Manažerské účetnictví a daně Rozpočtování 5. týden semestru 11. 10. 2022 Pozvánka Rozpočtování v NNO Způsob ekonomického řízení organizace, a tudíž i proces sestavení rozpočtu v jednotlivých nestátních neziskových organizacích se liší: -fázi životního cyklu, kterou organizace dosáhla (začínající organizace s méně formalizovaným řízením na straně jedné a velké, několik desítek let fungující organizace na straně druhé), -odvětví a šíře záběru organizace (organizace úzce specializované vs. organizace s širokým rozsahem portfolia jejich služeb), -v charakteru financování organizace Pro nastavení celého systému plánů a rozpočtů je klíčovým parametrem …. nakolik organizace pracuje a je financována projektově, po jednotlivých „zakázkách“ výstavba školy v Africe, uspořádání kulturního festivalu, vydání knihy atp.) jedná se spíše o organizaci kontinuálně poskytující určité služby poskytování sociálních služeb, tyfloturistický oddíl, hospic, občanská poradna, vzájemná podpora rodinných příslušníků pečujících o lidi s různými vážnými a neléčitelnými onemocněními atp.). Začněme finančním řízením…. FŘ: Komplex činností, jejichž cílem je vhodnými prostředky a metodami zajistit dostatečné množství financí, které umožní NO další existenci, rozvoj a plnění cílů. FŘ: péče o prostředky a zdroje poté, co byly získány až do doby, kdy budou hospodárně využity. FUNKCE FŘ: - Plánovací - Integrativní (celkový nadhled na činnost organizace) - Preventivní (kvalitní plánování pomáhá předejít finančním ztrátám) - Monitorovací (umožňuje minimalizovat nehospodárné nakládání financí, neefektivní vynakládání zdrojů) - Informační (informace o výkonu organizace, kvalitě činnosti, tendencích,…) - Evidenční (přehled nutný k dosažení finanční otevřenosti a průhlednosti) - Musí kdykoliv umět prokázat, že peníze a majetek jsou používány v souladu s cíli NO a sliby, které byly dány sponzorům, dárcům, rodičům členů, členům apod… Kroky finančního řízení ̶ Plánování (mělo by vycházet z dlouhodobé koncepce,..) ̶ Teoretický fundraising (naplánování postupu, kde vzít prostředky na naplánované činnosti) ̶ Praktický fundraising (zajišťování plánovaných prostředků) ̶ Běžné hospodaření NO (uskutečňování běžných hospodářských operací, součástí je vedení účetnictví) ̶ Zhodnocení uplynulého roku (přehled o čerpání rozpočtu, účetních výkazů, zprávy o hospodaření, výroční zprávy, zprávy o využití prostředků,…) → významným nástrojem finančního plánování je ROZPOČET → hospodaření dle naplánovaného ROZPOČTU → vyhodnocení plnění ROZPOČTU Systém plánů a rozpočtů ̶ Není jednotné rozlišení pojmů „rozpočet“ a „plán“. ̶ Plánování se pojímá obecně šířeji než rozpočetnictví, neboť: ̶ Plánová se užívá jako nástroj prosazování tzv. podnikových politik (strategií) ̶ Plánování se někdy může omezit na věcné vymezení úkolů (nemusí být vyjádřen ekonomicky) Rozpočet Co můžeme říct o rozpočtu Soubor předběžně naplánovaných položek výdajů a příjmů vztahující se k určité činnosti na určité období nebo k plánované akci. Plán činnosti organizace na určité období vyjádřený v peněžních jednotkách - přehled finančních prostředků (potřebujeme k zajištění chodu NO) - přehled zdrojů (kde tyto peníze zajistíme) - má úzkou vazbu na plán činnosti organizace (krátkodobý, strategický,..) - pokud není kvalitní – organizace přežívá z roku na rok Rozpočet -JE finanční plán příjmů a výdajů nutných pro uskutečnění plánované činnosti -NENÍ v žádném případě neměnitelné dogma -NIKDY NENÍ stoprocentní Rozpočet se zabývá… Stavovými veličinami Stálá aktiva Pracovní kapitál Dlouhodobý vlastní kapitál