Komunikace a organizační kultura Ladislava Kuchynková Obsah ➢ Charakteristika komunikace ➢ Model komunikace ➢ Druhy komunikace ➢ Účinnost komunikace ➢ Prezentační schopnosti ➢ Neverbální komunikace ➢ Bariéry komunikace ➢ Organizační kultura ➢ Prvky org. kultury ➢ Dimenze org. kultury ➢ Typologie org. kultur Komunikace ➢ Dynamický proces, který je závislý na řadě podmínek a vlivů ➢ Proces vzájemného ovlivňování a působení ➢ Základní složka pracovního výkonu a efektivity organizace ➢ Přenos (výměna) informací mezi lidmi pomocí sdílených symbolů ➢ Nejdůležitější forma sociálního styku spočívající ve vysílání a přijímání signálů či poselství Odesílatel zahájí přenos informace příjemci význam zakóduje pomocí symbolů (např. slova) informaci odešle prostřednictvím kanálu (např. e-mail) příjemce zprávu dekóduje (např. přečte) příjemce interpretuje význam a ideálně poskytne zpětnou vazbu odesílateli (např. odpoví na e-mail) Proces komunikace bývá zatížen šumem (hluk, nesoustředěnost, únava, stres atd.) Model komunikace (C. Shannon a W. Weaver) Obousměrná komunikace ➢ Je obtížnější a časově náročnější ➢ Je účinnější, přesnější, umožňuje lepší vzájemné pochopení K chybám dochází ve všech fázích komunikace, např.: ➢ Při kódování je možná chybná práce s daty ➢ Při přenosu je zpráva ztracena v množství jiných ➢ Při dekódování příjemce zprávě nevěnuje dostatek pozornosti ➢ Při interpretaci dochází k chybnému pochopení, vliv subjektivity Problémy narůstají v případě komunikace mezi lidmi z různých kultur Jednosměrná komunikace ➢ Je rychlejší a jednodušší ➢ Informace proudí jedním směrem ➢ Odesílatel odpověď neočekává Směry komunikace v organizacích Sestupná komunikace ➢ tzv. shora dolů ➢ Pracovní instrukce, oběžníky, manuály, informace o cílech aj. ➢ Často neadekvátní a nedostatečná Vzestupná komunikace ➢ Bývá problém zajistit ve větších organizacích ➢ Předpoklad racionálního rozhodování ➢ Schránky pro návrhy a připomínky, skupinové porady aj. Horizontální komunikace ➢ Komunikace pracovníků na stejné hierarchické úrovni ➢ Možnost koordinace činnosti a řešení problémů mezi útvary Diagonální komunikace ➢ Napříč mezi různými útvary a jejich úrovněmi ➢ Méně využívaná, avšak přínosná vzhledem k možné úspoře času a práce Druhy komunikace ÚSTNÍ ➢ Osobní diskuze ➢ Telefonní hovory ➢ Formální schůzky ➢ Prezentace a projevy ELEKTRONICKÁ ➢ Telekonference ➢ Sociální sítě aj. PÍSEMNÁ ➢ E-maily ➢ Poznámky ➢ Dopisy ➢ Soubory v PC + Zprávu lze opakovaně revidovat + Trvalý záznam, který lze uložit + Příjemce má více času na reakci - Odesílatel nemá kontrolu, kde, kdy a zda byla zpráva čtena - Odesílatel nedostane okamžitou zpětnou vazbu + Okamžitá zpětná vazba + Možnost klást a zodpovídat dotazy + Přesvědčivější způsob komunikace - Riziko spontánních či neuvážených reakcí - Neexistence trvalého záznamu + Možnost sdílení značného množství informací + Rychlost, efektivita a nižší náklady při předávání rutinních zpráv mnoha příjemcům v různých částech světa - Riziko zahlcení informacemi - Omezení při řešení složitějších problémů Účinnost ústní komunikace ➢ Významnost sdělení ➢ Aktuálnost a zajímavost ➢ Hlasitost sdělení (intenzita a barva hlasu) ➢ Osobnost mluvčího (vztah k posluchači, profesionalita, atraktivnost aj.) ➢ Způsob prezentace sdělení (neverbální projev, využití moderních technologií aj.) ➢ Očekávání posluchače ➢ Psychická pohoda a aktivita ➢ Schopnost a ochota aktivně naslouchat v průběhu komunikace KDO, KOMU, KDY, KDE, CO a JAK říká… má vliv na zapamatování Aktivní naslouchání ➢ Pomáhá řešit problémy, zvýšit přesnost chápání sdělených informací, snížit četnost omylů a chyb, ovládat vlastní emoce, využít čas pro promyšlení dalších kroků atd. VYUŽITÍ „Kdo chce přesvědčit, musí umět naslouchat…“ MOTO➢ Získat maximum informací a pochopit sdělené ve všech souvislostech CO JE CÍLEM ➢ Strategická dovednost úspěšných manažerů i obchodníků ➢ Projev respektu vůči partnerovi CO TO JE Prezentační schopnosti ➢ Schopnost efektivní komunikace a umění přesvědčit ostatní = důležitý předpoklad pro manažerskou práci ➢ Je třeba působit důvěryhodně při prezentování návrhů, úkolů a cílů v rámci porad, školení, přednášek, prodejních prezentací apod. ➢ Nutnost mít neustále na paměti hlavní sdělení (cíl) prezentace ➢ Je třeba sdělit význam uváděných informací a odpovědět na dotazy přítomných ➢ Účinnost prezentace je závislá na míře pečlivosti přípravy Bariéry komunikace (zdroje šumů) Add Tet Here Add Text Here Add Text Here Add Text Here You can simply impress