Benchmarking & NPK Řízení a kontrola ve veřejné správě Benchmarking nMetoda řízení kvality nPorovnávání procesů u různých organizací nPrincip dobrovolnosti všech účastníků nPopularizace benchmarkingu nPůvod v soukromém sektoru nV roce 1979 – Xerox nVýrobní cena kopírek shodná s prodejní cenou japonských kopírek nOdhalil nedostatky ve skladovém hospodářství nVyužitelnost v oblastech, kde se vyskytuje menší tlak na efektivnost Aktivity benchmarkingu nAnalýza vlastních i cizích procesů nHledání „Best practices“ nHledání organizace, která ve sledované oblasti dosahuje prvotřídních výsledků nIdentifikace toho, co jinde dělají lépe nImplementace lepších praktik do svých procesů Best Practices nosvědčené postupy a řešení obsahující prvky inovací nnové nápady a myšlenky núspěšný a efektivní přístup k řešení problému nkonkrétní vyústění snahy o efektivnost a příležitost učit se od jiných a zkvalitňovat tak svoji činnost ndatabanky dobrých praxí (nápadů) Definice benchmarkingu nnepřetržitý a systematický proces porovnávání a měření produktů, procesů a metod vlastní organizace s těmi, kdo byli uznáni jako vhodní partneři pro toto měření za účelem zlepšování vlastních aktivit npodstatou benchmarkingu je zlepšování se učením od druhých, je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř organizací s podobnými funkcemi a jejímž smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní organizaci Dvojí zaměření benchmarkingu nSnižování nákladů nZvyšování kvality služeb Výhody benchmarkingu nIdentifikace nčinností se zvýšenými náklady nvlastních strategických výhod nobjektivních ukazatelů pro měření výkonnosti nnových myšlenek naktuálních potřeb zainteresovaných stran nPředání zkušeností nZískání těžko dostupných informací Nevýhody benchmarkingu ndlouhodobý a kontinuální proces nnároky časové, finanční, personální ntendence pokládat své výsledky za lepší než výsledky ostatních a tendence nenapodobovat úspěchy ostatních nspecifická organizační kultura úřadu npřesvědčení o nemožnosti srovnání činností s jinou organizací Výchozí otázky benchmarkingu nposkytované služby levné nebo drahé nposkytování služeb s nízkými nebo vysokými náklady nspokojenost občanů s poskytovanými službami nkvalita služeb nv čem jsou jiné organizace lepší Kategorie benchmarkingu nBenchmarking interní nrealizace interní mezi jednotlivými organizačními jednotkami organizace nvyužitelnost především u státní správy nneexistence potřeby vyhledávání partnerů nobtížnost nalezení prvotřídních výsledků nBenchmarking externí nrealizace mezi různými partnery nkonkurenti nebo partneři z jiných lokalit nBenchmarking funkční nsrovnání podobných funkcí a postupů i v různých oborech nmožnost srovnání i s naprosto odlišnou organizací (např. úřad a firma) nDalší kategorie nstrategický nvýkonový nprocesní nmezinárodní Etapy benchmarkingu nspecifikace oblastí benchmarkingu nstanovení cílů nmapování profilu služeb nformulace kvantitativních a kvalitativních ukazatelů nurčení partnerů nzískání partnerů nsběr a zpracování dat nporovnávání ukazatelů nidentifikace nejlepšího řešení nanalýza procesů nporovnání s nejlepším procesem a identifikace rezerv ve vlastním výkonu nimplementace a realizace změn nvyhodnocení procesu a dosažených výsledků Určení oblastí benchmarkingu nObvykle slabé stránky organizace nAnalýza činností organizace nExterní nebo interní audit nVhodné určení měřítek již na počátku procesu nSběr dat co nejméně komplikovaný nMěřítka spolehlivá a srozumitelná nČasová dostupnost měřítek nVyloučení duplicitních údajů nMinimalizace nákladů na sběr dat nMěřítka nVýkon (výstupy – počet stavebních povolení) nÚčinnost (jednotkové náklady – počet odpracovaných hodin na stavební povolení) nEfektivnost (počet povolení v termínu) nProduktivita (počet stavebních povolení proti, kterým nebylo podáno odvolání do tří měsíců) Vlastnosti ukazatelů nÚčelovost nSpolehlivost nSrozumitelnost nAktuálnost nOdolnost vůči neefektivnímu chování nKomplexnost nVěcnost nNákladová efektivnost nZaměřenost na ovlivnitelné veličiny Příklady ukazatelů nPočet změn celkem ku počtu pracovníků nMzdy