáze předání uzavírá projekt jeho předáním uživateli. • Tzn., že v této fázi je projekt spouštěn do provozu a testován, je ověřováno, zda byl problém skutečně vyřešen. • Tuto závěrečnou etapu je možné rozčlenit: 8. Předání a vyhodnocení projektu II Vyhodnocení Předání Vyhodnocení projektu projektu projektu - testování - před.protokol - managementu - zkušební provoz - rutinní provoz - ekonomických - garance projektu výsledků 8. Předání a vyhodnocení projektu III • Předmětem vyhodnocení projektového řízení jsou: • zhodnocení plánovací etapy • analýza etapy realizace • vyhodnocení ekonomických výsledků 9. Rizika projektů • Rizika – týkají se průběhu realizace projektu i konečné podoby projektu. - je třeba tato rizika určit, analyzovat a reagovat na ně. • Procesy směřující k minimalizaci rizik: • určení potenciálních rizikových situací - mohou se týkat jak projektu, tak řízení, a mohou mít charakter interní nebo externí. • ohodnocení rizik - posouzení jejich možných důsledků pro výsledný projekt, a to především u rizikových stavů s vysokou pravděpodobností. • stanovení protirizikových opatření • realizace těchto opatření– posilování informovanosti, využití osvědčených postupů, kvalifikovaní řešitelé, postupné rozhodování, pojištění rizik apod. 10. Řízení rizik • Při této fázi projektu se uvažují 3 typy protirizikových opatření: • předcházení = vyloučení potenciálního rizika vytipované rizikové události vyloučením jeho známých příčin • zmírňování = tlumení účinků případné vytipované rizikové události přijetím opatření, • záchrana, smíření se s následky nežádoucí události = rezervy • Pokud dojde k rizikové události, je před použitím konkrétního protirizikového opatření nutné analyzovat vzniklou situaci. Dle této analýzy je možné určit, zda uvažovaná opatření jsou či nejsou vhodná a případně přijmout další doplňková opatření. • Po realizaci těchto opatření je třeba vyhodnotit jejich účinnost s ohledem na cíle a plán projektu. 11. Použitá literatura • VEBER, J., Management. Základy, prosperita, globalizace, Praha: Management Press, 2000. • CHRUDINA, L., Projektové řízení, 1. vydání, Praha: ČSAV, nakl. a vyd. ARCH, 1991. • NĚMEC, V., Projektový management, 1. vydání, Praha: Grada Publishing a.s., 2002. • FIALA, P., Projektové řízení – modely, metody, analýzy, 1. vydání, Praha: Professional Publishing, 2004. • DOLANSKÝ V., MĚKOTA, V., NĚMEC, V., Projektový management, 1. vydání, Praha: Grada Publishing spol. s r.o., 1996. Děkujeme za pozornost.