Michal Krcal Department of Corporate Economics 18. 3. 2019 Michal Krcal (KPH ESF Justification 18.3.2019 1/36 fable of contents Kontext ■ ■ r • m • Michal Krcäl (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 2/36 Nehmotné přínosy • Dva aspekty měření => x * u_p = výkonnost ► x = potenciál vlivu přínosu na výkonnost * -> nelze (jednoduše) vyjádřit (finanční) hodnotu přínosu a jeho vliv na výkonnost podniku (zisk) ► u_p = účinnost přínosu * -> Je těžké (i když ne nemožné) kvantifikované měřit přínos nebo jeho ukazatel • Příklady ► Sdílení znalostí ► "Kvalitnější" informace ► "Úplné" informace ► Zvýšení inovační schopnosti ► Spokojenost zaměstnanců ► Zlepšení rozhodovacího procesu Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 3/36 Kontext procesu justification • Od začátku zvažování investice do IT po konečné rozhodnutí jestli ano/ne • Charakteristiky: ► Nízká znalost technologie (nejsou s ní zkušenosti) ► Rozhodnutí je obvykle na někom, kdo technologii používat nebude • Záleží na způsobu řízení projektu: ► Rigorózní projekt ► Agilní projekt • Záleží, pro jaké rozhodování jsou informace: ► Obecný typ projektu: ICT projekt, marketingový projekt, fůze, nová továrna/pobočka atd. ► Projekt pro jednu oblast: Odbyt, výroba, inovace inf. systému... ► Různá technologická řešení pro konkrétní projekt: SAP, MS Dynamics NAV, K2, Helios, Oracle JDE, NetSuite atd. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 4/36 Proč je justification důležité? • "many organizations are increasingly reluctant to pursue capital investments in new technology because it is widely considered that traditional approaches to project justification often overemphasize short-term tangible benefits, and undervalue long-term strategic focuses" (Irani et al., 1999) • Problém je v tom, že kvůli špatnému/neexistujícímu/nedostatečnému způsobu hodnocení mohou být ICT projekty diskriminovány. • Anebo se zavádí pouze projekty, které generují hmotné přínosy. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 5/36 Co se změnilo od roku 1999? Sialic One-time Justification Dynamism Coniinuoiis Iterative (Myers 198+; (Cao et al. 2013: Dos Sanlos. 1991; Zheng et al., 2Ů13) Khar et al., 2013) Tl-i: frequency c- 'cac.-inľfcŕ^a SIESTA method 53 1.8 Kobler Unit Framework (KUF) 2.6 .9 Strategic and analytical techniques (at least one) 63.2 42.1 Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats 57.9 36.0 (SWOT) analysis Decision Trees (DT) 50.0 16.7 Critical Success Factors (CSF) 40.4 23.7 Scenario Technique (ST) 37.7 23.7 Return on Management (ROM) 1S.4 .9 Portfolio methods (at least one) 36.8 11.4 Investment Portfolio (IP) 2S.1 6.1 Investment Mapping (IM) 20.2 5,3 Bedell's method (BM) 12.3 2.6 Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 9/36 Spokojenost s rozhodováním • Výzkum Bernroider and Schmóllerl (2013) Organisational Context Environmental Context Fig. 1. Research model. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification Vliv na spokojenost • Podle jejich výzkumu existuje velký rozdíl mezi existujícími metodami a znalostmi a mezi znalostmi metod a jejich použitím (viz tabulka 2 slajdy zpět). • Závěry: ► Pokud je metoda nebo přístup podporován DSS systémem, přispívá ke spokojenosti s rozhodnutím ► Podpora managementu je pro spokojenost s rozhodnutím zásadní (nejspíš kvůli tomu, že oni "navrhují" metriky) ► Vliv využití přístupů (frameworků) pro justification na spokojenost s rozhodnutím nebylo v datech nalezeno ► Pozitivní vliv využití metod na spokojenost s rozhodnutím byl potvrzen Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 11/36 Justification není jen rozhodování • Justification = (spíše) poskytuje informace pro rozhodování • Decision making = výběr jedné nebo více variant z množiny • Jenže metoda výběru rozhoduje o datech, které se vyhodnocují • Jak se rozhodnout mezi ► obnovením vozového parku pro obchodní zástupce ► Bl modulem pro reporting výkonnosti obchodních zástupců ► upgradem CRM systému Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 12/36 Náklady na justification Na základě výzkumu Bernroider (2013) Tabk 5 Expended resource melrics with their means Variable Resource investments Implementation fiof/r phases MEs ĹEs JW LEs LĎ Aif tm Time (months) S8 7.4 7.0 10.0 15.5 12.2* 16.4 22 Ä 18.9* R." Inl. and GkL labor (person monlhs) .i. í i H.2 6.6 19.a 56.9 35.9" 27.7 61 ň 42.0* RL2 Proportion Of fed. labor (<&) 16.7 26.2 20.6 26.5 39.4 12 4* 25.6 37.1 30.7* RL3 Eitimalod inl. labor costs (Kt) 11.6 41. 35.6 112.7 212.1 l/l.