Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 1 Projektový management Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 2 Představení a Vaše očekávání Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 3 1. část Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 4 Proč je dobré řídit projekty? Adobe Systems Co se v projektech často stává? ̶nejasně definované cíle ̶chybějící plány a nedostatečná koordinace zdrojů ̶chybné odhady ̶nereálné a zastaralé plány ̶plány neodpovídající realitě projektu ̶formální nebo žádná práce s riziky Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 5 What has changed in the last years that caused an increase in these challenges? What new skills and competencies are required today? Adobe Systems Jak může projektové řízení pomoct? ̶rychlejší/plynulejší průběh projektu (nebo bez zpožděníJ) ̶lepší vztahy s partnery a dalšími ̶kvalitnější výstupy a jejich obhajitelnost ̶spokojenější tým ̶lepší kontrola zdrojů ̶nižší náklady/vyšší produktivita ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 6 - Produktivita nebo nižší náklady mohou pomoct záměru projektu (lepší publikace) Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 7 According to PriceWaterhouseCooper's Insights and Trends: Current Portfolio, Programme and Project Management Practices, almost all — 97% — of surveyed companies believe that project management (PM) is "critical to business performance and organizational success, and 94% agreed that PM enables business growth." ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 8 O čem to opravdu je? Hlavně o tom, umět se rozhodnout: ̶čemu se věnovat, ̶co řídit, ̶umět seřadit věci dle priorit, ̶na co se vykašlat J ̶ ̶ - PŘ je hlavně o tom, se rozhodnout, čemu se věnovat a co řídit/dělat a stejně tak se umět vědomě rozhodnout, na co se vykašlat ... tedy udělat si na papíře přehled hlavních oblastí PŘ pro váš projekt, seřadit si je do pořadí a pak se hlavně věnovat těm nahoře, v menší míře těm uprostřed a jen letmo hlídat/sledovat ty věci dole Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 9 Standardy projektového řízení ̶IPMA (level D-A) ̶PMI (PMP) ̶PRINCE2 (Foundation, Practitioner) ̶Agilní přístupy (Scrum) ̶Agilní transformace ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 10 Waterfall vs. agile Obsah obrázku snímek obrazovky Popis byl vytvořen automaticky Adobe Systems Co je projekt? ̶ Výsledek obrázku pro noah's ark Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 11 Adobe Systems = dočasné úsilí vynaložené na vytvoření unikátního výsledku (produktu / služby) -dočasnost -unikátnost (cíl, technologie, lidé, vnější vlivy a rizika) -jedinečnost -omezení (čas, zdroje) -složitost -rizikovost - Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 12 Co je projekt ̶Které charakteristiky splňuje Váš projekt? (aneb charakteristiky projektů na MU) ̶Kdo je projektový manažer? ̶ ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 13 Co je a není projekt? Rosenau, M. D., & Githens, G. D. (2011). Successful Project Management: John Wiley & Sons Inc. Rosenau, M. D., & Githens, G. D. (2011). Successful Project Management: John Wiley & Sons Inc. Rosenau, M. D., & Githens, G. D. (2011). Successful Project Management: John Wiley & Sons Inc. Rosenau, M. D., & Githens, G. D. (2011). Successful Project Management: John Wiley & Sons Inc. Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 14 Je to projekt? 1.Fulfilling a new traveler request at an operations center 2.Designing a report to track metrics for management 3.Factory production of a car 4.Developing new functionality in an information dashboard 5.Preparing standard reports to management 6.Establishing an operations center ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 15 Program Program, portfolio Portfolio ̶Více projektů ̶Koordinace za účelem dosažení strategického cíle ̶Většinou dlouhodobé, časově omezené ̶ ̶Více projektů a programů, ne nutně souvisejících ̶Bez začátku a konce ̶ Adobe Systems Fáze projektového řízení Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 16 PMI – starts with initiation phase – it contains inputs that are created before this phase; it contains a lot of what we call pre-project phase PRINCE2 – starts with planning the initiation phase – i.e. similar to pre-project phase