Adobe Systems Jak na projekty ve farmacii? Řízení projektů v kostce 1 Agenda • •Proč je dobré řídit projekty? •Průběh projektu a osvědčené postupy a nástroje (správný cíl projektu, logický rámec, analýza stakeholderů a analýza rizik, odhadování) •Praktické vyzkoušení si řízení projektu v e-learningové aplikaci PROMIS (samostatný dobrovolný úkol mimo výukovou část) • 2 Představení lektorů 3 Proč je dobré řídit projekty? •https://www.youtube.com/watch?v=0YBMfTorE6A 4 Co se v projektech často stává? •nejasně definované cíle •chybějící plány a nedostatečná koordinace zdrojů •plány neodpovídající realitě projektu •nekompletní/chybná analýza rizik •chybné odhady •opomenuté položky v rozpočtu (rezervyJ) •formální nebo žádná práce s riziky 5 Jak může projektové řízení pomoct? •rychlejší/plynulejší průběh projektu (nebo bez zpožděníJ) •lepší vztahy s partnery a dalšími •kvalitnější výstupy a jejich obhajitelnost •spokojenější tým •lepší kontrola zdrojů •nižší náklady/vyšší produktivita…zajímají nás? • • • 6 Co je projekt? • 7 Výsledek obrázku pro noah's ark Fáze projektového řízení 8 •Studie příležitosti •Studie proveditelnosti •Strategie •Zahájení •Plánování •Realizace + kontrola •Ukončení •Přínosy •Lessons learned Trojimperativ a překážky jeho splnění •Problémy s provedením (rozsahem a kvalitou) •špatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem •příliš ambiciózní předpoklady •chyby dodavatele při plánování či realizaci •Problémy s časem •nedostatek zdrojů •nadměrný důraz na kvalitu provedení •syndrom studenta •Problémy s náklady •důsledek řešení časových skluzů •příliš optimistické počáteční odhady •chyby při kalkulaci • • • • 9 Výsledek obrázku pro cinderella shoe Co opravdu chcete? PROJEKTOVÝ CÍL 10 Cíl projektu 11 Jaký je cíl Vašeho projektu? 12 Analýza zainteresovaných stran • • •kdo je důležitý a proč? •co u nich sledovat? •vliv, zájem •strategie, komunikace • 13 Zainteresované strany – matice Obsah obrázku stůl Popis byl vytvořen automaticky 14 Registr zainteresovaných stran 15 Stakeholder Očekávání Vliv Zájem Strategie Odpovědnost … Logická rámcová matice •využívána při stanovování cíle projektu •umožňuje sjednocení pohledu na projekt různých zainteresovaných stran •lze použít v různých fázích projektu, ale nejúčelnější je na začátku • • 16 Logická rámcová matice - omezení •nenahrazuje jiné analýzy ani odborné znalosti členů týmu •proces vytvoření vyžaduje dobré schopnosti facilitace, umět získat názory ostatních •je to práce minimálně na několik hodin • • • 17 Logický rámec – proč jej využívat? Logický rámec 19 Popis Objektivně měřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření Předpoklady Záměr X Cíl Výstupy Aktivity Zdroje Časový rámec Předběžné podmínky: Věci neřešené projektem: Fáze projektového řízení 20 •Studie příležitosti •Studie proveditelnosti •Strategie •Zahájení •Plánování •Realizace + kontrola •Ukončení •Přínosy •Lessons learned Zahájení 21 Minimum pro zahájení projektu 22 Plánování 23 Co je třeba plánovat? 