Benchmarking & NPK Řízení a kontrola ve veřejné správě Benchmarking n Metoda řízení kvality n Porovnávání procesů u různých organizací n Princip dobrovolnosti všech účastníků n Popularizace benchmarkingu n Původ v soukromém sektoru n V roce 1979 – Xerox n Výrobní cena kopírek shodná s prodejní cenou japonských kopírek n Odhalil nedostatky ve skladovém hospodářství n Využitelnost v oblastech, kde se vyskytuje menší tlak na efektivnost Aktivity benchmarkingu n Analýza vlastních i cizích procesů n Hledání „Best practices“ n Hledání organizace, která ve sledované oblasti dosahuje prvotřídních výsledků n Identifikace toho, co jinde dělají lépe n Implementace lepších praktik do svých procesů Best Practices n Osvědčené postupy a řešení obsahující prvky inovace n nové nápady a myšlenky n úspěšný a efektivní přístup k řešení problému. n konkrétní vyústění snahy o efektivnost a příležitost učit se od jiných a zkvalitňovat tak svoji činnost n Databanky dobrých praxí (nápadů) Definice benchmarkingu n Nepřetržitý a systematický proces porovnávání a měření produktů, procesů a metod vlastní organizace s těmi, kdo byli uznáni jako vhodní partneři pro toto měření za účelem zlepšování vlastních aktivit n Podstatou benchmarkingu je zlepšování se učením od druhých, je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř organizací s podobnými funkcemi a jejímž smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní organizaci Dvojí zaměření benchmarkingu n Snižování nákladů n Zvyšování kvality služeb Výhody benchmarkingu n Identifikace n činností se zvýšenými náklady n vlastních strategických výhod n objektivních ukazatelů pro měření výkonnosti n nových myšlenek n aktuálních potřeb zainteresovaných stran n Předání zkušeností n Získání těžko dostupných informací Nevýhody benchmarkingu n Dlouhodobý a kontinuální proces n Nároky časové, finanční, personální n Tendence pokládat své výsledky za lepší než výsledky ostatních a tendence nenapodobovat úspěchy ostatních n Specifická organizační kultura úřadu n Přesvědčení o nemožnosti srovnání činností s jinou organizací Výchozí otázky benchmarkingu n Poskytované služby levné nebo drahé n Poskytování služeb s nízkými nebo vysokými náklady n Spokojenost občanů s poskytovanými službami n Kvalita služeb n V čem jsou jiné organizace lepší Kategorie benchmarkingu n Benchmarking interní n Realizace interní mezi jednotlivými organizačními jednotkami organizace n Využitelnost především u státní správy n Neexistence potřeby vyhledávání partnerů n Obtížnost nalezení prvotřídních výsledků n Benchmarking externí n Realizace mezi různými partnery n Konkurenti nebo partneři z jiných lokalit n Benchmarking funkční n Srovnání podobných funkcí a postupů i v různých oborech n Možnost srovnání i s naprosto odlišnou organizací (např. úřad a firma) n Další kategorie n Strategický n Výkonový n Procesní n Mezinárodní Etapy benchmarkingu n Specifikace oblastí benchmarkingu n Stanovení cílů n Mapování profilu služeb n Formulace kvantitativních a kvalitativních ukazatelů n Sběr a zpracování dat n Porovnávání ukazatelů n Identifikace nejlepšího řešení n Analýza procesů n Porovnání s nejlepším procesem a identifikace rezerv ve vlastním výkonu n Implementace a realizace změn n Vyhodnocení procesu a dosažených výsledků Etapy benchmarkingu n Určení oblastí n Určení partnerů n Sběr dat n Analýza n Realizace Určení oblastí benchmarkingu n Obvykle slabé stránky organizace n Analýza činností organizace n Externí nebo interní audit n Vhodné určení měřítek již na počátku procesu n Sběr dat co nejméně komplikovaný n Měřítka spolehlivá a srozumitelná n Časová dostupnost měřítek n Vyloučení duplicitních údajů n Minimalizace nákladů na sběr dat n Měřítka n Výkon (výstupy – počet stavebních povolení) n Účinnost (jednotkové náklady – počet odpracovaných hodin na stavební povolení) n Efektivnost (počet povolení v termínu) n Produktivita (počet stavebních povolení proti, kterým nebylo podáno odvolání do tří měsíců) Vlastnosti ukazatelů n Účelovost n Spolehlivost n Srozumitelnost n Aktuálnost n Odolnost vůči neefektivnímu chování n Komplexnost n Věcnost n Nákladová efektivnost n Zaměřenost na ovlivnitelné veličiny Příklady ukazatelů n Počet změn celkem ku