Návod k vyúčtování veřejné sbírky, jež se podává dle zákona č. 117/2001 Sb. jako průběžné (do 3 měsíců po uplynutí každého jednotlivého roku od data zahájení sbírky), celkové (do 3 měsíců od ukončení sbírky), příp. konečné (nebyl-li po ukončení sbírky použit celý čistý výtěžek) Průběžné / celkové / konečné vyúčtování veřejné sbírky za období od … do … Název a adresa právnické osoby pořádající sbírku (Název sbírky) Číslo jednací a datum vydání rozhodnutí (osvědčení) Datum zahájení a ukončení sbírky (viz osvědčení/rozhodnutí) Účel provádění sbírky (viz osvědčení/rozhodnutí) Způsob provádění sbírky (dle osvědčení/rozhodnutí, včetně rozšířených způsobů konání) Číslo sbírkového účtu, banka Osoby oprávněné jednat ve věci sbírky včetně adresy, telefonu a emailu Kontaktní osoba, která zpracovává vyúčtování, včetně telefonu, a emailu Příklad pro názornost Hrubý výtěžek = veškeré příjmy celkem 1.000 příspěvky na účet včetně úroků, event. poč. vkladu 200 sběrací listiny 150 pokladničky 50 prodej předmětů (počet), příspěvek ve výši x Kč nebo % z ceny předmětu 100 prodej vstupenek (počet), příspěvek ve výši x Kč nebo % z ceny vstupenky 250 pronájem telefonní linky – DMS 250 - Prokazatelné náklady spojené se sbírkou, uvést v % i v Kč 50 = Čistý výtěžek 950 Použití čistého výtěžku 950 Konečný zůstatek ke dni vyúčtování 0 (doložit zrušením bankovního účtu) nebo průběžné vyúčtování Zbývá k dalšímu použití – fin. částka shodná se zůstatkem na účtu ke dni vyúčtování Zůstatek na účtu Neshodují-li se obě částky, došlo k nesprávnému uvádění příjmů a výdajů sbírky, nesrovnalost je nutné srozumitelně a matematicky přesně písemně vysvětlit. (Např. vklad pořadatele sbírky není zahrnut do hrubého výtěžku, náklady sbírky nebyly vyvedeny v uváděném období vyúčtování ze sbírkového účtu, bankovní výpis je ke konci měsíce a vyúčtování k jinému datu, apod.) Náklady mohou být během průběžných vyúčtování vyšší než 5%, ale v celkovém vyúčtování nesmí překročit maximální výši 5% hrubého výtěžku – (poplatky bance aj.). Použití čistého výtěžku musí být v souladu s účelem sbírky, v žádném případě sem nepatří náklady spojené se sbírkou a vedením účtu - přehledný seznam obdarovaných (s dokladem o předání – čestné prohlášení, ukázky darovacích smluv s kontakty, bankovní výpisy apod.) - projekty (faktury, výdajové pokladní doklady apod.) Datum Podpisy oprávněných osob Vzory zjednodušeného vyúčtování za jednotlivá období I. průběžné vyúčtování za 1. období od -do Za první rok sbírky Hrubý výtěžek sbírky Náklady Čistý výtěžek sbírky Použití čistého výtěžku Zůstatek k dalšímu použití Na bankovním účtu k datu vyúčtování II. průběžné vyúčtování za 2. období od -do Za druhý rok sbírky Hrubý výtěžek sbírky Náklady Čistý výtěžek sbírky Nevyužitý čistý výtěžek z minulého vyúčtování Čistý výtěžek celkem Použití čistého výtěžku Zůstatek k dalšímu použití Na bankovním účtu k datu vyúčtování III. průběžné vyúčtování za 3. období od -do Za třetí rok sbírky Hrubý výtěžek sbírky Náklady Čistý výtěžek sbírky Nevyužitý čistý výtěžek z minulého vyúčtování Čistý výtěžek celkem Použití čistého výtěžku Zůstatek k dalšímu použití 0 Bankovní účet k datu vyúčtování byl zrušen + Celkové vyúčtování sbírky - rekapitulace za celé období sbírky od -do Za třetí rok sbírky Hrubý výtěžek sbírky Náklady Čistý výtěžek sbírky Použití čistého výtěžku Zůstatek k dalšímu použití 0 Bankovní účet k datu vyúčtování byl zrušen Poslední průběžné a celkové vyúčtování sbírky lze předložit současně. Nebude-li v době kontroly celkového