Pre-project phase – time is often poorly managed – „we are lacking time“ – and the focus is on executing phase – pre-project do not bring anything and after the project there is no time -Underestimation of the pre-project phase can have serious consequences -Example with Snezka Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 17 Logický rámec WBS CPM Analýza rizik Analýza stakeholderů Gannt Plánovací pokerJ Adobe Systems Fáze projektového řízení https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSeIiSf5loA8QAJftDHyxVtRqj3wMo7lCfmQXbmxOz7SZf x295n Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 18 Source: https://www.projectsmart.co.uk/introduction-to-project-management.php Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 19 Kužel nejistoty Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 20 Projektový cyklus vs. úsilí Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 21 Jaké je správné pořadí projektových fází? 1.Zahájení, monitoring, plánování, realizace 2.Zahájení, plánování, realizace, ukončení 3.Zahájení, realizace, monitoring, ukončení Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 22 2. část Adobe Systems Fáze projektového řízení Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 23 PMI – starts with initiation phase – it contains inputs that are created before this phase; it contains a lot of what we call pre-project phase PRINCE2 – starts with planning the initiation phase – i.e. similar to pre-project phase Pre-project phase – time is often poorly managed – „we are lacking time“ – and the focus is on executing phase – pre-project do not bring anything and after the project there is no time -Underestimation of the pre-project phase can have serious consequences -Example with Snezka Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 24 Logický rámec WBS CPM Analýza rizik Analýza stakeholderů Gannt Plánovací pokerJ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 25 PMI Phases Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 26 PMI Life cycle Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 27 PRINCE2 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 28 SCRUM Obsah obrázku text, snímek obrazovky, kreslení Popis byl vytvořen automaticky Adobe Systems Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 29 Organizační struktury Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 30 Organizační struktury vs. projekty Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 31 Organizační struktury vs. projekty Adobe Systems Základny PM - trojimperativ Projekt je jedinečný sled aktivit a úkolů, který má: ̶dán specifický cíl; ̶definována časová omezení působnosti; ̶zdroje na realizaci ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák Rozsah (max) ̶ ̶ ̶ Čas (min) Náklady (min) 32 Adobe Systems Překážky splnění podmínek trojimperativu (1/3) Problémy s provedením (kvalitou) ̶špatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem; ̶příliš ambiciózní předpoklady; ̶chyby dodavatele při plánování či realizaci. ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 33 Adobe Systems Překážky splnění podmínek trojimperativu (2/3) Problémy s časem ̶nedostatek zdrojů ̶nadměrný důraz na kvalitu provedení ̶syndrom studenta ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 34 Adobe Systems Překážky splnění podmínek trojimperativu (3/3) Problémy s náklady ̶„soutěž lhářů“ ̶důsledek řešení časových skluzů ̶příliš optimistické počáteční odhady ̶chyby při kalkulaci Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 35 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 36 PRINCE2 approach Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 37 Agile approach Adobe Systems Co opravdu chcete? PROJEKTOVÝ CÍL ̶ Výsledek obrázku pro cinderella shoe Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 38 Adobe Systems Cíl projektu ̶Jaký je cíl Vašeho projektu? ̶Je stanoven dobře? SMART •Specific – target a specific area for improvement. •Measurable – quantify or at least suggest an indicator of progress. •Assignable – specify who will do it. •Realistic – what results can realistically be achieved with available resources. •Time-related – specify when the result(s) can be achieved. ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 39 Adobe Systems Zainteresované strany ̶kdo je důležitý a proč? ̶příklady stakeholderů ̶analýza stakeholderů ̶co u nich sledovat? ̶strategie, komunikace ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 40 Analýza stakeholderů Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 41 3. část Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 42 Obsah obrázku text, bílá tabule Popis byl vytvořen automaticky Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 43 Agenda ̶Opportunity study ̶Feasibility study ̶Ekonomické zhodnocení projektu ̶Logický rámec Adobe Systems Feasibility study ̶Stojí nápad za investici (finanční, časovou,…)? ̶Jak by se dalo jinak dospět k cíli? ̶ ̶Feasibility study se využívá k určení životaschopnosti nápadu ̶Projekt konkretizuje (trojimperativ aj.) ̶Vyhodnocuje možnosti úspěchu projektu (objektivita, investoři) Adobe Systems Feasibility study Oblasti k řešení: üTechnická üFinanční üPrávní üProvozní üČasová üHR ̶ üOptions, criteria, weights, comparison… ̶ Adobe Systems Feasibility study – proč ji dělat? ̶Pomáhá projektovému týmu i stakeholderům k vyjasnění a zpřesnění projektu, navrhuje alternativy ̶Zužuje možnosti řešení ̶Ïdentifikuje důvody, proč projekt dělat ̶Zvyšuje šanci na úspěch zhodnocením více proměnných ̶VětšinouJ zrychluje rozhodování o projektu ̶ Conducting a feasibility study is always beneficial to the project as it gives you and other stakeholders a clear picture of your idea. Adobe Systems Economic assesment of projects Payback period For example, if a company invests $300,000 in a new production line, and the production line then produces cash flow of $100,000 per year, then the payback period is 3.0 years ($300,000 initial investment / $100,000 annual payback). ROI - used to evaluate the efficiency of an investment or to compare the efficiency of a number of different investments - project is acceptable when ROI>1 (but time is for the life span of the product, not project!) - Compare more projects – choose the one with higher ROI Adobe Systems Economic assesment of projects CFt – cash flow in a year t r- an alternative discount rate Used in O2 for every single project IRR – discount rate when NPV=0, IRR should be higher than the discount rate set - Project comparison Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 49 Adobe Systems Logický rámec Popis Objektivně měřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření Předpoklady Záměr X Cíl Výstupy Činnosti ZDROJE ČASOVÝ RÁMEC Podmínky: Projekt neřeší: Adobe Systems Logická rámcová matice Description Objectively Verifiable Indicators Source of verification Assumptions Overal objective X Project purpose Outcomes Activities Resources/budget Time frame Pre-conditions: Subjects not to solve: (goal) Logický rámec Purpose – why are we doing this? Outcomes – WHAT? Activities – HOW? Indicators – recommended at least two – one can be misleading; IF – THEN hypotheses Raises many questions about sustainability, benefits of the project Careful about tautology (outcomes and purpose) – same outcomes and same purpose is not possibble Adobe Systems LogFrame Matrix - exercise Description Objectively Verifiable Indicators Source of verification Assumptions Overal objective X Project purpose Outcomes Activities Resources/budget Time frame Pre-conditions: Subjects not to solve: Adobe Systems Proč používat logickou rámcovou matici? üNapomáhá porozumění a lepší komunikaci mezi klíčovými osobami a dalšími zainteresovanými stranami üPomáhá zachování kontinuity při změně zaměstnanců üPomáhá ptát se na správné otázky üJe jednoduchá ;-) üDává všechny klíčové části projektu na jedno místo üPracuje také s předpoklady a riziky üLze použít v různých fázích projektu, ale nejúčelnější je na začátku ü 1. Adobe Systems Logická rámcová matice - omezení ̶nenahrazuje jiné analýzy ani odborné znalosti členů týmu ̶proces vytvoření vyžaduje dobré schopnosti facilitace, umět získat názory ostatních ̶je to práce minimálně na několik hodin ̶ ̶ ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 54 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 55 Pripomenutí testového úkolu na bloku 2 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 56 Pokyny a rady k aplikaci PROMIS Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 57 Děkujeme! Máte otázky? Sylva Žáková Talpová Jan Žák talpova@econ.muni.cz erwin@email.cz