počtu pracovníků n Mzdy a odvody ku počtu všech změn n Počet jednotek (produktu nebo služby) ku počtu pracovníků celkem n Počet obyvatel správního obvodu ku počtu pracovníků celkem n Příjem správních poplatků ku počtu pracovníků n Počet datových (i jiných) výdajů n Elektronický odbavovací systém n Organizační opatření proti frontám Určení partnerů n Soubor partnerů n Výhodný pro všechny zúčastněné n Nikoliv pro jednoho partnera n Rozhodnutí o kategorii benchmarkingu n Vhodnost partnerů n Přesvědčení partnerů ke spolupráci n Představení vlastní oranizace n Smysl a cíl benchmarkingu n Projektové a akční plánování n Zpětné poskytování informací Možnosti nalezení partnerů n Statistické údaje n Veřejné databáze n Internet n Externí konzultanti n Vlastní vedoucí zaměstnanci n Vlastní nově přijatí zaměstnanci Sběr dat n Dotazníky n Snadnost provedení n Riziko ovlivnění odpovědí, nepochopení otázek n Interview se zástupci partnera n Objektivnější než dotazníková metoda n Riziko subjektivního pochopení n Riziko komunikativnosti tazatelů n Pozorování na místě n Přesnost informací n Časová náročnost n Analýza záznamů n Minimalizace subjektivního výkladu informací n Obtížnost získání potřebných informací Analýza dat n Roztřídění ukazatelů n Srovnání n Výkonnostní rozdíly n Mezery ve výkonnosti n Minimální hodnoty n Průměrné hodnoty n Maximální hodnoty n Interpretace dat n Závěrečná zpráva Realizace změn n Určení oblastí vhodných pro aplikaci „best practices“ n Rozhodnutí o výkonu služby n interní n outsourcing n Určení požadované úrovně výkonnosti n Mezery výkonnosti n Ale i trendy ve vývoji ostatních organizací n Určení časového horizontu n Plán implementace změn n Změny n Náklady n Termíny n Odpovědní pracovníci Benchmarking ve světě n kanadská provincie Ontario n zákonná povinnost samospráv poskytovat ministerstvu vnitra řadu údajů n Policie n Hasiči n Údržba silnic n Doprava n Dodávky vody n Svoz a likvidace odpadů n Odpadní vody n Skládky n organizace Ontario Municipal Benchmarking Initiative (OMBI) n cca dvě desítky obcí n další oblasti srovnávání Benchmarking v ČR n Pilotní projekt "CENA A VÝKON" n v letech 2002 - 2003 n organizace n British Knot How Fund n Vzdělávací centrum pro veřejnou správu ČR, o.p.s. n statutární město Ostrava n oblast svozu a likvidace komunálního odpadu n 6 statutárních měst n Ústí nad Labem, Plzeň, Jihlava, Pardubice, Ostrava a Havířov Ukazatele n Cena za likvidaci 1 t komunálního odpadu n Cena za svoz a likvidaci n Poloha skládky versus ujeté kilometry n Rozloha města versus poloha skládky n Typ a hustota zástavby n Počet tun komunálního odpadu připadajících na 1 obyvatele n Neinvestiční výdaje na 1 obyvatele n Procento úspěšnosti výběru poplatků n Vybraná částka poplatků dělená předpisem příjmů n Procento soběstačnosti systému n Vybraná částka poplatků dělená neinvestičními výdaji n Doplatek města na obyvatele n Rozdíl předpisu příjmů a vybrané částky poplatků dělený počtem obyvatel Benchmarking v ČR n v rámci Programu na podporu místních správ států Střední Evropy n „Benchmarking v oblasti rozšířené působnosti obcí III. typu“ n Partneři projektu n Kanadský urbanistický institut (CUI) n Kanadská agentura pro mezinárodní rozvoj (CIDA) n Svaz měst a obcí ČR n Ministerstvo vnitra ČR n Statutární město Ostrava n Sdružení tajemníků měst a obcí ČR n 48 měst n 648 kvantitativních a kvalitativních ukazatelů n publikace "Benchmarking ve veřejné správě" Seznam analyzovaných agend n Evidence obyvatel n Matrika n Občanské průkazy n Cestovní doklady n Řízení lidských zdrojů n Vzdělávání pracovníků n Speciální stavební úřad n Silnice n Silniční správní úřad n Doprava (MHD, taxi, emise) n Dopravně správní agendy n Registr vozidel n Registr řidičů n Zkušební komisaři n Dopravní přestupky n Památková péče n Územní plánování n Obecný stavební úřad n Přestupky n Živnostenský úřad n Sociální dávky a sociálně právní ochrana dítěte n Životní prostředí n Vodní hospodářství n Lesní hospodářství n Odpady n Ochrana ovzduší n Zemědělství n Ochrana zvířat proti týrání n Ochrana přírody a krajiny n Myslivost n Rybářství n Veterinární péče Benchmarking v ČR n Benchmarking nákladů na výkon přenesené působnosti n Benchmarking vybraných veřejných