Dlouhodobý cizí kapitál Krátkodobý cizí kapitál aj. Význam zejména u dlouhodobých rozpočtů. Jsou dány určitým stavem k danému okamžiku. Tokovými veličinami Náklady a výnosy Výdaje a příjmy (peněžní toky) Zisk Význam v každém časovém úseku (možno propočítat na různá období) Neustále se mění. Efektivní proces rozpočtování Efektivní proces rozpočtování je závislý především na těchto skutečnostech a podmínkách: - existence vhodné a dostatečně flexibilní organizační struktury, - jasná definice dlouhodobých strategických cílů organizace, - výkonný a dobře zvládnutý účetní systém, - vědomí nutnosti flexibilních reakcí apod. Rozpočet Dlouhodobé rozpočty -tvoří východisko pro sestavení dílčích rozpočtů, neboť z údajů dlouhodobých rozpočtů se přebírají údaje do soustavy prováděcích (krátkodobých) rozpočtů - výchozím podkladem pro jejich zpracování jsou dlouhodobé cíle organizace stanovené vrcholovým managementem -jsou pružné, variabilní, dají se měnit. Jsou variabilní, neboť jsou sestavovány ve více variantách – obvykle ve třech, a sice ve variantě optimistické, variantě předpokládající pokračování stávajících tendencí a variantě pesimistické. Krátkodobé rozpočty -jsou někdy nazývány operativními nebo prováděcími rozpočty -jedná se většinou o rozpočty provozní činnosti -údaje pro sestavení krátkodobých rozpočtů se obvykle přejímají z dlouhodobých rozpočtů a/nebo z plánových či předběžných kalkulací. Rozpočet Rozpočet pevný (= jediná varianta rozpočtu) - Stanoví náklady na určitou aktivitu bez ohledu na to, zda se jedná o náklady variabilní či fixní - Představuje limit výdajů, které nelze překročit - Použití: tam, kde lze těžko (případně nákladně) odlišit VN a FN Rozpočet variabilní/variantní/pružný (= více variant rozpočtu) ̶ Předpokládá možnost odchylky skutečného objemu produkce od plánovaného ̶ Počítá samostatně FN a samostatně VN Ukázka variantního rozpočtu FN = 800, v = 0,3 Rozpočet Klouzavé rozpočty – vychází ze zásad: - Sestavují se na celé období a na kratší úseky v tomto období - Rozpočet se stále aktualizuje a zpřesňuje Za pevně vymezené období – např. na roční období - Sestaven na celé období, nebere v úvahu změny, které mohou nastat Proces sestavování rozpočtu ̶ směrnice pro sestavování rozpočtu Obsahem směrnic jsou postupy a metody sestavování rozpočtu, informační zdroje potřebné k sestavení rozpočtu, časový harmonogram a termíny odevzdání návrhů rozpočtu ke schválení, zodpovědné osoby za jednotlivé etapy sestavování rozpočtu a za jednotlivá data. ̶ je důležité určit tým řídících pracovníků, kteří se budou podílet na tvorbě rozpočtů. V týmu musí být zastoupeny všechny hlavní útvary podniku (ekonomické oddělení, vedoucí výkonných středisek atd.). Takto sestavený tým zajistí potřebnou koordinaci různých útvarů organizace při sestavování střediskových rozpočtů a zároveň by měl zajistit i požadavek na reálnost nastavených cílů jednotlivých útvarů. Metody sestavování rozpočtu Mnoho způsobů, jak sestavit rozpočet X žádný ověřený způsob, kterým lze dosáhnout co největší pravděpodobnosti naplnění rozpočtu. Musí být sestavován pečlivě, s co nejvíce informacemi, zkušenostmi… ̶ Ze skutečnosti minulého roku – přírůstkový rozpočet ̶ Navyšujeme nebo snižujeme příjmy a výdaje v závislosti na změně plánovaných činností ̶ Výhoda: Jednoduchý k sestavení, není náročný na informace, NO musí vykonávat podobné činnosti, nedochází k významným změnám ̶ Nevýhody: v době sestavování není uzavřené předešlé období, přepočty a odhady nemusí být přesné, mohou být převedeny i chyby z minulého období.. ̶ Z nulového základu –Zero based budges (ZBB) ̶ Sestavení úplně nového rozpočtu, u zcela nových akcí a projektů, u ročních rozpočtů méně časté ̶ Nevýhody: pracnost a informační náročnost ̶ Výhody: aktuálnost, větší přesnost (každá položka je nově posouzena a vypočtena) ̶ Kombinace předešlých ̶ Určité činnosti se opakují, některé výsledky lze převzít z minulosti Práce s rozpočtem Práce probíhá ve 3 oddělených časových etapách ̶ Sestavení rozpočtu ̶ Zvolení typu rozpočtu, definování vlastních rozpočtových položek, rozhodnutí o výši rezervy.. ̶ Průběžné plnění rozpočtu ̶ Malé akce nevyžadují sledovat průběžné plnění rozpočtu, u velkých akcí je to nezbytné. ̶ Vyhodnocení rozpočtu ̶ Zjištění plnění a slovní komentář ̶ Do rozpočtu se většinou přidá sloupec „skutečnost“ – možno porovnávat skutečné a naplánované Kontrola rozpočtu Rozpočtový proces - zásady Důvody sestavování rozpočtu ̶ Kvalitní plánování (plány jsou podrobně rozebrány, jsou v reálných dimenzích,..) ̶ Celkový pohled na činnost (které činnosti kolik stojí, zdůraznění priorit..) ̶ Kvalitní rozhodování (diskuze o rozpočtu pomáhá nalézt společná stanoviska) ̶ Organizační pravidla (sestavování umožňuje zřetelně stanovit pravomoci a odpovědnost) ̶ Hodnocení činnosti organizace (v návaznosti na plnění rozpočtu lze vyhodnocovat předpoklady se skutečností) ̶ Získávání prostředků (základní nástroj fundraisingu) Základní funkce rozpočtu (to samé trochu jinak..) ̶ Stanovuje cíle ve vývoji hodnotových veličin v daném období v návaznosti na strategické – dlouhodobé cíle. Plánovací funkce ̶ Koordinuje činnost středisek uvnitř organizace v návaznosti na vymezení jejich pravomoci a odpovědnosti. Koordinační funkce ̶ Motivuje řídící pracovníky k dosažení dílčích úkolů v souladu s cíli organizace jako celku. Motivační funkce ̶ Je nástrojem kontroly skutečného vývoje hodnotových veličin v porovnání s jejich výši stanovenou rozpočtem. Kontrolní funkce ̶ Umožňuje měřit výsledek činnosti středisek (řídících pracovníků). Plní funkci měření výkonnosti. Typy rozpočtů I. Vyrovnaný - Nejběžnější variantou - Některé činnosti končí v plusu některé v mínusu - Nemusí být zárukou efektivního hospodaření Schodkový - Není příliš obvyklý, V>P - Dochází k úbytku majetku, dlouhodobě neudržitelné - Řešení krizové situace (př. obnova vyhořelé klubovny, pořízení fin. náročného majetku) - Nutné uvažovat předem, z čeho bude schodek pokryt Přebytkový - Organizace si chce „našetřit“ prostředky na další období - Vzhledem k neziskovému charakteru NO je nutné vybrat, které činnosti je možné ukončit přebytkem - Z některých zdrojů nelze tvořit zisk….kterých? - Pro přebytkové rozpočty platí: - Nedostatek vlastních zdrojů - Tvorba finančních rezerv TYPY ROZPOČTŮ II. ̶ Programový ̶ Zdrojový ̶ CASH-FLOW (Rozpočet finančních toků) ̶ A další… Programový rozpočet Ukazuje nákladovou náročnost jednotlivých činností, aktivit, projektů nebo středisek dané NO a také zdroje krytí těchto nákladů Obsahuje naplánované činnosti, součtem všech programů dostaneme celkový rozpočet Rozčlenění celé organizace na jednotlivé činnosti (programy) ̶ Náklady (včetně rozčlenění režijních nákladů) ̶ Výnosy (zdroje finančních prostředků) Jednotlivé fáze tvorby 1.Identifikace jednotlivých programů (nákladová střediska) 2.Vyjádření přímých nákladů (nákupy, služby, osobní náklady, investice - odpisy, ostatní) 3.Klíčování režijních nákladů 4.Stanovení (odhad) výnosů – stanovení ceny produktů Programový rozpočet Zdrojový rozpočet ̶ Vícezdrojové financování: určení z kterých zdrojů budeme hradit které druhy nákladů ̶ Ke každému programu, aktivitě je