Správní a personální funkce Ekonomika a řízení podniku 2009/2010 Přednáška č. 5 JUDr. Martin Landa Základní struktura projektu l Zadání (vstupní charakteristiky) l Schéma hlavních podnikových procesů l Popis podnikových funkcí l výrobní funkce l odbytová funkce l ekonomická funkce l zásobovací funkce l personální funkce l technická funkce l správní funkce l Útvarová struktura a organizace podniku l Přílohy (vybrané organizační a další údaje) Správní funkce Správa společnosti Organizace, plánování a kontrola Účetnictví a účetní výkaznictví Správní činnosti Hlavní typy procesů - správní funkce l Správa společnosti (Corporate governance): l organizace vrcholových orgánů společnosti, realizace práv akcionářů/společníků, vztahy k zainteresovaným subjektům, procesy zveřejňování informací l Organizace, plánování a kontrola: l tvorba podnikové strategie, řízení jakosti, kontrola realizace podnikových záměrů, tvorba a aktualizace organizační struktury, podniková dokumentace l Účetnictví a účetní výkaznictví: l organizace podnikového účetnictví, účetní závěrka a externí finanční výkaznictví, vnitropodnikové ekonomické výkaznictví l Správní činnosti: l právní služba, agenda BOZ, PO, ŽP, pojistná agenda ... Správa společnosti (Corporate governance) l Správa a řízení společnosti (Corporate Governance) - řešení dělby zásadních kompetencí odrážejících se v orgánech obchodních společností, s důrazem na problematiku vlastnických vztahů a systémů, jimiž vlastnící uplatňují svá práva při řízení těchto společností l Základní typy organizačních a řídích úloh: l řešení mocenských vztahů v řízení a správě společnosti a odpovědnost řídících orgánů l realizace práv akcionářů/společníků l vztahy k zainteresovaným subjektům l procesy zveřejňování informací. Struktura orgánů společností (ObchZ) Řešení vztahů - spol. s r.o. Řešení vztahů - akciová společnost Faktory ovlivňující správu společnosti l Faktory: l cíle a záměry vlastníků l ochota vlastníků investovat do základního kapitálu l počet vlastníků: l počet majoritních vlastníků l počet minoritních vlastníků l tuzemský/zahraniční vlastník. l Možnosti variant: l základním cílem vlastníka je: l příjem z dividend/podílů na zisku a z hodnoty akcií/podílů l zajištění obchodních zájmů (např. odbytu produktů) nebo osobních zájmů. Realizace práv akcionářů (Zásady OECD) l Mezi základní práva akcionářů patří právo: l na bezpečný způsob registrace vlastnictví l postoupit nebo převést akcie l získávat všechny potřebné informace o společnosti l účastnit se hlasování na valných hromadách l volit členy správních orgánů, podílet se na ziscích společnosti l Je otázkou, jak budou tato práva u konkrétní společnosti zajištěna: l základní postupy stanovuje obchodní zákoník l další (rozšiřující) postupy stanovuje společenská smlouva a vnitřní pravidla společnosti. Vztahy k zainteresovaným subjektům l Uspořádání správy společnosti by podle Zásad OECD mělo brát v potaz práva zainteresovaných stran, podporovat aktivní spolupráci mezi společností a zainteresovanými stranami při tvorbě bohatství a pracovních míst a podporovat udržitelnost finančně zdravých společností l Zainteresovanými stranami se rozumí: l zejména odběratelé (zákazníci) a zaměstnanci l a případné další subjekty: dodavatelé, orgány místní samosprávy, veřejnost ... l Při řešení vztahů je nutné brát v úvahu aktuální právní úpravu (zákoník práce, obchodní zákoník ...), ale i dobrovolné závazky podniku. Procesy zveřejňování informací l Uspořádání správy společnosti by mělo zajistit včasné a přesné zveřejnění všech závažných záležitostí týkajících se společnosti, včetně finanční situace, výkonnosti, vlastnictví a řízení společnosti l Zveřejnění by mělo