24 Plánování rozsahu – Work Breakdown Structure (WBS) •CO chceme v projektu udělat? (ne JAK) •hranice projektu •definuje 100 % rozsahu projektu •na základě toho zjišťujeme JAK •cíl → výstupy → pracovní balíky •obrana proti „přetečení“ obsahu • 25 Plánování času a zdrojů •JAK, ne CO •definuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat •aktivity založené na WBS nebo logickém rámci 26 Plánování času a zdrojů •Ganttův diagram •+ přehlednost •+ jednoduchost konstrukce •- neukazují přehledně závislosti mezi úkoly (činnostmi) -změna v délce jedné činnosti se většinou (automaticky) nepromítne do zbývající části • • • 27 Ganttův diagram 28 Odhadování •Window method J •Top-down, Bottom-up •Groupe estimation technique (Delphi, Crawford´s slip etc.) •Expert guess (SME) •Comparative or analogous estimation •PERT – uses Three-point estimating •Planning poker 29 Odhadování - Three-point estimating 30 Na co si dát pozor •syndrom studenta (boj s prokrastinací) •milníky •tasky (www.trello.com) 31 Výsledek obrázku pro risk Výsledek obrázku pro risk Řízení rizik •Co je riziko? 32 blog.sandglaz.com www.hypebot.com Řízení rizik •každý projekt má určité množství rizik, se kterými je třeba pracovat (a spoustu, se kterými to třeba není:-) •risk management neboli řízení rizik – identifikace, analýza a zvolení strategie/práce s rizikem •cílem je minimalizace negativních rizik a snaha o využití pozitivních • 33 Analýza rizik Výsledek obrázku pro project management cartoon 34 Identifikace rizik Posouzení rizik Ošetření rizik Identifikace rizika •co může nejít podle plánu? Co se může pokazit? Jaké jsou příležitosti? •externí, interní •zdroje informací: minulé projekty (je k dispozici?), myšlenkové mapy, etc. •jasná formulace rizika •hrozba – scénář - dopad • 35 Práce s riziky 36 HROZBA SCÉNÁŘ PRAVDĚPO-DOBNOST DOPAD HODNOTA RIZIKA OPATŘENÍ 1. 2. … Pst/hodnota dopadu Malý dopad (Kč, čas, atd.) Střední dopad Vysoký dopad malá (0 – 15 %) nízká nízká střední střední (16 – 40 %) nízká střední vysoká vysoká (> 40 %) střední vysoká vysoká Analýza rizik 37 Hodnota rizika kvantitativně = pst scénáře x hodnota dopadu | kvalitativně: Realizace a kontrola 38 Co se děje při realizaci projektu? •spočívá v řízení a kontrole projektovaných prací •vyžaduje největší úsilí i náklady •kontrolují se odchylky od plánu způsobené nepředvídatelnými rušivými vlivy, ale také chybami v koncepční fázi projektu •na základě odchylek v čase, nákladech či kvalitě se přijímají korekční opatření • • 39 Na co při realizaci nezapomenout •rizika •hlídat zainteresované strany, nemusí zůstat stejné a mohou se měnit jejich očekávání během projektu •hlídat atmosféru týmu 40 Už to mám z větší části hotové! 41 Ukončení 42 Ukončení projektu •akceptace = schválení výstupů projektu • •předání výsledku • •hodnocení průběhu projektu • •pocit „konce“ • 43 Fáze projektového řízení 44 •Studie příležitosti •Studie proveditelnosti •Strategie •Zahájení •Plánování •Realizace + kontrola •Ukončení •Přínosy •Lessons learned Co se děje po projektu? •kdy končí projekt – odevzdáním v deadlinu, ale může běžet udržitelnost •lessons learned – pro zkvalitnění na úrovni organizace – mohou chtít po organizaci •benefity 45 O čem jsme dnes mluvili •Proč je dobré řídit projekty? •Průběh projektu a osvědčené postupy a nástroje (správný cíl projektu, logický rámec, analýza stakeholderů a analýza rizik, odhadování) •Praktické vyzkoušení si řízení projektu v e-learningové aplikaci PROMIS (samostatný dobrovolný úkol mimo výukovou část) 46 Adobe Systems Děkujeme! Máte otázky? 47 48