určen i zdroj, kde na dané výdaje vezmeme ̶ Kdo všechno se podílí na financování projektu ̶ Některé zdroje mají přesně dané užití… Zdrojový rozpočet Cash flow rozpočet ̶ Předešlé rozpočty neukazují plánovaný tok, tj. kdy NO dostane přislíbené prostředky na úhradu plánovaných nákladů ̶ Důležitý nástroj operativního finančního řízení ̶ Upravuje programový rozpočet vzhledem ke skutečným tokům finančních prostředků ̶ Roční ̶ Čtvrtletní ̶ Měsíční Cash flow rozpočet A další…. Rozpočet tržeb Detailně se zaměřuje na celkové tržby odhadované pro určité období (např. jeden rok) a je rozdělen na kratší období, většinou po měsících. - tržby jsou vyjádřeny kvantitativně nebo hodnotově a často sledují určitý výrobek, službu, distribuční oblast nebo trh. Výrobní rozpočet Upřesňuje množství jednotlivých produktů, které mají být vyrobeny za určité období - specifikuje náklady a přímý materiál, přímé mzdy a režii, které budou spotřebovány při výrobě požadovaného množství. Rozpočet investičních výdajů Týká se odhadovaných výdajů na pořízení investičního majetku v daném období - běžně se řídí do skupin podle druhu: pozemky, budovy, zařízení, stroje atd. - rozpočet také může obsahovat detailní studie, které obhajují investiční výdaje a určují jejich návratnost. Rozpočtová opatření ̶ rozpočtové provizorium ̶ přesuny rozpočtových prostředků při neměnném celkovém objemu ̶ povolené překročení rozpočtu (např. u mezd) ̶ vázání rozpočtových výdajů Nevýhody rozpočetnictví? Minimalizovat? Odstranit? Rozpočetnictví může: - zvýšit nároky na administrativu (neustálé vyplňování tabulek a jejich analýza a kontrola nesmí odvádět pozornost i od jiných, neméně důležitých věcí. Musíme si uvědomit, že rozpočetnictví je prostředkem k dosažení cíle a ne cílem samotným.) - být zdlouhavé (vyžaduje spoustu času, zejména v počátcích, kdy se rozpočtový systém vytváří, testuje a zdokonaluje) - být nepružné (rozpočty nemůžou být fixní a podle potřeby by se měly přizpůsobit skutečnosti) - setkat se s nesouhlasem (zam. se mohou domnívat, že nejde o nic jiného než o pokus, jak snížit náklady, zkrátit pracovní dobu a odstranit nadbytečné činnosti) - pracovat pomalu (vybudování efektivního rozpočtového systému vyžaduje svůj čas – v počáteční fázi se bude podstatně měnit většina rozpočtů, zejména kvůli nedostatku zkušeností a příliš optimistickým nebo naopak pesimistickým odhadům) Nákladová a výnosová stránka rozpočtu Dvě strany rozpočtu Nákladová strana rozpočtu ….malé opakování ̶ Pro členění nákladů existuje poměrně členitá terminologie. ̶ Účelem je především pochopit význam členění, tj. ̶ jak se v organizaci chovají, ̶ jaké jsou zákonitosti jejich vývoje, ̶ jak je vyhodnocovat, ̶ jak o nich rozhodovat a ̶ jak je řídit. Možná hlediska třídění nákladů ̶ Dle finančního účetnictví, tj. dle druhu (prvotní, externí) ̶ Dle účelu vynaložení, tj. dle vztahu mezi vynaloženými náklady k výkonům ̶ Dle odpovědnosti, tj. dle místa vzniku (střediska), (druhotné, interní) ̶ Dle objemu výroby (fixní = stálé a variabilní = proměnlivé) ̶ Dle rozhodování (oportunitní) ̶ Dle kalkulace (jednicové = přímé a režijní = nepřímé) Náklady je vhodné rozdělit… ̶ pravidelně se opakující náklady – osobní náklady, energie, vodné a stočné, materiálové náklady, telefonní poplatky, nájemné atd.; ̶ nepravidelné náklady – lze je předvídat, ale neopakují se každý rok; ̶ náklady na rozvoj – jedná se o rozvoj organizace ve smyslu rozšíření nebo zkvalitnění produkce, nebo o zvyšování vzdělanosti. Tabulka nákladů projektu Výnosová strana rozpočtu v neziskovém sektoru Děkuji Vám za pozornost!