Kontrola ve veřejné správě (finanční kontrola - interní audit) Ing. Marcela Zbořilová interní auditor města Kyjova Městský úřad Kyjov § správní obvod při výkonu přenesené působnosti v základním rozsahu: ^v cca 13 tis. obyvatel, rozloha 29,88 km^2 § správní obvod při výkonu přenesené působnosti pověřeného obecního úřadu: v území 28 obcí, cca 36 tis. obyvatel § správní obvod při výkonu přenesené působnosti obecního úřadu obce s rozšířenou působností: v území 42 obcí, cca 57 tis. obyvatel Finanční kontrola (zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění, prováděcí vyhláška č. 416/2004 Sb., v platném znění, zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, v platném znění) l veřejnosprávní kontrola (předběžná, průběžná, následná) § 7 - §23 zákona l kontrola vykonávaná na základě mezinárodních smluv - § 24 zákona l vnitřní kontrolní systém - § 25 - § 31 - řídící kontrola (předběžná, průběžná, následná) - interní audit Cíle finanční kontroly l prověřovat dodržování právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů těmito orgány, l prověřovat zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností, l prověřovat včasné a spolehlivé informování vedoucích orgánů veřejné správy o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich průkazném účetním zpracování za účelem účinného usměrňování činnosti orgánů veřejné správy v souladu se stanovenými úkoly, l prověřovat hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy. Vymezení pojmů l Hospodárnost - takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů l Efektivnost - takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění l Účelnost - takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů Působnost ÚSC l povinnost vytvořit systém finanční kontroly podle tohoto zákona, kterým zajistí finanční kontrolu jak svého hospodaření, tak i hospodaření svých organizačních složek a příspěvkových organizací ve své působnosti. Současně zajistí prověřování přiměřenosti a účinnosti tohoto systému a pravidelně, nejméně jednou ročně, jeho hodnocení l kontrola hospodaření s veřejnými prostředky u příspěvkových organizací ve své působnosti l výkon veřejnosprávní kontroly u žadatelů o veřejnou finanční podporu nebo u příjemců veřejné finanční podpory, kterou jim poskytují Nastavení finanční kontroly l Pravomoci a odpovědnosti k výkonu finanční kontroly jsou vymezeny v následujících materiálech: - Organizační řád - Systém finanční kontroly Města Kyjova - vnitřní předpisy (např. Oběh účetních dokladů, Zadávání zakázek malého rozsahu, Pravidla uzavírání a kontroly smluv) l Příspěvkové organizace – usnesení RM Kyjova č. 33/330 - ukládá ředitelům PO zavést u jimi řízených organizací systém finanční kontroly, především pak vnitřní kontrolní systém. Výkon funkce interního auditu v příspěvkových organizací města Kyjova je nahrazen výkonem veřejnosprávní kontroly. Veřejnosprávní kontrola l finanční kontrola skutečností rozhodných pro hospodaření s veřejnými prostředky zejména při vynakládání veřejných výdajů včetně veřejné finanční podpory u kontrolovaných osob, a to před jejich poskytnutím, v průběhu jejich použití a následně po jejich použití Veřejnosprávní kontrola l u příspěvkových organizací (13 PO) - předběžná – zaměstnanci FO, OSV a OŠK, např. před schvalováním příspěvku na provoz, před poskytnutím finančních prostředků - průběžná – zaměstnanci FO, OSV, OŠK – v průběhu roku, např. kontrola čerpání rozpočtu, nakládání s majetkem - následná – zaměstnanci ÚIA a FO, kontrola na místě l u žadatelů a příjemců o veřejnou finanční podporu – vydány Pravidla pro poskytování dotací z rozpočtu města (pracovní skupiny RM a ZM, zaměstnanci odvětvově příslušných odborů a útvarů MěÚ Kyjov) Zjištěné nedostatky z VSK na místě l Vnitřní předpisy nejsou v souladu s obecně závaznými právními předpisy, nereagují např. na provozní, právní, finanční změny l Nedostatečné zavedení vnitřního kontrolního systému l Nedostatky v průkaznosti vedení účetnictví l Nedostatky v řádné evidenci majetku l Nedostatky při hospodaření s fondy l Smluvní vztahy Vnitřní kontrolní systém (VKS) l Souhrn organizovaných, formalizovaných a stálých postupů, mechanismů a opatření, které zajišťuje vedení organizace k dosažení stanovených cílů při splnění principu 3E (účelnost, hospodárnost