a odvody ku počtu všech změn nPočet jednotek (produktu nebo služby) ku počtu pracovníků celkem nPočet obyvatel správního obvodu ku počtu pracovníků celkem nPříjem správních poplatků ku počtu pracovníků nPočet datových (i jiných) výdajů nElektronický odbavovací systém nOrganizační opatření proti frontám Určení partnerů nSoubor partnerů nVýhodný pro všechny zúčastněné nNikoliv pro jednoho partnera nRozhodnutí o kategorii benchmarkingu nVhodnost partnerů nPřesvědčení partnerů ke spolupráci nPředstavení vlastní oranizace nSmysl a cíl benchmarkingu nProjektové a akční plánování nZpětné poskytování informací Možnosti nalezení partnerů nStatistické údaje nVeřejné databáze nInternet nExterní konzultanti nVlastní vedoucí zaměstnanci nVlastní nově přijatí zaměstnanci Sběr dat nDotazníky nSnadnost provedení nRiziko ovlivnění odpovědí, nepochopení otázek nInterview se zástupci partnera nObjektivnější než dotazníková metoda nRiziko subjektivního pochopení nRiziko komunikativnosti tazatelů nPozorování na místě nPřesnost informací nČasová náročnost nAnalýza záznamů nMinimalizace subjektivního výkladu informací nObtížnost získání potřebných informací Analýza dat nRoztřídění ukazatelů nSrovnání nVýkonnostní rozdíly nMezery ve výkonnosti nMinimální hodnoty nPrůměrné hodnoty nMaximální hodnoty nInterpretace dat nZávěrečná zpráva Realizace změn nUrčení oblastí vhodných pro aplikaci „best practices“ nRozhodnutí o výkonu služby ninterní noutsourcing nUrčení požadované úrovně výkonnosti nMezery výkonnosti nAle i trendy ve vývoji ostatních organizací nUrčení časového horizontu nPlán implementace změn nZměny nNáklady nTermíny nOdpovědní pracovníci Benchmarking ve světě nkanadská provincie Ontario nzákonná povinnost samospráv poskytovat ministerstvu vnitra řadu údajů nPolicie nHasiči nÚdržba silnic nDoprava nDodávky vody nSvoz a likvidace odpadů nOdpadní vody nSkládky norganizace Ontario Municipal Benchmarking Initiative (OMBI) ncca dvě desítky obcí ndalší oblasti srovnávání Benchmarking v ČR nPilotní projekt "CENA A VÝKON" nv letech 2002 - 2003 norganizace nBritish Knot How Fund nVzdělávací centrum pro veřejnou správu ČR, o.p.s. nstatutární město Ostrava noblast svozu a likvidace komunálního odpadu n6 statutárních měst nÚstí nad Labem, Plzeň, Jihlava, Pardubice, Ostrava a Havířov Ukazatele nCena za likvidaci 1 t komunálního odpadu nCena za svoz a likvidaci nPoloha skládky versus ujeté kilometry nRozloha města versus poloha skládky nTyp a hustota zástavby nPočet tun komunálního odpadu připadajících na 1 obyvatele nNeinvestiční výdaje na 1 obyvatele nProcento úspěšnosti výběru poplatků nVybraná částka poplatků dělená předpisem příjmů nProcento soběstačnosti systému nVybraná částka poplatků dělená neinvestičními výdaji nDoplatek města na obyvatele nRozdíl předpisu příjmů a vybrané částky poplatků dělený počtem obyvatel Benchmarking v ČR nv rámci Programu na podporu místních správ států Střední Evropy n„Benchmarking v oblasti rozšířené působnosti obcí III. typu“ nPartneři projektu nKanadský urbanistický institut (CUI) nKanadská agentura pro mezinárodní rozvoj (CIDA) nSvaz měst a obcí ČR nMinisterstvo vnitra ČR nStatutární město Ostrava nSdružení tajemníků měst a obcí ČR n48 měst n648 kvantitativních a kvalitativních ukazatelů npublikace "Benchmarking ve veřejné správě" Seznam analyzovaných agend nEvidence obyvatel nMatrika nObčanské průkazy nCestovní doklady nŘízení lidských zdrojů nVzdělávání pracovníků nSpeciální stavební úřad nSilnice nSilniční správní úřad nDoprava (MHD, taxi, emise) nDopravně správní agendy nRegistr vozidel nRegistr řidičů nZkušební komisaři nDopravní přestupky nPamátková péče nÚzemní plánování nObecný stavební úřad nPřestupky nŽivnostenský úřad nSociální dávky a sociálně právní ochrana dítěte nŽivotní prostředí nVodní hospodářství nLesní hospodářství nOdpady nOchrana ovzduší nZemědělství nOchrana zvířat proti týrání nOchrana přírody a krajiny nMyslivost nRybářství nVeterinární péče Benchmarking v ČR nBenchmarking nákladů na výkon přenesené působnosti nBenchmarking vybraných veřejných služeb nKvalita života v krajích