Řízení a kontrola ve veřejné správě Strategické, operativní a projektové řízení ve veřejné správě Martina Ondrouchová, martina.ondrouchova@econ.muni.cz Zápatí prezentace2 Strategické řízení ̶ Je klíčovou a nejvyšší manažerskou aktivitou, kde se potkávají všechny manažerské funkce ̶ Formuluje pravidla fungování, priority a směr, kterým se organizace v dlouhodobém horizontu chce ubírat. ̶ Strategické řízení probíhá prostřednictví tzv. strategického cyklu: ̶ Formulace strategie (mise organizace, její vize a strategické cíle) ̶ Plánování strategie (vytvoření strategického plánu a harmonogramu realizace) ̶ Realizace strategie (alokace zdrojů, realizace projektů, aktivit a opatření k naplnění strategických cílů) ̶ Kontrola strategie, monitoring stavu a vyhodnocování strategie (vyhodnocení a případná aktualizace strategie). Zápatí prezentace3 Strategické řízení Poslání Vize Strategické cíle Specifické cíle (SMART) Akční plány Služby, produkty, zákazníci Základní směřování Konkrétní směřování Konkrétní úkoly Ukazatele v čase Zdroj: managementmania.com Strategické řízení ̶ Pro strategické řízení je naprosto zásadní dosažení toho, aby všichni pracovníci věděli, jaké jsou společné cíle a usměrnili své chování a jednání k jejich dosažení. ̶ To je opravdový, nejvyšší a jediný smysl strategického řízení. ̶ Výstupem strategického plánování je strategický plán. ̶ Lze jej rozdělit na analytickou část (např. profil města), syntetickou část (analýza současného stavu, SWOT analýza) a návrhovou část (vytvoření samostatné strategie). Zápatí prezentace5 Nástroje strategické práce ve veřejné sféře Zdroj: Portál strategické práce v ČR, upraveno Nástroje strategické práce Analýza řízení a registr rizik Využívání příležitostí Rozhodování a strategický přístup SWOT analýza Komunikace, participace a marketing strategií a projektů Plánování a řízení projektů Plánování a řízení času Zdravé finanční řízení Metody získávání dat Využití procesního přístupu Implementace veřejných strategií Posouzení vlivů koncepcí na životní prostředí (SEA) pro zpracovatele strategických dokumentů Zápatí prezentace6 Řízení rizik a příležitostí Řízení rizik ̶ Systematická identifikace a rozpoznávání rizika ̶ Vyhodnocování a analyzování rizika ̶ Zvládání rizika (rozhodnutí o správném opatření a jeho implementace ̶ Monitorování rizik Řízení příležitostí ̶ Identifikace a rozpoznání příležitostí ̶ Vyhodnocení (analýza) příležitostí ̶ Využívání příležitostí (rozhodnutí a implementace) ̶ Monitoring příležitostí Zápatí prezentace7 Strategický přístup Strategický přístup Znalost prováděných činností, místních podmínek a potřebných souvislostí. Potřebné schopnosti a dovednosti. Schopnost přijímat a prosadit „správná“ rozhodnutí a nést za ně odpovědnost. Podpora a důvěra. Vynakládat veřejné prostředky hospodárně, efektivně a účelně, zvládat hrozby a míst vyřešený vztah k majetku. Dosahovat stanovené cíle (naplňovat poslání a společenskou potřebu) v souladu s předpisy a morálními hodnotami Zdroj: Portál strategické práce v ČR, upraveno Zápatí prezentace8 SWOT analýza v rámci veřejné strategie ̶ SWOT analýza je jednou z nejužitečnějších a současně nejuniverzálnějších analýz pro řízení obcí, měst, krajů a jejich organizací. ̶ SWOT analýzou se rozumí posouzení řešeného tématu ve 4 oblastech, respektive ze 4 „úhlů pohledu“: ̶ silné stránky (Strong Points), ̶ slabé stránky (Weak Points), ̶ příležitosti (Opportunities) a ̶ hrozby (Threats). Zápatí prezentace9 Komunikace Taktika komunikace Dovednosti a schopnosti osoby, která komunikaci zajišťuje Cíle komunikace, čas, který tomu lze věnovat, finanční a jiné zdroje Povaha tématu, o kterém má být komunikováno, rozsah, existence důvěrných a tajných informací Kontext dané situace (co je vhodné v dané situaci) Zdroj: Portál strategické práce v ČR, upraveno Zápatí prezentace10 Plánování a řízení času ̶ V rámci přípravy, schvalování, realizace nebo evaluace strategie ̶ V