a efektivnost) l Prvky VKS – kontrolní prostředí, hodnocení rizik, kontrolní činnost, informace,monitorování Vnitřní kontrolní systém dle zákona o finanční kontrole l Řídící kontrola – finanční kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu VS při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření l Interní audit Povinnost vedoucího orgánu VS - starosty města l Zavést, udržovat VKS l Stanovit rozsah pravomocí a odpovědností vedoucích zaměstnanců, ostatních zaměstnanců, organizačních útvarů l Zajistit oddělení pravomocí – výběrová řízení, uzavírání smluv, platby, vymáhání pohledávek l O všech operacích musí být veden písemný záznam l Hospodárnost, účelnost, efektivnost Vnitřní předpisy l Řády – organizační, pracovní, spisový a skartační l Ostatní předpisy a pokyny – systém finanční kontroly, etický kodex, zásady řízení PO, majetkoprávní zásady l Vnitřní předpisy vydané tajemníkem úřadu l Příkazy tajemníka l Příručka jakosti a směrnice jakosti ISO 9001:2000 Řídící kontrola - příkazce operace = vedoucí zaměstnanci - dílčí správce rozpočtových položek = odpovědní zaměstnanci na odborech - hlavní správce rozpočtu = vedoucí FO - hlavní účetní = zaměstnankyně FO Předběžná řídící kontrola l Předběžná řídící kontrola při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku – příkazce operace a správce rozpočtu l Předběžná řídící kontrola při řízení veřejných výdajů po vzniku závazku – příkazce operace a hlavní účetní l Předběžná řídící kontrola při správě veřejných příjmů před vznikem nároku – příkazce operace l Předběžná řídící kontrola při správě veřejných příjmů po vzniku nároku – příkazce operace, hlavní účetní Zjištěné nedostatky VKS l Neaktuálnost směrnic, předpisů, postupů l Nedostatečná (nespolehlivá, opožděná) informovanost l Nedostatečné seznámení se s kompetencemi a odpovědnostmi (neztotožnění se s nimi) l Nerozdělení pravomocí, povinností a odpovědností l Neprovádění řídících kontrol l Nevedení dokumentace a evidence l Formální provádění dokumentace (provádění písemných záznamů,ale dokumentace věcně nesprávná) l Nehodnocení rizik l Nepřijímání opatření k odstranění zjištěných nedostatků Interní audit (definice schválená radou Institutu interních auditorů v červnu 1999) l Interní audit je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Interní audit pomáhá organizaci dosahovat cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů, správy a řízení organizace Interní audit l nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému orgánu veřejné správy, které zjišťuje, zda a) právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti orgánu veřejné správy dodržovány, b) rizika vztahující se k činnosti orgánu veřejné správy jsou včas rozpoznávána a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění, c) řídící kontroly poskytují vedoucímu orgánu veřejné správy spolehlivé a včasné provozní, finanční a jiné informace, d) provozní a finanční kritéria podle § 4 jsou plněna, Interní audit e) zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný, reaguje včas na změny ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek, f) dosažené výsledky při plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy poskytují dostatečné ujištění, že schválené záměry a cíle tohoto orgánu budou splněny. l může provádět následné veřejnosprávní kontroly na místě Metodické pokyny l Metodické pokyny MF ČR – na webových stránkách ministerstva www.mfcr.cz/ veřejná správa/finanční kontrola/metodické pokyny a postupy v ČR a EU l Standardy pro profesionální praxi interního auditu (základní, prováděcí – ujišťovací a konzultační) l Mezinárodní standardy INTOSAI l Etický kodex Pokyny Centrální harmonitzační jednotky – odbor MF ČR (CHJ) l Pokyn CHJ – 1: Pokyn k jednotnému uplatňování procesních pravidel při výkonu veřejnosprávní kontroly na místě a při realizaci následných opatření l Pokyn CHJ – 2: Pokyn k jednotnému uplatňování závazných pravidel a doporučení pro výkon interního auditu v orgánech VS l Pokyn CHJ – 3: Pokyn upravující metodiku výkonu finančního auditu ve VS l Pokyn CHJ – 6: Pokyn k jednotnému uplatňování závazných pravidel a doporučení pro systém rizik v orgánech VS l Pokyn CHJ – 10: Metodická pomůcka k zajištění fungování vnitřního kontrolního systému ve VS Pokyny Centrální