nBenchmarking obcí s rozšířenou působností nStrategický benchmarking absorpční kapacity veřejného sektoru nBenchmarking sociálních služeb v Královéhradeckém kraji nBenchmarkingová iniciativa 2005 Evropská sada indikátorů nSpokojenost občanů s místním společenstvím nObecná spokojenost občanů s různými rysy samosprávy nMístní příspěvek ke globálním klimatickým změnám nEmise CO2 nMobilita a místní přeprava cestujících nDenní vzdálenost přepravy a způsoby přepravy nDostupnost místních veřejných parků a služeb nPřístup obyvatel k nejbližšímu parku a k základním službám nKvalita místního ovzduší nPočet dní s dobrou kvalitou ovzduší nCesty dětí do a ze školy nZpůsob přepravy nUdržitelné řízení místní samosprávy a místního podnikání nPodíl organizací uplatňujících environmentální a sociální metody řízení nHluk nPodíl populace vystavené škodlivému hluku nUdržitelné využívání půdy nUdržitelný rozvoj, obnova a ochrana půdy nVýrobky propagující udržitelnost nPodíl spotřeby výrobků s ecolabelem Institucionální rámec Národní politiky kvality nOrganizace nRada kvality ČR nSekce kvality ve veřejné správě nOdbor efektivní veřejné správy Ministerstva vnitra nNárodní informační středisko podpory kvality nDokumenty nStrategie Národní politiky kvality pro období let 2008 – 2013 nNárodní program kvality ČR nProgram česká kvalita - CzQ nDalší instituce nNárodní konference kvality nCena MV za kvalitu a inovaci ve VS logo2 Sekce kvality ve veřejné správě - Úkoly v oblasti veřejné správy nPravidelné hodnocení realizace Strategie podle stanovených indikátorů nnávrhy Radě pro směry zaměření Národního programu kvality ČR pro jednotlivé roky npodněty k dalšímu rozvoji kvality ve veřejná správě nporadní orgán ředitelky Odboru efektivní veřejné správy MV nOdborná sekce kvality ve VS v cenách MV za kvalitu a inovaci ve VS nvypracování výroční zprávy - hodnocení vývoje kvality ve veřejné správě Národní konference kvality ngesce Ministerstva vnitra npořadatel Rada kvality ČR nsoučástí je předávání cen Ministerstva vnitra za kvalitu a inovace ve veřejné správě Cena MV za kvalitu a inovaci ve veřejné správě nCílem npodpořit ty úřady, které si význam kvality ve své práci nejen uvědomují, ale také hledají a nacházejí cesty jejího dosahování nZačátek soutěže – listopad předchozího roku nKonec soutěže – listopad aktuálního roku nDvě kategorie nSoukromý sektor nVeřejný sektor nNárodní cena ČR za jakost nUsnesení vlády České republiky č. 806/2001 Sb. n2008 – 2013 cena přejmenována na Národní cenu kvality ČR Základní principy soutěže nje vhodné ocenit každé významné úsilí o zlepšování kvality s akceptací i dalších metod než je EFQM či CAF nje vhodné mít vyšší ocenění pro organizace VS, které prokazatelně dosáhly dobré kvality nje vhodné mít i zvláštní ocenění pro dobré nápady, které nemusí splňovat kritéria pro některou z cen za kvalitu, ale jejich nápad může být přenositelný a využitelný v řadě dalších organizací nje vhodné mít vytvořen transparentní proces hodnocení, kdy udělení odpovídající ceny bude nezpochybnitelné Ceny za kvalitu ve veřejné správě nCeny za kvalitu ve veřejné správě nnejvyšší stupeň (zlatý) nNárodní cena kvality ČR nstřední stupeň ocenění (stříbrný) nOrganizace dobré veřejné služby nnejnižší stupeň ocenění (bronzový) nOrganizace zvyšující kvalitu veřejné služby nCena za inovaci ncena Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě noceňuje nové netradiční nápady, sloužící jako příklady dobré praxe Projekt VIRTUOS nPlzeňský kraj nInformační systém nElektronická podatelna nElektronická úřední deska nPopisy různých životních situací a s nimi související formuláře nDatové schránky nRezervace schůzky s úředníkem nElektronická spisová služba nÚschovna veškerých žádostí a komunikace občana s úřady Udržování odbornosti při dlouhodobé nepřítomnosti zaměstnankyň na mateřské a rodičovské dovolené pomocí vlastního vzdělávacího portálu nDěčín nE-learningové vzdělávání nCílová skupina nDlouhodobá prqacovní neschopnost nMateřská dovolená nRodičovská dovolená nUdržování kontaktu s cílovou skupinou nMinimalizace stresu z návratu zpět na pracovní pozici