projektech ̶ V rámci rozpočtování strategií nebo projektů ̶ V rámci ostatní strategické práce (např. porady, jednání, plnění úkolů apod.) Zápatí prezentace11 Finanční řízení Rozpočtování a strategie finanční ̶ Rozpočet organizace/instituce ̶ Rozpočet strategie (popř. rozpočet implementačního dokumentu, akčního plánu apod.) ̶ Rozpočet projektů (popř. opatření, aktivit, činností apod.) Zápatí prezentace12 Data ̶ Při tvorbě veřejné strategie, její implementaci a obecně při strategické práci je potřeba provádět potřebné analýzy a přijímat správná rozhodnutí. ̶ Analýzy a rozhodování musí být založeny na relevantních datech, informacích, poznatcích, ale také na zkušenostech a znalostech. ̶ To umožní rozhodovat na základě faktů (na základě logiky), nezbytné zkušenosti (intuice), místních podmínek a souvislostí. Zápatí prezentace13 SEA ̶ Posuzování vlivů koncepcí na životní prostředí a veřejné zdraví (SEA) dle zákona č. 100/2001 Sb., o posuzování vlivů na životní prostředí, ve znění pozdějších předpisů, a je určen zejména pro předkladatele veřejných strategií. ̶ Procedura SEA může zpracování veřejných strategií významně ovlivnit. ̶ V pozitivním případě může zvýšit jejich kvalitu, zejména když je aplikována formou ex ante a spolupráce s týmem zpracovatelů SEA umožňuje do strategie postupně zapracovat potřebné environmentální principy. Tím je také možné se následně vyhnout negativním dopadům realizace strategie na životní prostředí. ̶ Na druhé straně pozdní zapojení SEA týmu, jeho špatný výběr, nedostatečná komunikace, podceňování zapojení veřejnosti a klíčových aktérů, může přípravu i schvalování strategie zkomplikovat, prodloužit čas potřebný na její zpracování a přinést vyšší než očekávané náklady v důsledku nutnosti ex post přepracování strategie či jejich úprav. Zápatí prezentace14 Implementace ̶ Implementační struktura a systém řízení implementace ̶ Časový harmonogram ̶ Rozpočet a zdroje financování ̶ Systém monitorování a evaluace realizace strategie ̶ Systém řízení rizik a předpoklady realizace strategie ̶ Tvorba akčního plánu a zásobníku projektů Zápatí prezentace15 Vzorová struktura strategie Úvod Základní informace o strategii Kontext vzniku a existence strategie Účel strategie Uživatelé strategie Základní používané pojmy Ostatní relevantní strategické dokumenty Analytická část Definice řešeného problému Prostředí pro očekávaný budoucí vývoj Revize stávajících opatření Vývoj při. Tzv. nulové variantě Souhrn výsledků klíčových analýz Strategická část a) Vize a základní strategické směřování Logika intervence, hierarchie cílů Vize, globální cíl, strategické oblasti Strategické cíle Strategická část b) Popis cílů a opatření v jednotlivých strategických dokumentech Popis specifických cílů, dopady jejich naplnění Přehled a popis opatření Výsledky a výstupy realizace jednotlivých opatření (aktivit), indikátory Implementační část Implementační struktura a systém řízení implementace Plán realizace aktivit Časový harmonogram Rozpočet a zdroje financování Systém monitorování a evaluace realizace strategie Systém řízení rizik a předpoklady realizace strategie Zdroj: Portál strategické práce v ČR, upraveno Zápatí prezentace16 Specifické manažerské techniky ̶ Strategický management - definování cílů organizace. (v horizontu 5 let zajistit výstavbu X km dálnic) ̶ Facility management - koordinace výrobních zdrojů, přidělené lidské síly s materiálním prostředím. (zajištění odpovídajícího počtu řidičů a dopravních prostředků přepravy nadměrného nákladu) ̶ Management kvality - kontrola projektu a postupu výroby. (stupnice kvality vody u vodovodních sítí) ̶ Management jakosti - aplikace norem jakosti apod. (zavedení evidence nákladů na neshodné výrobky) Zápatí prezentace17 Operační management ̶ Věcné, prostorové a časové sladění, koordinace všech činitelů ve výrobním procesu ̶ Náplní manažerů zvláště na nižších úrovních řízení ̶ Zaměřuje se na: ̶ Stanovení cílů (převzetí úkolů), ̶ Plánování a realizace cílů (úkolů), tj. stanovení prostředků k jejich dosažení, odpovědností, termínů apod. ̶ Organizování – tj. samostatný transformační proces ̶ Kontrolu Zápatí prezentace18 Procesy ̶ Proces je sled účelných činností nutných k dosažení výkonu, který má cíl, začátek (vstupy), transformaci vstupů a konec (výstupy) a je uskutečňován skupinou pracovníků ̶ Druhy procesů: ̶ Hlavní – zaměřeny na produkt, externí zákazníky, vytváření přidané hodnoty, ̶ Podpůrné – zaměřeno na interní zákazníky, nevytvářejí přidanou hodnotu,3 ̶ Řídící – řízení organizace Zápatí prezentace19 Procesní řízení ̶ Proces je souhrn činností a pracovních postupů s jasně vymezeným začátkem a koncem, které přeměňují určené vstupy na požadované výstupy dle požadavků zákazníka procesu. ̶ Odpovídá tak na otázky kdo, kdy, co a jak má vykonat k naplnění specifikovaného účelu. ̶ Proces je jasně vymezená, často se opakující a relativně neměnná série činností, kterou lze popsat, optimalizovat a řídit v souladu s principy procesního řízení. Zápatí prezentace20 Co je procesní řízení Procesní řízení (nebo také Business Process Management – BPM) je postaveno na změnách organizační struktury, kultury organizace a zejména na změnách v přístupu k procesům organizace. Určující jsou pro něj základní vlastnosti: ̶ Rozlišuje proces jako základní nástroj k řízení organizace, který optimalizuje s ohledem na rychlost, stabilitu, kvalitu výstupů, nákladovost a flexibilitu. ̶ Spravuje odpovědnosti a kompetence pracovníků prostřednictvím vlastníků, odpovědných osob a procesních rolí přidělované účastníkům a vedoucím pracovníkům konkrétních procesů. ̶ Soustředí se na jedno přehledné a průběžně udržované místo pravdy. Zápatí prezentace21 Procesně řízená organizace ̶ Průběh procesů je definován tak, aby organizace dosahovala svých stanovených cílů. ̶ Procesy jsou jednoznačně vymezeny svým účelem a popis činností k naplnění tohoto účelu je jeho primárním zaměřením. ̶ Aktivity procesního řízení a procesní analýzy jsou centrálně koordinovány, aby nedocházelo k duplicitám a překryvům procesů. ̶ Procesní modely jsou průběžně udržovány a je kladen velký důraz na jedno místo pravdy. ̶ Procesní model je s ohledem na rozsah jeho využití kompletní a dostatečně detailní. ̶ Procesy mají přiřazeného vlastníka a odpovědnou osobu, které jsou seznámeny s principy procesního řízení a svou roli zastávají v plném rozsahu. ̶ Pracovníci organizace průběžně využívají procesní model a s procesními diagramy se pracuje ve vymezeném rozsahu tak, aby se sjednocoval pohled organizace na určenou problematiku, zvyšovala se intenzita zpětné vazby a docházelo tak i k průběžné optimalizaci procesů. Zápatí prezentace22 Procesní řízení a přínosy pro organizaci ̶ Systematický přístup k řízení organizace ̶ Jednoznačné přidělení odpovědností za vstupy, provádění činností a výstupy z procesů (definovat pravidla, řídit zdroje) ̶ Možnost soustředit se na faktory a oblasti, které jsou přínosné pro další rozvoj organizace (zvyšovat výkon, snižovat chybovost) ̶ Rozklíčování nákladů na produkty a služby, jejich transparentní řízení, optimalizace procesů (získávat nadhled, usnadňovat komunikaci) ̶ Efektivní provádění změn a koncepční rozvoj organizace (sledovat aktuálnost) ̶ Lze vyhodnotit možná rizika, souvislosti a dopady do stávajících procesů ̶ Dopady změn na kvalitu a dostupnost poskytovaných služeb, spokojenost zákazníků ̶ Náročnost na zdroje – finanční, externí, interní aj. Zápatí prezentace23 Procesně řízená organizace Proces Proces Proces Procesní tým Procesní tým Procesní tým Vedení, management Obslužné týmy/podpůrné, útvary Jsou vytvářeny flexibilní procesní týmy, které čerpají zdroje a jsou podporovány obslužnými/podpůrnými týmy Zápatí prezentace24 Operativní řízení ̶ Soubor řídících činností, jejichž cílem je zajistit plánovaný průběh procesu při maximálním hospodárném využití zdrojů ̶ Cílem je: ̶ zajistit