ô' 168 J 264.7 205.8 RL4 Estimated ext. labor cost* (K£) 2a. 5 il.47 297 102.9 420.7 248.7' 183.4 431.2 273.7 RC1 Overall tests without int. lime (Kf) 21 & 75.9 35.9 170,5 1,213.7 375 9* 191.5 1,238,9 RC2 Overall costs ind. int. lime (Kf) 5S.4 I I 7.1 79.4 285.1 1,447.8 841.2** 357.3 1,530.1 9ia.fi- Significantly different distributions between MEs and LEs (Wann-WNDney tester Tr><0.05; **P<0.01. Korelace mezi tím, kdo iniciuje projekt a kolik se věnuje prostředků na justification ► Vedení - méně času, a menší zapojení (hlavně externích) pracovníků ► Vnitřní oddělení - více času a větší zapojení (hlavně externích) pracovníků Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 13/36 fable of contents Q Metody pro justification Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification Jak na justification Renkema and Berghout (1997) financial approach categories of IS justification approaches Michal Krcal (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 15/36 Finanční metody • ROI, Net present value, IRR, payback... a Nově se používají reálné opce • Problémy ► Všechno ohodnotit nejde, jde o odhady ► Diskriminace od projektů, které jsou celé dobře vyčíslitelné • Můj názor - jde spíš o "čáry" s čísly, které někdy fungují, ale často ne Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 16/36 Strategický přístup Dává smysl, ale často je složité se dobrat něčeho konkrétního To, že něco podporuje strategii ještě neznamená, že víme na kolik strategii podporuje Propracovanější přístupy v rámci ex-post hodnocení a IT alignment Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 17/36 Procesní přístup • Zaměřený spíše na tangible přínosy • Je sice blízko realizaci efektů, ale není lehké jej implementovat • Obvykle se používá buď v součinnosti s ABC nebo BPM Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 18/36 Shrnutí V čem je problém: ► Požadavek vychází od uživatelů, kteří hodnotí často subjektivně ► Často se hodnotí jen kvantifikovatelné finanční přínosy ► IT technologie už nejsou tolik o čisté automatizaci, ale jiných přínosech Jak to dělat lépe ► Lepší spolupráce mezi podnikovým IT a businessem ► Řešit cíleně nehmotné přínosy ► Nerozhodovat se mezi IT a nelT investicí ► Využít modularity technologií a agilního řízení Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 19/36 Justification a aailní řízení • Výzkum Cao et al. (2013) se věnoval konfliktům mezi agilním řízením a justification (funding process) a tomu, jak by to mělo (mohlo) vypadat • Nejisté funkční požadavky na začátku • Zpoždění implementace nefunkčních požadavků • Nejistý termín dodání • Volnější smluvní úprava • Průběžná kontrola projektu • Průběžná tvorba návrhu Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 20/36 Nejisté funkční požadavky na začátku • A project manager at ShareSys recognizes these problems: The project is initiated by a need recognized by the customer. However, even the customer does not fully understand the specific capabilities that can be developed. Also, since some [capabilities] are very novel, the customer does not have a full understanding of how they may evolve until some development is done. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 21/36 Zpoždění implementace nefunkčních požadavků • We know that performance and security considerations are very important for the customer, and they may also dramatically affect the cost of the project. But, we do not even fully understand the functionalities we are going to implement. Therefore, it is too early to worry about performance and security. Also, in this project, delivery speed is important. In early stages, the customer is willing to forgo some performance for speedy delivery. Michal Krčál (KPH ESF MU) 18. 3. 2019 22/36 Nejistý termín dodání • Initially, we give estimate, if someone asks, on how long it will take to complete the project based on the body of work that we know of and understand. But the project changes its size and its requirements many times over the duration of the project. We cannot give a good estimate on things we don't know. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 23/36 Volnější smluvní úprava • The guiding philosophy in this project was - provide the customer whatever functionality they want. We recognized that this is too open-ended for us to precisely specify costs and schedules for the project in a contract. We were willing to work with the customer and assume the risk such an open contract exposes us to. Senior management made it clear that quickly delivering the functionality that the customer wants is the priority - at whatever cost. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 24/36 Průběžná kontrola projektu • Rather than a mindset where we are measuring progress against a well defined plan that is typical in most of our projects, we are operating with a different mindset. We are here to develop the system closely working with the customer. Rather than specifying what they want upfront and monitoring whether the project is delivering these, the customer and the development team are working together to define the project as it is ongoing. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 25/36 Průběžná tvorba návrhu • Refactoring takes a large portion of development effort. I will say 30% but I am not sure as it is difficult to separate refactoring from other development. However we are not paid to do it. We are not paid to write unit tests either. They are overhead. The customer doesn't care if we refactor our code. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 26/36 Jak na justification v agilním projektech? • Měnící se project scope ► Prioritizovat a nechat zákazníka rozhodovat se o každé podstatné změně nebo návrhu • Větší a lepší povědomí o (agilních) procesech ► Ukázat zákazníkovi, v čem vývoj spočívá, aby si dokázal představit, co se skrývá za jeho požadavky. • Podoba smlouvy ► Různé varianty typu "fixed prices, negotiated scope"; "pay as you go" • Vybudování důvěry o Minimální ale dostačující úroveň kontroly ► Aby se vlk nažral a kozala zůstala celá... • Vrstevnatý projektový rozvrh ► Česky - malé projekty, snaha plánovat po malých kouscích a tudíž mít dobrou představu o přesném trvání • Agilní rozpočtování ► Rozpočet je často revidován • Agilní odhady ► Odhadovat jenom to, co je opravdu nutné, ne víc • Může to fungovat? (na časech to podle autorů fungovalo) Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 27/36 fable of contents ■ ■ r • Q Müj vyzku m Michal Krcäl (KPH ESF MU) Data Rozhovory s lidmi od IT vendora Rozhovory s lidmi od zákazníka Total assets Turnover EBIT Employees interviewee(s) HR portal wen dor (2012) £5.6 M E5M €1M 50 (appro* 1 HR portal consultant; Manager Insurance company (201 J) €1B €1M C0.2M 3500 (approx,) Portal administrátor Event management company (2014) €100 M €37M C3.9M Z6Q (approx.} HR specialist (key portal user) Michal Krčál (KPH ESF MU) 18. 3. 2019 29/36 Penetration effect Decision Decision Process time reduction Access to information Initial justification Implementation Penetration effect Portal disposal/change justification Portal disposal/change Decision Portal enhancement justification Určitá souvislost s agilním justification Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 30/36 All at once V případě, že se dělá vše najednou a rozhoduje se o tom najednou ► Je možné, že se dělají kompromisy, které by se jinak nedělaly ► Portál může mít nižší pravděpodobnost dalších rozšíření, i když by byly potřeba (bere se to jako uzavřená kapitola) Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18.3.2019 31/36 Praxe v rozhodování • Rozhodování může být nepromyšlené • it [decision making] doesn't work rationally. They [customers] are people and they either have the money or not, and they are either open to accept new technologies or don't Mostly, there has to be some person that wants to implement the new technology It's not like that you come to the company and tell - look, this and this will save you this amount of money That's not like people are deciding... they are people, and they are either fond of new technology or they aren't. • Nebo založené pouze na funkcionalitě • when they want to buy travel allowance requests they are asking if it can do requests in home country and also abroad, or in case of electronic leave request if it can count the number of leave days that are left... Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 32/36 Table of contents ■ ■ r • m • Q Shrnutí Michal Krčál (KPH ESF MU) 18. 3. 2019 33/36 Shrnutí S finančními metodami daleko nedojdeme Praxe vypadá obvykle tak, že si problém nehmotných přínosů nikdo zásadně neuvědomuje ... anebo se neřeší IT projekty s vysokým poměrem nehmotných přínosů oproti hmotným mohou být diskriminovány Částečným řešením je agilní přitup k řízení projektů, ale i ten má problémy Na semináři si zkusíte, jaké to je rozhodovat:-) Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 34/36 Tento týden Příprava: ► Najděte jeden nefinanční přístup, který se používá k justification IT, popište ho a diskutujte jeho výhody a nevýhody ► Připravte si otázky do diskuze. ► Snažte se mezi sebou domluvit a každý si vybrat jiný přístup. Michal Krčál (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 35/36 References Bernroider, Edward W. N. (Mar. 2013). "Effective ERP adoption processes: the role of project activators and resource investments". English. In: European Journal of Information Systems 22.2, pp. 235-250. issn: 0960085X. doi: http://dx.doi.org/10.105 7/ejis.2 012.51 (cit. on p. 13). Bernroider, Edward W. N. and Patrick Schmöllerl (2013). "A technological, organisational, and environmental analysis of decision making methodologies and satisfaction in the context of IT induced business transformations". In: European Journal of Operational Research 224.1, pp. 141-153. issn: 0377-2217. DOi:l0.l0l6/j.ejor.20l2.07.025 (cit. on pp. 9, 10). Bernroider, E.W.N., N. Obwegeser, and V. Stix (2014). "Dissemination and Impact of Multi-criteria Decision Support Methods for IT Project Evaluation". In: 2014 47th Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), pp. 1103-1112. doi: 10. 110 9/HICSS.2 014 .14 3 (cit. On p. 8). Cao, Lan et al. (Mar. 2013). "Adapting funding processes for agile IT projects: an empirical investigation". English. In: European Journal of Information Systems 22.2, pp. 191-205. issn: 0960085X. doi: http://dx.doi. org/io . 1057/e jis .2012.9 (cit. on p. 20). Irani, Z., J-N. Ezingeard, and R.J. Grieve (1999). "Investment justification of information technology in manufacturing". In: International Journal of Computer Applications in Technology12.2, pp. 90-101 (cit. on p. 5). Peffers, K. ( 1 ) and B.l.d. ( 2 ) Santos (2013). "Research opportunities in information technology funding and system justification". English. In: European Journal of Information Systems 22.2. 131, pp. 131-138. issn: 0960085X. doi: 10.105 7/e jis.2012.60 (cit. on p. 6). Michal Krcäl (KPH ESF MU) Justification 18. 3. 2019 36/36