služeb n Kvalita života v krajích n Benchmarking obcí s rozšířenou působností n Strategický benchmarking absorpční kapacity veřejného sektoru n Benchmarking sociálních služeb v Královéhradeckém kraji n Benchmarkingová iniciativa 2005 Evropská sada indikátorů n Spokojenost občanů s místním společenstvím n Obecná spokojenost občanů s různými rysy samosprávy n Místní příspěvek ke globálním klimatickým změnám n Emise CO2 n Mobilita a místní přeprava cestujících n Denní vzdálenost přepravy a způsoby přepravy n Dostupnost místních veřejných parků a služeb n Přístup obyvatel k nejbližšímu parku a k základním službám n Kvalita místního ovzduší n Počet dní s dobrou kvalitou ovzduší n Cesty dětí do a ze školy n Způsob přepravy n Udržitelné řízení místní samosprávy a místního podnikání n Podíl organizací uplatňujících environmentální a sociální metody řízení n Hluk n Podíl populace vystavené škodlivému hluku n Udržitelné využívání půdy n Udržitelný rozvoj, obnova a ochrana půdy n Výrobky propagující udržitelnost n Podíl spotřeby výrobků s ecolabelem Institucionální rámec Národní politiky kvality n Organizace n Rada kvality ČR n Sekce kvality ve veřejné správě n Odbor efektivní veřejné správy Ministerstva vnitra n Národní informační středisko podpory kvality n Dokumenty n Strategie Národní politiky kvality pro období let 2008 – 2013 n Národní program kvality ČR n Program česká kvalita - CzQ n Další instituce n Národní konference kvality n Cena MV za kvalitu a inovaci ve VS Sekce kvality ve veřejné správě - Úkoly v oblasti veřejné správy n Pravidelné hodnocení realizace Strategie podle stanovených indikátorů n návrhy Radě pro směry zaměření Národního programu kvality ČR pro jednotlivé roky n podněty k dalšímu rozvoji kvality ve veřejná správě n poradní orgán ředitelky Odboru efektivní veřejné správy MV n Odborná sekce kvality ve VS v cenách MV za kvalitu a inovaci ve VS n vypracování Výroční zprávy - hodnocení vývoje kvality ve veřejné správě Národní konference kvality n gesce Ministerstva vnitra n pořadatel Rada kvality ČR n součástí je předávání cen Ministerstva vnitra za kvalitu a inovace ve veřejné správě Cena MV za kvalitu a inovaci ve veřejné správě n Cílem n podpořit ty úřady, které si význam kvality ve své práci nejen uvědomují, ale také hledají a nacházejí cesty jejího dosahování n Začátek soutěže – listopad předchozího roku n Konec soutěže – listopad aktuálního roku n Dvě kategorie n Soukromý sektor n Veřejný sektor n Národní cena ČR za jakost n Usnesení vlády České republiky č. 806/2001 Sb. n 2008 – 2013 cena přejmenována na Národní cenu kvality ČR Základní principy soutěže n je vhodné ocenit každé významné úsilí o zlepšování kvality s akceptací i dalších metod než je EFQM či CAF n je vhodné mít vyšší ocenění pro organizace VS, které prokazatelně dosáhly dobré kvality n je vhodné mít i zvláštní ocenění pro dobré nápady, které nemusí splňovat kritéria pro některou z cen za kvalitu, ale jejich nápad může být přenositelný a využitelný v řadě dalších organizací n je vhodné mít vytvořen transparentní proces hodnocení, kdy udělení odpovídající ceny bude nezpochybnitelné Ceny za kvalitu ve veřejné správě n Ceny za kvalitu ve veřejné správě n nejvyšší stupeň (zlatý) n Národní cena kvality ČR n střední stupeň ocenění (stříbrný) n Organizace dobré veřejné služby n nejnižší stupeň ocenění (bronzový) n Organizace zvyšující kvalitu veřejné služby n Cena za inovaci n cena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě n oceňuje nové netradiční nápady, sloužící jako příklady dobré praxe Projekt VIRTUOS n Plzeňský kraj n Informační systém n Elektronická podatelna n Elektronická úřední deska n Popisy různých životních situací a s nimi související formuláře n Datové schránky n Rezervace schůzky s úředníkem n Elektronická spisová služba n Úschovna veškerých žádostí a komunikace občana s úřady Udržování odbornosti při dlouhodobé nepřítomnosti zaměstnankyň na mateřské a rodičovské dovolené pomocí vlastního vzdělávacího portálu n Děčín n E-learningové vzdělávání n Cílová skupina n Dlouhodobá prqacovní neschopnost n Mateřská dovolená n Rodičovská dovolená n Udržování kontaktu s cílovou skupinou n Minimalizace stresu z návratu zpět na pracovní pozici