harmonizační jednotky – odbor MF ČR (CHJ) l Pokyn CHJ – 14: Pokyn upravující metodiku výkonu finančního auditu a auditu shody ve VS zaměřeného na dlouhodobý majetek l Pokyn CHJ – 17: Metodická příručka pro výkon řídící kontroly l Pokyn CHJ- 18: Pokyn pro výkon finanční kontroly veřejných prostředků vynakládaných při realizaci veřejných zakázek v orgánech VS Typy auditů l Audit finanční - ověřuje, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním l Audit výkonu - výběrovým způsobem zkoumá hospodárnost, efektivnost a účelnost operací, přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému l Audit systému - prověřuje a hodnotí systémy zajištění příjmů orgánu VS, včetně vymáhání pohledávek, financování jeho činnosti a zajištění správy veřejných prostředků l Personální audit l Audit jakosti l IT audit Fáze interního auditu l Příprava – předběžné šetření: - seznámení se s problematikou, s právními a vnitřními předpisy, s organizační strukturou, s náplní práce, s výsledky kontrol a auditů, - tvorba základních dokumentů (harmonogram, dotazník, postupové diagramy), příprava úvodního jednání a vedení rozhovorů, sběr informací, pozorování Fáze interního auditu l Provedení auditu - program auditu – pomůcka pro auditora, obsahem je: co dělat, kdy, jak, kdo, za jak dlouho - práce v terénu – proces objektivního shromažďování důkazů o operacích, o jejich zhodnocení a zjišťování, zda operace dosahují přijatelných standardů, zda jsou poskytovány potřebné údaje pro rozhodnutí vedení organizace - auditní tým Fáze interního auditu l Předání výsledků - auditní zjištění: kritéria (co se má realizovat), stav (co se skutečně realizuje), příčina (proč došlo k odchylce), důsledek (rizika stavu neplnění operace) - auditní doporučení: návrh opatření k nápravě současných stavů nebo zlepšení činnosti - závěrečná zpráva – referuje o výsledcích práce - prezentace výsledků Fáze interního auditu l Poauditní aktivity - hodnocení auditu (hodnocení v rámci IA, hodnocení zákazníkem auditu) - archivace dokumentů (papírová, elektronická, databáze doporučení) - následná šetření (ověření, jak byly odstraněny zjištění IA, zhodnocení míry změn) Dokumentace interního auditora l Střednědobý a roční plán interního auditu l Auditorský spis (pověření k auditu, program auditu, mapa rizik, oznámení o zahájení auditu, zpráva z auditu, projednání auditní zprávy) l Roční zpráva o výsledcích interního auditu l Roční zpráva orgánu veřejné správy o výsledcích finančních kontrol – předávána na kraj prostřednictvím Modulu ročních zpráv do 15. února Profesní rozvoj interních auditorů l vzdělávací aktivity společného projektu MF ČR a ČIIA - Jednotný systém odborné přípravy pracovníků veřejné správy České republiky v oboru finanční kontrola a interní audit - základní kurz - atestační kurz (Finanční audit, Audit souladu) Český institut interních auditorů je profesní občanské sdružení, které působí od března 1995. Jeho základním posláním je propagace a rozvoj odborné praxe profese interního auditu. Novela zákona o finanční kontrole Systém finanční kontroly: - kontrola ve veřejné správě – ověřuje skutečnosti rozhodné pro hospodaření s veřejnými prostředky, zejména při vynakládání veřejných výdajů formou veřejné finanční podpory, a to před jejich poskytnutím, v průběhu a po jejich použití - audit ve veřejné správě – ověřovací a konzultační činnost, zjišťuje objektivní stav fungování orgánu VS s cílem poskytnout informace, které slouží k hodnocení rizik a ke zvyšování účinnosti systému řízení a kontroly orgánů VS - vnitřní kontrolní systém (řídící kontrola a interní audit) - centrální harmonizace systémů (centrální harmonizace kontrola auditů) Systém PIFC (Public Internal Finacial Control) l koncepční rámec pro finanční řízení a jeho kontrolní mechanismy ve veřejné správě vytvořený Evropskou komisí pro kandidátské země l představuje všechna opatření přijímaná vládou nebo jí pověřenými organizacemi k řízení a kontrole veřejných příjmů a výdajů, aktiv a pasiv l tvoří jej: - systém FM&C – finanční řízení a kontrola, tj. řídící a kontrolní mechanismy zavedené a provozované v odpovědnosti managementu - systém IA - systém služby interního auditu - centrální harmonizace systému FM&C a systému IA Děkuji za pozornost Ing. Marcela Zbořilová m.zborilova@mukyjov.cz