vyúčtování, tj. k zákonem stanovenému datu, využit čistý výtěžek sbírky v plném rozsahu, stanoví MHMP termín pro provedení kontroly konečného využití výtěžku, včetně připsaných úroků na účet, s přihlédnutím k žádosti pořadatele sbírky. Zákon č. 117/2001 Sb. o veřejných sbírkách a o změně některých zákonů (zákon o veřejných sbírkách). Právnická osoba má povinnost vyúčtovat veřejnou sbírku každoročně koná-li se déle než jeden rok, a to i v případě nulového výtěžku, ve lhůtě do 3 měsíců po uplynutí každého jednotlivého roku od data zahájení sbírky, za období jednoho roku, event. období jednoho roku až 3 měsíců. Při ukončení veřejné sbírky předložit celkové vyúčtování nejpozději do 3 měsíců po datu ukončení sbírky uvedeném v rozhodnutí/osvědčení. Pozn. K vyúčtování je nezbytné přiložit seznam obdarovaných – použití čistého výtěžku včetně částek v Kč (ukázka darovací smlouvy), seznam projektů, první a poslední výpisy z banky, potvrzení od obecního úřadu o ověřeném počtu sběracích listin, bankovní výpisy prokazující použití výtěžku (zvýrazněné), číslované protokoly o rozpečetění pokladniček včetně jejich seznamu. Veškeré přiložené kopie dokladů je nutné uvést v průvodním listu jako přílohy. Ostatní účetní doklady musí být k nahlédnutí u pořadatele sbírky. Speciální sbírkový účet musí být s nulovým počátečním zůstatkem k datu zahájení (výjimku tvoří vklad pořadatele, který může a nemusí být zahrnut v hrubém výtěžku). Účet musí být ošetřen proti příchozím platbám po ukončení sbírky (popř. zrušen). Slouží pouze pro konkrétní povolenou sbírku a nelze na něm provádět žádné jiné finanční operace. Rovněž není přípustné vkládat peníze na jiný účet než sbírkový. Nejčastěji se opakující chyby při neznalosti nebo nepochopení Zákona č. 117/2001 Sb. o veřejných sbírkách a o změně některých zákonů (zákon o veřejných sbírkách): * Zákonná lhůta k ohlášení sbírky je 1 měsíc před jejím zahájením, ve velmi závažných případech lze i v kratší době (katastrofy), je nezbytné potvrdit emailem začátek sbírky * Oznámení další sbírky ke stejnému účelu předchází ukončení stávající sbírky a schválené vyúčtování * Při korespondenci uvádějte na 1. místě Magistrát hl. m. Prahy - odbor DPC, konkrétní pracovník není nutný, v zasílané dokumentaci uvádějte vždy č.j. sbírky * Každá změna týkající se sbírky musí být nahlášena nejpozději do 5 dnů (oprávněná osoba včetně trestního rejstříku, změna sídla apod.) * Protokoly o rozpečetění pokladniček musí být opatřeny 2 podpisy zástupců právnické osoby a jedním za příslušný úřad+ razítko * Prodej předmětů, prodej vstupenek – vždy uvádět ve vyúčtování výši příspěvku do sbírky (v % nebo v Kč za jednotlivé kusy), a počet prodaných předmětů a vstupenek * nebyly-li použity některé způsoby sbírky, je nutné to ve vyúčtování uvést * veškeré vybrané fin. prostředky musí být převedeny na účet před ukončením sbírky a jejich použitím, a uvedeny v HV sbírky v Kč * Optimální je vyúčtovat k poslednímu datu v měsíci – bankovní výpis (po uplynutí 12 měsíců od skutečného zahájení sbírky v období následujících 3 měsíců) * Dobře zvážit termín ukončení sbírky tak, aby bylo možno sbírku vyúčtovat v zákonné lhůtě – pokladničky, DMS * Časová nesrovnalost finančních operací podvojného účetnictví právnické osoby a jednoduchého vyúčtování sbírkového účtu má za následek odlišný zůstatek na účtu, tuto odlišnost je nutno matematicky přesně vyčíslit * Porušení zákona má za následek správní řízení s pokutou až do výše 500.000 Kč + náklady řízení ve výši nejméně 1.000 K