zahrnovat alespoň následující významné informace: l informace o finančních a provozních výsledcích společnosti, cíle společnosti, vlastnictví majoritního podílu a hlasovacích práv, členové orgánů společnosti a vrcholového managementu a jejich odměňování, významné (předvídatelné) rizikové faktory, významné problémy ve vztahu k zaměstnancům a dalším zainteresovaným stranám a postupy správy a řízení l Informace by měly být připraveny, auditovány a zveřejněny v souladu s nejvyššími standardy účetnictví, finančního a nefinančního výkaznictví a auditu. Organizace, plánování a kontrola l Jedním z klíčových úkolů vrcholového managementu podniku je oblast organizace podniku, plánování podnikových aktivit (strategické, taktické a operativní) a kontrola realizace stanovených záměrů l Základní typy organizačních a řídích úloh: l sestavení podnikové strategie l kontrola realizace podnikových záměrů l tvorba a aktualizace organizační struktury l tvorba podnikové dokumentace. Co je podniková strategie? l Strategické řízení = hledání, vybudování a udržení dostatečných potenciálů úspěchu l Strategie = základní představa o tom, jakou cestou budou dosaženy podnikové strategické cíle l Klíčové faktory pro definování strategie: l prostředí, ve kterém podnik působí l názory a záměry vlastníků a očekávání ostatních zainteresovaných subjektů l situace samotného podniku. Řešení problémů u podnikové strategie l Při formulaci, zhodnocení a přijetí podnikové strategie je nutné z organizačního hlediska vyřešit tři klíčové otázky: l jaké základní části má podnikový strategický dokument l kdo (který organizační útvar) zpracovává jednotlivé části strategie; který organizační útvar zajišťuje metodickou stránku a koordinaci l který podnikový orgán strategii schvaluje, resp. rozhoduje o konfliktech. Kontrola realizace záměrů l Podstatou kontroly je kritické zhodnocení reality s ohledem na řídící záměry a určení, zda bylo dosaženo shody ve vývoji kontrolované reality vůči specifikovaným požadavkům l Kontrolní činnosti lze členit na: l kontrolu vnitřní (interní), kterou realizují vedoucí pracovníci v rámci výkonu svých řídících oprávnění nebo pracovníci k tomu zmocnění – zejména interní auditoři a pracovníci controllingu l kontrolu vnější (externí), kterou realizují externí subjekty (auditoři, orgány státní správy ...) l Fáze kontrolní činnosti: l určení předmětu kontroly, získání a sběr podstatných informací, hodnocení kontrolovaných procesů, formulace závěrů a návrhů na opatření, zpětná kontrola. Chybné pojetí kontroly! l Kontrola podnikových aktivit je zúžena jen na oblast řízení jakosti: l oblast řízení jakosti je sice důležitou částí podnikových činností, ale nikoliv jedinou l předmětem řízení jakosti jsou primární procesy (produkce, zásobování, odbyt); z kontrolních aktivit by tak byly nesprávně vyčleněny procesy výzkumné/vývojové, finanční, investiční a správní l Převaha kontrolní činnosti je směřována na vnitřní útvar controllingu a na externí subjekty (např. audit účetní závěrky): l pomíjí se zde kontrola jako běžná součást každé řídící činnosti. Podniková dokumentace l Podniková dokumentace je z organizačního hlediska jedním ze základních nástrojů organizace a řízení podnikových agend (souborů činností) l Podniková dokumentace plní v procesu řízení následující hlavní funkce: l pro výkon opakujících se (rutinních) činností, které mají vykonávat různí pracovníci, určuje jednotný postup l prostřednictvím dokumentace podnik volí některou z přípustných variant postupů (příkladem je v oblasti účetnictví volba metody A nebo B účtování zásob) l dokumentací plní podnik své zákonné povinnosti l ve vztahu k externím subjektům (zejména vůči akcionářům, obchodním