Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 1 Projektový management Blok 2 Adobe Systems Plán pro dnešek ̶Úvod a individuálních tvorba příkladu na LRM (cca 30 minut) ̶Rady k realizační části úkolu v Promisu (cca 20 minut) ̶1. část o zahájení a řešení rozsahu projektu atd. (cca 50 minut) ̶pauza ̶2. část o plánování času, řešení rizik atd. (cca 50 minut) ̶3. část o řízení a kontrole i ukončení projektu (cca 50 minut) ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 2 Adobe Systems Úkol na logickou rámcovou matici Vzít si šablonu (soubory v IS), vyplnit a do cca 12,40 nahrát do „Odevzdávárny“ (v IS v MKH_PRMG) pojmenované „Úkol 1 – LRM (2.12.)“. Očekávání ohledně vyplnění: ̶alespoň 3 rozumné záměry se souvisejícími položkami ̶správně definovaný cíl se souvisejícími položkami ̶rozpad na cca 3-5 výstupů se souvisejícími položkami ve sloupcích ̶rozpad jednoho výstupu na 3-5 činností se správně vyplněnými souvisejícími položkami ̶u předpokladů dvě položky patřící (logickou a věcnou provazbou) do každého řádku ̶alespoň dvě rozumné věci, co projekt neřeší a dva podstatné předpoklady Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 3 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 4 Rady k realizační části Promisu Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 5 1. část Zahájení a plánování projektu Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 6 Logický rámec WBS CPM Analýza rizik Analýza stakeholderů Gantt Adobe Systems Zahájení Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 7 Adobe Systems Minimum pro zahájení projektu ̶cíl – je dobře stanoven? Není vágní? Lze s tím ještě něco dělat? ̶zakládací listina projektu ̶formalizuje existenci projektu – jak? ̶přiděluje manažerovi projektu pravomoci pro použití zdrojů ̶definuje odpovědnost manažera za naplnění požadavků projektu ̶přidělení zdrojů ̶kick – off meeting ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 8 Adobe Systems Plánování (1.část) Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 9 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 10 Obsah obrázku text, kniha Popis se vygeneroval automaticky. Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 11 Co je třeba plánovat? Adobe Systems Plánování rozsahu = Work Breakdown Structure (WBS) ̶CO chceme v projektu udělat? (ne JAK) ̶hranice projektu ̶definuje 100 % rozsahu projektu ̶na základě toho zjišťujeme JAK ̶cíl → výstupy → pracovní balíky ̶obrana proti „přetečení“ obsahu (scope creep) ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 12 Adobe Systems ̶ Výsledek obrázku pro noah's ark Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 13 Adobe Systems WBS Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 14 Adobe Systems Je vaše WBS správně? ̶na nejnižší úrovni je vše, co je potřeba udělat k naplnění projektového cíle ̶je možné přiřadit odpovědnost za pracovní balíky ̶lze odhadnout náklady a čas pracovních balíků ̶lze měřit dokončenost pracovních balíků ̶zahrnuje náklady na Vás (projektového manažera)! (řízení a administraci projektu) Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 15 Adobe Systems RASCI matrix – pro velké projekty ̶R – responsible ̶A – accountable ̶S – support ̶C – consulted ̶ I – informed Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 16 Adobe Systems RASCI matrix Noe Manželka Asistent Sloni jsou na Arše A I R Lvi jsou na Arše A I R Vnitřní uspořádání lodi hotové A,R C I R – responsible A – accountable S – support C – consulted I - informed Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 17 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 18 2. část Plánování projektu Adobe Systems Plánování (2.část) Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 19 Adobe Systems Plánování času a zdrojů ̶JAK, ne CO ̶definuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat ̶aktivity založené na WBS nebo logickém rámci Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 20 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 21 Plánování času a zdrojů Hlavní nástroje: ̶Ganttův diagram + přehlednost + jednoduchost konstrukce - neukazují přehledně závislosti mezi úkoly (činnostmi) - změna v délce jedné činnosti se většinou (automaticky) nepromítne do zbývající části ̶CPM – critical path method – kritická cesta + souhrnně prezentuje souvislosti + umožňuje hledat alternativy + definuje kritickou cestu - složitost - nepřehlednost ̶ The time is the only thing that cannot be boughtJ ̶ ̶ Adobe Systems Odhadování ̶Window method J ̶Top-down, Bottom-up ̶Groupe estimation technique (Delphi, Crawford´s slip etc.) ̶Expert guess (SME) ̶Comparative or analogous estimation ̶PERT – uses Three-point estimating ̶Planning poker Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 