your audience and add a unique zing and appeal to your Presentations. ➢ Časové omezení (spěch) ➢ Neporozumění (jiný úhel pohledu, odlišné znalosti či zkušenosti) ➢ Předsudky, stereotypy (neměnný názor) ➢ Nedostatek pozornosti (nezájem) ➢ Odlišný způsob vyjadřování (slang) ➢ Verbální a stylistická pochybení ➢ Filtrování (zadržování, ignorování či zkreslování informací) ions. ➢ Nadměrné zahlcení informacemi ➢ Volba nevhodného kom. média ➢ Konflikty mezi aktéry komunikace ➢ Fyziologické vlivy (únava, nemoc) ➢ Nevhodné prostředí (hluk, jiné osoby) ➢ Manipulování, poučování, vyhrožování, moralizování, zesměšňování aj. ➢ Kulturní diverzita ➢ Prověřovat (kontrola pochopení sdělení) ➢ Regulovat informační toky (kvalita i množství informací) ➢ Využívat efektivní zpětné vazby ➢ Být empatický (schopnost vcítit se) ➢ Zjednodušovat jazyk ➢ Efektivně naslouchat (naslouchat s porozuměním a chápat) ➢ Využívat „šuškandy“ = neoficiálního komunikačního kanálu v organizaci (poskytnutí přesných informací pro rychlý přenos informací) Jak zlepšit komunikaci? Organizační kultura Co je kultura organizace … sdílené ideologie, hodnoty, normy, přesvědčení, očekávání, postoje … specifický systém společných hodnot a přesvědčení členů organizace, který ovlivňuje jejich typické vzorce chování … relativně stabilní názory a principy, které utvářejí tzv. osobitost organizace Silná organizační kultura ➢ Klíčové hodnoty jsou silně prosazovány a jasně deklarovány ➢ Hodnoty jsou výrazně akceptovány a obecně sdíleny členy organizace ➢ Vliv velikosti organizace, doby existence, míry fluktuace zaměstnanců… ➢ Zásadní vliv mívá osobnost zakladatele (původ kultury) ➢ Pozitivně ovlivňuje výkonnost organizace ➢ Zdroj konkurenční výhody Prvky organizační kultury HRDINOVÉ RITUÁLY Opakované aktivity, které přispívají SYMBOLY Example Text : Get a modern PowerPoint Presentation that is beautifully designed. I hope and I believe that this Template will your Time, Money and Reputation. HODNOTY Example Text : Get a modern PowerPoint Presentation that is beautifully designed. I hope and I believe that this Template will your Time, Money and Reputation. (Geert Hofstede) Prvky organizační kultury SYMBOLY Logo, firemní žargon, materiální vybavení, péče o zaměstnance, dress code aj. HRDINOVÉ Skutečné osoby (zakladatel, významné osobnosti) nebo fiktivní postavy (spíš v uměleckém prostředí) RITUÁLY Pravidelně se opakující aktivity pracovní (porady) nebo volnočasové (sportovní turnaje, advent…) HODNOTY Skutečnosti, které jsou považovány za významné a důležité, nepsaná pravidla a zásady chování Dimenze organizační kultury ORIENTACE NA VÝSLEDKY Kultura organizace ORIENTACE NA LIDI (Míra zapojení do rozhodování) POZORNOST VĚNOVANÁ DETAILŮM ORIENTACE NA TÝM AGRESIVITA (Více spolupráce nebo soutěživosti?) ORIENTACE NA INOVACE A PŘIJÍMÁNÍ RIZIKA STABILITA Diagnostika organizační kultury STRENGTHS You can simply impress your audience and add a unique zing and appeal to your Presentations. I hope and I believe that this Template will your Time, Money and Reputation. OPPORTUNITIES You can simply impress your audience and add a unique zing and appeal to your Presentations. I hope and I believe that this Template will your Time, Money and Reputation. WEAKNESS You can simply impress your audience and add a unique zing and appeal to your Presentations. I hope and I believe that this Template will your Time, Money and Reputation. THREATS You can simply impress your audience and add a unique zing and appeal to your Presentations. I hope and I believe that this Template will your Time, Money and Reputation. O W T PŘÁTELSKÁ KLANOVÁ = vysoká míra vnitřní svobody, založená na spolupráci a rozvoji lidí HIERARCHICKÁ = nízká míra svobody a malá otevřenost, direktivní řízení, zaměřená na procesy a řád, stabilitu DYNAMICKÁ = zaměřená na inovace a zákazníky společnosti, rozhodování je rychlé, nebojí se rizika TRŽNÍ = zaměřená na zákazníky, typická tlakem na výkon zaměstnanců a dosahování (prodejních) cílů, soutěživost Děkuji za pozornost Bateman, T. S., Snell, A. S. & Konopaske, R. (2017) MANAGEMENT: LEADING & COLLABORATING IN A COMPETITIVE WORLD. Published by McGraw-Hill Education, New York, 12th edition. ISBN 978-1-259-54694-5 Donnelly, J. H., Gibson J.L. & Ivancevich, J.M. (1997). MANAGEMENT. Praha: Grada, 1. vyd. (dotisk 2000, 2002, 2004, 2007, 2008). ISBN 80-7169-422-3 Robbins, S. P. & Coulter M. K. (2021) MANAGEMENT. Harlow: Pearson, 15th Global edition. ISBN 978-1-292-34088-3 Použité zdroje