partnerům, správci daně při kontrolách plnění daňových povinností) plní dokumentace funkci vysvětlující a důkazní l v neposlední řadě je v obsahu dokumentace uchováno know-how podniku, a to zejména v oblasti produkční či výzkumné/vývojové. Podniková dokumentace - příklady l Typy dokumentací: l organizační dokumentace l řády, organizační směrnice, metodické postupy, příkazy vedoucích pracovníků l dokumentace produktů: l projektová dokumentace (technická zpráva, statické výpočty, výkresová dokumentace), technologická dokumentace (technologické postupy výroby jednotlivých typů výrobků), ostatní dokumentace produktu l podnikatelské dokumenty: l zakládací listiny, stanovy společnosti, výpisy z obchodního rejstříku, živnostenská oprávnění, podnikatelské záměry a podnikové strategie, strategické a operativní plány, dokumentace řízení systémů jakosti, zápisy z jednání valné hromady, představenstva a dozorčí rady l účetní a majetková dokumentace: l účetní záznamy (účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventarizační dokumenty), účetní závěrky a výroční zprávy, dokumentace majetku, licenční a patentová dokumentace. Účetnictví a účetní výkaznictví l Účetnictví: proces poznávání, měření, evidence a zprostředkování ekonomických informací umožňujících rozhodování uživatelů těchto informací l Základní typy procesů v rámci podnikového účetnictví: l organizace účetních agend, např. platební styk, evidence pohledávek a závazků, evidence dlouhodobého majetku a zásob, mzdové účetnictví, daňová agenda atd. l metodika vedení podnikového účetnictví, zejména oběh účetních záznamů, vedení účetních knih, sestavení účetní závěrky a externí výkaznictví, vnitropodnikové zúčtování l externí a vnitropodnikové výkaznictví (reporting). Struktura podnikového účetnictví Správní činnosti l Typy správních činností: l právní služba l agenda bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany l agenda ochrany životního prostředí l pojistná agenda l spisová služba l V projektu je nutné alespoň stručně zmínit organizační zabezpečení správních činností. Personální funkce Personální agenda Pracovně-právní agenda Budování kariéry a systémy vzdělávání Hodnocení pracovníků Mzdový a sociální systém Hlavní typy procesů - personální funkce l Personální agenda: l plánování počtu a struktury pracovníků, získávání a výběr pracovníků l Pracovně-právní agenda: l uzavírání pracovně-právního vztahu a jeho průběh, změna a ukončování, pracovní řád l Budování kariéry a systémy vzdělávání: l řízení kariéry pracovníků, plánování a realizace vzdělávání l Hodnocení pracovníků: l systém hodnocení, realizace hodnocení a využití výsledků hodnocení l Mzdový a sociální systém: l mzdový systém, systém zaměstnaneckých výhod. Personální agenda l Základem personální agendy je plánování počtu a struktury pracovníků a získání a výběr těchto pracovníků (personální výběr) l Základní typy procesů v rámci personální agendy: l plánování počtu a struktury pracovníků l prognóza vývoje pracovních sil a prognóza vývoje zdrojů pracovních sil l sestavení plánu pracovníků l získávání a výběr pracovníků l analýza požadavků na dané místo (pracovní pozici) l získání uchazečů a jejich charakteristika (předběžný výběr) l analýza schopností uchazečů (zkouška jejich způsobilosti např. ve formě pohovoru nebo testu) l rozhodnutí o výběru. Pracovně-právní agenda l Předmětem pracovně-právní agendy je realizace právních a dalších úkonů souvisejících s uzavíráním, změnou a ukončováním pracovně-právních vztahů a plnění celé řady povinností, které má každý zaměstnavatel ve vztahu k příslušným státním orgánům l Základní typy procesů v rámci pracovně-právní agendy: l pracovně-právní vztahy (vznik, změna a ukončení) l vztahy ke státním orgánům - povinnosti evidenčního nebo ohlašovacího charakteru. Kariéra/vzdělávání l Podnikové systémy budování kariéry a vzdělávání pracovníků jsou výrazem aktivního přístupu k péči o zaměstnance l Základní typy procesů v rámci budování kariéry a vzdělávání pracovníků: l řízení kariéry vybraných pracovníků: l osobní plány rozvoje, plánování následnictví v manažerských funkcích l plánování a realizace školení a vzdělávání: l krátkodobé vzdělávací akce l vícedenní specializované kurzy a školení l specifické případy (vysokoškolské vzdělání, studium MBA ...) Hodnocení pracovníků l Systém hodnocení pracovníků a jejich výkonu - základ pro efektivní způsob rozmísťování pracovníků, plánování jejich kvalifikačního růstu; jde rovněž o důležitou složku motivačního systému organizace l Základní typy procesů v rámci budování kariéry a vzdělávání pracovníků: l určení okruhu hodnocených pracovníků a hodnotitelů l určení formy a způsobu hodnocení (např. hodnotící pohovor) l určení způsobu využití výsledků hodnocení. Mzdový a sociální systém l Účelem mzdového systému je poskytnout vnitřně vyváženou základnu pro motivování a odměňování zaměstnanců l Podnik plní vůči zaměstnancům též sociální funkci (opatření realizovaná na základě obecně závazných předpisů a na základě vlastní iniciativy) s cílem zvyšovat motivaci a loajalitu zaměstnanců a posilovat pozitivní image podniku l Základní právní úprava: l zákoník práce č. 262/2006 Sb. a některé prováděcí předpisy l !!! zákon o mzdě č. 1/1992 Sb. byl zrušen k 31.12.2006. Složky mzdového systému I. l Způsob odměňování za práci (§ 109 ZP): l mzda: peněžité plnění a plnění peněžité hodnoty (naturální mzda) poskytované zaměstnavatelem zaměstnanci za práci l plat: peněžité plnění poskytované za práci zaměstnanci zaměstnavatelem, kterým je např. stát, územní samosprávný celek, státní fond ... l odměna z dohody: peněžité plnění poskytované za práci vykonanou na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti l Základní principy odměňování: l stejná mzda, plat nebo odměna z dohody za stejnou práci nebo za práci stejné hodnoty (§ 110 ZP) l zákaz diskriminace mj. z hlediska odměňování (§ 16 ZP). Složky mzdového systému II. l Typy mzdy podle ZP (§ 113 - § 119 ZP): l mzda (základní) l mzda za práci přesčas l mzda za svátek l mzda za noční práci l mzda za práci ve ztíženém pracovním prostředí l mzda za práci v sobotu a neděli l Mzda a konto pracovní doby: l konto pracovní doby je jiný způsob nerovnoměrného rozvržení pracovní doby, který může obsahovat jen kolektivní smlouva, popřípadě vnitřní předpis (§ 86 a § 87 ZP) l je veden účet mzdy zaměstnance (§ 120 ZP), který obsahuje stálou mzdu a dosaženou mzdu. Složky mzdového systému III. l Formy mezd: l mzdovou formou se rozumí vztah mezi výší odměny za práci a výkonem při stejné obtížnosti práce l nejčastější typy mzdových forem: l časová mzda l úkolová mzda l prémie l odměny. Konstrukce mzdového systému l Kategorie pracovníků: l generální ředitel l odborní ředitelé a ředitelé divizí l ostatní manažeři l pracovníci prodeje l pracovníci technických profesí l pracovníci administrativních profesí l pracovní dělnických profesí l Základní mzda: l časová mzda l úkolová mzda l jiné typy mzdy l Nadstavbové složky: l příplatky l prémie l odměny l podíly na zisku l mimořádné odměny ... 6. seminář (26.10.2009) l Uskuteční se pouze 26.10. (28.10. - státní svátek); seminářů se mohou zúčastnit i studenti ze středečního semináře l Předmět semináře: l problematika podnikového účetnictví l přístupy k organizaci podniku l Součástí semináře je konzultace k první prezentaci projektů: l způsob prezentace l obsah prezentace.