22 Plánovací poker Adobe Systems Odhadování - Three-point estimating Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 23 Adobe Systems Critical Path Method ̶An algorithm for scheduling a set of project activities ̶Why we need it? It provides us with: ̶ ̶Project finish date ̶Activities that can float in the schedule ̶Activities that cannot float - RISK CPM Adobe Systems Critical Path Method - Inputs What do we need to use CPM? ̶ ̶Network diagram including relations among activities ̶Activities duration estimates ̶Demands for resources for each activity ̶Key dates Adobe Systems ES – early start - the earliest date a task can start EF – early finish - the earliest date a task can be completed • • • • • LS – late start - the latest date a task can start without delaying the project finish date LF – late finish - the latest date a task can finish without delaying the project finish date CPM – how to describe a nod (an activity) ES Total float EF Duration (days) Activity LS Free float LF Adobe Systems Critical Path Method How to calculte the project´s finish date? ̶Forward pass calculation (Early Start and Early Finish) – searching for a maximum of early finish of immediate predessesors = early start of an activity ̶Backward pass calculation (Late Start and Late finish) – searching for a minimun of early start of immediate successors = late finish of an activity ̶ Adobe Systems CPM example A 2 Finish Start F 2 D 6 B 5 E 4 C 1 Forward pass (early start+duration= early finish) – searching for a maximum of early finish of immediate predessesors = early start of an activity Backward pass – searching for a minimun of early start of immediate successors = late finish of an activity Adobe Systems Why are we doing this? J ̶The purpose of backward pass is to find a float ̶ Ø Float (slack) – the amount of time an activity can be delayed or lenghtened Ø Total float – the amount of time an activity can be delayed without extending the overal project´s completion time Ø Free float - the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start date of its subsequent tasks Adobe Systems Total Float: CPM example What is the total float for activity A in our example? Total float – the amount of time an activity can be delayed without extending the overal project´s completion time Adobe Systems Free Float: CPM example What is the free float for activity A in our example? What about activity C and D? Free float - the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start date of its subsequent tasks Adobe Systems Critical Path ̶Is made of activities that cannot be deayed without delaying the whole project ̶Items on critical path have zero float ̶Path with longest duration ̶Can be more than one Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 33 Can you find the critical path? Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 34 Yes, you canJ Adobe Systems ̶ Výsledek obrázku pro crazy Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 35 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 36 Optimalizace plánu Plánování času a zdrojů Konflikty zdrojů ̶Fast-tracking ̶Crashing ̶ ̶Resource Leveling ̶Resource Smoothing ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 37 Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 38 Na co si dát pozor ̶syndrom studenta (boj s prokrastinací) ̶milníky a tasky ̶s kým odhadujete a řešíte rizika J - diverzifikace ̶rezervy (někdy je třeba je schovat;-) ̶… Adobe Systems Analýza a řízení rizik ̶Co je riziko? Výsledek obrázku pro risk Výsledek obrázku pro risk blog.sandglaz.com www.hypebot.com Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 39 Adobe Systems Analýza a řízení rizik ̶každý projekt má určité množství rizik, se kterými je třeba pracovat (a spoustu, se kterými to třeba není) ̶risk management neboli řízení rizik – identifikace, analýza a zvolení strategie/práce s rizikem ̶cílem je minimalizace negativních rizik a snaha o využití pozitivních ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 40 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 41 Výsledek obrázku pro project management cartoon Adobe Systems Identifikace rizika ̶co může nejít podle plánu? Co se může pokazit? Jaké jsou příležitosti? ̶externí, interní ̶zdroje informací: minulé projekty (je k dispozici?), myšlenkové mapy, etc. ̶jasná formulace rizika ̶hrozba – scénář - dopad ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 42 Analýza rizik Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 43 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 44 Adobe Systems Práce s riziky ̶Vyhnout se ̶Přesunout, sdílet ̶Zmírnit ̶Akceptovat ̶„Plán B“ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 45 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 