optimální průběh procesu (výroby), ̶ zajistit maximální využití vstupů a jejich účelné kombinování, ̶ konkretizace zakázek (věcná náplň, prostor, místo a čas), ̶ Subsystémy operativního řízení: ̶ Operativní plánování ̶ Operativní evidence výroby ̶ Řízení výrobního procesu ̶ Změnové řízení a řízení odchylek Zápatí prezentace25 Operativní plánování ̶ Soustava operativních plánů, které konkretizují strategické plány do dílčích úkolů ̶ Vytváří krátkodobé plány, které se postupně zpřesňují od výchozího období ̶ Základní principy: ̶ Posloupnost ̶ Úplnost ̶ Konkrétnost ̶ Vyváženost ̶ Reálnost ̶ Soulad plánu a skutečnosti ̶ Variantnost (rezervy) Zápatí prezentace26 Druhy operativních plánů ̶ Operativní plán – plán veškerých komponent (odbyt, výroba, marketing, servis atd.) ̶ Operativní plán odbytu – stanovení kvantitativních, kvalitativních a časových komponent ̶ Operativní plán výroby/služeb - hromadné x kusové ̶ Operativní plán nákupu – např. plán veřejných zakázek Heizer, Render (2004), Operations managemnt. New York:Pearson.27 Činnost operačních manažerů ̶ Návrh výrobků a služeb ̶ Management kvality ̶ Návrh procesů a kapacit ̶ Umístění ̶ Rozmístění zdrojů ̶ Lidské zdroje a plánování práce ̶ Řízení dodavatelského řetězce ̶ Zásobování ̶ Střednědobé a krátkodobé plánování ̶ Údržba Zápatí prezentace28 Produktivita ̶ jak jsou využívány zdroje organizace Produktivita = celkové výstupy/celkové vstupy ̶ Zvýšení produktivity – zvýšení výstupů nebo snížení vstupů ̶ Je relativní, měla být porovnána na srovnatelném vzorku Zápatí prezentace29 Standardizace ̶ Systematický proces výběru, sjednocování, stabilizace a jednotlivých variant vstupů, transformačních procesů a výstupů ̶ Cílem je snížit počet variant a nahodilostí v řízeném procesu, což umožní opakovatelnost, snazší řízení a hospodárnost ̶ Výsledkem je norma, standard – závazný předpis, jak výrobu/službu provádět Zápatí prezentace30 Úrovně norem ̶ Nadnárodní a národní úroveň ̶ Evropské normy – EN ̶ Mezinárodní normy – ISO ̶ v podstatě nezávazné, pokud jejich závaznost není dána zákonem nebo nařízením ̶ Normalizační úřady ̶ Mezinárodní normy ISO/IEC ̶ Národní technické normy ̶ Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví ̶ Česká norma – ČSN ̶ Evropská norma převzatá jako česká technická norma – ČSN EN ̶ Mezinárodní norma převzatá jako česká technická norma - ČSN ISO Zápatí prezentace31 Význam normování ̶ Odměňování pracovníků – stanovení úkolu a kontrola jeho plnění ̶ Plánování práce – plánování kapacit ̶ Zlepšování práce – zvyšování produktivity ̶ Příklady norem: výkonové normy, normy pracnosti, normy obsluhy, normy zásob, normy spotřeby materiálu, atd. Zápatí prezentace32 Projektové řízení ̶ Časově ohraničená a ucelená sada činností a procesů, jejímž cílem je zavedení, vytvoření nebo změna něčeho konkrétního. ̶ Typické znaky: • Cíl – projekt musí mít jasný cíl, výsledek či užitek • Čas – v čase omezený sled činností • Jedinečnost – neopakovatelný, unikátní sled činností ČAS NÁKLADY ZDROJE Zápatí prezentace33 Aspekty projektu Čas Kvalita Náklady Rizika Přínos Rozsah Zápatí prezentace34 Přístupy k projektovému řízení Prediktivní nebo vodopád (waterfall): Přístupy se zaměřují předem na minimalizaci nejistoty a zajištění toho, že řešení je definován dříve, než začne realizace s cílem maximalizovat kontrolu a minimalizovat riziko Adaptivní neboli Agilní: Přístupy, kde je důraz na rychlé dodávky business hodnoty v krátkých iterací, za cenu přijetí vyššího stupně nejistoty ohledně celkové dodávky řešení Zdroje v organizaci Finanční zdroje Lidské zdroje Informační zdroje Materiální zdroje Organizace VS Zdroje, doporučená literatura ̶ Blažek, L.: Management. Grada, 2014. ̶ Švecová, L., Veber, J.: Produkční a provozní management. Grada, 2021. ̶ https://managementmania.com/cs ̶ Portál strategické práce v ČR ̶ Klientsky orientovaná veřejná správa 2030 Zápatí prezentace36 Děkuji za pozornost Zápatí prezentace37