46 3. část Realizace a ukončení projektu Adobe Systems Realizace a kontrola Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 47 Adobe Systems Realizace projektu ̶Plán projektu schválen ̶Rozpočet, harmonogram, WBS – baseline ̶Plány – rizika, zainteresované strany ̶Kick-off meeting “If everything seems under control, you're not going fast enough.” (M. Addretti, winner of the 1978 Formula One World Championship) Adobe Systems Realizace projektu ̶Reportování ̶Srovnávání skutečnosti s plánem ̶ ̶Procenta dokončenosti ̶Project status/stage ̶Milestones trend analysis ̶Earned Value Management (EVM) Adobe Systems Earned Value Management - EVM ̶A way to measure and evaluate the project performance ̶Compares the amount of work planned with what is actually accomplished to determine whether the project is on the track ̶Appropriate for projects with more or less stable scope (investment property construction etc.) Adobe Systems EVM: Planned Value Planned value (PV) ̶the planned cost of work scheduled to be done in a given time period Adobe Systems EVM: Planned value EXAMPLE According to the plan, 3 employees should work on the task for 12 days. Control time: after 6 days Planned value (at a control time) is _____ mandays. Adobe Systems EVM: Earned Value Earned value (EV) ̶the planned cost of work actually performed in a given time period ̶the amount of EV is determined by totaling the cost estimates for the activities that were actually completed in the time period. EXAMPLE: According to the plan, 3 employees should work on the task for 12 days. 75% of the task is ready on the control day 6. ̶Earned value is _____ mandays. ̶ Adobe Systems EVM: Actual cost Actual cost (AC) ̶determined by totaling the expenditures for the work performed in a given time period EXAMPLE According to the plan, 3 employees should work on the task for 12 days. ̶Report from the responsible employee (on a control day 6): “We worked on the task according to the plan, but one colleague fell ill the third day. So from the fourth day there are only two of us working on the task.” ̶Actual cost is ______ mandays. Adobe Systems PV, EV, AC USEFUL TEMPLATE: http://www.vertex42.com/ExcelTemplates/earned-value-management.html Adobe Systems VARIANCES Schedule variance (SV) the difference between the planned and the actual work completed ̶SV=EV-PV ̶Ahead/behind the schedule? ̶ Cost variance (CV) ̶the difference between the planned cost and the actual cost of work completed ̶CV=EV-AC ̶Under/over the budget? ̶ Adobe Systems INDEXES SPI – schedule performance index ̶a ratio of work performed to work scheduled ̶this ratio is a measure of efficiency in the schedule SPI=EV/PV ̶SPI<1 ….. a project is behind the schedule ̶SPI>1 ….. a project ahead of schedule ̶ Adobe Systems INDEXES CPI – cost performance index ̶a ratio of budgeted costs to actual costs ̶this ratio is a measure of cost efficiency ̶ CPI=EV/AC ̶CPI<1…..the work is costing more than planned ̶CPI>1…..the work is being produced for less than planned ̶ Adobe Systems INDEXES ̶Provide a quick snapshot of the project´s efficiencies at a given point in time ̶More valuable when used periodically ̶Used for forecasting: ̶ ̶Budget at completion (BAC) - from WBS ̶Estimate to complete (ETC)=(BAC-EV)/CPI ̶Estimate at completion (EAC)=AC+ETC ̶To complete performance index (TCPI)=(BAC-EV)/(BAC-AC) Adobe Systems EVM Exercise ̶The Project was scheduled to cost €1,500 and was originally scheduled to be completed today. As of today, however, the project has spent €1,350, and it is estimated that only two-thirds of the work has been completed. Calculate the schedule and cost variances and the schedule and cost indices. SV= CV= CPI= SPI= Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 61 Limitations ̶Quantification of project plan is required (x SW, research) ̶Project accounting is a necessary prerequisity ̶90-90 rule ̶Discretization error ̶https://www.pmconsulting.cz/pm-wiki/evm-earned-value-management/ ̶ Adobe Systems Ukončení projektu Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 62 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 63 Ukončení projektu ̶Plánované × předčasné ukončení projektu ̶Akceptace ̶Předání výsledku projektu ̶Benefity – měření – později (po projektu) ̶Hodnocení průběhu projektu + lessons learned ̶ ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 64 Příklady projektů ̶Olkiluoto Nuclear Power Plant ̶BER Airport ̶New Coke ̶Elbphilharmonie Hamburg ̶Hoover-dam ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 65 Připomenutí testového úkolu na bloku 3 = úkol na analýzu rizik Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 66 Děkujeme! Máte otázky? Sylva Žáková Talpová Jan Žák talpova@econ.muni.cz erwin@email.cz